Microsoft 365 наспрам Google Workspace-а и миграција у компанијама

Ако сте радили са Google Workspace и размишљате о преласку на Microsoft 365Вероватно имате пола тима одушевљеног Gmail-ом, Drive-ом и Docs-ом... а друга половина се куне да без њих речЕксел и ПоверПоинт не могу да опстану. Ова ситуација је чешћа него што се чини: организације које су годинама улагале у Гугл, обучиле су своје кориснике, али и даље имају веома висок проценат оних који преферирају Мајкрософтов екосистем.

У овом контексту, уобичајено питање је да ли Останите на Google Workspace-у, преместите све на Microsoft 365 или коегзистирајте без икаквог осећаја Настављамо са инсталираним Office-ом на рачунарима и датотекама на Диску. И, наравно, поставља се још једно кључно питање: како то урадити Уређена миграција имејла, датотека, календара и дозвола Без кварења било чега и без задржавања корисника недељу дана. Хајде да све ово разложимо мирно и са веома практичним приступом.

Microsoft 365: Моћан екосистем за захтевна пословна окружења

Када причамо Microsoft 365 (раније Office 365) Мислимо на платформу која комбинује класичне десктоп апликације са услугама у облаку, напредном безбедношћу и модерним алатима за сарадњу. Другим речима, она спаја традиционални Word и Excel са Teams-ом. СхареПоинтOneDrive и целокупно подешавање администрације и безбедности компаније Microsoft.

Међу његовим најпознатијим компонентама су Офис апликације за рачунаре и веб (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher), поред алата за сарадњу као што су Тимови, SharePoint и OneDrive, корпоративне услуге као што су Exchange Online или Power Platform и све већи скуп безбедносних решења као што су Microsoft Defender и функције усклађености.

Једна од великих предности Microsoft 365 система је његова Потпуна офлајн функционалностКорисници могу да наставе да раде са свим ресурсима програма Word, Excel или PowerPoint чак и ако изгубе приступ интернету, што је од виталног значаја у компанијама са честим путовањима, градилиштима, филијалама са лошом конекцијом или једноставно корисницима који преферирају традиционални модел локалне датотеке која се касније синхронизује.

Штавише, платформа је у великој мери дизајнирана за интегрисати се са инфраструктуром виндовс и Активни директоријумСтога се посебно добро уклапа у организације које већ живе у Мајкрософтовом окружењу, са серверима, доменима и пословним апликацијама заснованим на интерним технологијама.

Са мање повољне стране, Microsoft 365 носи одређену сложеност конфигурације и администрацијеАдминистративни центар је веома моћан, али захтева техничко знање да би се у потпуности искористиле његове могућности. Крива учења може бити и нешто стрмија за кориснике који нису упознати са Мајкрософтовим екосистемом, посебно за оне који долазе из искључиво веб окружења попут Google Workspace-а.

Google Workspace: Сарадња у облаку без проблема

Google Workspace (раније G Suite) је настао од првог дана са идејом да Све се дешава у прегледачу и у реалном временуНема потребе за инсталирањем тешких софтверских пакета: Документи, Табеле, Презентације, Gmail, Календар, Meet… свему се приступа са веба или из апликације Веома лагани мобилни телефони дизајнирани за рад са било ког места.

Срце апартмана се састоји од Gmail, Диск, Документи, Табеле, Презентације, Календар, Ћаскање и MeetПоред тога, укључује услужне програме као што су Forms, Sites, Keep, Jamboard и AppSheet. Другим речима, покрили сте своју корпоративну е-пошту, складиштење у облаку, основни канцеларијски пакети, видео позиви и интерна размена порука, са снажним фокусом на једноставност.

Највећа снага Google Workspace-а лежи у његовој истовремена сарадња на документимаВише корисника може истовремено да уређује датотеку, види измене у реалном времену, коментарише, предлаже и ћаска унутар самог документа без бриге о контроли верзија или закључавању датотека. За дистрибуиране тимове, стартапове и компаније са веома равном организационом структуром, ово је чисто злато.

Још једна веома цењена тачка је њена чист и минималан интерфејсОво омогућава већини корисника да се снађу за само неколико минута, посебно ако су већ користили личне Gmail или Google Drive налоге. За организације са малим ИТ тимовима, ова једноставност смањује инциденте и време потребно за подршку.

Мање позитивна страна је то што зависност од интернет везе Разлике су прилично изражене: офлајн режими постоје, да, али не достижу ниво зрелости Мајкрософтових десктоп апликација. Штавише, иако је компатибилност са Офис датотекама значајно побољшана, сложени Ексел или Ворд документи и даље могу бити проблематични за отварање или уређивање у [систему/апликацији/платформи]. Гоогле документи или Табеле.

Кључно поређење: корисничко искуство, сарадња и складиштење

Ако се фокусирамо на свакодневне потребе корисника, Microsoft 365 нуди интерфејси са више опција и могућностиса тракама пуним менија, картица и напредних подешавања. Ово је савршено за кориснике који померају границе програма Excel или Word, али може бити преоптерећујуће за основније кориснике.

С друге стране, Google Workspace се клади на Чишћи дизајн са карактеристикама приказаним контекстуалноОво прикрива део сложености како се корисник не би изгубио. Убрзава усвајање, иако неким напредним корисницима недостају детаљније опције за веома сложене документе.

У сарадњи, Microsoft 365 се посебно ослања на Тимови, SharePoint и коауторство у систему OfficeТимови обједињују ћаскање, канале, видео позиве и заједничко уређивање докумената хостованих на OneDrive-у или SharePoint-у. Коауторство добро функционише, иако је искуство понекад мање доследно између десктоп и онлајн верзија.

Google Workspace, са своје стране, има сарадња у реалном времену уграђена у ДНКСве је дизајнирано за брзо дељење, истовремено уређивање и коментарисање. Интеграција Meet-а са Календаром и документима чини невероватно лаким беспрекоран прелазак са имејла или документа на видео позив.

У складиштењу и управљању датотекама, OneDrive и SharePoint нуде... високо структурирани модел документарне библиотекеса детаљном контролом дозвола, токова рада одобравања, метаподатака и политика задржавања. Google диск, с друге стране, истиче се својом једноставношћу (а постоје и алтернативе као што су Протон Дриве): моћне претраге, агилно дељење и преглед скоро сваке датотеке без потребе за додатним апликацијама.

Безбедност, усклађеност са прописима и интеграција са другим системима

Када причамо безбедност и усклађеностMicrosoft 365 обично има предност у високо регулисаним секторима (финансије, здравство, јавна управа) јер укључује опције као што су напредни DLP, управљање информацијама, Microsoft Defender, веома фина контрола идентитета и приступа, поред широког каталога сертификата (GDPR, HIPAA, ISO 27001, итд.).

Ни Google Workspace није заостатак у овој области: Искористите предности компаније Google за глобалну инфраструктуру и безбедносне мереса двостепеном верификацијом, заштитом од фишинга и малвареТрезор за чување података и е-откривање, као и контекстуалне контроле приступа. Међутим, неке контроле су мање прецизне од Мајкрософтових у веома сложеним сценаријима.

Што се тиче интеграције са другим апликацијама, Мајкрософт има предност код куће када компанија већ има Windows окружења, Azure, .NET апликације или класична пословна решењаPower Platform (Power Automate, Power Apps, Power BI, Power Pages) вам омогућава да аутоматизујете процесе, креирате апликације са ниским кодом и повежете податке из више извора са високим нивоом нативне интеграције.

Google Workspace се савршено уклапа организације које су високо cloud-nativeса многим SaaS апликацијама и интензивним коришћењем Google Cloud платформе. Тржиште додатака и отворени API-ји омогућавају повезивање сервиса трећих страна, мада у неким случајевима може бити потребно више се ослањати на прилагођени развој или екстерне интеграције.

У комуникацији и видео конференцијама, Тимови и Гоогле Меет Они више него адекватно покривају потребе већине компанијаТимс тежи да освоји поене у окружењима где се интегришу корпоративна телефонија (Тимс телефон) или велики догађаји уживо, док је Меет цењен због своје једноставности и доброг функционисања унутар Гугл екосистема.

Која платформа најбоље одговара на основу типа и величине компаније

Организациона структура у великој мери утиче на одлуку. компаније са традиционалним хијерархијама и веома дефинисаним одељењимаMicrosoft 365 је обично бољи избор због своје прецизне контроле, могућности конфигурисања веома финих политика по областима и једноставне интеграције са старијим системима. базе података цорпоративас.

У организацијама са равне структуре, мултифункционални тимови и високо хоризонтална култура сарадњеGoogle Workspace је посебно практичан: сви деле, коментаришу и сарађују у реалном времену, без превише бриге о основној „архитектури документа“.

Због своје величине, велике корпорације са хиљадама запослених имају тенденцију да се одлуче за Microsoft 365 или Google Workspace Enterprise планови у зависности од тога да ли дају приоритет екстремној усклађености са прописима и интеграцији са наслеђеним системима (што је повољније за Мајкрософт) или агилности и сарадњи у реалном времену у великим размерама (што је више усклађено са Гуглом).

У средњим предузећима, оба Мицрософт 365 Бусинесс Премиум као Гоогле Воркспаце Бусинесс Плус Они нуде веома разумне комбинације цене, функционалности и безбедности. Одлучујући фактор је обично постојеће окружење: ако већ користите класични Office и Windows, вероватно ћете изабрати Microsoft; ако је ваше пословање започето у облаку са Gmail-ом и веб апликацијама, Google обично побеђује.

За мала предузећа и стартапове са мање од 50 људи, одлуку обично утичу једноставност коришћења и ИТ буџет. Гоогле Воркспаце Бусинесс Стартер Омогућава ултрабрзо покретање, док Microsoft 365 Business Basic или Business Standard Веома су атрактивне када желите да укључите и десктоп апликације са лиценцама по кориснику за више уређаја.

Улога уређаја: 100% Mac предузећа и ризици са OneDrive-ом

Када дођу у игру окружења у којима сви корисници раде са MacМеђутим, одлука има додатне нијансе. Многи систем администратори извештавају да се Google Drive понаша прилично стабилно на macOS-у, са клијентом за синхронизацију који, иако није савршен, има тенденцију да буде мање проблематичан од неких верзија OneDrive-а у захтевним сценаријима.

У малим креативним предузећима или студијима за архитектуру, дизајн или маркетинг, уобичајено је да се нађе Тимови који користе само Mac технологију и посебно цене стабилност складиштењаУ овим случајевима, посвећеност Microsoft 365 као платформи за е-пошту, канцеларијске апликације и сарадњу може се сукобити са неповерењем у вези са OneDrive-ом и, пре свега, интензивним коришћењем SharePoint-а са Mac-а.

За малу канцеларију, на пример, осам професионалаца који тренутно користе GoDaddy имејл и Dropbox За дељење датотека, дилема је јасна: ако вас е-пошта, састанци и канцеларијски задаци гурају ка Microsoft 365, али складиштење у облаку делује робусније на Google диску, потребно је пажљиво размотрити утицај потенцијалних проблема са синхронизацијом на macOS.

У овим сценаријима, препоручљиво је проучити да ли је количина датотека, њихова величина и потреба за радом са сложене библиотеке и метаподаци SharePoint-а Они оправдавају премештање свега на Мајкрософт, или да ли би имало смисла задржати део операција на Гугл диску, или чак комбиновати решења у зависности од врсте садржаја и његове критичности.

С друге стране, Мајкрософт је постепено унапређивао OneDrive клијент за Mac и интеграција са Finder-омОво смањује проблеме са синхронизацијом који су били прилично чести пре неколико година. Упркос томе, за компаније које су веома осетљиве на било какве проблеме са датотекама (као што је архитектонска фирма која рукује плановима, 3Д моделима и великим количинама документације), препоручљиво је спровести пилот тестове пре потпуног преласка.

Од Google Workspace-а до Microsoft 365: шта се може мигрирати, а шта не

Ако одлучите да пређете са Google Workspace-а на Microsoft 365, прва ствар коју треба да разјасните је Које врсте података могу бити мигриране и која ограничења важе?У стандардном пројекту, следеће се може пренети емаилсОсновна правила за имејл, календаре и контакте. Поред тога, можете да премештате датотеке са Google диска на OneDrive и SharePoint, чувајући већи део метаподатака и дозвола.

Миграција корисника се обично врши у серије или лотеОво омогућава фазни пројекат: поштански сандучићи се креирају у Microsoft 365, дефинише се ко улази у сваку групу, а групе људи се мигрирају у контролисаним временским прозорима како би се смањио утицај на свакодневне операције.

Важно је да већ имате домен Верификовано у услузи Microsoft 365 И требало је да конфигуришете потребне DNS записе, посебно TXT и MX записе, пре него што урадите било шта значајно. Овај део се обично координира са провајдером хостинга или DNS-а како би се избегли прекиди у раду е-поште.

Не све на Гуглу функционише како се очекује. Постоје ограничења која треба узети у обзир, као што су... нема миграције резервација сала за састанке, губитак боја догађаја у календарима, делимична миграција контаката (са највише три имејл адресе по контакту) или одсуство прилагођених ознака, URL-ова контаката или неких специфичних Gmail категорија.

Поред тога, постоје квоте и ограничења у Google API-ју Ови фактори могу утицати на перформансе миграција календара и контаката. Стога, иако почетни процес подешавања траје само неколико сати, комплетна миграција великих количина података обично траје неколико дана.

Предуслови и методе за миграцију е-поште и података

Пре него што започнете процес миграције са Google Workspace-а на Microsoft 365, препоручљиво је да се уверите да Надлежни имају одговарајуће улоге У оба окружења: администраторске дозволе или, барем, улога креатора пројекта у Google-у за регистровање API-ја и конфигурисање приступа, и администраторске дозволе у ​​Microsoft 365 за креирање корисника, поштанских сандучића и конектора, као и за претходне резервне копије.

У пракси је обично потребно креирајте поддомене за усмеравање поште током коегзистенције (на пример, један за ток ка Microsoft 365 и други за преостали ток ка Google-у) и да сви корисници буду опремљени у Microsoft 365 пре него што их ставите у пакет за миграцију.

Доступне методе миграције укључују од Microsoft 365 изворни алати за миграцију са Google-а Опције се крећу од специјализованих решења трећих страна до скрипти и ручних алата за мање или веома прилагођене сценарије. Избор методе зависиће од броја поштанских сандучића, количине података и буџета.

Добро испланирани пројекти се комбинују масовне почетне миграције са диференцијалним синхронизацијама Близу времена MX миграције, тако да време застоја за кориснике буде што краће. То јест, главни подаци се мигрирају неколико дана раније, а непосредно пре коначне миграције, врши се последњи пролаз како би се унели сви нови подаци који су додати.

Препоручљиво је имати јасан план интерне комуникације: претходна обавештења, планирани прозор за промене, упутства за конфигурисање програма Outlook, Teams или других апликација и појачан канал подршке у првих неколико дана за решавање питања и мањих проблема.

Миграција датотека: са Google диска на OneDrive и SharePoint

Поред поште, један од најделикатнијих корака је Мигрирање датотека са Google диска у Microsoft облакТу долази до изражаја Migration Manager, алат који Microsoft нуди за анализу, планирање и извршавање преноса садржаја на OneDrive и SharePoint, уз очување структуре, дозвола и великог дела метаподатака.

У стандардном радном процесу, прва ствар је Повежите Google окружење са пројектом миграцијеДа бисте то урадили, потребно је да инсталирате апликацију за миграцију Microsoft 365 са Google Workspace Marketplace-а и да јој доделите потребне дозволе. Када то урадите, можете да региструјете налоге или јединице диска које желите да скенирате.

Следећи корак је анализирајте садржај Google дискаАлат скенира дискове, открива потенцијалне проблеме (датотеке са претерано дугим именима или путањама, неподржане типове датотека, грешке у дозволама итд.) и генерише извештаје који се могу преузети и који вам омогућавају да прегледате шта би могло да блокира миграцију или шта треба исправити унапред.

Када се скуп диск јединица појави као „спреман за миграцију“, можете Додајте на листу миграције и прегледајте одредишне руте, подешавајући који садржај иде у лични OneDrive, а који у SharePoint библиотеке повезане са тимовима или одељењима.

Кључни део је Додела идентитета између компаније Google и Microsoft 365Домени, корисници и групе морају бити мапирани са једне стране на другу тако да, након завршетка миграције, дозволе за читање и уређивање остану разумно усклађене са оригиналном ситуацијом.

Migration Manager Lite: поједностављене миграције за мала и средња предузећа

За мала и средња предузећа са мање од 100 лиценци, Мајкрософт је креирао Менаџер миграција LiteПоједностављенија и унапређенија верзија стандардног менаџера миграције, дизајнирана да помогне малим и средњим предузећима и партнерима да премештају садржај са Google диска у Microsoft 365 без потребе да се муче са свим напредним опцијама.

Овај Lite режим долази Подразумевано омогућено за закупце малих и средњих предузећа Када креирате пројекат миграције и приступите му из центра за администрацију Microsoft 365, у одељку подешавања и миграција/увоз, изаберите Google Drive или Google Workspace као извор.

Да бисте почели да га користите, потребно је да проверите да ли имате довољне дозволе код одредишног закупца (обично улога глобалног администратора, SharePoint или слично) и да Google налог који се користи за повезивање има приступ за читање дискова и корисничких налога који се мигрирају.

Када се пројекат креира, прати се веома јасан редослед корака: повезивање са извором, преглед садржаја, дефинисање одредишта, додељивање идентитета и покретање миграције са праћењем напретка. За многа мала и средња предузећа, ово значајно смањује неопходан технички напор.

Чак и са овом поједностављеном методом, и даље је препоручљиво имати неко са претходним искуством у миграцији, барем да прегледамо аналитичке извештаје и потврдимо да топологија библиотеке у SharePoint-у и OneDrive-у одражава стварни начин рада компаније, а не само дословну копију како су ствари биле на Drive-у.

Трошкови, повраћај улагања и митови о ценама између Google Workspace-а и Microsoft 365-а

Годинама се узимало здраво за готово да Google Workspace је био „јефтинији“ од Microsoft 365Делимично је то зато што су многи почели са бесплатним верзијама G Suite-а или личним Gmail налозима претвореним у радне алате без очигледних директних трошкова.

Међутим, како је Гугл постепено укинуо бесплатне планове за предузећа и консолидоване моделе претплате, то Ценовна предност је почела да нестаје.Данас, право поређење мора се направити гледајући не само на месечну накнаду за лиценцу, већ и на укупне трошкове власништва: интеграцију са другим апликацијама, време управљања, безбедносне потребе, продуктивност тима итд.

Студије као што су извештаји о укупном економском утицају на Microsoft Teams Прикажи веома висок повраћај инвестиције приликом анализе смањења времена састанака, елиминације путовања, побољшања координације тима и убрзања доношења одлука.

Нешто слично се дешава са усвајањем Google Workspace-а у организацијама које почињу од веома фрагментираних модела: преместите све на колаборативну облачну платформу Смањује информационе силосе, побољшава укључивање нових људи и чини рад на даљину одрживим без великог постављања инфраструктуре.

На крају крајева, кључно је анализирати колико нас заиста кошта да наставимо даље овако како јесмо: појединачне Office лиценцеDropbox или слично складиште, имејл треће стране, услуге резерва раштркана, додатна безбедносна решења… и упоредите то са ценом и могућностима интегрисаног пакета као што је Microsoft 365 или Google Workspace.

Напредна безбедност, хибридни рад и модернизација радног места

Продужетак хибридни и рад на даљину Због тога више није довољно само имати канцеларијски софтвер и имејл. Компанијама су потребна решења која штите податке на било ком уређају, олакшавају безбедну аутентификацију са било које локације и омогућавају централизовано праћење потенцијалних претњи.

Мајкрософт је значајно унапредио овај аспект алатима као што су Microsoft 365 Defender за предузећа, који обједињује заштиту од злонамерног софтвера, управљање рањивостима, управљање информацијама и аутоматизовани одговор на инциденте, са XDR (проширено откривање и одговор) приступом који заједно посматра крајње тачке, идентитете, е-пошту и апликације.

За организације које замењују застарела опрема, локални сервери и стара решења Захваљујући услугама у облаку, ове врсте интегрисаних платформи знатно поједностављују живот: мање различитих производа за одржавање, мање прозора за контролу и јаснији увид у то ко чему приступа.

Гугл је такође појачао своју посвећеност безбедности: Напредне контроле управљања крајњим тачкама, контекстуална безбедносна правила, алати за ревизију и стални напор да се налози заштите од фишинга и отимања налога. У окружењима где је већина апликација базирана на облаку и приступа им се преко ажурираних прегледача, овај модел је одлично решење.

У оба случаја, изазов обично лежи у исправној почетној конфигурацији и у обуци корисника да се навикну на праксе као што су вишефакторска аутентификација (МФА)Одговорно управљање лозинкама и идентификација сумњивих имејлова.

Изабери између Microsoft 365 и Google Workspace и планирање миграције са Google-а Прелазак на Мајкрософтов екосистем није тривијална одлука, нити се решава искључиво гледајући на цену лиценце: култура компаније, врста уређаја који се користе (Windows, Mac, мобилни), сектор у којем послује, важност безбедности и усклађености са прописима, компатибилност са сложеним документима и, пре свега, стварни начин на који тимови свакодневно сарађују, све то игра улогу; што се ови фактори боље разумеју и што је пројекат миграције боље осмишљен – имејлови, календари, контакти и датотеке са њиховим дозволама – то ће изабрана платформа имати више смисла и људима ће бити лакше да је усвоје без драме и са осећајем да сада алати за продуктивност раде у њихову корист, а не против њих.