Како додати печат и потпис у програму Ворд корак по корак

Ако свакодневно радите са Word документима, пре или касније ће вам затребати додајте печат, потпис или обоје у вашим датотекама без потребе за штампањем, ручним потписивањем и поновним скенирањем. Овај традиционални процес, осим што је спор, компликује организацију ваших докумената и не уклапа се добро у данашње дигитално радно окружење.

Добра вест је да Word нуди неколико начина за потписи у Ворду, печати и линије за потпис директно на документуМожете користити било шта, од скениране слике вашег печата до дигиталног потписа са сертификатом, укључујући једноставне електронске потписе и специјализована екстерна решења како бисте им дали појачану правну валидност.

Шта је тачно печат или потпис у програму Word и за шта се користи?

У контексту Речи, говорење о печату или потпису подразумева позивање на визуелни или дигитални елементи који потврђују документТо може бити слика печата ваше компаније, скенирана копија вашег рукописног потписа или дигитални потпис заснован на сертификату.

Када компанија издаје уговоре, сертификате, понуде или фактуре, обично јој је потребно печат предузећа који садржи информације као што су назив компаније, адреса, број телефона или порески идентификациони бројТај печат служи као идентификатор организације и као ознака аутентичности документа.

Поред печата, веома је уобичајено укључити лични рукописни или електронски потпис одговорне странеОвим потписом се изражава спремност да се прихвати садржај документа и, у зависности од врсте потписа који се користи, може имати правне ефекте упоредиве са потписом на папиру.

У програму Word можете радити са три главне врсте „потписа“: дигитализовани рукописни потпис (као слика), визуелни електронски потпис и дигитални потпис заснован на сертификатуСваки од њих има другачији ниво безбедности и другачији начин уметања, иако се сви могу додати без напуштања самог програма.

Разлике између електронског потписа и дигиталног потписа у програму Word

Пре него што почнете да стављате свој печат на Word, важно је да вам буде јасно да Електронски потпис и дигитални потпис нису синоними, иако се у свакодневном језику користе као да јесу.

С једне стране, електронски потпис се обично односи на визуелни приказ Потпис: слика вашег потписа, текст написан посебним фонтом или потез нацртан мишем или дигиталном оловком на екрану осетљивом на додир. У основи је то видљиви знак који указује да је особа потписала.

С друге стране, Дигитални потпис је криптографски механизам високе безбедностиЗаснован је на дигиталним сертификатима које издаје сертификациони ауторитет и генерише шифровани печат за аутентификацију који је уграђен у документ како би се гарантовао идентитет потписника и открила свака накнадна измена.

Иако електронски потпис може бити ограничен на једноставну слику, Дигитални потпис додаје техничке информације као што су сертификат, датум и време потписивања....па чак и ревизорски подаци. Ово је опција која се користи када желите да максимизирате правну валидност и интегритет документа.

У многим земљама, укључујући Европска унија, Сједињене Америчке Државе, Уједињено Краљевство или КанадаЕлектронски потписи су правно обавезујући под условом да се може доказати намера потписивања и да су испуњени одређени захтеви за идентификацију и безбедност. Дигитални потписи засновани на сертификатима се генерално сматрају напредним или квалификованим обликом електронског потписа.

Припремите печат или рукописни потпис за употребу у програму Word

Ако желите да ваш Word документ има тај „старомодни“ осећај са ваш корпоративни печат или ваш скенирани рукописни потписПрви корак је креирање дигиталне верзије тог печата или потписа. Ево неколико начина да то урадите у зависности од опреме коју имате на располагању.

Најкласичнији начин је да напишете свој потпис или ставите свој печат. на листу белог папира, пожељно без линија или ознакаШто је отисак чистији и оштријег изгледа, то ће боље изгледати у дигиталном документу.

Затим, можете користити скенер да дигитализујте тај лист и сачувајте га као датотеку слике на вашем рачунару. Уобичајени формати које Word обрађује без проблема су .bmp, .jpg, .gif и .png, при чему је овај други посебно занимљив јер омогућава транспарентну позадину ако се правилно обради.

Ако немате скенер, друга практична опција је да користите камера вашег мобилногНаправите добро осветљену фотографију свог печата или потписа на белом листу папира, водећи рачуна да је оквир раван и без оштрих сенки. Затим ћете морати да пребаците слику на рачунар (путем кабла, имејла, складишта у облаку итд.).

Ако више волите професионалнији и чистији резултат, можете прибећи Онлајн алати за уклањање беле позадине са фотографијеНа пример, сервиси који вам омогућавају да отпремите слику и исечете или учините транспарентним све осим печата или потписа, генеришући PNG са транспарентном позадином која ће се много боље интегрисати у документ.

Како скенирати или дигитализовати поштански печат у одговарајућем формату

Да бисте олакшали постављање печата у програму Word и његову поновну употребу, препоручује се сачувајте слику у стандардном, висококвалитетном форматуГенерално, .png и .jpg су најпогодније опције за рад.

Ако користите скенер, његов софтвер ће вам обично омогућити да Изаберите тип излазне датотеке и резолуцијуУ већини ситуација, резолуција од 150-300 тпи (тачака по инчу) је више него довољно да печат изгледа оштро на екрану и када се одштампа.

Након скенирања, сачувајте датотеку под препознатљивим именом, нешто попут „селло_емпреса.пнг“ или „фирма_мариа_гарциа.јпг“, у фасцикли где знате да ћете је пронаћи (на пример, унутар Документи > Потписи или слично).

Ако сте фотографију снимили мобилним телефоном, када је пребаците на рачунар, можете Отворите га у било ком једноставном едитору (користећи системски уређивач фотографија, Paint или сличан програм) да бисте скратили непотребне маргине и правилно центрирали печат или потпис. Ово ће олакшати промену величине у Word-у.

У неким случајевима можда ћете бити заинтересовани да одете корак даље и Уклоните белу позадину потпуно користећи онлајн услугу за транспарентне позадинеОтпремите слику, одаберете области које желите да уклоните и преузимања Резултат је транспарентна PNG датотека. Ова слика ће затим бити интегрисана у Word текст на много чистији начин.

Уметните слику свог печата или рукописног потписа у програму Word

Када припремите слику печата или потписа, следећи корак је Уметните га у Word документ где вам је потребно.Процес је веома једноставан и функционише слично у оба случаја. виндовс као у мацОС-у.

Почните тако што ћете отворити документ и поставити курсор на место где желите да поставите печат: обично завршни део документа, одељак за потпис или резервисани простор За то. Не морате бити прецизни; слику можете померити касније.

На траци програма Word идите на картицу „Уметни“ и изаберите опцију "Слике"У зависности од ваше верзије програма Word, видећете нешто попут „Овај уређај...“ или „Слика из датотеке“. Кликните тамо да бисте отворили прегледач датотека.

Затим, прегледајте фасцикле док не пронађете датотеку Слика печата или потписа коју сте сачували (jpg, png, bmp, gif, итд.)Изаберите је и кликните на „Убаци“ или „Отвори“. Word ће одмах поставити слику у документ, на позицију курсора.

Могуће је да први пут када убаците слику делује превелико и прекрива део текстаНе брините, јер ћете у следећем кораку видети како да га исечете, прилагодите величину и да стане у простор предвиђен за потпис.

Исеците и сачувајте потпис или печат као слику спремну за поновну употребу

Када ваш потпис или печат први пут уђе у Word, највероватније ће му бити потребно мало подешавање обрезивања да се елиминишу вишак маргина и задржи само корисни део.

Кликните на слику да бисте је изабрали и откључали картицу „Формат слике“ или „Формат“ на траци. Унутар те картице ћете пронаћи алатку "Трим"Када се активира, тамне контроле ће се појавити на ивицама слике.

Повуците те контролере унутра док не остане видљив само печат или потпис који вас занимаКада завршите, поново кликните ван слике или притисните Ентер да бисте потврдили обрезивање. Сада ћете имати чисту верзију, без непотребних оквира.

Ако желите да можете поново да користите овај потпис на другим документима без понављања целог процеса, препоручљиво је да Сачувај као засебну, исечену датотеку сликеДа бисте то урадили, кликните десним тастером миша на слику и изаберите „Сачувај као слику…“.

У дијалошком оквиру који се отвори, изаберите фасциклу у коју желите да сачувате датотеку, унесите јасно име и изаберите формат (на пример, PNG да би се сачувала транспарентност и добар квалитетОд тог тренутка, кад год вам затреба печат, једноставно уметните ту слику из датотеке коју сте сачували.

Прилагодите величину и положај печата на документу

Када је слика сада исечена, следећи корак је прилагодите његову величину и положај дизајну документаОво ће осигурати да не омета текст и да изгледа професионално.

Да бисте променили величину, изаберите слику и превуците је спољни углови поштујући пропорцијуИзбегавајте коришћење само бочних ручки, јер би то могло да искриви потпис. Идеално би било да буде сличне величине као на папиру: не толико велики да заузима целу страницу, нити толико мали да је једва читљив.

Што се тиче позиционирања, имате неколико опција путем преламања текста и повезивање слика и објекатаКликните десним тастером миша на слику и изаберите опцију „Прилагоди текст“У падајућем менију можете изабрати „Квадрат“, „Уско“, „Иза текста“, „Испред текста“ итд., у зависности од распореда који имате на уму.

Ако желите да печат изгледа као да је одштампан. преко текста, али без претераног прекривањаМожете одабрати „Иза текста“ и експериментисати са величином и положајем. Ако више волите да печат делује као самостални елемент који помера текст око себе, изаберите подешавање као што је „Квадрат“ или „Уско“.

Када је прелом текста конфигурисан, превуците слику мишем. до тачног угла или подручја где желите да се појави потпис или печатОвај печат можете комбиновати са рукописним потписом и линијом за потпис ако вам је потребан још формалнији изглед.

Направите рукописни потпис за вишекратну употребу са додатним текстом

У многим компанијама, потпис није ограничен само на иницијале: прати га Пуно име, позиција, контакт телефон или адреса е-поштеДа бисте избегли да сваки пут куцате ове податке, Word вам омогућава да их сачувате као блок за вишекратну употребу.

Поступак је веома једноставан: прво, уметните слику својеручног потписа или печата у документ и поставите га на уобичајено место. Одмах испод њега, откуцајте текст који желите да прати (име, позиција, одељење, контакт информације итд.) са форматом фонта по вашем избору.

Када пронађете жељену комбинацију слике и текста, изаберите и слику и пратеће редове текста. Затим идите на картицу „Уметни“ и потражите одељак „Брзе ставке“ или „Аутоматски текст“.у зависности од верзије програма Word коју користите.

Изаберите опцију „Сачувај избор у галерију брзих делова“ или „Нови аутоматски текст“. Отвориће се дијалошки прозор где можете доделите идентификационо име том блоку (на пример, „Потпис генералног директора“). У пољу галерије изаберите „Аутоматски текст“ да бисте га сачували као такав.

Од тог тренутка, кад год желите поново да користите тај комплетан потпис, само треба да поставите курсор на место у документу где вам је потребан, идете на „Уметни > Брзи делови > Аутотекст“ и изаберите име блока који сте сачували. Word ће уметнути потпис, печат (ако сте га укључили) и све повезане податке одједном.

Уметните ред за потпис у програму Word да бисте назначили где да се потпише

Често вам није толико потребно да додате свој потпис, већ припремити документ који ће неко други потписатиУ таквим случајевима је веома корисно уметнути ред за потпис који јасно показује где прималац треба да се потпише.

У програму Word, овај елемент се назива „Линија потписа“ и интегрисан је као посебно поље. Да бисте га додали, кликните на тачну локацију у документу где желите да се линија појави (обично на крају, изнад имена потписника).

Идите на картицу „Уметни“ и потражите групу „Текст“. Унутра ћете видети опцију под називом „Линија за потпис“. Кликните тамо и изаберите „Линија за потпис у програму Microsoft Office“ да бисте отворили дијалошки прозор „Подешавања потписа“.

У том прозору можете попунити различита поља: Предложено име потписника, позиција, адреса е-поште па чак и упутства за особу која ће потписивати (на пример, „Молимо вас да потпишете пуним именом“). Такође можете да означите поља да бисте дозволили коментаре од потписника или да бисте приказали датум поред потписа.

Када завршите са конфигурисањем, притисните „ОК“ и Word ће уметнути ред са X са леве стране у документ, што јасно означава простор резервисан за рукописни или дигитални потписОво поље се касније може користити за довршавање дигиталног потписа ако имате важећи сертификат.

Како дигитално потписати Word документ сертификатом

Ако вам је циљ дати документ јачи слој безбедности и аутентичности, можете користити дигитални потписи које Word подржава путем дигиталних сертификата инсталираних на рачунару.

Прва ствар коју требате је да имате инсталиран важећи дигитални сертификат (издаје поуздани ауторитет за сертификацију). Без тог сертификата, Word неће моћи да креира прави дигитални потпис, иако ћете моћи да додате слике електронских потписа.

Када је сертификат сада доступан, померите се унутар документа до области где сте поставили линија потписа Microsoft Office Двапут кликните на ту линију или кликните десним тастером миша и изаберите опцију „Потпис“.

У поље које се појави можете унети своје име или Отпремите слику свог рукописног потписа као визуелни приказКада кликнете на дугме „Потпиши“, Word ће користити ваш сертификат за генерисање дигиталног печата, повезујући га са тим пољем за потпис.

Резултат је документ који не само да визуелно приказује потпис, већ је и заштићен од неовлашћених измена. Било какве накнадне измене садржаја учинило би дигитални потпис неважећимОво пружа додатне гаранције у окружењима где је интегритет докумената критичан.

Додајте једноставан електронски потпис као слику у програму Word

У многим случајевима вам није потребан сертификат или тако сложена инфраструктура, већ једноставно Додајте свој потпис брзо и једноставно да би се убрзало слање докумената. У том сценарију, довољно је креирати основни електронски потпис у облику слике.

Поступак је веома сличан оном који смо видели за печат. Напишите свој потпис руком. На белом листу папира направите јасну фотографију или је скенирајте. и сачувајте је на рачунару као .jpg или .png датотеку. Ако желите да изгледа елегантније, можете користити графички таблет или уређај осетљив на додир да бисте нацртај потпис директно у апликацији за цртање.

Када имате датотеку, отворите је у уређивачу слика ако сматрате да је потребно. подесите осветљеност, контраст, исеците ивице или очистите несавршеностиОво ће учинити да изгледа јасније и професионалније у Ворду.

Затим отворите документ у програму Word, поставите курсор тамо где желите да се појави потпис и идите на „Уметни > Слике > Овај уређај“Изаберите датотеку потписа и кликните на „Уметни“. Одатле ћете само морати да промените величину и положај, баш као што бисте то урадили са било којом другом фотографијом.

Овај визуелни електронски потпис може се комбиновати са додатним текстом (име, позиција, компанија) и дигитализованим корпоративним печатом. Иако нема исту криптографску тежину као дигитални потпис, Савршено је валидан у многим свакодневним контекстима и пружа брзину и практичност..

Предности и ограничења изворног потписа и печата у програму Word

Реч се много развила и данас нуди прилично свеобухватне функције потписа за основну и умерену употребуПомоћу њих можете сами да се потпишете, оставите простор за потписивање других и сачувате блокове потписа за вишекратну употребу са својим подацима.

Међу предностима је чињеница да Не морате да напуштате Word да бисте потписали или припремили документе.Можете поново користити потпис и печат онолико пута колико желите и имате разумну контролу над визуелним изгледом коначног резултата.

Такође је веома згодно моћи комбиновати, у једном документу, скенирани рукописни потпис, печат предузећа, линије за потпис и, ако је потребно, дигитални потпис заснован на сертификатуОво нам омогућава да покријемо све, од једноставних интерних докумената до формалнијих уговора.

Међутим, Word-ове изворне функције имају одређена ограничења. Немају све Напредне опције праћења, ревизије, испоруке и праћења које специјализоване платформе за електронски потпис нуде. Такође нису дизајниране за управљање радним процесима са више потписника, аутоматским подсетницима или интеграцијама са другим системима компаније.

Стога, када се обим докумената који треба да се потпишу повећа или Морате се придржавати строжих прописаМожда би било занимљиво размотрити коришћење екстерних решења која се интегришу са Word-ом и проширују ове могућности.

Користите специјализована решења за потписивање Word докумената

На тржишту постоје апликације посебно дизајниране за свеобухватно управљање електронским потписима и токовима рада докуменатаОве платформе су дизајниране за креирање, слање, потписивање и складиштење уговора, буџета или других врста датотека са високим нивоом безбедности и аутоматизације.

Велика предност ове врсте решења је то што Нуде исто искуство и функције на различитим уређајимаБез обзира да ли радите са рачунара, Macтаблет или мобилни телефон. На овај начин избегавате мање разлике у Word-у између платформи и поједностављујете рад тима.

Још једна кључна карактеристика је побољшана безбедност. Ови алати Они обично генеришу сертификате са временским печатом, бележећи активност повезану са сваким потписом. и нуде прецизније контроле приступа. Ово додаје додатни слој заштите од неовлашћеног мењања.

Поред тога, многе платформе дозвољавају Преузмите потписане документе у жељеном формату, обично пдф или DOCX, са електронским потписом и приложеним сертификатом. Иако можете и да извезете у PDF помоћу Word-а, а затим да потпишете, кораци су више ручни и мање аутоматизовани него у наменском решењу.

У окружењима где се уговори или други осетљиви документи обрађују у великим размерама, ове врсте система могу направити огромну разлику у уштеди времена и контроли током целог процеса потписивања.

Интегришите електронске потписе са Word-ом помоћу додатака

Ако желите да искористите погодности програма Word, али истовремено имају напредне функције потписа и праћењаЈедна веома занимљива опција је инсталирање додатка за електронски потпис директно у самом Word-у.

Ови додаци се обично налазе у званичним Мајкрософтовим каталозима. Да бисте их инсталирали, отворите било који документ у програму Word, идите на картицу „Уметни“ и изаберите „Преузми додатке“У траку за претрагу унесите назив решења за потпис које вас занима и кликните на „Додај“ или „Инсталирај“.

Када се додатак дода, обично се појављује нова картица на трациКликом на било коју од ових радњи отвориће се бочни панел где се можете пријавити или креирати бесплатан налог на платформи за потписивање.

Са тог панела можете изабрати ако желите самостално потписати документ, послати га трећим лицима на потписивање или једноставно проверите статус документа који сте већ послали. Додатак се бави процесом слања, обавештењима, прикупљањем потписа и преузимањем коначног резултата.

Када све стране потпишу, имаћете приступ из Word-а документ је већ попуњен, сертификат или извештај о потпису који прикупља потребне податке да би се доказала валидност процеса, што је посебно корисно у пословним окружењима.

Потписујте Word датотеке директно са екстерне платформе

Још један уобичајени начин рада укључује отпремите Word датотеку директно на платформу за електронски потписУместо да њиме управљате из додатка у програму Word. Овај приступ може бити практичнији ако већину времена проводите на веб локацији алата.

Типичан ток рада почиње пријављивањем на платформу и одабиром опције за креирајте нови документЗатим можете превући своју Word датотеку, отпремити је са рачунара или чак из компатибилних cloud сервиса.

Након учитавања, обично ћете имати две опције: конвертовати документ у формат који се може уређивати, специфичан за платформу, тако да можете директно тамо мењати текстове и поља или га задржати као датотеку која се не може уређивати и ограничити се на постављање области за потпис и других поља која се могу попунити.

На екрану за уређивање једноставно изаберите тип поља „Потпис“ или слично и превуците га на место у документу где желите да буде.Затим, свако поље за потпис додељујете одговарајућем примаоцу или га додељујете себи ако потписујете лично.

Када дође време за потписивање, можете Отпремите слику свог потписа, нацртајте је одмах или генеришите текстуални потпис.Платформа ће снимити процес и омогућити вам да преузмете коначни документ у PDF или DOCX формату са свим укљученим потписима, спреман за архивирање или прослеђивање.

Са свим овим опцијама, од једноставног скенирања слика до дигиталних потписа са сертификатима или интегрисаним екстерним решењима, Word постаје веома флексибилан алат за управљање потписима и печатима. Користећи предности дигитализација вашег печатаСа уграђеним линијама за потпис и блоковима за вишекратну употребу, можете поједноставити свој рад са формалним документима и, када је потребно, ослонити се на специјализоване платформе како бисте додали већу безбедност, могућност праћења и контролу целом процесу потписивања.