Како направити базу података инвентара у Аццесс-у

Ви Креирајте базу података инвентар у Аццесс да пратите своје инвентарне бројеве. На срећу, постоје базе података унапред дизајниран инвентар који треба искористити. Шаблони штеде време и новац, али можда нећете пронаћи оно што вам је потребно.

Ако је то случај, можете купити премиум шаблон или унајмите компанију за базу података да је направи за вас. Аццесс Користи се за креирање база података које су софтверски алати који помажу компанијама да управљају својим радом и помажу у њиховим административним задацима.

Аццесс је апликација базе података унутар Microsoft Office . Системи контроле залиха су пример за шта се користи Аццесс. База података ће садржати детаље о ставкама које се чувају, њиховим тренутним нивоима залиха и кретању у и ван залиха.

Систем контроле залиха ће вам омогућити да пратите одакле долазе ваше залихе, где су отишле и управљате нивоима залиха. Мицрософт Аццесс је често навикнут на креирати систем базе података за контролу залиха.

Можда вас занима: Поправи СТАТУС_АЦЦЕСС_ВИОЛАТИОН грешку

Како направити базу података инвентара у Аццесс-у

Ако желите да покушате да креирате базу података инвентара у програму Аццесс, ево корака које треба следити:

1. Узмите у обзир потребе вашег пословања

Пре него што креирате базу података, размислите шта ће она бити корисна за ваше пословање. Размислите ко ће користити базу података и планирајте у складу са тим. То значи да ћете морати да размислите о томе који аспекти залиха су најважнији, као што су називи делова или производа, количине, добављачи, локације и још много тога.

Такође одређује како имплементирајте своју базу података инвентара, на пример, коришћењем производа у облаку. Такође ћете желети да размотрите како ће ваша МС база података комуницирати са другим програмима. Ваше ИТ особље би требало да буде у могућности да вам пружи ове информације.

2. Креирајте своју базу података

Када је Мицрософт Аццесс инсталиран на вашем рачунару, можете почети да креирате своју базу података. Можете креирати сопствену базу података или одабрати шаблон као што је база података о веб производима која вам омогућава да управљате залихама, ефикасно отпремате и смањите трошкове. Ако овај шаблон одговара вашим потребама, можете уштедети много времена користећи га. Све што треба да урадите је да унесете следеће:

• Информације о компанији
• Информације о запосленима
• Производи, категорије и добављачи
• Нивои инвентара
• Налози

Ако планирате да креирате базу података у Аццессу од нуле, почните са празном базом података. Можете додати поља, табеле или делове апликације као што су 'наређене јединице'или 'примљене јединице'. Такође можете креирати упите, обрасце, извештаје или макрое. Када се база података постави, мораћете да преместите податке у своју базу података уносом, лепљењем или увозом информација.

3. Прилагодите своју базу података својим потребама

Било да користите шаблон или креирате базу података у Аццессу од нуле, мораћете да је прилагодите у складу са својим белешкама. Повежите или успоставите односе између поља и одредите које вредности сте требали да вратите када користите базу података. Такође ствара начин за чување ових вредности. Ово ће вам помоћи да избегнете дуплирање података у више поља.

Последњи корак је попуњавање базе података инвентара информацијама. Можда ћете желети да користите додатне технологије за структурирање упита за базе података. Ако одлучите да то урадите, препоручујемо да овај посао делегирате стручњаку за базе података. На овај начин можете бити сигурни да је све исправно подешено.

Пре него што почнете да покрећете базу података

Имајте на уму да да бисте пратили овај водич или покренули бесплатну финализовану базу података која је повезана изнад, морате имати пуну верзију Аццесс инсталиран на вашем рачунару.

планирање

Можда изгледа очигледно, али једна од најважнијих тачака када креирајте своју базу података за контролу акција, То је одлука шта тачно треба да урадите и чему служи. Исправан дизајн је много лакши када разумете сврху базе података.

Добро дизајнирану базу података биће лакше одржавати и касније прилагођавати ако се захтеви промене. На пример, једноставна база података коју креирамо мора бити у стању да:

• Региструјте поруџбине купаца.
• Пратите нивое залиха/залиха.
• Упозорава када делове треба поново наручити.

Размислите о детаљима начина на који ваше предузеће функционише. Да ли сваки купац наручује једну по једну врсту артикла или ваши купци наручују различите делове или артикле у исто време? Да ли имате једног добављача за сваки део који имате на залихама/на залихама? Да ли наручујете различите артикле од сваког добављача или вам сваки добављач обезбеђује само једну врсту артикла?

Ваш изглед ће такође бити другачији ако складиштите предмете за израду уместо да их продајете. Имајте на уму одговоре на ова питања док прелазимо на следећи корак.

Дефинишите потребне табеле

У овом тренутку, требало би да имате представу о информацијама које су потребне бази података за постизање својих циљева. Морате да категоризујете ове информације у скуп табела. За почетак, не морате то чак ни да радите у Аццессу, само направите листу ручно или у другом програму.

Табеле у бази података примера су: Делови, купци, поруџбине, врсте делова, наруџбенице и добављачи. Да ствари буду једноставне, претпоставићемо да сваки купац наручује само један по један део и да наручујемо само један део од једног по једног добављача.

Наравно, ово можда није тачно за вас; Ваши клијенти могу заједно да наруче читав избор артикала, а ви ћете вероватно купити разне артикле одједном.

У овом случају, биће вам потребна табела која садржи све делове повезане са сваком наруџбом, вероватно названу Наручите артикле. Направили смо сличну претпоставку о купцима, под претпоставком да су сви појединци или мала предузећа; За велике пословне клијенте са више адреса или бројева телефона за чување.

Можда вам је потребан напреднији скуп табела за складиштење свих информација на доследан начин. Али ово је заправо напреднија тема, тако да ћемо вам за сада показати једноставан начин коришћења табела у основне сврхе.

Конфигуришите поља унутар табела

У оквиру табеле, информације се чувају у «поља«. У основи, поље је специфична информација о томе за шта је табела одговорна. Типична поља у табели Делови, на пример, могу бити Број дела, Опис, Добављач и Ниво залиха. Ако замислите табелу као табеларну мрежу, поља би била заглавља колона, а сваки ред би представљао унос у табели или запису.

Све табеле морају имати јединствено идентификационо поље које се зове примарни кључ који не може бити исти за два записа нити бити празан. Дакле, у нашој табели делова „Нумеро де пиезас” је јединствен за сваки део и сваки део има један, тако да га можемо користити.

Али за друге табеле где то можда није случај, можемо измислити идентификационе бројеве или кодове за интерну употребу у систему како бисмо осигурали да може јединствено да идентификује било који унос у било којој табели.

У Аццессу постоји нешто што се зове поље за аутоматско нумерисање које можете да користите као примарни кључ ако не постоји друга очигледна опција или преференција, која једноставно додељује нови редни број сваком запису у табели.

За свако поље у табели морате одабрати тип података да прикажете тип података који ће садржати, као што су број, текст, датум/време или валута. Унутар сваког типа можете даље одредити тачну природу података, као што је број знакова у тексту. Можда већ користите бројеве делова у свом послу, а формат који користите ће вам вероватно помоћи да одлучите о врсти података за поље Број дела.

Бројеви делова могу бити нешто попут АЦБД2222, у ком случају можете изабрати да користите текстуални низ од 8 знакова. Сада замислимо да се наш посао бави великим бројем различитих делова које сврставамо у различите типове. Имамо табелу под називом Типови делова, која наводи различите типове делова.

Желимо да наша табела Делови има поље које се може повезати са типовима делова тако да сваком делу може бити додељен тип. Поље у табели делова мора бити исто као поље примарног кључа (оно што идентификује запис у систему) у табели Типови делова.

Табела Делови би такође била повезана на сличан начин са табели Добављачи, тако да можете сазнати ко испоручује одређени део.

Реализација дизајна

Размислите о томе како ћете користити поља и побрините се да их дефинишете на најлогичнији начин за своје потребе. На пример, можда има смисла чувајте имена људи као име и презиме одвојено уместо као поље тако да можете лако сортирати и навести имена по абецедном (презимена) редоследу.

Један савет који сматрамо корисним је да задржимо поштанске адресе као једно поље, уместо да их разлажемо на појединачне елементе адресе, као што су ред адресе 1, ред адресе 2, град, округ и поштански број.

Ово знатно олакшава уградњу адреса у обрасце и извештаје и олакшава унос података јер Аццесс радо чува више редова у једном пољу.

Док размишљате о томе која поља су вам потребна, требало би да се уверите да сва имају јединствена имена, осим ако два поља не садрже исте информације. Само у овом случају треба да им дате исто име, као и раније са Парт Типе Цоде или ПартТипеЦоде.

Нешто што треба да имате на уму са својим именима је то ако желите да пређете на коришћење СКЛ упита или Висуал Басиц кода за апликације (ВБА) са вашом базом података, биће вам лакше ако немате размака у називима табела или поља. Зато је боље да пишете ПартТипес као једну реч, уместо да заузимате више простора.

Још један савет који треба имати на уму је то лоша је пракса дати пољу име које Аццесс већ користи бекстејџ за нешто друго. Ови позиви 'Резервисане речи' укључују ствари као што су 'име', 'датум', 'ниво' и 'валута', између многих других. Можете да потражите комплетну листу резервисаних речи за Аццесс на мрежи да бисте били сигурни да ниједно од ваших поља не користи једну.

Ово може помоћи да се избегне забуна у машини базе података између унапред дефинисаних речи и имена поља, што, ако се не означи, понекад може изазвати озбиљне грешке.

Креирајте своје табеле у Аццесс-у

Да бисте креирали табелу делова и дефинисали њена поља:

• Корак КСНУМКС: кликните на картицу Креирајте на трационда унутра распоред табеле. Ово отвара нову табелу у приказу дизајна. Сваки ред у приказу изгледа представља поље у табели.
• Корак КСНУМКС: кликните на прву колону у горњем реду.
• Корак КСНУМКС: унесите назив првог поља (ПартНо)
• Корак КСНУМКС: користите кључ Табулатор да пређемо на следећу колону где дефинишемо тип података. Кликните на падајући мени и изаберите Текст.
• Корак КСНУМКС: користите кључ Табулатор да бисте прешли на следећу колону и унели опис за ново поље.
• Корак КСНУМКС: Пошто ће ово бити примарни кључ табеле, кликните на дугме примарног кључа на траци са алаткама.
• Корак КСНУМКС: на картици Опште, на дну прозора кликните на ред Величина поља и унесите 10 да бисте дефинисали текстуални низ са 10 знакова.
• Корак КСНУМКС: на картици Опште, кликните на ред Наслов и откуцајте ознаку коју желите за ово поље на екрану (на пример, број дела).
• Корак КСНУМКС: Кликните на други ред да бисте дефинисали следеће поље у табели.
• Корак КСНУМКС: Када завршите са додавањем поља у табелу, затворите је кликом на X у горњем десном углу. Аццесс ће од вас тражити да именујете табелу. Унесите «Делови".

Горњи снимак екрана приказује табелу делова базе података контроле залиха у приказу дизајна. Коришћење приказа дизајна вам омогућава да дефинишете сва поља у табели, наведете своје типове података, опишете их и дефинишете свој формат.

Предлог: Попуните опис поља. Када користите Форм Визард да бисмо касније креирали обрасце за вас, овај опис ће бити приказан у статусној траци како би помогао корисницима.

Предлог: Ако ваше поље има скраћени назив или нема размака, користите област за натписе да укуцате своје име на обичном енглеском. Овај наслов ће се појавити на обрасцима које производи чаробњак за обрасце. На пример, ако се ваше поље зове ПОКти, унесите Количина у наслов. Табела клијената је следећа:

Позивамо вас да прочитате: Откривена је грешка у бази података Виндовс Упдате

Односи

Релације се постављају унутар базе података да би се показало како је једна табела повезана са другом. Однос један-према-више је најчешћи тип односа. У овом односу, запис у једној табели може имати више од једног подударног записа у другој табели, али сваки запис у другој табели може имати само један подударни запис у првој табели.

На пример, сваки део може имати само један тип дела, али за сваки тип дела вероватно постоји много делова тог типа. Ако свака страна има једног добављача, онда је ово још један директни однос један-према-више. Ако сваки део може да испоручи неколико различитих добављача, биће вам потребан другачији дизајн.

Као пример, показаћемо вам како да конфигуришете однос између табела Партс и ПартТипес. Пре него што почнете да правите везе, добра је идеја да напишете неке примере информација у својим табелама које укључују уносе који су дуги онолико колико мислите да ћете икада користити. Ово ће мало помоћи са неким подешавањима која ћете морати да прилагодите касније. Морате следити процедуру у наставку:

Корак КСНУМКС: конфигуришите поље ПартТипеЦоде у табели Типови делова као текстуални низ од једног карактера који дефинише тип дела.

Корак КСНУМКС: учините ово поље примарним кључем.

Корак КСНУМКС: отвори сто Пиецес у приказу дизајна.

Корак КСНУМКС: додајте поље ПартТипеЦоде на табелу Делови. Уверите се да је такође текстуални низ од једног карактера.

Корак КСНУМКС: сада кликните на колону Тип података са поља Тип дела да прикажете стрелицу надоле. Кликните овде да бисте приказали падајућу листу и изаберите Сеарцх Ассистант.

Корак КСНУМКС: Izaberi "Желим да колона за тражење тражи вредности у табели или упиту«. Кликните следећи.

Корак КСНУМКС: На листи приказаних табела изаберите табелу ПартТипес. Кликните на следећи.

Корак КСНУМКС: Кликните на поља која желите да укључите у колону за претрагу. Затим кликните следећи.

Корак КСНУМКС: Можете одабрати редослед сортирања ако је потребно. Изаберите опис. Кликните на следећи.

Корак КСНУМКС: Следећи корак вам омогућава да дефинишете ширину колона у колони за тражење и одредите да ли желите да се прикаже кључна колона (колона која садржи кључ надређеног поља). Подразумевано, колона кључева није приказана, ау нашем случају желимо само да видимо опис, па оставите поље за потврду.

Сада подесите ширину колоне за претрагу превлачењем границе на позицију која вам је потребна. Ако сте већ унели неке податке у табелу ПартТипес, ово ће бити приказано како би вам помогло да прилагодите колону ширини вероватног садржаја. Кликните следећи:

Корак КСНУМКС: сада изаберите ознаку за колону за претрагу. Обично ће предложена ознака бити тачна. Кликните завршити да бисте довршили чаробњак за претрагу. Бићете упитани да ли желите да сачувате табелу да бисте могли да креирате односе. Кликните да.

Корак КСНУМКС: Да бисте довршили везу, изаберите алат, Односи или кликните на дугме Односи на траци са алаткама за приказ прозора односа. Видећете сто Журка и сто ПартТипес са линијом која повезује поље ПартТипе у Деловима са пољем ПартТипеЦоде en ПартТипес.

Корак КСНУМКС: Са десним тастером миша на овој линији, изаберите уреди однос (или двапут кликните на линију). Означите поље Остварите референтни интегритет. Ово увек треба да проверите, иначе веза нема никакву вредност.

На пример, ако сте дефинисали три различита типа делова у табели Типови делова: Е – Електроника, С – Софтвер, Х – хардвер, означавањем поља Примени референтни интегритет осигураћете да нећете моћи да дефинишете нови део као било који други. Поред тога, ако покушате да избришете тип дела из табеле ПартТипес, када делови у табели имају име које сте навели, база података ће вас упозорити.

Корак КСНУМКС: потврдите поље Кампос везано за каскадно ажурирање. То значи да можете променити примарни кључ у главној табели (на пример, табела ПартТипес) и он ће се аутоматски ажурирати у повезаној табели (Делови или Парти).

Корак КСНУМКС: трећа слика је Каскадно брисање сродних поља. Ако ово потврдите, ако избришете запис, на пример, Софтвер, из надређене табеле (на пример, ПартТипес), сви записи у повезаној табели (делови) тог типа такође ће бити избрисани. Нормално, не желите да се ово деси; Ако сте имали делове типа Софтвер у табели Делови, онда не бисте желели да их избришете, па оставите поље неозначено.

Вероватно ће у вашој бази података бити примера где желите да означите поље Избришите повезане записе у каскади. Обично се примењује када једна табела формира комплементарне информације за другу. На пример, ако сте имали табеле Поруџбине и Ставке поруџбине (са списком више ставки у поруџбини), онда бисте желели да избришете све ставке поруџбине ако избришете целу поруџбину.

Дакле, сада када сте видели како да поставите везу, требало би да прођете кроз табеле тако што ћете поставити односе које сте планирали у свом дизајну. Када их све урадите, можемо да пређемо на завршни део наше базе података.

Креирање упита за промену редоследа

Уопштено говорећи, упити се користе за издвајање података и информација из ваше базе података. У нашем примеру желимо да знамо да ли имамо мање од минималног нивоа залиха за било који део, тако да знамо када треба да наручите више. Међутим, упитима можете издвојити све врсте информација.

Можда желите знати све делове које испоручује одређени добављач, или колико често је одређени купац наручивао прошле године. Често ћете извући информације помоћу упита, а затим користити Аццесс извештај да бисте јасно представили податке, али овде ћемо само урадити упит.

Па сад да видимо како поставити упит да покаже који делови су испод нивоа залиха минимум да би знали од којих добављача их треба поново наручити. Да бисте поставили упит који показује који делови су испод минималног нивоа залиха и од којих добављача их треба наручити:

• Корак КСНУМКС: на картици створитикликни Дизајн упита.
• Корак КСНУМКС: У оквиру Прикажи табелу изаберите Делови. Кликните на Додај. Изаберите добављаче. Кликните на Додај а онда унутра близу.
• Корак КСНУМКС: Мрежа дизајна упита је сада приказана са изабраним табелама. Поља која ће бити укључена у упит се додају превлачењем из табеле у мрежу или двоструким кликом на њих.
• Корак КСНУМКС: Поља која су нам потребна су ПартНо и СтоцкЛевел из табеле Делови, и СупплиерНаме и Аддресс из табеле Супплиерс, па их изаберите.
• Корак КСНУМКС: Желимо да прикажемо само делове чији је ниво залиха нижи од минималног нивоа залиха за овај део. Ово се ради постављањем критеријума за ово поље. Ентер <= [минимални ниво залиха] у реду критеријума поља Стоцк Левел (колона).
• Корак КСНУМКС: Кликните на Кс у горњем десном углу прозора да бисте затворили упит. Аццесс ће вас питати да ли желите да сачувате промене у упиту и тражиће од вас име за упит (на пример, ЛовСтоцкЛевелс).
• Корак КСНУМКС: Сада двапут кликните на упит који сте управо креирали да бисте видели делове са ниским нивоом залиха.

Мрежа дизајна упита у Аццесс-у

Упит треба да буде видљив у навигатору објеката са леве стране. Двапут кликните на упит да бисте видели делове са ниским нивоом залиха када имате неке податке о послу у систему. Још једна ствар у вези са упитом: линије између табела у скупу података упита називају се спојеви.

Спајања се аутоматски креирају између табела када постоје поља која већ имају однос између њих или између примарног кључа и другог поља са истим именом. Обично ћете желети да се придружите овде, али ће постојати случајеви у којима не желите да се придружите овим пољима из различитих разлога, па имајте на уму да ћете можда морати да верификујете сва придруживања када буду направљена.

Својства спајања у упитима су веома важна када ваш упит користи више од једне табеле. Ако вам се чини да упит не даје резултате које очекујете, проверите десним кликом на линију која спаја две табеле у приказу дизајна.

Овде можете изабрати да ли желите да видите само делове који имају добављача или све делове који су на мало залихама, без обзира да ли имају добављача (одабиром „Укључи све записе о „деловима“. и само оне евиденције 'Добављачи' у којима су спојена поља иста. Можда ћете желети да користите ову опцију у овом примеру.

Трећа опција је обрнута од ове, тако да приказује све добављаче чак и ако не испоручују делове са малим залихама, што у овом случају не би имало никаквог смисла, па само занемарите то. Дакле, сада смо комплетирали базу података према нашем дизајну.

Можемо да унесемо све податке који су нам потребни и они ће нам рећи када да наручимо нове производе. наравно, Потенцијалне употребе базе података су многе, па хајде сада укратко да размотримо неке начине на које бисте можда желели да проширите ову базу података како бисте је учинили кориснијом и лакшом за коришћење.

1. Обрасци у Мицрософт Аццесс-у

У Мицрософт Аццесс-у користите обрасце за преглед, унос и уређивање података и контролу базе података. Када сте подесили све табеле и односе у вашој бази података, Чаробњак за обрасце је веома користан за подешавање образаца на основу ваших табела, за унос података, приказ и уређивање. Затим можете да унесете измене у образац који производи чаробњак за обрасце, додајући и уређујући функције по потреби.

Обрасци у Аццесс-у се такође могу користити за приказ дугмади и веза за омогућавање приступа свим другим обрасцима и извештајима. Можете подесити такав образац и назвати га предњим екраном. Постављање јасне форме највишег нивоа као што је овај олакшава људима без знања о бази података да користе систем.

2. Извештаји у Мицрософт Аццесс-у

Извештаји Мицрософт Аццесс-а вам омогућавају да прикажете информације кориснику на згодан начин који се може видети на екрану и затим одштампати ако је потребно. Обично информације у извештају долазе из упита. Чаробњак за извештаје ће вам помоћи да креирате једноставне извештаје. Детаљнији извештаји су ван оквира овог чланка.

КСНУМКС Сигурност

Можда ћете желети да се уверите да нико неповерљив не може да манипулише вашим подацима. Најлакши начин заштите базе података је постављање лозинке. Да бисте поставили или променили лозинку, база података мора бити отворена за искључиву употребу. Да бисте то урадили, отворите Приступ а затим користите Архива, Отворити y Испитај…да изаберете базу података.

Кликните на падајућу стрелицу десно од дугмета Отворити и изаберите Отворена ексклузива. Ово отвара базу података на начин који вам омогућава да поставите лозинку. Иди на мени Архива, изаберите подмени информације и кликните Поставите лозинку базе података. Унесите лозинку која вам је потребна, пријавите се поново да бисте је потврдили и кликните прихватити. Лозинка је већ постављена.

Када креирате велику базу података за контролу залиха, или ону која садржи осетљиве информације, можда ће вам требати сложенија безбедност. На пример, можда ћете желети да ограничите приступ неким информацијама у бази података, или можда желите да дозволите неким корисницима да виде информације у бази података, али не и да их мењају.

Аццесс вам омогућава да дефинишете типове корисника и примените нивое безбедности, тако да можете да одредите које су радње доступне за сваки тип корисника. Ово се зове 'безбедност на нивоу корисника' ако желите да истражујете даље.

4. Аутоматизација

Аццесс вам омогућава да упишете прилагођени код у свој Висуал Басиц језик за апликације, познат као ВБА. Можете да конфигуришете исечак кода да се покреће када обављате одређене радње или једноставно командом.

Ово вам омогућава да аутоматизујете многе процесе. На пример, можда ћете желети да ваш систем аутоматски прилагођава забележене нивое залиха сваки пут када се прими испорука, или можда желите да поље Упућивање купца Аутоматски се креира од презимена купца.

Коришћење ВБА за аутоматизацију функција може учинити базу података моћнијом и лакши за употребу, али захтева познавање програмирање, што га чини напреднијим кораком у развоју базе података.

погледајте: 7 најбољих програма за базе података

Последње мисли

Дошли смо до краја овог упутства о томе како направите базу података инвентара у Аццесс-у. Ако ипак одлучите да креирате свој база података Контрола залиха или управљање залихама нису за вас, можете ангажовати професионалца у тој области, што се, у ствари, највише препоручује. Ако вам се допао овај чланак или сте га сматрали корисним, зашто не кажете другима? Можете поделити везу са својим пријатељима и/или оставити своје мишљење у одељку за коментаре. Бринемо се шта мислите.