Филтрирање и сортирање података у програму Access: Водич корак по корак и практични примери

Филтрирање и сортирање података у програму Access један је од основних стубова за управљање и издвајање вредности из било које релационе базе података. Ако имате стотине или хиљаде записа, проналажење релевантних информација може постати компликован задатак ако не савладате алате за филтрирање и сортирање које нуди. Аццесс.

У овом чланку детаљно објашњавам како можете филтрирати и сортирати податке, комбинујући све основне и напредне опције доступне у програму Access. Без обзира да ли сте почетник или искусан, након читања овог садржаја, имаћете јасну представу о томе како да прилагодите приказе, упите и извештаје како бисте приказали само информације које су вам потребне из сваке табеле, обрасца или извештаја.

Зашто је филтрирање и сортирање толико важно у програму Access?

Access је дизајниран за рад са великим количинама информација, где су брзо прегледање и ефикасно претраживање неопходни. Ако сте се икада изгубили тражећи одређени запис, знате шта значи не знати како да користите филтере. Филтери и сортирање делују као лупа и лењир: омогућавају вам да фокусирате и структурирате своје податке, привремено скривајући оно што вам није потребно и помажући вам да уочите обрасце и трендове.

Комбинација оба процеса олакшава анализу, професионално извештавање и доношење одлука. информисаниДобро филтриран и организован дневник је много лакши за разумевање, дељење и коришћење као основа за нове упите или извештаје.

Основни концепти: Шта је филтрирање и сортирање података у програму Access?

Пре него што пређемо на вежбање, важно је разјаснити појмове:

• Филтер То значи приказивање на екрану само оних записа који испуњавају један или више критеријума, а привремено и недеструктивно скривање осталих.
• Сортирај Састоји се од реструктурирања распореда записа према вредности једног или више поља, било у растућем или опадајућем редоследу.

Обе акције физички не мењају податке сачуване у табели, већ само мењају начин на који су они представљени у вашем радном приказу.

Где могу да применим филтере и сортирања у програму Access?

Практично сваки Access објекат – табеле, упити, обрасци и извештаји – омогућава вам филтрирање и/или сортирање података. У зависности од објекта, неке функције су приступачније или нуде различите опције прилагођавања. На пример:

• Одбори: идеално за брзо филтрирање сирових података.
• Упити: Филтрирање може бити део самог упита (критеријуми у реду дизајна).
• Обрасци: Веома погодно за филтрирање визуелно или по облику, дизајнирано за крајњег корисника.
• Извештаји: омогућавају вам да примените филтере у прегледу пре штампања или извоза.

Различите врсте филтера које Access нуди

Access интегрише неколико механизама филтрирања како би се прилагодио различитим сценаријима и нивоима искуства. Изаберите најприкладнији тип филтера на основу сложености онога што тражите:

Уобичајени филтери

Они су најбржи и најдиректнији, јер вам Access нуди унапред подешене опције на основу типа података у колони. Не морате да пишете критеријуме или формуле. Једноставно:

• Кликните на падајућу стрелицу у заглављу колоне или поља које желите да филтрирате.
• Можете да изаберете/поништите избор одређених ставки, филтрирате по опсезима или по одређеним условима као што су „једнако“, „садржи“, „почиње са“, „веће од“ итд.
• За поља датума, пронаћи ћете филтере по периоду, месецу, између датума, данас, јуче, прошле недеље итд.
• Ако изаберете „(Празно)“, филтрирате празне или нулте записе у том пољу.

Ова метода је идеална за брзе прегледе или када вам је потребно само филтрирање по једноставном критеријуму.

Филтрирај по избору

Омогућава вам филтрирање на основу одређене вредности једноставним одабиром у ћелији. На пример, ако кликнете на одређено име и изаберете „Филтрирај по избору“, Access ће сакрити све записе осим оних са том тачном вредношћу у том пољу. Можете:

• Изаберите реч, део текста, датум или број и филтрирајте по избору (почетак, крај, садржај итд.).
• Комбинујте више филтера одабиром различитих поља да бисте додатно прецизирали резултат.
• Да бисте уклонили филтер, једноставно кликните на „Укључи/искључи филтер“ или „Обриши све филтере“ на картици Почетна, у групи Сортирај и филтери.

Филтрирај по обрасцу

Ова врста филтера је посебно моћна за претрагу записа који испуњавају више критеријума у ​​различитим пољима. Access генерише празну верзију обрасца или табеле, где можете попунити поља вредностима које желите да тражите (можете оставити нека празна и попунити само потребне). Ово је идеално за сложене претраге као што су:

• Сви људи чији је град „Мадрид“ и чија је позиција „Менаџер“.
• Можете извршити алтернативне претраге користећи картицу „ИЛИ“, тј. приказати записе који испуњавају један или други скуп критеријума (нпр.: Земља = „Шпанија“ ИЛИ Земља = „Француска“).
• Као и код свих осталих режима, уклањање филтера је једноставно као поновни притисак на „Укључи/искључи филтер“.

напредни филтер

Напредни режим је најближи дизајнирању упита, омогућавајући вам да изразите сложене и прилагођене услове у мрежи дизајна. Препоручује се ако имате искуства са изразима и критеријумима:

• Приступите опцији „Напредни филтер или сортирање“ у групи „Сортирај и филтрирај“.
• Додајте поља која желите да филтрирате у мрежу и наведите критеријуме у реду „Критеријуми“ (можете користити логичке операторе, функције, изразе као у упитима).
• Користите ред „ИЛИ“ ако желите да поставите алтернативне критеријуме.
• Можете учитати критеријуме из претходног упита или сачувати овај филтер као нови упит за будућу употребу.

Примена филтера корак по корак према типу објекта

Филтрирај у табелама

Рецимо да имате табелу запослених и желите да видите само оне са платама преко 50.000 евра:

1. Отворите табелу у приказу листа података.
2. Кликните на стрелицу у заглављу колоне „Плата“.
3. Изаберите „Бројни филтери“ и изаберите „Већи од“, унесите 50000.
4. Access ће приказивати само запослене који испуњавају тај услов.

Можете комбиновати филтере на другим колонама, на пример: одељење = „Продаја“ И плата > 50000, користећи филтер обрасца.

Филтрирај у упитима

Упити вам омогућавају да додате критеријуме директно у ред дизајна, тако да сваки пут када покренете упит, Access приказује само филтриране податке. На пример, да бисте видели продају преко 1000 евра:

1. Отворите упит у приказу дизајна.
2. У реду „Критеријуми“ у пољу „Износ“ унесите „>1000“.
3. Покрените упит да бисте вратили само резултате који се подударају.

Можете комбиновати више критеријума користећи „И“ или „ИЛИ“ да бисте додатно прецизирали.

Филтрирање података у обрасцима

Формулари су дизајнирани за интуитивно корисничко искуство. Филтрирање одавде је једноставно као клик на податке који вас занимају и примена филтера или коришћење филтера обрасца за напредне претраге.

Филтери у извештајима

Ако имате извештај (на пример, списак запослених), можете филтрирати из самог приказа извештаја пре него што га одштампате:

1. Кликните десним тастером миша на податак (нпр. презиме) и изаберите „Текстуални филтери > Почиње са“.
2. Унесите слово или текст и прихватите.

Извештај можете одштампати филтрирањем само дела података који вас у том тренутку занимају. Да бисте сачували филтер као упит и поново га користили, користите функцију „Напредни филтер или сортирање“ у траци.

Како уклонити или поново применити филтере

Уклањање филтера је једноставно: само притисните дугме „Укључи/искључи филтер“ у горњој траци. Овим се привремено уклања филтер, али се оставља сачуваним, тако да га можете поново активирати другим кликом. Ако одлучите да обришете филтер (користећи опцију „Обриши све филтере“), Access заборавља избор и мораћете поново да га примените ако вам буде потребан за будуће сесије.

Чување филтера за поновну употребу

Access памти активне филтере када затворите табеле, обрасце или извештаје, тако да можете аутоматски поново применити исти филтер у следећој сесији.

• Да бисте осигурали да се филтер увек примењује када се објекат отвори, идите на лист својстава и омогућите опцију „ФилтерПриУчитавању“.
• Сазнајте више о напредним упитима у програму Access за филтрирање и сортирање података..

Практични примери филтрирања у програму Access

Једноставно филтрирање

Ако имате табелу поруџбина и желите да видите само оне направљене у последњем месецу:

1. Филтрирајте колону „Датум поруџбине“ тако што ћете изабрати одговарајући месец у филтерима датума.

Композитно или прилагођено филтрирање

Погледајте само запослене са платама преко 50.000 евра и који раде у продаји:

• Примените сложени филтер из напредног менија: плата > 50000 И одељење = „Продаја“.

Или, ако више волите, користите тако што ћете попунити оба поља жељеним вредностима.

Филтрирајте извештаје за штампање

Филтрирајте извештај да бисте приказали само купце из одређеног града:

• Отворите извештај у приказу за штампање, кликните на поље града и користите текстуални филтер „Једнако“ или „Садржи“.

Одштампајте или извезите филтрирани извештај по потреби.

Сортирање података у програму Access

Сортирање података је подједнако важно за презентацију и разумевање, било да су у табелама, упитима или извештајима.

Сортирај у табелама

1. Отворите табелу у приказу листа података.
2. Кликните на заглавље колоне коју желите да сортирате.
3. Кликните на икону за растуће (AZ) или опадајуће (ZA) сортирање.

Можете сортирати по више колона, мада ће главна бити она која је прва изабрана.

Сортирај у упитима

У приказу дизајна, у реду „Сортирај“, изаберите да ли желите да сортирате растуће или опадајуће по једном или више поља.

На пример: Сортирај прво по називу производа (растуће), а затим по датуму (опадајуће), да би се анализирала недавна продаја сваког производа.

Сортирај у извештајима

Приступите опцијама сортирања из својстава извештаја или користите приказ дизајна да бисте одредили критеријуме сортирања по више поља.

Комбиновање филтера и сортирања за напредну анализу

Права моћ програма Access лежи у комбиновању филтрирања и сортирања, креирајући прилагођене приказе који вам омогућавају да откријете трендове или детаљно анализирате своје пословање.

• Прво, филтрирајте кључне податке да бисте сузили преглед, на пример, продаја преко 2000 евра.
• Затим сортирајте по датуму, по запосленом, по производу или по било ком другом релевантном пољу.
• Ову конфигурацију можете сачувати као упит за поновну употребу када је потребно.

Трајност конфигурације и поновна употреба

Многи корисници нису свесни да вам Access омогућава да сачувате подешавања филтера и сортирања, доделите име и директно приступите том прилагођеном приказу у будућим сесијама. Искористите ову функцију да бисте увек анализирали кључне податке без потребе да све поново конфигуришете од нуле.

Филтери и сортирање у обрасцима и њихово корисничко искуство

У обрасцима можете применити филтере из самог интерфејса, помоћу интуитивних менија или поља за директно претраживање.

• Изаберите поље или вредност и филтер из контекстног менија.
• Користите филтере образаца ако треба да комбинујете критеријуме из више поља.
• Опције се могу наћи на траци са алаткама, тракама за брзи приступ или менијима специфичним за образац.

Вежбе и практични случајеви за савладавање филтрирања и сортирања

Да бисмо вам помогли да у потпуности разумете свестраност Access-а, ево неколико вежби и студија случаја које ће вам помоћи да вежбате:

Интерактивне вежбе

• Инвентар продавнице: Филтрирајте производе са залихама испод 10 и сортирајте их по опадајућој цени.
• Управљање пројектима: Прикажи само задатке који чекају и сортирај их по растућем датуму доспећа.
• Праћење купаца: Филтрирајте купце чија је последња куповина била пре више од три месеца и сортирајте их по статусу чланства.

Студије случаја

• Људски ресурси: Филтрирајте запослене у продајном одељењу и сортирајте их по опадајућем нивоу плата.
• Анализа продаје: Филтрирајте само продају из последњег квартала и сортирајте је по опадајућој количини.
• академско истраживање: Филтрирајте тренутне пројекте и сортирајте их по датуму почетка.

Напредни савети и најбоље праксе за велике податке

Ако ваша база података почне да расте и филтрирање или сортирање траје неко време, обратите пажњу на ове препоруке:

• Добро конфигурисани индекси: Индексирајте колоне које ће се најчешће филтрирати и сортирати како бисте убрзали претрагу.
• Прво примените филтер, а затим сортирајте: Обрада мањег броја записа је увек бржа.
• Избегавајте превише сложене филтере у једном упиту. Разложите их на једноставније упите и комбинујте их касније ако је потребно.
• Изаберите само колоне које треба да прикажете; избегавајте опцију „изабери све“ да бисте побољшали ефикасност.
• Онемогућите аутоматско ажурирање у приказу дизајна за веома сложене упите и радите са узорком.
• Ако обрађујете велику количину података, размислите о подели информација у неколико повезаних табела.

Додатне функције филтера у програму Access

Не заборавите да вам Access приказује да ли је филтер активан помоћу иконе левка у заглављу колоне и у траци за навигацију записа.

Ако задржите показивач миша изнад заглавља филтрираног поља, видећете објашњење са тренутно примењеним критеријумима филтера. Ово је корисно за брзо позивање услова без потребе за прегледом свих подешавања.