- Имплементација аутоматских правила за организовање тока долазних имејлова без ручне интервенције.
- Коришћење брзих корака за извршавање више координисаних радњи једним кликом или уносом са тастатуре.
- Потпуна интеграција са Microsoft To-Do-ом за трансформацију означених имејлова у управљиве задатке са датумима и приоритетима.
- Синхронизација категорија и ознака ради доследне класификације радног оптерећења између имејла и листе обавеза.
Сигуран сам да сте доживели да дођете до краја дана и осећате се као да вам је имејл прогутао живот. Контролисање пријемног сандучета може бити права ноћна мора без јасног система, али добра вест је да Outlook крије неке веома моћне алате који вам могу помоћи. не мораш све да радиш ручно и можете се фокусирати на оно што је заиста важно.
Ако желите да престанете да се мучите са долазним порукама и да свој имејл клијент претворите у машину за продуктивност, потребно је да савладате тријаду правила, брзи кораци и интеграција са To DoУ том смислу, не ради се само о премештању имејлова у фасцикле, већ о дизајнирању тока рада где технологија ради за вас, омогућавајући вам да организујте свој радни дан аутоматски и без стреса.
Савладајте брзе кораке за уштеду времена
Брзи кораци су у основи пречице које вам омогућавају да извршите више истовремених акција једним додиром. Замислите да обично премештате имејл у одређену фасциклу и истовремено желите да га означите као прочитаног или да га закачите; уместо да направите три клика, можете Аутоматизујте Outlook помоћу брзих корака и пречица на тастатури пар поједноставити задатак до максимума.
Ако користите модерна верзија програма OutlookПроцес је веома једноставан. Само идите на картицу Почетна, отворите падајући мени Брзи кораци и изаберите Управљање. Одатле можете креирати нови тако што ћете му дати име, изабрати радње које треба да изврши и, ако желите да ствари још више убрзате, доделити му пречица на тастатури (од Ctrl+Shift 5 до 9).
За оне који и даље преферирају класична верзија Оутлоок-аЛогика је иста, иако се интерфејс мало мења. На картици Почетна, наћи ћете групу Брзи кораци где можете прилагодити подразумеване или креирати своје од нуле. На пример, команда „Готово“ је одлична јер Премести поруку, означи је као завршену и обележава га као прочитаног у једном даху.
У случају програма Outlook на вебу или Outlook.com, поступак је веома сличан. Приступањем подешавањима брзих корака, можете додајте прилагођене описе које ће се појавити када пређете мишем преко њих, што је веома корисно ако имате много пречица и не желите да се збуните са именима.
Потпуна аутоматизација са правилима за пријемно сандуче
Ако су брзи кораци ручни (иако брзи), правила су потпуно аутоматскиОне се активирају чим стигне имејл, што вам омогућава да промените ниво важности, обришете поруке на основу одређених критеријума или аутоматски прослеђујте имејлове ка одређеним фасциклама без потребе да мрднете прстом.
У тренутној верзији система Windows, можете брзо креирати правило тако што ћете кликнути десним тастером миша на поруку и изабрати „Креирај правило“. Ово је идеално за филтрирај одређене пошиљаоцеМеђутим, ако вам је потребно нешто сложеније, можете научити Како креирати правила у програму Outlook са практичним примерима да дефинише услове, акције и детаљни изузеци тако да је аутоматизација хируршка.
Кључна ствар овде је опција заустави обраду додатних правилаАко оставите ову кућицу означену, Outlook ће применити прво правило подударања и зауставити се; ако искључите ову кућицу, имејл може проћи кроз више филтера, што омогућава много детаљнију класификацију ваших информација.
За кориснике класичне верзије, постоје шаблони правила, који су невероватна помоћ како би се избегло почетак од нуле. Можете користити опцију да Управљајте правилима и упозорењима Да бисте ручно покренули правила за имејлове који се већ налазе у вашој фасцикли, што је неопходно ако реорганизујете своју историјску архиву и желите да очисти пријемно сандуче брзо.
Претварање имејлова у праве задатке помоћу Microsoft To-Do-а
Овде Outlook заиста постаје менаџер задатака. Интеграцијом листе обавеза, престајете да видите имејл само као листу обавеза и почињете да имате... систем управљања пројектимаМагија се дешава када означите имејл: он се аутоматски појављује на листи имејлови означени као обавезе.
Када се задатак налази на вашој листи обавеза, можете га детаљније разрадити. Немојте се само држати наслова имејла; отворите приказ детаља и додаје додатне кораке да разложите огроман задатак на мање, лакше управљиве делове. Такође можете подесити датум истека и обавештења тако да вас апликација подсети да морате да завршите ту ствар до следећег понедељка.
Да би се одржала организација, употреба категорије и хаштаговиМожете користити ознаке попут #посао или #хитно директно у називу задатка. Најбоље од свега је што се категорије које доделите у програму Outlook аутоматски примењују. Аутоматски се синхронизују са To DoСтога, ако класификујете имејл као „Пројекат А“, повезани задатак ће наследити исту боју и ознаку. За дубљу организацију, можете погледати Главни водич за комбиновање OneNote-а и Outlook-а у управљању задацима.
Поред тога, To Do вам омогућава Приложите датотеке до 25 MB за сваки задатак. Ово је дар с неба јер вам је сва потребна документација при руци, а да не морате да тражите оригинални имејл међу хиљадама порука, осигуравајући да ваш радни ток је гладак и је централизован.
Без обзира да ли користите десктоп апликацију или веб верзију, имате приступ паметним листама као што су „Мој дан“ или „Важно“. Ове листе вам помажу да дати приоритет ономе што је хитно сада испланирајте свој дан на основу стварне важности задатака, што вам омогућава Поређајте задатке звездицом тако да су увек на врху.
Комбинација правила која филтрирају информације, брзих корака који поједностављују ручно управљање и синхронизованог система задатака омогућава да пријемно сандуче пређе из хаотичног у ефикасан оперативни центаргде се свака порука трансформише у конкретну и заказану акцију са одговарајућим приоритетом и датумом испоруке.
Страствени писац о свету бајтова и технологије уопште. Волим да делим своје знање кроз писање, и то је оно што ћу радити на овом блогу, показивати вам све најзанимљивије ствари о гаџетима, софтверу, хардверу, технолошким трендовима и још много тога. Мој циљ је да вам помогнем да се крећете у дигиталном свету на једноставан и забаван начин.