Како ограничити и заштитити уређивање у Office датотекама

Када радите са важним документима у Word-у , Excel-у или PowerPoint-у, очување њиховог интегритета може бити од виталног значаја. Било да је у питању спречавање случајних измена, контрола промена, заштита осетљивих информација или спречавање манипулације након завршетка, постоји неколико начина да ограничите уређивање Microsoft Office датотека.

Мајкрософт Офис нуди уграђене алате који вам омогућавају да означите датотеку као коначну, примените прилагођене заштите помоћу лозинки или користите аутентификацију корисника. Такође можете ограничити само део садржаја или конфигурисати изузетке за одређене кориснике. Овде ћемо корак по корак и детаљно истражити све доступне опције за заштиту документа , како их правилно применити, па чак и како уклонити ова ограничења ако имате потребне дозволе или направите грешке приликом њиховог подешавања.

Означено као коначно: Како направити датотеку само за читање

Један од најједноставнијих начина да ограничите уређивање документа је да га означите као коначно . Ова функција мења стање документа у само за читање и онемогућава одређене алате као што су уређивање текста или преглед.

Да бисте то урадили, отворите документ и пратите ове кораке:

1. Кликните на Архива у горњем левом углу.
2. Изаберите информације.
3. Кликните на Заштити документ.
4. Изаберите опцију Означи као коначно.

Када се ово уради, свако ко отвори документ видеће обавештење које показује да је у режиму само за читање. Није могуће извршити никакве измене осим ако се ова опција ручно не онемогући.

Да бисте уклонили ову заштиту и поново изменили датотеку, једноставно поновите претходни поступак и поново изаберите Означи као коначно . Документ ће се аутоматски откључати.

Заштитите садржај лозинком

Ако вам је потребан строжији ниво контроле, можете шифровати документ лозинком . Ово ће спречити неовлашћене особе да отворе или уреде датотеку.

У наставку су наведени кораци за примену ове заштите:

1. Идите на картицу Архива.
2. Кликните на информације а онда унутра Заштити документ.
3. Изаберите Шифрирајте лозинком.
4. Унесите безбедну лозинку и потврдите је.

Када се сачува, датотека ће захтевати ту лозинку да би се отворила. Ако заборавите лозинку, Microsoft не нуди начин да је опоравите , па је најбоље да је запишете и чувате на сигурном месту.

Ова функција је доступна у свим десктоп верзијама система Office од 2010. године, али није доступна у платформи Office Online , што ограничава њену употребу на веб платформама.

Ограничи измене: само за читање са изузецима

Још један ефикасан начин да ограничите шта други могу да мењају у документу јесте да ограничите уређивање . Ово вам омогућава да конфигуришете датотеку да буде само за читање, док одређене делове остављате отвореним за измене или чак додељујете одређене дозволе одређеним корисницима.

Поступак се извршава са картице Преглед , кликом на Ограничи уређивање . У десном панелу који се појави, морате пратити ове кораке:

1. Означите поље Дозволите само ову врсту уређивања у документу.
2. Изаберите Без промена (само за читање) у падајућој листи.
3. Ако желите да оставите области које можете уређивати, изаберите жељени текст и кликните на Изузеци да се дозволе промене.
4. Кликните на Да, примените заштиту и дефинише лозинку.

Када се примени ова заштита, сви неизабрани одељци биће закључани за свакога без кључа. Може се додатно прилагодити да би се дозволило уређивање одређених одељака само од стране одређених корисника користећи опцију „ Више корисника“ . Ово подешавање вам омогућава да унесете имена или имејл адресе да бисте идентификовали овлашћене уреднике.

Промените дозволе из подешавања датотеке

Још један начин за ограничавање уређивања Office датотека, посебно користан приликом дељења путем OneDrive-а или корпоративних мрежа, јесте подешавање дозвола унутар самог система датотека.

Да бисте то урадили, можете кликнути десним тастером миша на датотеку, изабрати Својства (или Информације на Mac рачунарима ) и у одељку Дозволе изабрати који корисници или групе могу да читају или пишу у документ. Можете поставити појединачне дозволе или применити ограничења само за читање на све кориснике осим власника.

Дозволите одређене измене заштићеног документа

У многим случајевима, не желимо да закључамо целу датотеку, већ да дозволимо измену само одређених делова . Ово је идеално за колаборативне документе, обрасце или уговоре где је потребно попунити одређена поља.

Да бисте применили ову делимичну заштиту, пратите исти поступак као у одељку за ограничења уређивања, али пре него што кликнете на „ДА, примени заштиту“:

• Изаберите текст који желите да учините могућим за уређивање.
• У одељку „Изузеци“ означите поље „Сви“ или дефинишите одређене кориснике.
• Наставите са активирањем заштите лозинком или аутентификацијом.

Од тог тренутка, корисници ће моћи да врше измене само у дозвољеним областима. Ако нису омогућени, видећете упозорење када покушате да пишете.

Уредите заштићени документ

Када примите заштићену датотеку и имате лозинку или сте наведени као овлашћени корисник, можете нормално да правите измене. Али ако желите да уклоните заштиту , то можете учинити са картице Преглед , тако што ћете приступити панелу Ограничи уређивање и кликнути на Обустави заштиту . У том тренутку, систем ће тражити лозинку ако је подешена.

Уклоните заштиту без лозинке: напредне методе

Постоје ситуације када је приступ лозинки изгубљен или није доступан. У тим случајевима, ако документ није шифрован, могуће је користити одређене методе да би се заобишло ограничење уређивања.

Једна метода укључује чување документа као .xml датотеке , његово уређивање у Notepad-у и промену параметра w:enforcement са „1“ на „0“ или са „укључено“ на „искључено“. Затим се датотека поново отвара и чува као традиционални Word документ.

Још један трик је да промените екстензију документа из .docx у .zip, извучете његов садржај, обришете датотеку settings.xml где се налазе ограничења и поново је конвертујете у .docx. Ове методе су валидне само ако документ није шифрован, јер ако јесте, садржај је шифрован и не може се прочитати или изменити без кључа.

Користите аутентификацију корисника уместо лозинке

Мајкрософт вам такође омогућава да примените заштиту приступа засновану на корисницима без потребе за лозинком. Ово је познато као „Ограничени приступ“ или „Аутентификација корисника“.

Уместо тражења лозинке, ова опција захтева од корисника да има важећу аутентификацију унутар претходно конфигурисане мреже или система. Корисно је у пословним окружењима где су дозволе централизоване и њима управљају администратори и групне политике.

DocRecrypt: Мајкрософтов алат за откључавање

У корпоративним окружењима, Microsoft нуди алатку DocRecrypt , дизајнирану да омогући администраторима да уклоне лозинке са заштићених докумената, под условом да је претходно активирана.

Ово решење неће функционисати ако је датотека била заштићена пре инсталирања DocRecrypt-а . Такође неће радити за документе означене као скривене или само за читање, без обзира на лозинку. То је корисна опција за спречавање проблема са приступом у организацијама, али захтева претходну конфигурацију.

Откључајте датотеку из програма Word Online

У веб верзији програма Office, опције уређивања зависе од типа дозволе која је додељена приликом дељења датотеке. Власник може да дефинише да ли они који приме везу могу да је мењају или само да је виде.

Да бисте изменили ове дозволе:

1. Отворите документ у програму Office Online.
2. Кликните на удео.
3. Изаберите конфигурација и онда Више опција.
4. Дефинише да ли корисници могу да уређују или само да читају датотеку.

Овај систем не користи лозинке, већ користи контроле приступа на основу пријављеног корисника, тако да само власник може да мења дозволе за уређивање.

Као што сте видели, постоји више начина да заштитите своје Office документе , од основних метода као што је означавање као коначних до напреднијих опција као што су ограничења корисника или шифровање. У зависности од врсте документа, његове намене и нивоа безбедности који вам је потребан, можете одабрати праву комбинацију алата да бисте спречили неовлашћене измене.