Како аутоматски организовати Windows датотеке помоћу програма Excel

Организовање датотека на нашем рачунару је задатак који на први поглед може изгледати једноставан, али временом... ел тиемпо и докумената се повећава, постаје готово неопходно побољшати продуктивност и уштедети време на претрази. За оне који раде са велике количине датотека у оперативном систему WindowsБило да је у питању професионална или лична ствар, проналажење начина да се они аутоматизују помоћу познатих алата попут Ексела може направити велику разлику. Данас ћемо детаљно објаснити како да користите Ексел за аутоматско организовање и креирање фасцикли и датотека на вашем рачунару, као и друге методе за одржавање вашег дигиталног окружења организованим колико желите.

Ако сте се икада осећали преплављено гомилом докумената, PDF-ова, слика или текстуалних датотека и размишљали о томе како бисте могли да систематизујете управљање свим тим материјалом без улагања сати у понављајуће задатке, овај чланак је за вас. Овде вам, корак по корак, показујемо најбоље начине да... Аутоматски креирајте фасцикле и организујте датотеке у оперативном систему Windows захваљујући програму Excel и неким малим програмима. Трикови то ће вам уштедети много главобоља. Поред тога, обрадићемо додатне савете како да вам јасан списак залиха буде при руци – идеално за оне којима је потребно да израчунају цене, направе попис или расподеле задатке међу тимовима.

Зашто је потребно аутоматизовати организацију датотека у оперативном систему Windows?

Дигитални неред може постати озбиљан проблем ако управљате великим количинама информација. Клијенте, личне пројекте или тимску сарадњу често прате стотине или чак хиљаде датотека. које треба идентификовати, категоризовати и чувати на одговарајућем месту. Ручно обављање овог процеса је неефикасно и подложно грешкама.

Штавише, датотеке које добијамо често не долазе са било каквом листом или инвентаром, што управљање чини додатно компликованијим. Имање аутоматских алата за навођење, класификацију и креирање фасцикли према нашим критеријумима је огромна предност., јер вам омогућава да уштедите време и посветите се заиста важним задацима.

Ексел као основни алат: много више од табела

Сигурно ако размислите о креирајте фасциклу у Виндовс-уПрво што вам падне на памет је познати поступак десног клика и „Нова фасцикла“. Али можете ли замислити да ово морате поновити стотину пута? Ту Ексел постаје ваш најбољи савезник, посебно за аутоматизацију понављајућих задатака.

Најшире коришћена табеларна табела на свету нам нуди могућност припреме огласи и команде масовно које Windows може лако трансформисати у извршне инструкције. Захваљујући флексибилности Excel-а, можете креирати колоне са називима фасцикли, груписати датотеке према прилагођеним критеријумима и извозити команде за креирање фасцикли само помоћу формуле. Све ово чини управљање датотекама много ефикаснијим и бржим.

Креирајте фасцикле групно користећи Excel и BAT датотеке

Овај трик је посебно користан за оне који желе да се наметну структурирани редослед у вашим датотекама од нуле или реорганизација постојећих фасциклиПратећи неколико једноставних корака, свако, чак и они без напредних рачунарских вештина, могу креирати више фасцикли одједном на основу података унетих у Ексел.

• Отворите Ексел и у првој колони унесите сва имена фасцикли које желите да креирате, по једно по ћелији.
• У следећој колони унесите формулу =CONCATENATE("MD ",A1) (или користите модерну функцију =CONCAT("MD ",A1) у зависности од ваше верзије програма Excel). Ово ће генерисати инструкцију коју Windows препознаје за креирање фасцикле, додајући команду 'MD' (Make Directory) испред имена.
• Превуците формулу надоле да бисте је применили на остатак ћелија. Ово ће вам дати комплетан скуп команди које су вам потребне.
• Копирајте колону са генерисаним командама и налепите је у обичну текстуалну датотеку помоћу програма Notepad.
• Када сачувате датотеку, обавезно користите екстензију Бат. и изаберите „Све датотеке“ као тип датотеке. Дајте јој било које име које желите, на пример: цреате_фолдерс.бат.
• Преместите ту датотеку на локацију на рачунару где желите да се појаве све креиране фасцикле.
• Двапут кликните на БАТ датотеку и Windows ће аутоматски извршити све команде, креирајући све фасцикле назначене у Excel табели за неколико секунди.

Зашто ова метода функционише? Цака лежи у коришћењу команде „MD“, што је интерна инструкција Windows конзоле за генерисање директоријума. Груписањем свих команди у BAT датотеку, дајете Windows-у тачну листу фасцикли које треба креирати у једном извршавању, штедећи десетине или стотине кликова и елиминишући људске грешке.

Предности аутоматског организовања фасцикли из програма Excel

Ова метода има неколико практичних предности за све типове корисника:

• Значајна уштеда времена: Можете да креирате стотине фасцикли за неколико секунди.
• Потпуно прилагођавање: Можете прилагодити листу имена било којој организационој структури која вам је потребна (године, клијенти, пројекти).
• Лако понављање и ажурирање: Ако је потребно да га обновите, обришете и поново креирате фасцикле или их ажурирате, само треба да уредите листу у Екселу.
• Идеално за тимове и предузећа: Када више корисника треба да приступи истој структури фасцикли, лако је дистрибуирати БАТ датотеку и осигурати да сви имају исто организационо стабло.

Како генерисати аутоматске листе датотека у оперативном систему Windows

У многим професијама, не само да је потребно креирати фасцикле, већ и имати комплетну листу свих датотека које имате у датој фасциклиОва листа је често неопходна за креирање буџета, координацију задатака или праћење испорука и резервних копија.

Ако морате да припремите понуде, дистрибуирате датотеке међу сарадницима или једноставно желите да знате колико датотека имате и које врсте докумената преовлађујуМожете добити листу својих датотека без потребе да их отварате и сортирате појединачно. Windows ово олакшава захваљујући мало познатој опцији:

• Отворите дотичну фасциклу у програму File Explorer.
• Кликните десним тастером миша на колону (где се појављују наслови попут „Име“, „Датум измене“ итд.).
• Изаберите „Више…“ да бисте видели све доступне колоне.
• Означите опцију „Странице“ ако желите да видите број страница у свакој датотеци. реч, пдф или слично.

У том тренутку, у прегледачу ће се појавити нова колона која приказује број страница сваког документа, Идеално за брзе понуде без потребе да отварате сваку појединачно.

Како аутоматизовати организацију икона и датотека у оперативном систему Windows

Windows има уграђене функције за аутоматско поравнавање и распоређивање икона, али је то ограничено на одређене области. Само на десктопу је могуће директно приступити опцијама „Поравнај са мрежом“ или „Аутоматско распоређивање“Међутим, постоји начин да се ове функције омогуће у другим фасциклама помоћу малих скрипти или изменом Windows регистра.

Ако желите да експериментишете са овим опцијама, можете пронаћи БАТ датотеке и скрипте које омогућавају аутоматску организацију у програму File ExplorerЈедноставно преузмите одговарајући пакет, креирајте тачку враћања ради безбедности и покрените BAT датотеку као администратор. Ово ће откључати нове опције у менију „Приказ“ системских фасцикли. Ако желите да вратите ове промене, једноставно поново покрените BAT датотеку.

Увек запамтите да направите резервну копију пре него што направите било какве напредне измене система како бисте избегли непријатна изненађења.

Повезани чланак:

Како аутоматски организовати фасцикле и датотеке у оперативном систему Windows

Исак

Страствени писац о свету бајтова и технологије уопште. Волим да делим своје знање кроз писање, и то је оно што ћу радити на овом блогу, показивати вам све најзанимљивије ствари о гаџетима, софтверу, хардверу, технолошким трендовима и још много тога. Мој циљ је да вам помогнем да се крећете у дигиталном свету на једноставан и забаван начин.