Si të shtoni një pullë dhe nënshkrim në Word hap pas hapi

Nëse punoni me dokumente Word çdo ditë, herët a vonë do t'ju duhet shtoni një pullë, një nënshkrim ose të dyja në skedarët tuaj pa pasur nevojë të printoni, të nënshkruani me dorë dhe të skanoni përsëri. Ky proces tradicional, përveçse është i ngadaltë, e ndërlikon organizimin e dokumenteve tuaja dhe nuk përshtatet mirë me mjedisin dixhital të punës së sotme.

Lajmi i mirë është se Word ofron disa mënyra për të nënshkrimet në Word, vula dhe vija nënshkrimi direkt në dokumentMund të përdorni çdo gjë, nga një imazh i skanuar i vulës suaj deri te një nënshkrim dixhital me një certifikatë, duke përfshirë nënshkrime të thjeshta elektronike dhe zgjidhje të specializuara të jashtme për t'u dhënë atyre vlefshmëri të përforcuar ligjore.

Çfarë është saktësisht një pullë ose nënshkrim në Word dhe për çfarë përdoret?

Në kontekstin e Word-it, të flasësh për një vulë ose nënshkrim nënkupton t'i referohesh elementë vizualë ose dixhitalë që vërtetojnë një dokumentKëto mund të jenë një imazh i vulës së kompanisë suaj, një kopje e skanuar e nënshkrimit tuaj të shkruar me dorë ose një nënshkrim dixhital i bazuar në një certifikatë.

Kur një kompani lëshon kontrata, certifikata, kuota ose fatura, zakonisht i duhen një vulë korporative që përfshin informacione të tilla si emri i kompanisë, adresa, numri i telefonit ose numri i identifikimit tatimorKjo vulë shërben si identifikues për organizatën dhe si shenjë autenticiteti për dokumentin.

Përveç vulës, është shumë e zakonshme të përfshihet një nënshkrim personal i shkruar me dorë ose elektronik i palës përgjegjëseKy nënshkrim shpreh gatishmërinë për të pranuar përmbajtjen e dokumentit dhe, varësisht nga lloji i nënshkrimit të përdorur, mund të ketë efekte ligjore të krahasueshme me një nënshkrim në letër.

Brenda Word, mund të punoni me tre lloje kryesore të "nënshkrimeve": nënshkrimi i dixhitalizuar i shkruar me dorë (si imazh), nënshkrimi elektronik vizual dhe nënshkrimi dixhital i bazuar në certifikatëSecili ka një nivel të ndryshëm sigurie dhe një mënyrë të ndryshme për t'u futur, megjithëse të gjithë mund të shtohen pa dalë nga vetë programi.

Dallimet midis nënshkrimit elektronik dhe nënshkrimit dixhital në Word

Para se të filloni të vendosni vulën tuaj në Word, është e rëndësishme të jeni të qartë se Nënshkrimi elektronik dhe nënshkrimi dixhital nuk janë sinonime, megjithëse në gjuhën e përditshme përdoren sikur të ishin të tilla.

Nga njëra anë, Nënshkrimi elektronik zakonisht i referohet përfaqësimit vizual Firma: një imazh i firmës suaj, tekst i shkruar me një font të veçantë ose një vijë e vizatuar me maus ose stilolaps dixhital në një ekran me prekje. Në thelb është një shenjë e dukshme që tregon se personi ka firmosur.

Nga ana tjetër, Një nënshkrim dixhital është një mekanizëm kriptografik me siguri të lartëBazohet në certifikata dixhitale të lëshuara nga një autoritet certifikimi dhe gjeneron një vulë vërtetimi të koduar që është e integruar në dokument për të garantuar identitetin e nënshkruesit dhe për të zbuluar çdo modifikim të mëvonshëm.

Ndërsa një nënshkrim elektronik mund të kufizohet në një imazh të thjeshtë, Një nënshkrim dixhital shton informacione teknike siç janë certifikata, data dhe ora e nënshkrimit....dhe madje edhe të dhënat e auditimit. Ky është opsioni që përdoret kur doni të maksimizoni vlefshmërinë ligjore dhe integritetin e dokumentit.

Në shumë vende, përfshirë Bashkimi Evropian, Shtetet e Bashkuara, Mbretëria e Bashkuar ose KanadajaNënshkrimet elektronike janë ligjërisht të detyrueshme me kusht që qëllimi për të nënshkruar të mund të demonstrohet dhe të përmbushen kërkesa të caktuara identifikimi dhe sigurie. Nënshkrimet dixhitale të bazuara në certifikata përgjithësisht konsiderohen një formë e avancuar ose e kualifikuar e nënshkrimit elektronik.

Përgatitni vulën ose nënshkrimin e shkruar me dorë për përdorim në Word

Nëse dëshironi që dokumenti juaj Word të ketë atë ndjesinë "e modës së vjetër" me vulën tuaj të korporatës ose firmën tuaj të skanuar të shkruar me dorëHapi i parë është të krijoni një version dixhital të asaj vule ose firme. Ja disa mënyra për ta bërë këtë në varësi të pajisjeve që keni në dispozicion.

Mënyra më klasike është të shkruani firmën tuaj ose të vulosni vulën tuaj. në një fletë letre të bardhë, mundësisht pa vija ose shenjaSa më i pastër dhe më i mprehtë të jetë printimi, aq më mirë do të duket në dokumentin dixhital.

Më pas, mund të përdorni një skaner për të dixhitalizoni atë fletë dhe ruajeni si skedar imazhi në kompjuterin tuaj. Formatet e zakonshme që Word trajton pa probleme janë .bmp, .jpg, .gif dhe .png, ku ky i fundit është veçanërisht interesant sepse lejon një sfond transparent nëse përpunohet siç duhet.

Nëse nuk keni skaner, një tjetër mundësi praktike është të përdorni kamera e telefonit tuaj celularBëni një foto të ndriçuar mirë të vulës ose firmës suaj në fletën e bardhë të letrës, duke u siguruar që korniza të jetë e drejtë dhe pa hije të ashpra. Pastaj do t'ju duhet ta transferoni imazhin në kompjuterin tuaj (nëpërmjet kabllit, email-it, ruajtjes në cloud, etj.).

Nëse preferoni një rezultat më profesional dhe më të pastër, mund të përdorni Mjete online për të hequr sfondin e bardhë nga një fotoPër shembull, shërbime që ju lejojnë të ngarkoni një imazh dhe të prisni ose të bëni transparente gjithçka përveç vulës ose nënshkrimit, duke gjeneruar një PNG me një sfond transparent që do të integrohet shumë më mirë në dokument.

Si të skanoni ose dixhitalizoni vulën në formatin e duhur

Për ta bërë të lehtë vendosjen e vulës suaj në Word dhe ripërdorimin e saj, rekomandohet ruajeni imazhin në një format standard me cilësi të lartëNë përgjithësi, .png dhe .jpg janë opsionet më të përshtatshme për të punuar.

Nëse përdorni një skaner, softueri i tij zakonisht do t'ju lejojë të Zgjidhni llojin e skedarit të daljes dhe rezolucioninNë shumicën e rasteve, një rezolucion prej 150-300 dpi (pika për inç) është më se e mjaftueshme që pulla të duket e qartë në ekran dhe kur printohet.

Pas skanimit, ruajeni skedarin me një emër të identifikueshëm, diçka si p.sh. "sello_empresa.png" ose "firma_maria_garcia.jpg", në një dosje ku e dini se do ta gjeni (për shembull, brenda Dokumenteve > Nënshkrimeve ose të ngjashme).

Nëse e keni bërë foton me celular, pasi ta keni në kompjuterin tuaj, mundeni Hapeni atë në çdo redaktues të thjeshtë (duke përdorur redaktuesin e fotove të sistemit, Paint, ose një program të ngjashëm) për të shkurtuar kufijtë e panevojshëm dhe për të vendosur siç duhet vulën ose nënshkrimin në qendër. Kjo do ta bëjë më të lehtë ndryshimin e madhësisë në Word.

Në disa raste, mund të jeni të interesuar të shkoni një hap më tej dhe Hiqni plotësisht sfondin e bardhë duke përdorur një shërbim online për sfond transparentJu ngarkoni imazhin, zgjidhni zonat që do të hiqni dhe Descargas Rezultati është një PNG transparent. Ky imazh do të integrohet më pas në tekstin e Word në një mënyrë shumë më të pastër.

Vendosni një imazh të vulës ose nënshkrimit tuaj të shkruar me dorë në Word

Pasi të keni përgatitur imazhin e vulës ose nënshkrimit, hapi tjetër është Vendoseni atë në dokumentin Word aty ku ju nevojitet.Procesi është shumë i thjeshtë dhe funksionon në mënyrë të ngjashme në të dyja rastet. Dritaret si në macOS.

Filloni duke hapur dokumentin dhe duke vendosur kursorin në zonën ku dëshironi të vendosni vulën: normalisht pjesa e fundit e dokumentit, një seksion nënshkrimi ose një hapësirë ​​e rezervuar Për këtë. Nuk keni nevojë të jeni jashtëzakonisht të saktë; mund ta zhvendosni imazhin më vonë.

Në shiritin e Word-it, shkoni te skeda "Fut" dhe zgjidhni opsionin "Imazhet"Në varësi të versionit tuaj të Word, do të shihni diçka si "Kjo pajisje..." ose "Fotografia nga skedari". Klikoni atje për të hapur eksploruesin e skedarëve.

Pastaj, lundroni nëpër dosjet tuaja derisa të gjeni skedarin Imazh i vulës ose nënshkrimit që keni ruajtur (jpg, png, bmp, gif, etj.)Zgjidhe atë dhe kliko "Fut" ose "Hap". Word do ta vendosë menjëherë imazhin në dokument, në pozicionin e kursorit.

Është e mundur që herën e parë që futni imazhin duket tepër i madh dhe mbulon një pjesë të tekstitMos u shqetëso, sepse në hapin tjetër do të shohësh se si ta presësh, të rregullosh madhësinë dhe ta vendosësh në hapësirën e caktuar për nënshkrimin.

Pritini dhe ruani nënshkrimin ose vulën si imazh, gati për ripërdorim.

Kur firma ose vula juaj hyn në Word për herë të parë, ka shumë të ngjarë që do të duhet një rregullim i vogël i prerjes për të eliminuar marzhet e tepërta dhe për të mbajtur vetëm pjesën e dobishme.

Klikoni mbi imazhin për ta zgjedhur dhe për të zhbllokuar skedën "Formati i imazhit" ose "Formati" në shirit. Brenda asaj skede do të gjeni mjetin "Shkurtoj"Kur aktivizohet, kontrollet e errëta do të shfaqen në skajet e imazhit.

Tërhiqni ato kontrollues brenda derisa të mbetet e dukshme vetëm vula ose firma që ju interesonKur të keni mbaruar, klikoni përsëri jashtë imazhit ose shtypni Enter për të konfirmuar prerjen. Tani do të keni një version të pastër, pa kufij të panevojshëm.

Nëse dëshironi të jeni në gjendje ta ripërdorni këtë nënshkrim në dokumente të tjera pa pasur nevojë ta përsërisni të gjithë procesin, këshillohet që Ruaj si një skedar imazhi të veçantë, të prerëPër ta bërë këtë, klikoni me të djathtën mbi imazhin dhe zgjidhni "Ruaj si imazh ...".

Në kutinë e dialogut që hapet, zgjidhni dosjen ku dëshironi të ruani skedarin, futni një emër të qartë dhe zgjidhni formatin (për shembull, PNG për të ruajtur transparencën dhe cilësinë e mirëQë nga ai moment, sa herë që ju nevojitet pulla, thjesht futni atë imazh nga skedari që keni ruajtur.

Rregulloni madhësinë dhe pozicionin e vulës në dokument

Me imazhin të prerë tani, hapi tjetër është përshtatni madhësinë dhe pozicionin e tij sipas dizajnit të dokumentitKjo do të sigurojë që të mos ndërhyjë me tekstin dhe që të duket profesional.

Për të ndryshuar madhësinë, zgjidhni imazhin dhe tërhiqeni qoshet e jashtme duke respektuar proporcioninShmangni përdorimin vetëm të dorezave anësore, pasi kjo mund ta shtrembërojë nënshkrimin. Idealisht, duhet të jetë me madhësi të ngjashme me atë që do të ishte në letër: jo aq i madh sa të zërë të gjithë faqen, as aq i vogël sa të jetë mezi i lexueshëm.

Lidhur me pozicionimin, keni disa mundësi përmes mbështjelljes së tekstit dhe lidhja e imazheve dhe objekteveKlikoni me të djathtën mbi imazhin dhe zgjidhni opsionin "Rregullo tekstin"Në menynë zbritëse, mund të zgjidhni "Katror", "I ngushtë", "Pas tekstit", "Përpara tekstit" etj., në varësi të paraqitjes që keni në mendje.

Nëse dëshironi që pulla të duket sikur është shtypur. mbi tekst, por pa e mbuluar atë tepërMund të zgjidhni "Pas Tekstit" dhe të luani me madhësinë dhe vendosjen. Nëse preferoni që vula të veprojë si një element i pavarur që e zhvendos tekstin rreth saj, zgjidhni një cilësim si "Katror" ose "Narrow".

Pasi të jetë konfiguruar mbështjellja e tekstit, tërhiqni imazhin me miun. deri në cepin ose zonën e saktë ku dëshironi të shfaqet firma ose vulaMund ta kombinoni këtë vulë me një firmë të shkruar me dorë dhe një vijë firme nëse keni nevojë për një pamje edhe më formale.

Krijoni një nënshkrim të ripërdorshëm të shkruar me dorë me tekst shtesë

Në shumë kompani, firma nuk kufizohet vetëm te inicialet: ajo shoqërohet nga Emri i plotë, pozicioni, numri i telefonit të kontaktit ose adresa e email-itPër të shmangur shtypjen e këtyre të dhënave çdo herë, Word ju lejon t'i ruani ato si një bllok të ripërdorshëm.

Procedura është shumë e thjeshtë: së pari, futni imazhin e firmës ose vulës së shkruar me dorë në dokument dhe vendoseni atë në vendin e zakonshëm. Menjëherë poshtë saj, shkruani tekstin që dëshironi ta shoqëroni (emri, pozicioni, departamenti, të dhënat e kontaktit, etj.) me formatin e shkronjave që zgjidhni.

Pasi të keni kombinimin e imazhit dhe tekstit që ju pëlqen, zgjidhni imazhin dhe rreshtat shoqërues të tekstit. Pastaj, shkoni te skeda "Fut" dhe kërko seksionin "Artikuj të Shpejtë" ose "Tekst Automatik".varësisht nga versioni i Word që po përdorni.

Zgjidhni opsionin "Ruaj përzgjedhjen në galerinë e Pjesëve të Shpejta" ose "Tekst Automatik i Ri". Do të hapet një kuti dialogu ku mund të caktoni një emër identifikues për atë bllok (për shembull, “Nënshkrimi i CEO-s”). Në fushën e galerisë, zgjidhni “Autotekst” për ta ruajtur si të tillë.

Që nga ai moment, sa herë që doni ta ripërdorni atë nënshkrim të plotë, thjesht duhet ta vendosni kursorin në pikën në dokument ku ju nevojitet, shkoni te “Fut > Pjesë të Shpejta > Tekst Automatik” dhe zgjidhni emrin e bllokut që keni ruajtur. Word do të fusë nënshkrimin, vulën (nëse e keni përfshirë) dhe të gjitha të dhënat e shoqëruara menjëherë.

Vendosni një rresht nënshkrimi në Word për të treguar se ku duhet të nënshkruhet

Shpesh ajo që ju nevojitet nuk është aq shumë të shtoni firmën tuaj, por përgatit një dokument që dikush tjetër ta nënshkruajëNë raste të tilla, është shumë e dobishme të futet një rresht nënshkrimi që e bën të qartë se ku duhet të nënshkruajë marrësi.

Në Word, ky element quhet "Rreshti i nënshkrimit" dhe është integruar si një fushë e veçantë. Për ta shtuar, klikoni në vendndodhjen e saktë në dokument ku dëshironi të shfaqet rreshti (zakonisht në fund, mbi emrin e nënshkruesit).

Shko te skeda "Fut" dhe kërkoni grupin "Tekst". Brenda do të shihni një opsion të quajtur "Rreshti i nënshkrimit". Klikoni atje dhe zgjidhni "Rreshti i nënshkrimit të Microsoft Office" për të hapur kutinë e dialogut "Cilësimet e nënshkrimit".

Në këtë dritare mund të plotësoni fusha të ndryshme: Emri i nënshkruesit të sugjeruar, pozicioni, adresa e email-it dhe madje edhe udhëzime për personin që do të nënshkruajë (për shembull, "Ju lutemi nënshkruani me emrin tuaj të plotë"). Gjithashtu mund të shënoni kutitë për të lejuar komentet nga nënshkruesi ose për të shfaqur datën pranë nënshkrimit.

Kur të keni mbaruar konfigurimin, shtypni "OK" dhe Word do të fusë një rresht me një X në të majtë në dokument, duke treguar qartë hapësira e rezervuar për nënshkrimin me dorë ose dixhitalKjo fushë mund të përdoret më vonë për të plotësuar nënshkrimin dixhital nëse keni një certifikatë të vlefshme.

Si të nënshkruani dixhitalisht një dokument Word me një certifikatë

Nëse qëllimi juaj është të jepni dokumentin një shtresë më e fortë sigurie dhe autenticiteti, mund të përdorni nënshkrime dixhitale që Word mbështet përmes certifikatave dixhitale të instaluara në kompjuter.

Gjëja e parë që ju duhet është të keni një certifikatë dixhitale e vlefshme e instaluar (lëshuar nga një autoritet certifikimi i besuar). Pa atë certifikatë, Word nuk do të jetë në gjendje të krijojë një nënshkrim të vërtetë dixhital, megjithëse do të jeni në gjendje të shtoni imazhe të nënshkrimeve elektronike.

Me certifikatën tani të disponueshme, lëvizni brenda dokumentit në zonën ku e vendosët rreshti i nënshkrimit të Microsoft OfficeKlikoni dy herë mbi atë rresht ose klikoni me të djathtën dhe zgjidhni opsionin "Nënshkruani".

Në kutinë që shfaqet mund të shkruani emrin tuaj ose Ngarko një imazh të nënshkrimit tënd të shkruar me dorë për të vepruar si një përfaqësim vizualKur klikoni butonin "Nënshkruani", Word do të përdorë certifikatën tuaj për të gjeneruar vulën dixhitale, duke e lidhur atë me atë fushë nënshkrimi.

Rezultati është një dokument që jo vetëm e shfaq vizualisht nënshkrimin, por është gjithashtu i mbrojtur nga modifikimet e paautorizuara. Çdo ndryshim i mëvonshëm në përmbajtje do ta bënte nënshkrimin dixhital të pavlefshëmKjo ofron garanci shtesë në mjediset ku integriteti i dokumentit është kritik.

Shtoni një nënshkrim të thjeshtë elektronik si imazh në Word

Në shumë raste nuk keni nevojë për një certifikatë ose një infrastrukturë kaq komplekse, por thjesht Shtoni nënshkrimin tuaj shpejt dhe lehtë për të përshpejtuar dërgimin e dokumenteve. Në atë skenar, mjafton të krijohet një nënshkrim elektronik bazë në formën e një imazhi.

Procedura është shumë e ngjashme me atë që pamë për vulën. Shkruani firmën tuaj me dorë. Në një fletë të bardhë letre, bëni një foto të qartë ose skanojeni atë. dhe ruajeni në kompjuterin tuaj si skedar .jpg ose .png. Nëse dëshironi që të duket më elegant, mund të përdorni një tablet grafik ose një pajisje me prekje për të vizato firmën direkt në një aplikacion vizatimi.

Pasi ta keni skedarin, hapeni atë në një redaktues imazhesh nëse e konsideroni të nevojshme. rregulloni ndriçimin, kontrastin, shkurtoni skajet ose pastroni papërsosmëritëKjo do ta bëjë të duket më qartë dhe më profesionalisht në Word.

Pastaj, hapni dokumentin tuaj në Word, vendosni kursorin aty ku dëshironi të shfaqet nënshkrimi dhe shkoni te “Vendos > Imazhet > Kjo Pajisje”Zgjidh skedarin e nënshkrimit dhe kliko "Fut". Nga aty, do të duhet vetëm të ndryshosh madhësinë dhe pozicionin, njësoj siç do të bëje me çdo foto tjetër.

Ky nënshkrim elektronik vizual mund të kombinohet me tekst shtesë (emri, pozicioni, kompania) dhe një vulë të dixhitalizuar të korporatës. Edhe pse nuk ka të njëjtën peshë kriptografike si një nënshkrim dixhital, Është plotësisht i vlefshëm në shumë kontekste të përditshme dhe ofron shpejtësi dhe komoditet..

Avantazhet dhe kufizimet e nënshkrimit dhe vulës amtare të Word-it

Fjala ka evoluar shumë dhe sot ofron funksione mjaft të gjithanshme nënshkrimi për përdorim bazë dhe të moderuarMe to mund të nënshkruani vetë, të lini një hapësirë ​​që të tjerët të nënshkruajnë dhe të ruani blloqe nënshkrimi të ripërdorshme me të dhënat tuaja.

Ndër përparësitë është fakti që Nuk keni nevojë të dilni nga Word për të nënshkruar ose përgatitur dokumente.Mund ta ripërdorni firmën dhe vulën sa herë të dëshironi, dhe keni kontroll të arsyeshëm mbi pamjen vizuale të rezultatit përfundimtar.

Është gjithashtu shumë e përshtatshme të jesh në gjendje të kombinosh, në një dokument të vetëm, nënshkrim i skanuar me dorë, vulë e korporatës, rreshta nënshkrimi dhe, nëse kërkohet, një nënshkrim dixhital i bazuar në certifikatëKjo na lejon të mbulojmë gjithçka, nga dokumentet e thjeshta të brendshme deri te kontratat më formale.

Megjithatë, funksionet vendase të Word-it kanë kufizime të caktuara. Ato nuk i kanë të gjitha Opsione të avancuara gjurmueshmërie, auditimi, transporti dhe gjurmimi që ofrojnë platformat e specializuara të nënshkrimit elektronik. Ato gjithashtu nuk janë të dizajnuara për të menaxhuar rrjedhat e punës me nënshkrues të shumtë, përkujtues automatikë ose integrime me sisteme të tjera të kompanisë.

Prandaj, kur vëllimi i dokumenteve që duhen nënshkruar rritet ose Ju duhet të zbatoni rregullore më të rreptaMund të jetë interesante të merret në konsideratë përdorimi i zgjidhjeve të jashtme që integrohen me Word dhe zgjerojnë këto aftësi.

Përdorni zgjidhje të specializuara për të nënshkruar dokumente Word

Në treg ka aplikacione të dizajnuara posaçërisht për menaxhim gjithëpërfshirës i nënshkrimeve elektronike dhe rrjedhave të punës së dokumenteveKëto platforma janë të dizajnuara për të krijuar, dërguar, nënshkruar dhe ruajtur kontrata, buxhete ose lloje të tjera skedarësh me një nivel të lartë sigurie dhe automatizimi.

Një avantazh i madh i këtij lloji zgjidhjeje është se Ato ofrojnë të njëjtën përvojë dhe veçori në pajisje të ndryshmePavarësisht nëse punoni nga një PC, mushamatablet ose celular. Në këtë mënyrë ju shmangni ndryshimet e vogla në Word midis platformave dhe thjeshtoni punën e ekipit.

Një tjetër veçori kyçe është siguria e përmirësuar. Këto mjete Ata zakonisht gjenerojnë certifikata me vulë kohore, duke regjistruar aktivitetin që lidhet me secilën nënshkrim. dhe ofrojnë kontrolle më të hollësishme të aksesit. Kjo shton një shtresë shtesë mbrojtjeje kundër ndërhyrjeve të paautorizuara.

Përveç kësaj, shumë platforma lejojnë Shkarkoni dokumentet e nënshkruara në formatin tuaj të preferuar, zakonisht PDF ose DOCX, me nënshkrimin elektronik dhe certifikatën e bashkangjitur. Edhe pse mund të eksportoni edhe në PDF me Word dhe pastaj të nënshkruani, hapat janë më manualë dhe më pak të automatizuar sesa në një zgjidhje të dedikuar.

Në mjedise ku kontratat ose dokumente të tjera të ndjeshme trajtohen në shkallë të gjerë, këto lloje sistemesh mund të bëjnë një ndryshim të madh në kursimin e kohës dhe kontrollin gjatë gjithë procesit të nënshkrimit.

Integroni nënshkrimet elektronike me Word duke përdorur shtesa

Nëse doni të përfitoni nga komoditeti i Word, por në të njëjtën kohë kanë veçori të përparuara të nënshkrimit dhe ndjekjesNjë mundësi shumë interesante është instalimi i një shtojce për nënshkrimin elektronik direkt në vetë Word.

Këto shtesa zakonisht gjenden në katalogët zyrtarë të Microsoft-it. Për t'i instaluar ato, hapni çdo dokument në Word, shkoni te skeda "Fut" dhe zgjidh "Merr Shtesa"Në shiritin e kërkimit, shkruani emrin e zgjidhjes së nënshkrimit që ju intereson dhe klikoni "Shto" ose "Instalo".

Pasi shtohet shtesa, zakonisht shfaqet një skedë e re në shiritKlikimi mbi cilindo prej këtyre veprimeve do të hapë një panel anësor ku mund të identifikoheni ose të krijoni një llogari falas në platformën e nënshkrimit.

Nga ai panel mund të zgjidhni nëse dëshironi firmosni vetë dokumentin, dërgojani atë palëve të treta që ta nënshkruajnë ose thjesht kontrolloni statusin e një dokumenti që e keni dërguar tashmë. Shtesa merret me procesin e dërgimit, njoftimet, mbledhjen e nënshkrimeve dhe shkarkimin e rezultatit përfundimtar.

Pasi të gjitha palët të kenë nënshkruar, do të keni qasje nga Word në dokumenti tashmë i plotësuar një certifikatë ose raport nënshkrimi i cili mbledh të dhënat e nevojshme për të vërtetuar vlefshmërinë e procesit, gjë që është veçanërisht e dobishme në mjediset e biznesit.

Nënshkruani skedarët Word direkt nga një platformë e jashtme

Një mënyrë tjetër e zakonshme e punës përfshin ngarkoni skedarin Word direkt në platformën e nënshkrimit elektronikNë vend që ta menaxhoni nga shtesa brenda Word. Kjo qasje mund të jetë më e përshtatshme nëse e kaloni pjesën më të madhe të kohës në faqen e internetit të mjetit.

Fluksi tipik i punës fillon duke u kyçur në platformë dhe duke zgjedhur opsionin për të krijoni një dokument të riMë pas, mund ta tërhiqni skedarin tuaj Word, ta ngarkoni nga kompjuteri juaj ose edhe nga shërbime të pajtueshme në cloud.

Pasi të ngarkohet, zakonisht do të keni dy mundësi: konvertojeni dokumentin në një format të redaktueshëm specifik për platformën, kështu që mund të ndryshoni tekstet dhe fushat direkt atje, ose ta mbani si një skedar të pandryshueshëm dhe të kufizoheni vetëm në vendosjen e zonave të nënshkrimit dhe fushave të tjera të plotësueshme.

Në ekranin e redaktimit, thjesht zgjidhni llojin e fushës "Nënshkrimi" ose të ngjashme dhe tërhiqeni atë në zonën e dokumentit ku dëshironi të shkojë.Pastaj, ia caktoni secilën kuti nënshkrimi marrësit përkatës ose ia caktoni vetes nëse po nënshkruani personalisht.

Kur të vijë koha për të nënshkruar, mund të Ngarko një imazh të nënshkrimit tënd, vizatoje menjëherë ose gjenero një nënshkrim tekstual.Platforma do ta regjistrojë procesin dhe do t'ju lejojë të shkarkoni dokumentin përfundimtar në format PDF ose DOCX me të gjitha nënshkrimet e përfshira, gati për t'u arkivuar ose dërguar.

Me të gjitha këto mundësi, nga skanimi i thjeshtë i imazheve deri te nënshkrimet dixhitale me certifikata ose zgjidhje të integruara të jashtme, Word bëhet një mjet shumë fleksibël për të menaxhuar nënshkrimet dhe vulat. Duke përfituar nga dixhitalizimi i vulës suajMe linjat e integruara të nënshkrimit dhe blloqet e ripërdorshme, mund ta përmirësoni punën tuaj me dokumente zyrtare dhe, kur është e nevojshme, të mbështeteni në platforma të specializuara për të shtuar më shumë siguri, gjurmueshmëri dhe kontroll në të gjithë procesin e nënshkrimit.