Si të pastroni të dhënat e kopjuara në bazat e të dhënave hap pas hapi

Kur punoni me bazat e të dhënave, spreadsheets ose sistemet e informacionit, të Të dhënat e dyfishta mund të bëhen një dhimbje koke e vërtetëTë dhënat e përsëritura, emrat e shkruar në një mijë mënyra të ndryshme, datat e formatuara keq ose hapësirat shtesë i bëjnë analizat të pabesueshme dhe ju humbasin kohën duke kontrolluar manualisht atë që sistemi mund t'ju ndihmojë të pastroni brenda sekondave.

Lajmi i mirë është se ka Mjete të fuqishme për gjetjen, nxjerrjen në pah dhe heqjen e të dhënave të dyfishta si në Excel ashtu edhe Google Fletë si në Bazat e të dhënave SQL ose mjete menaxhimi bibliografik. Të kuptuarit se si funksionojnë ato, si ndryshojnë dhe çfarë rreziqesh paraqesin (si fshirja e informacionit që mund ta humbisni më vonë) është çelësi për të mbajtur të dhënat tuaja të organizuara dhe për të qenë në gjendje t'i analizoni ato me qetësi mendore.

Pse shfaqen të dhëna të dyfishta dhe pse ato përbëjnë problem?

Në praktikë, Dublikatat lindin nga gabimet njerëzore, importet e përsëritura ose sistemet e koordinuara dobët.Formularët që dorëzohen dy herë, skedarët që kombinohen pa pastrim paraprak ose integrimet midis aplikacioneve që nuk e validojnë siç duhet informacionin janë terreni ideal që sistemi juaj të mbushet me të dhëna të dyfishta.

Përveç dublikatave të dukshme, do të gjeni variacione të vogla që në të vërtetë përfaqësojnë të njëjtat të dhënaEmra me shkronja të mëdha dhe të vogla të përziera, hapësira shtesë, shkurtesa të ndryshme ose data me formate të ndryshme që sistemi nuk i njeh si të njëjta, edhe pse është e qartë për një person se ato i referohen të njëjtës gjë.

Ndikimi është i rëndësishëm: Statistikat janë të shtrembëruara; numri i klientëve ose pacientëve është i fryrë.Emailet përsëriten në fushatat me email, faturat dyfishohen ose numri i porosive mbivlerësohet. Kjo mund të çojë në vendime të dobëta, kosto shtesë dhe një mungesë të konsiderueshme besimi në cilësinë e të dhënave.

Prandaj, përpara se të zhyteni në krijimin e paneleve të kontrollit ose analizave të avancuara, ia vlen të investoni kohë në një Mjet i shkëlqyer për pastrimin e të dhënave për zbulimin dhe korrigjimin e mospërputhjeveHeqja e dublikatave është një pjesë qendrore e këtij procesi, por jo e vetmja: ju gjithashtu duhet të homogjenizoni tekstin, hiqni hapësirat e çuditshme dhe normalizoni datat.

Zbuloni dhe nxirrni në pah të dhënat e dyfishta në fletëllogaritëse

Mjete si Excel ofrojnë funksione shumë të përshtatshme për për të identifikuar shpejt se cilat vlera përsëriten në një gamë qelizashPara se të fshini diçka, këshillohet të përdorni një format vizual që ju ndihmon të rishikoni dhe të vendosni me qetësi se çfarë doni të mbani.

Një mënyrë shumë e zakonshme për të filluar është duke... Formatimi i kushtëzuar për të nxjerrë në pah vlerat që shfaqen më shumë se një herëNë këtë mënyrë, ju nuk e ndryshoni përmbajtjen e qelizave, thjesht i shënoni ato në mënyrë që të mund t'i analizoni.

Rrjedha tipike e punës përfshin së pari zgjedhjen e qelizave që do të rishikohen dhe më pas zbatimin e një Rregulli i formatimit me kusht që shënon dublikatat me një ngjyrë ose font të ndryshëm sfondiKjo ju lejon të identifikoni modele: për shembull, për të parë nëse një person shfaqet disa herë në një listë klientësh ose nëse kode të caktuara produktesh janë regjistruar më shumë se një herë.

Për më tepër, mund ta kombinoni këtë nxjerrje në pah automatike me filtra brenda vetë fletësllogaritëse për të Shikoni vetëm rreshtat e prekur nga dublikatat dhe rishikojini ato një nga një.Kjo ju jep kontroll dhe zvogëlon rrezikun e fshirjes aksidentale të informacionit të rëndësishëm.

Hiqni me siguri vlerat e kopjuara në Excel

Pasi të keni sqaruar se cilat përsëritje janë të panevojshme, Excel përfshin një funksion specifik të quajtur "Hiq kopjet" që fshin përgjithmonë rreshtat e përsërituraKëtu duhet të veproni me kujdes, sepse ajo që fshini nuk rikuperohet lehtë nëse nuk keni ruajtur një kopje.

Para se të përdorni këtë mjet, rekomandohet fuqimisht Kopjoni diapazonin origjinal të të dhënave në një fletë tjetër ose skedar rezervëNë këtë mënyrë, nëse pastrimi prodhon një rezultat të papritur, mund të rishikoni atë që keni hequr dhe të rikuperoni informacionin pa probleme.

Procedura bazohet në zgjedhjen e diapazonit të qelizave që dëshironi të pastroni dhe më pas në përcaktimin e kolonave në të cilat duhet të krahasohen vlerat për të vendosur nëse një rresht është i dyfishuar. Nëse zgjidhni kolona të shumta, vetëm rreshti kombinimi i plotë i të cilit përputhet me një rresht tjetër do të konsiderohet dublikatë.gjë që është shumë e dobishme kur punohet me të dhëna komplekse.

Pas konfirmimit të operacionit, Excel heq rreshtat shtesë dhe Ju tregon një përmbledhje se sa kopje janë fshirë dhe sa të dhëna unike kanë mbetur.Ky raport i shkurtër ju ndihmon të vërtetoni nëse rezultatet përputhen me atë që prisnit kur filluat pastrimin.

Duhet të kihet parasysh se Filtrimi i vlerave unike nuk është i njëjtë me heqjen e dublikatave.Kur filtroni, rreshtat e dublikuara fshihen vetëm përkohësisht, por ato janë ende aty; heqja e dublikimeve i fshin ato plotësisht. Kjo është arsyeja pse fillimi me një filtër unik ose formatim me kusht është një strategji më e kujdesshme.

Kriteret për të konsideruar një vlerë si të dyfishuar

Kur mjetet e spreadsheet-it krahasojnë dublikatat, Ata e bëjnë këtë bazuar në atë që shihet në të vërtetë në qelizë, jo në vlerën themelore të interpretuar.Kjo ka disa pasoja të çuditshme që duhet t’i dini në mënyrë që të mos keni ndonjë surprizë.

Për shembull, dy data që përfaqësojnë të njëjtën ditë nuk mund të konsiderohen dublikatë nëse Njëra është shkruar si “08/03/2006” dhe tjetra si “8 Mars, 2006”sepse përmbajtja e tekstit është e ndryshme edhe nëse kuptimi është identik. E njëjta gjë mund të ndodhë me emrat dhe vargjet me hapësira ose shkronja të mëdha të ndryshme.

Në mënyrë të ngjashme, një numër i ruajtur si tekst dhe i njëjti numër në format numerik Ato mund të trajtohen si vlera të ndryshme. Kjo është arsyeja pse është kaq e rëndësishme të normalizohen formatet përpara se të përpiqeni të fshini rreshtat e dyfishta në masë.

Para se të kryeni një pastrim agresiv, ia vlen së pari të filtroni për vlera unike ose të përdorni formatimin e kushtëzuar për të konfirmuar. që kriteri i krahasimit po funksionon ashtu siç besoni juVendosja e këtyre rregullave të lojës në fillim parandalon humbjen e të dhënave të vlefshme ose lënien e kopjeve të maskuara.

Funksionet e tekstit në spreadsheet-e për të pastruar të dhënat e ndotura

Një pjesë e madhe e problemeve me dublikatat nuk rrjedhin nga përsëritja e së njëjtës vlerë, por nga fakti që I njëjti informacion është shkruar në mënyra paksa të ndryshme.Këtu hyjnë në lojë funksionet e tekstit në Excel ose Google Sheets për të standardizuar dhe përgatitur terrenin përpara se të hiqen përsëritjet.

Është shumë e zakonshme të gjesh kolona ku disa emra janë me shkronja të mëdha, të tjerë me shkronja të vogla dhe të tjerë të përzier rastësisht. Për t'i unifikuar ato, keni funksione që Ata i konvertojnë të gjitha gjërat në shkronja të vogla, të gjitha në shkronja të mëdha, ose i shkruajnë të mëdha vetëm shkronjën e parë të secilës fjalë.Kjo siguron që “ANA PÉREZ”, “ana pérez” dhe “Ana Pérez” trajtohen në të njëjtën mënyrë.

Tekste me hapësira shtesë, si brenda zinxhirit ashtu edhe në fillim ose në fundNjë funksion i specializuar mund të heqë hapësirat shtesë dhe të lërë vetëm një hapësirë ​​normale midis fjalëve, duke eliminuar kështu "Juan García" ose fraza të ngjashme që prishin krahasimet.

Për të dhënat që janë të paketuara ngushtë së bashku, siç janë kodet e kombinuara ose emrat dhe mbiemrat në të njëjtën qelizë, është e dobishme të përdorni funksione nxjerrjeje dhe bashkimi. Ju mundeni nxirrni një pjesë të tekstit duke treguar nga cila pozicion dhe sa karaktere dëshironi të nxirrni ose bashkoni disa vargje në një për të rindërtuar fusha më koherente.

Në rastin e datave, nëse ato vijnë si tekst me stile të ndryshme, është një ide e mirë t'i transformoni ato në një formati standard i datës bazuar në vit, muaj dhe ditëNë këtë mënyrë, fletëllogaritjet i trajtojnë ato si data reale, ju mund t'i renditni ato saktë dhe krahasimet nuk varen më nga pamja vizuale e qelizës.

Filtroni vlerat unike dhe hiqni kopjet në fletëllogaritëse

Përveç mjeteve të formatimit dhe funksioneve të tekstit, si Excel ashtu edhe Google Sheets lejojnë Filtro shpejt për të parë vetëm vlera unike nga një kolonë ose një grup kolonashKjo është një mënyrë shumë efektive për të shqyrtuar rezultatet përpara se të merrni vendime të pakthyeshme.

Në disa mjedise, mund të përdorni opsione të avancuara filtrimi për të treguar se doni të shfaqni vetëm rreshta me vlera unike në një ose më shumë kolona specifike. Ky filtrim nuk i fshin të dhënat, thjesht fsheh përkohësisht dublikatat., gjë që e bën atë një hap të ndërmjetëm shumë të kujdesshëm.

Pasi të keni konfirmuar se pamja unike është ajo që ju intereson, duhet komandat specifike për Hiqni dublikatat direkt nga menutë e të dhënaveZakonisht, ju qaseni në diçka si "Të dhënat > Hiq kopjet e kopjuara", ku zgjidhni kolonat mbi të cilat do të bazoni krahasimin.

Një tjetër mundësi është përdorimi i formatimit të kushtëzuar për të nxjerrë në pah si vlerat e dyfishta ashtu edhe ato unike, varësisht nga nevojat tuaja. Për shembull, mund të: Theksoni me një ngjyrë të ndritshme rreshtat që shfaqen vetëm një herë dhe analizoni nëse ato janë të dhëna atipike, gabime ngarkimi apo thjesht raste të rralla që duhen ruajtur.

Nëse punoni me lista zbritëse ose me validim të dhënash, ka shumë kuptim t'i pastroni edhe ato. Mund ta bëni këtë përmes menuve të validimit. përcaktoni lista të mbyllura që parandalojnë futjen e variacioneve tipografike, duke zvogëluar kështu shfaqjen e dublikimeve të rreme që në fakt janë thjesht gabime drejtshkrimore.

Pastrimi i dublikatave në bazat e të dhënave SQL me SELECT DISTINCT

Kur kaluam nga bota e spreadsheet-eve në botën e Bazat e të dhënaveQasja ndryshon pak. Në SQL, një nga mjetet e para për menaxhimin e informacionit të përsëritur është operatori DISTINCT, i cili përdoret së bashku me komandën SELECT për të kthyer rreshta pa dublikatë në rezultatet e një pyetjeje.

Ideja është e thjeshtë: kur ndërtoni një deklaratë SELECT, mund të shtoni fjalën kyçe DISTINCT për të treguar se Ju dëshironi vetëm një shfaqje të secilit kombinim vlerash në kolonat e zgjedhura. Në këtë mënyrë, nëse i njëjti rresht logjik përsëritet disa herë në tabelë, pyetësori do të kthejë një rresht të vetëm.

Është e rëndësishme të kuptohet se SELECT DISTINCT nuk fshin asgjë nga baza e të dhënave: Ndikon vetëm në rezultatin që shihni kur ekzekutoni pyetjen.Informacioni origjinal mbetet i pandryshuar në tabela, gjë që është perfekte për analizën eksploruese ku nuk doni të modifikoni të dhënat ende.

Sa i përket sintaksës, modeli i përgjithshëm konsiston në kombinimin e SELECT DISTINCT me listën e kolonave që ju interesojnë, e ndjekur nga klauzola FROM për të treguar tabelën dhe, opsionalisht, një klauzolë WHERE për të filtruar sipas kushteve specifikeNë këtë mënyrë, ju mund të kërkoni, për shembull, klientë unikë vetëm nga një vend ose produkte të ndryshme nga një kategori specifike.

Kjo qasje është shumë e dobishme kur doni të kufizoni rezultatet në hyrje jo të dyfishta, qoftë për Merrni një listë të klientëve pa dublikime për shkak të porosive të shumëfishta, shfaq një listë me kode të dallueshme produktesh ose gjeneron një numër artikujsh unikë në një grup të dhënash.

Dallimet midis DISTINCT dhe mënyrave të tjera për të shmangur dublikatat në SQL

Edhe pse DISTINCT dhe UNIQUE mund të tingëllojnë të ngjashme, Ato nuk luajnë të njëjtin rol brenda ekosistemit SQL.DISTINCT vepron në pyetjet SELECT, duke ndikuar në rreshtat e kthyer; UNIQUE zakonisht lidhet me kufizimet në përkufizimin e tabelave, duke treguar se fusha të caktuara nuk mund të përmbajnë vlera të përsëritura.

Për më tepër, në kontekste me sasi të mëdha të dhënash, përdorimi i SELECT DISTINCT mund të jetë shumë i kushtueshëm për performancën, sepse Motori i bazës së të dhënave duhet të krahasojë të gjitha kolonat e zgjedhura. për të përcaktuar se cilët rreshta janë të njëjtë. Në tabela të mëdha ose tabela me shumë kolona, ​​kjo mund të bëhet e vështirë.

Prandaj, në disa raste ia vlen të merren në konsideratë alternativat. Një nga më të zakonshmet është përdorimi GROUP BY për të grupuar rreshtat sipas një ose më shumë kolonave dhe aplikoni funksione grumbullimi (si COUNT, MIN ose MAX) që ju lejojnë të përmbledhni të dhënat në mënyrë efikase.

Gjithashtu mund të mbështeteni në klauzola si EXISTS për kontrolloni nëse vlera të caktuara janë të pranishme në një tabelë tjetërKjo shmang bashkimin e rreshtave të dublikuara të panevojshme. Ose, mund të përdorni nënpyetje me klauzola SELECT, FROM dhe WHERE të përcaktuara mirë për të specifikuar më mirë se cilat regjistrime dëshironi të merrni.

Kur doni të numëroni sa vlera unike ka në një kolonë, është e zakonshme të kombinoni COUNT me DISTINCT, në mënyrë që Ju merrni numrin e elementëve të ndryshëm direkt. pa pasur nevojë të kontrolloni secilën prej tyre manualisht.

Shembuj praktikë: pyetje dhe adresa të klientëve pa dublikatë

Imagjinoni sikur po punoni me një tabelë porosish ku çdo rresht përfaqëson një blerje të bërë. Është e zakonshme që I njëjti klient do të shfaqet disa herë nëse ka bërë më shumë se një porosi.Nëse doni ta shihni secilin klient vetëm një herë, SELECT DISTINCT është një mjet shumë i qartë.

Në këtë skenar, do të ndërtonit një pyetje që zgjedh kolonat e identifikimit të klientit (për shembull, ID-në dhe emrin e tyre) dhe do të aplikonte DISTINCT në merrni një listë me secilin klient vetëm një herë, megjithëse tabela origjinale ka dhjetë renditje të ndryshme.

Diçka e ngjashme ndodh nëse duhet t'i shihni të gjitha adresat unike të dërgesës në të cilat janë dërguar produktetNëse çdo porosi përfshin një adresë, tabela do të jetë plot me përsëritje; megjithatë, me DISTINCT në kolonat e adresave mund të gjeneroni një listë kompakte të pikave të transportit.

Kur doni të përqendroheni te klientët nga një zonë specifike, mund të shtoni një klauzolë WHERE për të treguar, për shembull, se Ju interesojnë vetëm të dhënat nga një vend specifikNë këtë mënyrë, SELECT DISTINCT vepron në një nëngrup të tabelës dhe jo në të gjitha të dhënat.

Në fushat e kujdesit shëndetësor ose akademik, operatori është gjithashtu shumë praktik për të dhëna grupore nga pacientë ose autorë që shfaqen shumë herë në studime ose artikuj të ndryshëm, duke treguar vetëm një hyrje për entitet për qëllime analize.

Menaxhimi i referencave të dyfishta në bazat e të dhënave bibliografike

Në fushën e dokumentacionit shkencor, bazat e të dhënave bibliografike zakonisht ofrojnë mjete specifike për të hequr referencat e dyfishta Kur kryeni kërkime nëpër burime të ndryshme, kjo është thelbësore për të parandaluar që rishikimet e literaturës tuaj të mbushen me artikuj të dyfishtë.

Në këto sisteme, zakonisht ekziston një komandë "Hiq kopjet" brenda menusë së mjeteve, e cila Analizon grupin e rezultateve dhe automatikisht heq referencat e dyfishta.Sistemi zakonisht raporton se sa elementë janë fshirë dhe sa kanë mbetur në grupin aktual.

Në shumë platforma mund të konfiguroni, nga një seksion preferencash, që Heqja e referencave të dyfishta bëhet automatikisht. çdo herë që kryeni një kërkim të ri. Kjo kursen shumë punë manuale, megjithëse këshillohet të kontrolloni rregullisht që kriteret e dyfishta janë të sakta.

Përveç fshirjes në masë, këta menaxherë ju lejojnë të zgjidhni manualisht referenca specifike për të vendosur nëse do t'i mbani apo do t'i fshini ato. Ky shqyrtim manual është i dobishëm kur sistemi nuk është i sigurt nëse dy regjistrime janë në të vërtetë i njëjti artikull. ose nëse ato korrespondojnë me versione të ndryshme (për shembull, para-shtypje dhe versione përfundimtare).

Pas heqjes së dublikatave, grupi i rezultateve përditësohet dhe tregon numrin e reduktuar të referencaveKy kontroll numerik ndihmon për të vërtetuar që debugging ka pasur një efekt dhe për të dokumentuar procesin në rishikime sistematike ose raporte kërkimi.