Kako enostavno in brez napak ločiti imena in priimke v Excelu

Delo s preglednicami se morda zdi preprosto, dokler ne naletite na na videz osnovna opravila, ki zahtevajo posebne tehnike. Eno najpogostejših vprašanj med uporabniki Excela je, kako razdeliti celico, ki vsebuje polno ime, v dva stolpca: enega za ime in enega za priimek. Čeprav se morda zdi manjše opravilo, lahko napačno izvajanje povzroči napake v podatkovnih bazah , poročilih ali analizi podatkov.

Na srečo Excel ponuja več metod za to: od osnovnih funkcij do samodejnih orodij, kot sta »Besedilo v stolpce« ali » Bliskavica zapolnjevanja«. V tem članku podrobno razložimo vsako tehniko, njene prednosti in slabosti ter nekaj dodatnih nasvetov, ki vam bodo pomagali učinkoviteje delati z osebnimi podatki.

Ločite imena in priimke v Excelu s funkcijo »Besedilo v stolpce«

Eden najpogostejših načinov za razdelitev polnih imen v različne stolpce je uporaba orodja Besedilo v stolpce , zelo uporabne funkcije, ki jo najdete na zavihku Podatki v Excelu.

Kako je to storjeno?

1. Izberite stolpec ki vsebuje polna imena, ki jih želite razdeliti.
2. Kliknite zavihek "Podatki" na zgornjem traku.
3. Kliknite na "Besedilo v stolpcih".
4. V čarovniku, ki se odpre, izberite možnost "Razmejeno" in kliknite na »Naprej«.
5. Elige el primerno ločilo, ki bo običajno presledek, če so imena zapisana kot "Carlos Pérez".
6. Kliknite na »Naprej« in nato izberite stolpce, v katerih želite, da so podatki prikazani ločeno.
7. Zaključite s klikom "Dokončaj".

Prednost

• Je zelo enostaven za uporabo, tudi za tiste brez izkušenj z Excelom.
• Ni vam treba pisati formul, vse je narejeno grafično.
• Omogoča ločevanje več elementov če je imen ali priimkov več z različnimi ločili.

Slabosti

• Ni idealno, če obstajajo nepravilni formati, kot so sestavljena imena ali več priimkov.
• Povečajte število stolpcev, kar lahko oteži organizacijo.
• Če posodobite podatke originalov, boste morali postopek ponoviti ročno.

Razdeli imena z Excelovimi formulami

Za tiste, ki potrebujejo večji nadzor nad svojimi podatki, so formule po meri odlična možnost. Čeprav zahtevajo nekoliko več izkušenj, so zelo vsestranske in prilagodljive najrazličnejšim situacijam.

Osnovne formule za ime in priimek

• Za pridobivanje Ime (ob predpostavki, da je pred prvim presledkom):
  =IZQUIERDA(A2, ENCONTRAR(" ", A2, 1) - 1)
• Za pridobivanje priimek:
  =DERECHA(A2, LARGO(A2) - ENCONTRAR(" ", A2, 1))

Te funkcije delujejo dobro, če sta podana samo ime in priimek . Za imena z več presledki, kot je »María del Carmen Rodríguez Pérez«, bi bile potrebne bolj zapletene formule.

Prednost

• Večja natančnost v primerih zapletenih formatov.
• Posodabljajo se samodejno če se prvotni podatki spremenijo.
• Fleksibilnost prilagajanja na podlagi vzorcev v vaših podatkih.

Slabosti

• Zahteva osnovno znanje funkcij, kot so LEVO, DESNO, LEN in NAJDI.
• Lahko jih je težko vzdrževati in razširite datoteke z veliko podatkov ali različnimi strukturami.
• Napake v logiki formule lahko daje napačne rezultate.

Samodejno ločevanje s funkcijo Flash Fill

Zelo uporabna in malo znana funkcija je Flash Fill . To orodje zazna vzorce v vnosu in samodejno dopolni preostale podatke na podlagi tega, kar se »nauči«.

Kako ga uporabiti?

1. Ustvari nov stolpec poleg polnih imen.
2. Ročno vnesite ločeno ime (na primer samo ime).
3. Začnite tipkati drugega in videli boste ta Excel predlaga, da samodejno dokončate.
4. pritisnite Vnesite in ostale vrednosti bodo izpolnjene.

Prednost

• Zelo hitro in vizualno, idealen za posebne naloge.
• Formule niso potrebne niti predznanja.
• Se lahko prilagodi imena v različnih oblikah če so primeri dobro napisani.

Slabosti

• Deluje dobro le, če podatki sledijo vzorcu. Seveda.
• Lahko narediš napake če so imena zelo raznolika ali slabo strukturirana.
• Ne posodablja se samodejno če se prvotni podatki spremenijo.

Kaj pa, če ne uporabljate programa Microsoft Excel? Alternative, kot je WPS Office

Za tiste, ki ne uporabljajo Microsoft Officea , je povsem ustrezna alternativa WPS Office . Ta brezplačni paket je združljiv z Excelovimi formati in ima vsa potrebna orodja za ločevanje imen in priimkov.

Preglednica WPS vam omogoča uporabo besedila v stolpcih in formulah ter bliskovnega izpolnjevanja z intuitivnimi imeni in vmesnikom, podobnim MS Excelu.

Ločite z besedilom v stolpcih

Tako kot v Excelu lahko izberete imenovane celice, odprete zavihek »Podatki« , kliknete »Besedilo v stolpce« , določite ločila in ločite vrednosti v dva različna stolpca.

Uporaba formul v WPS

Formule so praktično enake:
=IZQUIERDA(A2, ENCONTRAR(" ", A2, 1) - 1) za ime in
=DERECHA(A2, LARGO(A2) - ENCONTRAR(" ", A2, 1)) za priimek.

Na voljo je tudi Flash Fill

Preprosto vnesite vzorec v celico, izberite naslednjo in uporabite možnost Hitro zapolnitev na zavihku Podatki . WPS bo prepoznal vzorec in samodejno dokončal preostanek.

WPS ponuja tudi brezplačne predloge , orodja, ki temeljijo na umetni inteligenci , kot so samodejni pisci, pomočniki za PDF, združljivost z Microsoft Officeom in vmesnik, ki ne zahteva učenja.

Kaj pa imena z več presledki ali znaki?

Če podatki niso pravilno oblikovani, na primer če vsebujejo dodatne presledke ali ločila, kot so vejice ali pike, lahko osnovne funkcije ne uspejo. V teh primerih:

• uporabite funkcijo =SUSTITUIR odstraniti dvojni presledki ali čudne znake, preden uporabite svoje formule.
• Uporabite formule, kot je =EXTRAE skupaj z BUSCAR o HALLAR ujeti s Večja natančnost sestavine imena.

Kaj pa, če so vsa imena v eni celici ločena z vejicami?

Včasih lahko naletite na celico, ki združuje več imen, ločenih z vejicami ali drugimi znaki. V tem primeru uporabite orodje Besedilo v stolpce in kot ločilo izberite vejice . Tako boste vsako ime postavili v drug stolpec.

Za bolj zapletene sezname lahko kombinirate funkcije, kot je =EXTRAE, =HALLAR y =LARGO za izvleček vsak blok posebej.

Kaj storiti z srednjimi imeni ali sestavljenimi imeni?

Če morate ločiti imena, ki vsebujejo dvojna srednje ime ali priimek, morate uporabiti naprednejše formule. Na primer, lahko uporabite kombinacijo =EXTRAE y =HALLAR pridobiti drugo ime z identifikacijo drugega prostora v besedilu.

Primer srednjega imena:
=EXTRAE(A2, BUSCAR(" ", A2) + 1, BUSCAR(" ", A2, BUSCAR(" ", A2) + 1) - BUSCAR(" ", A2) - 1)

Lahko pa uporabite tudi dodatke za Excel, kot je Ablebits , ki vam omogočajo ločevanje polnih imen na komponente, kot so ime, srednje ime, priimek, pripona itd.

V Excelu obstaja veliko načinov za ločevanje imen in priimkov, najboljši pa bo odvisen od vaše podatkovne strukture in vašega končnega cilja. Od samodejnih metod, kot je Flash Fill, do kompleksnih formul za bolj sofisticirane primere, vsako orodje ima svoje mesto. Z malo vaje boste lahko učinkoviteje upravljali svoje podatkovne baze, zmanjšali število napak in prihranili čas pri vsakodnevnih opravilih.

Povezani članek:

Kako uporabljati funkcijo QUARTILE v Excelu – Celoten vodnik

Isaac

Strasten pisec o svetu bajtov in tehnologije nasploh. Rad delim svoje znanje s pisanjem in to je tisto, kar bom počel v tem blogu, saj vam bom pokazal vse najbolj zanimive stvari o pripomočkih, programski opremi, strojni opremi, tehnoloških trendih in še več. Moj cilj je, da vam pomagam krmariti po digitalnem svetu na preprost in zabaven način.