Sinhronizacija zapiskov med Google Keep in OneNote

Če uporabljate google Za beleženje hitrih idej naj bo to OneNote, za organizacijo resnejših projektov pa nekaj povsem naravnega, da želite, da oba govorita isti jezik. Resničnost je, da neposredna sinhronizacija med Google Keep in Microsoft OneNote ne obstaja izvorno, zato se morate zanašati na funkcije in nekatere bližnjice vsake aplikacije, da zagotovite nemoteno premikanje zapiskov med platformami.

V tem priročniku boste našli jasno razlago, kaj ponuja vsaka aplikacija, njene prednosti in slabosti, kako deliti in sinhronizirati OneNote z OneDrive/SharePoint, kako si ogledati samolepljive listke v vseh napravah in več realističnih načinov za premikanje vsebine iz aplikacije Keep v OneNote. Poleg tega vključujemo resnične uporabniške ocene, iskreno primerjavo in zmogljiv način za združevanje zapiskov in opravil na enem mestu.

Kaj morate vedeti, preden poskusite sinhronizirati Google Keep in OneNote

Med Google Keep in OneNote ni uradne dvosmerne sinhronizacije. Google Keep je lahka aplikacija, osredotočena na hitre zapiske, sezname in opomnike; OneNote je zelo vizualen in zmogljiv digitalni zvezek, ki deluje znotraj Microsoftovega ekosistema. Vsak se odlično sinhronizira s svojim oblakom (Google oziroma Microsoft), vendar se privzeto ne sinhronizirata med seboj.

Zmagovalna strategija je kombiniranje funkcij: izvoz ali kopiranje iz Keepa in zajemanje ali organiziranje v OneNotu. Na voljo imate več načinov: kopiranje zapiskov iz storitve Keep v Google Docs in uporabljajte OneNote Web Clipper; pošiljajte zapiske po e-pošti in izkoristite funkcijo »Pošlji po e-pošti v OneNote«; ali pa prenesite podporno vsebino na deljene pogone in jo od tam integrirajte v svoj zvezek.

Opomba o virih: Nekaj vsebine, ki se uvršča, prihaja iz uradne Microsoftove podpore (zelo zanesljiva), primerjalnih člankov v blogih in forumov, kot je Reddit, ki pred ogledom vsebine pogosto prikažejo obvestila o zasebnosti. To vam da namig: obstaja prostor za praktičen, dobro strukturiran vodnik, osredotočen prav na "sinhronizacijo" ali, bolje rečeno, "medsebojno povezovanje" obeh svetov.

Google Keep: Kakšen je, v čem blesti in zakaj je tako priljubljen

Google Keep je vključen v kateri koli Google Račun in deluje v oblaku, z dostopom iz Android, iOS (iOS 12 ali novejši) in splet. Njegova filozofija je neposrednost: odpri, zapiši in se loti svojega življenja; poleg tega pa ohranja vsebino sinhronizirano med napravami.

Podprte vrste zapiskov: Navadno besedilo za pisanje; seznami s potrditvenimi polji; risbe za risanje ali skiciranje idej (lahko uporabite mrežo, pikčasto, črtasto ali enobarvno ozadje in celo rišete čez slike); in slikovne opombe, kjer dodate naslov in opis za »arhiviranje« vizualnega elementa.

Vgrajeni pametni opomniki: Opomnike lahko nastavite glede na lokacijo (na primer, da se vam nakupovalni seznam prikaže, ko prispete v supermarket) ali glede na datum in uro, z možnostjo ponavljanja; omejitev je, da Keep dovoljuje samo en opomnik na beležko.

Deljenje in sodelovanje je s Keepom enostavno: K svojim zapiskom lahko povabite druge, da si jih ogledajo in urejajo v realnem času – idealno za družinske sezname ali hitre seje idej z vašo ekipo – z dodatno prednostjo brezhibnega ločevanja osebnih in službenih zapiskov.

Organizacija brez težav: oznake, barve in pripenjanje pomembnih zapiskov na vrh; Keep omogoča tudi iskanje po ključni besedi, oznaki, barvi ali sliki ter obnovitev izbrisanih ali arhiviranih zapiskov, če koš še ni bil izpraznjen.

Cena in shranjevanje: Keep nima lastnega Premium paketa; je brezplačen in uporablja prostor za shranjevanje v vašem Google Računu. Če shranjujete veliko informacij, boste morda želeli razširiti prostor za shranjevanje ali premakniti dolge zapiske v Google Dokumente.

OneNote: Zmogljiv, zelo vizualen digitalni zvezek, poln trikov

• Microsoft OneNote deluje kot album za izrezke ali ustvarjalni zvezek, kjer lahko pišete, rišete, komentirate s svinčnikom, vstavljate zvok, slike ali videoposnetke ter jih strukturirate v barvno označene odseke in strani. Še posebej priročno je v namizni aplikaciji ali na tablicah s pisalom, čeprav je na voljo tudi na mobilnih napravah in spletu.
• Organizacija in oznake: Vključuje vnaprej določene oznake, kot sta »Pomembno« ali »Opravilo«, omogoča ustvarjanje oznak po meri in omogoča pregledno navigacijo po zvezkih, razdelkih in straneh; njegov pristop »strani« je podoben osebnemu dnevniku ali wikiju.
• Sodelovanje v realnem času: Deljenje zvezkov s sodelavci ali družino je preprosto in omogoča skupno urejanje. Poleg tega OneNote deluje v oblaku in podpira način brez povezave, ki sinhronizira spremembe, ko ste spet povezani v splet.
• Črnilo v OneNotu in optično prepoznavanje znakov: Ročno napisani zapiski se na napravah lesketajo s pisalom Windows, optično prepoznavanje znakov pa pretvori ročno napisano besedilo v besedilo, po katerem je mogoče iskati; uporabi se lahko tudi za označevanje besedila ali slik s peresom.
• Web Clipper in integracije: Spletni strižnik shrani posnetke zaslona, slike in delčke v vaš zvezek brez vlečenja šuma strani; in kot del Microsoftovega ekosistema se integrira z Outlookom (izvleče posnetke). e-pošta), Excel (vdelava preglednic), pa tudi storitve, kot so Email to OneNote, Feedly in IFTTT za razširitev avtomatizacije.
• Cenovni model: OneNote je brezplačen, vendar so nekatere napredne funkcije izboljšane z Microsoft 365Poslovne možnosti vključujejo Business Basic (približno 6 USD/mesec na uporabnika), Business Standard (približno 12,50 USD/mesec), Business Premium (približno 22 USD/mesec) in Aplikacije za podjetja (~8,25 USD/mesec), zaračunava se letno.

Hitra primerjava: Keep v primerjavi z OneNote za vaše vsakdanje življenje

• Kompleksnost in prilagajanje: Keep se osredotoča na preprostost in način »Post-it«; OneNote omogoča bogate formate in predloge z ogromnimi možnostmi prilagajanja. Izbira enega ali drugega je odvisna od vaših navad: Kep je boljši zaradi preprostosti, OneNote pa zaradi naprednih možnosti.
• Delaj zapiske: Keep je v redu za hitre zapiske, če pa potrebujete obsežne zapiske s sestankov, kodo ali zapletene diagrame, se OneNote zdi bolj udoben in prilagodljiv, še posebej, če že delate v Microsoftovem paketu.
• Opomniki: Keep ponuja enostavno nastavljive opomnike na podlagi časa in lokacije; v OneNotu je mogoče opomnike uporabljati z opravili v Outlooku, vendar je nastavitev manj preprosta.
• Cena: Keep je brezplačen brez posebnega premium paketa; OneNote je prav tako brezplačen, čeprav njegova najboljša integracija pogosto zasije, ko že imate Microsoft 365 za preostala orodja.
• Uporabniške izkušnje: Nekateri opisujejo OneNote kot »digitalno tablo z lepljivimi zapiski«, drugi pa poudarjajo, da je Keep »odličen« za deljene sezname v sistemih iOS/Android. Obstaja tudi veliko primerov, ko se Keep uporablja za opomnike in kratkoročne stvari, medtem ko je OneNote rezerviran za poglobljeno dokumentacijo, finance, projekte in obsežne zapiske kot osebni wiki.
• Kako deliti in sinhronizirati OneNote z OneDrive in SharePoint

OneNote za Windows uporablja OneDrive in SharePoint za samodejno shranjevanje in sinhronizacijo zvezkov v oblaku, do katerih lahko dostopate od koder koli. Ko izgubite povezavo (na primer na letu), lahko ročno sinhronizacijo zaženete, ko je omrežje spet na spletu.

• Deljenje ene strani iz programa OneNote (Windows 8/10/11 s kretnjami ali ukazi ekvivalenti): Pojdite na stran in jo izberite v stranski plošči; uporabite sistemsko možnost Deli, izberite cilj (npr. Pošta), izpolnite prejemnike in zadevo ter pošljite.
• Deljenje celotnega zvezka, shranjenega v storitvi OneDrive: Pojdite v OneDrive, izberite mapo zvezka (pazite, da pomotoma ne delite celotne mape »Dokumenti«), kliknite Deli, izberite Pridobi povezavo in se odločite, ali želite dati dovoljenje »ogled« ali »ogled in urejanje«; kopirajte povezavo in jo pošljite po e-pošti.
• Deljenje celotnega zvezka v SharePointu: Na seznamu zvezkov v programu OneNote izberite zvezek, uporabite možnost Kopiraj povezavo v zvezek in prilepite povezavo v e-poštno sporočilo; prejemnik povezave bo potreboval dovoljenja za to spletno mesto SharePoint.
• Samodejna in ročna sinhronizacija: OneNote se sinhronizira neprekinjeno; če želite to storiti ročno, odprite katero koli stran v zvezku, pojdite v pogled Zvezki in izberite Sinhronizacija. Poiščite ikone: vrteče se zelene puščice (sinhronizacija), rdeč krog z X (napaka, tapnite za podrobnosti) in rumen trikotnik s klicajem (brez povezave, nadaljevalo se bo, ko bo omrežje obnovljeno).
• Nastavitve sinhronizacije: V Nastavitve > Možnosti se lahko odločite, ali naj se sinhronizacija samodejno izvede ali ne. Če izberete ročno sinhronizacijo, je ne pozabite vsiliti po vseh večjih spremembah.
• Oddelki na napačni lokaciji: Če OneNote med sinhronizacijo ne najde datoteke odseka, se prikaže indikator »odseki na napačnem mestu«; ta odsek lahko povlečete v drug zvezek, da ohranite podatke, ali pa ga izbrišete, če ga ne potrebujete več.

Samolepljivi listki: Vaši hitri zapiski na vseh vaših napravah

Lepljive opombe se sinhronizirajo z vašim Microsoftovim računom in si jih lahko ogledate v sistemu Windows 10/11, iPhone, iPad in splet, pa tudi možnost njihove integracije z Outlookom. V sistemu Windows v začetnem meniju poiščite »Sticky Notes«; v iPhonu odprite OneNote in tapnite »Sticky Notes«; v iPadu se ikona Sticky Notes prikaže na zavihku Domov; v spletu pojdite na onenote.com/stickynotes in se prijavite.

• Če želite najti določeno opombo: Na glavni strani tapnite Iskanje, vnesite besedo ali besedno zvezo in filtrirajte po zavihku »Samolepljivi listki«. Iskanje zaprite z X, da se vrnete na celoten seznam. Če si jih nameravate ogledati v Outlooku, ne pozabite dodati računa in izbrati privzete lokacije shranjevanja.
• Več uporabne vsebine, povezane z lepljivimi listki in OneNote: Začnite uporabljati samolepljive listke, ustvarjajte jih in delite, izbrišite tiste, ki jih ne potrebujete, in si oglejte vodnik za odpravljanje težav, ko se nekaj ne sinhronizira, kot bi se moralo.

Organizirajte gradiva v Googlu: Deljeni diski in Drive

Čeprav sta Keep in Drive različni orodji, organiziranje datotek v skupnih pogonih Google Drive pomaga ohranjati vaše zapiske v kontekstu in jih enostavno dostopati. V skupnem pogonu lahko ustvarite mape in vanje shranite dokumente, slike ali predstavitve, na katere se lahko pozneje sklicujete v svojih zapiskih.

• Ustvarjanje map na skupnem disku: V levi plošči vnesite ime deljenega pogona, tapnite Novo > Mapa, vnesite ime in potrdite. Ne pozabite, da za nekatera dejanja potrebujete vsaj vlogo sodelavca.
• Dodajte datoteke na skupni pogon: Povlecite datoteke iz računalnika ali Mojega diska ali pa tapnite Novo in izberite ustvarjanje Google dokumenta ali nalaganje datoteke. Naloženi elementi postanejo last ekipe in ne bodo izginili, če nekdo zapusti disk.
• Urejanje in dostop: Datoteke odprite z dvojnim klikom, da jih uredite. Če niste lastnik, vendar imate dovoljenje za urejanje in vam skrbnik to dovoli, jih lahko premaknete na deljeni disk. Če morate do njih dostopati iz računalnika, razmislite o uporabi aplikacije Drive za namizne računalnike.

Premikanje vsebine iz Keepa v OneNote: Metode, ki delujejo v praksi

• Kopiraj v dokumente in izreži z OneNote Web Clipper: V Keepu uporabite možnost »Kopiraj v Google Dokumente« za zapiske, ki jih želite preseliti; odprite ta dokument v brskalniku in ga s programom OneNote Web Clipper shranite v želeni zvezek in razdelek, brez »šuma« celotne strani.
• E-pošta za OneNote: Delite zapisek iz aplikacije Keep po e-pošti na svoj naslov in ga posredujte na naslov »Pošlji po e-pošti v OneNote«, povezan z vašim računom; OneNote ga bo shranil v vaš privzeti zvezek/razdelek, kjer ga lahko organizirate in izboljšate.
• Posnetek zaslona + črnilo: Če vaša beležka v Keepu vsebuje risbe ali oznake, lahko s hitrim zajemanjem in pošiljanjem v OneNote nanjo dodate opombe s črnilom in ohranite vizualni kontekst; to je preprosto, a presenetljivo učinkovito za skice ali žične modele.
• Struktura in oznake na cilju: Ko ste v OneNotu, označite pomembne elemente (npr. »Opravilo« ali »Pomembno«) in vsako stran postavite v ustrezen razdelek. Če imate veliko dela, ustvarjanje oznak po meri pospeši iskanje in pregledovanje.

Nasveti za navzkrižno uporabo in potek dela

• Obdržite za takojšnje zadeve, OneNote pa za poglobljene: Za številke, opravke, geolokacijske opomnike ali skupne dnevne sezname uporabite Keep; OneNote pa rezervirajte za zapisnike, dokumentacijo, načrte, finance ali dolgoročno gradivo z bogatejšimi in bolj strukturiranimi stranmi.
• Opomniki v primerjavi z nalogami: Ohranite zmage pri opomnikih, ki temeljijo na lokaciji in času; OneNote se za opravila zanaša na Outlook, kjer lahko celo označite stanja ali prioritete in si jih ogledate iz drugih aplikacij v ekosistemu (Dokumenti, Gmail, Koledar, Preglednice in Diapozitivi, odvisno od poteka dela, s katerim delate).
• Risanje in multimedija: Oba omogočata dodajanje slik in risb, vendar se OneNote zdi bolj naraven s peresom in tablico; njegov OCR omogoča iskanje, kar po nekaj mesecih nakopičenih zapiskov naredi razliko.
• Integracije in avtomatizacija: OneNote dosega točke z možnostmi »Pošlji e-pošto v OneNote«, »Feedly« ali »IFTTT«; Keep je minimalističen in se zanaša na Googlov ekosistem. Če veliko delate na spletu, vam OneNote Clipper prihrani ure digitalnega brskanja po spletu.

Alternativa, ki združuje zapiske in upravljanje opravil: ClickUp

Če potrebujete prostor za beleženje, sodelovanje v realnem času in uresničevanje idej brez preskakovanja med aplikacijami, je ClickUp morda popolna izbira za vas. Njihovi dokumenti so poenostavljeni, prilagodljivi, omogočajo vdelane komentarje in povezave ter so povezani z nalogami, tako da se nič ne izgubi v limbu.

• Beležnica ClickUp: Uredite z obogatenim besedilom, dodajte kontrolne sezname in z enim klikom spremenite zapisek v nalogo. Če imate zapiske in projekte pod eno streho, se zmanjša trenje, ko ste na poti.
• Umetna inteligenca ClickUp: Ustvari povzetke dolgih niti, predlaga akcijske točke, oblikuje vsebino in tabele ter vam lahko celo pomaga pri pripravi gradiv; 30-minutne naloge postanejo 30-sekundne, ko se jih navadite.
• Preizkusite brezplačno: Lahko začnete brez kartice in preverite, ali vam ustreza kot alternativa Keep/OneNote, če želite svoje zapiske, naloge in ekipo združiti v enem samem toku.

Preden zaključimo, je ključna točka, da ni univerzalnega zmagovalca med Keepom in OneNotom; ključno je, da ju pametno kombiniramo, izkoristimo njune prednosti in, ko je čas za sinhronizacijo, uporabimo posredne poti, kot je kopiranje v Dokumente in izrezovanje z OneNotom ali pošiljanje po e-pošti v zvezek. Na ta način boste imeli trdno povezavo med obema orodjema brez preveč zapletenih težav.