Način »Ne moti« v Google Koledarju: kako utišati, zavrniti sestanke in ostati organiziran

 

Ko imate prenatrpan urnik in se opozorila nenehno pojavljajo, morate zmanjšati hrup, ne da bi pri tem izgubili nadzor nad svojimi obveznostmi. Google Koledar ponuja več načinov za »ne moti«, od blokiranja časa za osredotočenost do samodejnega zavračanja sestankov. Trik je v tem, da vsako funkcijo dobro združimo. odvisno od tega, kaj želite doseči: utišanje v klepetu, opozorila sodelavcem ali ustavitev novih povabil.

Ta članek na enem mestu združuje vse, kar morate vedeti o času za osredotočenost, delovnem času, oznaki »Zaseden« in stanju »Odsoten«, ter nastavitve obvestil in nekaj primerov iz resničnega sveta (kot so celodnevni dogodki ali stres ob koncu tedna). Našli boste konkretne korake, znane omejitve in praktične rešitve. da vas nihče ne prekinja, ko ni primerno, ne da bi pri tem izgubili pomembne informacije.

Kaj danes pomeni »ne moti« v Google Koledarju?

Google Koledar nima enega samega stikala »ne moti«, ki bi enako vplivalo na vse, ima pa več možnosti, ki v kombinaciji dosežejo ta učinek. Ključni elementi so: čas koncentracije, odsotnost v pisarni, delovni čas in zasedenost.Vsak od njih se problema loteva z drugačnega zornega kota: utišanje obvestil klepeta, zavračanje sestankov ali obveščanje o razpoložljivih časovnih terminih.

El Čas koncentracije Ustvarite časovno omejene časovne bloke, v katerih lahko utišate klepet v svoji organizaciji in samodejno zavrnete sestanke. To je idealno za intenzivno delo med delovnim dnem. Med tem blokom Koledar varuje vaš čas. In če želite, se izogibajte pritisku na nove sestanke.

Država Zunaj pisarne Idealno je za počitnice ali odsotnosti. Ko je aktivirano, koledar samodejno zavrne povabila na te datume in prikaže, da niste na voljo. Programirati ga je mogoče iz računalnika ali mobilne naprave. in omogoča ponavljanje v primeru občasnih odsotnosti.

The Delovni čas Drugim pokažejo, ob katerem času dneva ste običajno na voljo. Vsak, ki vas bo poskušal povabiti izven tega časa, bo videl opozorilo, da to ni primeren čas. Ta funkcija je namenjena računom Google Workspace. in pomaga postaviti zdrave meje med delom in osebnim časom.

Končno, razpoložljivost Prosto/Zasedeno Za dogodke in opravila označite, ali blokirajo vaš urnik. Koledar je pred kratkim dodal možnost dodeljevanja oznak. "Zaseden" z nalogami (ne samo za dogodke), zato vam preprečujejo tudi načrtovanje sestankov poleg njih, sistem pa lahko samodejno zavrne povabila. Gre za nekakšen način »Ne moti«, ki se uporablja za opravila. ki je bil najprej ustvarjen v storitvi Google Workspace in kasneje širše uporabljen.

Kdo lahko uporablja posamezno funkcijo in zahteve

Glede na vrsto vašega računa obstajajo pomembne nianse. Za načrtovanje časa za fokus potrebujete službeni ali šolski račun. (Google Workspace). Podobno so delovni časi prilagojeni organizacijskim okoljem in so prikazani v nastavitvah delovnega prostora. Če uporabljate brezplačen Google RačunVideli boste manj naprednih možnosti.

Poleg tega utišati Obvestila Google Chata med časom za fokus Vaša organizacija mora imeti omogočen klepet, blokada fokusa pa mora trajati manj kot 24 ur. Če teh pogojev ne izpolnjujete, izklop zvoka v klepetu ne bo na voljo. na tem konkretnem dogodku.

Kako načrtovati čas za fokus v Google Koledarju

Čas Čas koncentracije se ustvari z začetnim in končnim časom ter samo iz dnevnega ali tedenskega pogleda v spletnem vmesniku. Takole ga konfigurirate korak za korakom iz računalnika:

1. Odprite Google Koledar v brskalniku in pojdite na Dnevni ali tedenski pogled.
2. Kliknite na časovni interval, za katerega želite rezervirati tvoja koncentracija.
3. Na vrhu urejevalnika izberite Čas koncentracije.
4. Prilagodite začetni in končni čas bloka.
5. Nastavite svoje nastavitve:
   • Če želite prejemati obvestila o klepetu, počistite polje »Ne moti« za klepet.
   • Če želite oklepiti blok, Aktivirajte »Samodejno zavrni sestanke«.
6. Kliknite na guardar.

Upoštevajte dve podrobnosti, ki spreminjata privzeto delovanje. Če možnost počistite Ne moti za klepet Pri ustvarjanju bloka bo ta nastavitev uporabljena kot privzeta v prihodnjih obdobjih koncentracije. In izvorno, Ti bloki ne sprejemajo novih ali načrtovanih srečanjČe želite, lahko to nastavitev spremenite tako, da se zavrnejo samo nova povabila.

Urejanje, brisanje ali ponavljanje fokusnega bloka

Če želite spremeniti obstoječi blok, ga odprite v računalniku iz koledarja. Dogodki fokusa so označeni z ikono slušalk.Tako jih je enostavno najti. Kliknite dogodek, pritisnite Uredi, vnesite spremembe in shranite.

Če ga želite izbrisati, pojdite v sam dogodek in izberite Izbriši dogodekKoledar vas bo vprašal, ali želite odstraniti samo ta primerek ali tudi celotno serijo, če je šlo za ponavljajoči se blok. To je hiter način za odpravljanje vrzeli. ko se vaši načrti spremenijo.

Želite, da se vaša koncentracija ponavlja? Odprite dogodek, pojdite na Uredi in poleg možnosti »Ne ponavlja se« odprite meni. Izberete lahko frekvenco dnevno, tedensko, mesečno, letno ali kaj prilagojenega in shranite.

Zasebnost, barva in vidnost časa za osredotočenost

V urejevalniku dogodkov boste pod imenom koledarja videli možnost Privzeta vidnostRazširite in izberite, ali bo ta blok javen ali zaseben. V delovnih okoljih Vidnost pomaga drugim razumeti vašo razpoložljivost, ne da bi pri tem razkrili občutljive podrobnosti.

Možno je tudi dodeliti določeno barvo do vaših fokusnih blokov. Pojdite na Uredi, tapnite Barvo, izberite eno in shranite. Koledar si bo zapomnil to barvo za vaše prihodnje relije, če želite ohraniti dosledno estetiko.

Tišina v klepetu Google med koncentracijo: pogoji

Ko prvič uporabljate Čas za fokus, je možnost »Ne moti« za klepet Privzeto je omogočeno. To pomeni, da so med blokado obvestila o sporočilih utišana, če ima vaša organizacija omogočen klepet in blokada traja manj kot 24 ur. Če želite, ga lahko onemogočite pri ustvarjanju ali urejanju dogodka. če želite še naprej prejemati obvestila klepeta.

Oznaka »Zaseden« na opravilih in dogodkih: zbogom lažnemu sestanku

Ena nova funkcija, ki je spremenila način, kako si mnogi ljudje organizirajo življenje, je možnost označevanja kot Tudi zaposlen z nalogamine samo dogodkov. S tem Koledar blokira ta časovni okvir in lahko samodejno zavrnitev povabil na sestanek ki padejo na vas. V praksi gre za način »ne moti«, ki se uporablja za vaša vsakodnevna opravila.

Preizkušanje je preprosto: ustvarite opravilo (ali odprite obstoječe), mu dajte naslov in pojdite v možnosti koledarja, povezane s tem opravilom. Kjer vidite »Na voljo«, lahko to spremenite v »Zaseden«Ta zmogljivost je bila najprej na voljo v storitvi Google Workspace, kasneje pa je bila razširjena na več uporabnikov. To predstavlja očitno izboljšanje za tiste, ki uporabljajo naloge kot delovni načrt..

Konfigurirajte delovni čas in lokacijo

Delovni čas sporoča vašim sodelavcem, kdaj ste na voljo. V računalniku odprite Koledar, kliknite ikono zobnika in pojdite v Nastavitve. V levi plošči pod možnostjo Splošno boste našli Delovni čas (ali »Delovni čas in lokacija«, če je skrbnik omogočil privzeto lokacijo). Aktiviraj delovni čas in označuje dneve in časovne okvire.

Dan lahko glede na vašo razpoložljivost razdelite na več segmentov z gumbi za Dodaj (+) in odstrani (−) za upravljanje obdobij. Ta podrobnost je uporabna, če delate na daljavo., če delate v deljenih izmenah ali če izmenično delate v pisarni in doma.

Lokacija vašega dela pomaga vaši ekipi vedeti, kje boste. V nastavitvah pojdite na »Delovni urnik in lokacija«, izberite dneve in ure ter dodelite lokacijo za vsak dan. Če navedete, katere dni boste v pisarni, je lažje načrtovati osebne sestanke. in spoštujte časovne pasove.

Deljenje teh časov ima posledice za zasebnost, zato je dobro, da prilagodite, kdo vidi vaše podatke. V isti domeni WorkspaceVaši sodelavci bodo videli vaš urnik, ko bodo pri ustvarjanju dogodkov uporabljali razdelke, kot sta »Sestanek z« ali zavihek »Poišči čas«. Termini izven delovnega časa so prikazani sivo.

Stanje »Odsoten« iz računalnika in mobilne naprave

Če želite označiti dopuste ali odsotnost, ustvarite dogodek in izberite vrsto Zunaj pisarneIzberite datume (in ure, če je primerno) in pustite, da Koledar opravi delo. samodejno zavrni povabilaČe imate redne odsotnosti, lahko nastavite ponovitev in prilagodite sporočilo o zavrnitvi.

Z mobilnega telefona (Android o iPhone), tapnite gumb ustvariti (+) v Google Koledarju in izberite »Odsoten«. Določite interval, po potrebi konfigurirajte ponavljanje, prilagodite vedenje zavrnitve in shranite. To je najbolj neposreden način, da se izognete sestankom, ko dejansko niste na voljo..

Obvestila Google Koledarja: vrste in nastavitve

Koledar vas lahko obvesti tako, da e-mail, skozi obvestila na namizju (zunaj brskalnika, z odprtim Koledarjem) ali z opozorila v oknu iz samega Koledarja. Če te opomnike pravilno nastavite, preprečite, da bi zamudili dogodek ali da bi vas kdo prekinil ob neprimernem času.

Če želite spremeniti globalne nastavitve, odprite Koledar v brskalniku in pojdite na konfiguracijaV razdelku Splošno pojdite na »Nastavitve obvestil« in izberite, kako jih želite prejemati. Če omogočite obvestila na namizju, lahko prikažete možnost za odložitev obvestil in izberite, kako dolgo bodo odloženi. Obstaja tudi nastavitev, ki vas obvesti le, če ste odgovorili. »Da« ali »Morda« dogodek.

Opomba: Preložena obvestila so prikazana samo v Google ChromeIn če je za isti dogodek več opozoril, se gumb Dremež prikaže le pri zadnjem. Če se prikaže sporočilo »Vaš brskalnik ne podpira obvestil«Da bodo spet pravilno delovali, morate posodobiti brskalnik.

Za določen dogodek odprite dogodek in pritisnite UrediteV razdelku Obvestila se odločite, ali želite prejemati opozorila ali e-poštna sporočila, spremenite predhodno obvestilo, dodajte več obvestil ali izbrišite nepotrebna. Spremembe ne vplivajo na druge goste; je vaša osebna nastavitev za ta dogodek.

Obvestila lahko prilagodite tudi za določen koledar, ki vam pripada: Nastavitve > »Nastavitve mojega koledarja« > izberite svoj koledar > »Obvestila o dogodkih« in »Cel dan«. Tam določite, katera obvestila želite privzeto uporabljati za ta koledar.Dodate nove ali pa odstranite tiste, ki niso več uporabne.

Oglejte si in razumite delovni čas drugih

Če ste v isti domeni in imate dovoljenje, lahko preverite razpoložljivost sodelavca v razdelku "Srečanje z" V levi plošči Koledarja: vnesite njihovo ime ali e-pošto in videli boste njihov delovni urnik, če ga imajo aktivnega. Druga možnost je zavihek »Najdi čas« pri ustvarjanju dogodka (trenutno ni na voljo na mobilnih napravah).

Če ne spremljate svojega delovnega časa, najverjetneje uporabljate brezplačen Google računki ne vključuje te funkcije. V profesionalnem okolju jo običajno upravlja Googlov delovni prostor in morda bo potrebna konfiguracija s strani skrbnika.

Primeri iz resničnega življenja in praktične rešitve

»Med dogodki samodejno utišam telefon, ko pa zapustim sestanek, moram izklopiti način »Ne moti«.« Ta scenarij je pogost, ko mešamo pravila Telefon z načinom Ne moti s koledarjem. V Koledarju se tišina upravlja predvsem prek Klepeta. Med časom za fokus. Če je vaša težava nastavitev »Ne moti« v telefonu, je rešitev pregled pravil telefona ali njihova ročni prekinitev, ko končate, ker Koledar Ne nadzoruje DND naprave..

»Celodnevni dogodki sprožijo tudi moj način »Ne moti«, česar pa ne želim.« Koristna ideja je, da te dogodke razvrstite kot 'Na voljo' namesto »Zaseden«, če so le opomniki, ali pa jih premaknite v drug koledar z posebna obvestilaZ možnostjo razpoložljivosti, Izogibate se blokiranju delovnega dne in zmanjšate vpliv na samodejna pravila, ki spremljajo stanje vašega urnika.

»Ob koncih tedna prejemam opomnike za delo, kar me izzove iz načina sprostitve. Ali lahko ob sobotah in nedeljah nastavim »Ne moti« samo za svoj službeni koledar?« Koledar to omogoča. Konfigurirajte obvestila koledarjaEn pristop je torej, da zmanjšate ali onemogočite obvestila delovnega koledarja in jih nato ponovno omogočite, ko jih želite. Vgrajene nastavitve za utišanje obvestil po dnevih v tednu ni, lahko pa ustvarite Ponavljajoči se dogodek: Odsotnost iz pisarne ob vikendih blokirati povabila in uporabiti možnost »Obvesti me le, če sem odgovoril z Da ali Morda« čim manj prekinitev.

Če vas obremenjujejo obvestila, ki so poslana predaleč prej (en teden prej, dva dni prej itd.), si zastavite nežnejšo strategijo: pošljite eno samo e-pošto. Petek popoldne za ponedeljek in enourno opozorilo na isti dan. Ta kombinacija je običajno dovolj brez da bi vdrli v vaš sobotni in nedeljski počitek.

Pogoste napake in kako se izogniti težavam

Če vam Koledar sporoči »Brskalnik ne podpira obvestil."Posodobite brskalnik. Ta napaka preprečuje prikaz obvestil o dogodkih." Z najnovejšo različico težava običajno izgine.Preverite tudi, ali vaš brskalnik dovoljuje obvestila s spletnega mesta calendar.google.com.

Ali se lahko Koledar uporablja za prijavo in odjavo? Alternative

Google Koledar je zasnovan tako, da upravljajte dogodke in sestankeNe za sledenje časa. Če obračunavate po urah ali potrebujete uradno evidenco, boste morali uporabiti druga orodja. Nekatere priljubljene možnosti so: clockify o el Snemalnik časa projekta ClickUpKoledar lahko uporabite kot vodilo za rekonstrukcijo svojih dejanj, uradno štetje pa je treba hraniti v aplikaciji za časovnico.

Kar zadeva produktivnost, vam lahko samodejna transkripcija in povzemanje prihranita delo z zapiski, če preživite veliko ur na video sestankih. Integracije z Google meet Omogočajo vam, da ujamete tisto, kar je pomembno, nadoknadite zamujeno, ne da bi pregledali celoten posnetek, in preostanek dneva posvetite svojim glavnim nalogam.

Ključ do tega, da se ne motite, ko ni primerno, je dobra kombinacija teh funkcij: Čas koncentracije da se osamite in po potrebi utišate klepet; Zasedeno pri nalogah in dogodkih za zapolnitev vrzeli; Zunaj pisarne za očitne odsotnosti; Delovni čas izobraževati ljudi okoli sebe; in obvestila Urniki, ki temeljijo na koledarju in dogodkih, prilagojeni vašim potrebam. S to kombinacijo vaš koledar deluje za vas in ne obratno.