Microsoft 365 v primerjavi z Google Workspace in selitev v podjetjih

Če ste sodelovali z Google Workspace in razmišljate o prehodu na Microsoft 365Verjetno je polovica ekipe navdušena nad Gmailom, Driveom in Dokumenti ... druga polovica pa prisega, da brez njih besedaExcel in PowerPoint ne moreta preživeti. Ta situacija je pogostejša, kot se zdi: organizacije, ki že leta vlagajo v Google, usposabljajo svoje uporabnike, pa imajo še vedno zelo visok odstotek tistih, ki imajo raje Microsoftov ekosistem.

V tem kontekstu se običajno postavlja vprašanje, ali Ostanite v storitvi Google Workspace, premaknite vse v Microsoft 365 ali pa sobivajte brez zadržkov. Nadaljevanje z nameščenim Officeom v računalnikih in datotekami v storitvi Drive. In seveda se pojavi še eno ključno vprašanje: kako narediti Urejena selitev e-pošte, datotek, koledarjev in dovoljenj Brez da bi karkoli pokvarili in ne da bi uporabnike ovirali en teden. Razčistimo vse to mirno in z zelo praktičnim pristopom.

Microsoft 365: Zmogljiv ekosistem za zahtevna poslovna okolja

Ko bomo govorili Microsoft 365 (prej Office 365) Govorimo o platformi, ki združuje klasične namizne aplikacije s storitvami v oblaku, napredno varnostjo in sodobnimi orodji za sodelovanje. Z drugimi besedami, združuje tradicionalni Word in Excel s Teamsom. SharePointOneDrive in celotna Microsoftova skrbniška in varnostna nastavitev.

Med njegovimi najbolj znanimi sestavinami so Namizni in spletni programi Officea (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher) ter orodja za sodelovanje, kot so Ekipe, SharePoint in OneDrive, poslovne storitve, kot sta Exchange Online ali Power Platform, in vse večji nabor varnostnih rešitev, kot sta Microsoft Defender in funkcije za zagotavljanje skladnosti s predpisi.

Ena od velikih prednosti sistema Microsoft 365 je njegova Popolna funkcionalnost brez povezaveUporabniki lahko še naprej delajo z vsemi viri Worda, Excela ali PowerPointa, tudi če izgubijo dostop do interneta, kar je ključnega pomena v podjetjih s pogostimi potovanji, na gradbiščih, v podružnicah s slabo povezljivostjo ali preprosto za uporabnike, ki imajo raje tradicionalni model lokalne sinhronizacije datotek.

Poleg tega je platforma zelo zasnovana za integrirati z infrastrukturo Windows in Active DirectoryZato se še posebej dobro prilega organizacijam, ki že delujejo v Microsoftovem okolju, s strežniki, domenami in poslovnimi aplikacijami, ki temeljijo na lastnih tehnologijah.

Na manj ugodni strani ima Microsoft 365 določeno kompleksnost konfiguracije in upravljanjaSkrbniško središče je zelo zmogljivo, vendar za polno izkoriščanje njegovih zmogljivosti zahteva tehnično znanje. Krivulja učenja je lahko nekoliko strmejša za uporabnike, ki niso seznanjeni z Microsoftovim ekosistemom, zlasti za tiste, ki prihajajo iz izključno spletnih okolij, kot je Google Workspace.

Google Workspace: Sodelovanje v oblaku brez težav

Google Workspace (prej G Suite) se je od prvega dne rodil z idejo, da Vse se dogaja v brskalniku in v realnem časuNi treba nameščati zahtevnih programskih paketov: Dokumentov, Preglednic, Predstavitev, Gmaila, Koledarja, Meeta ... do vsega je dostopno prek spleta ali iz aplikacije Zelo lahki mobilni telefoni, zasnovani za delo od koder koli.

Srce apartmaja sestavljajo Gmail, Drive, Dokumenti, Preglednice, Predstavitve, Koledar, Klepet in MeetPoleg tega vključuje pripomočke, kot so Forms, Sites, Keep, Jamboard in AppSheet. Z drugimi besedami, poskrbeli ste za svojo poslovno e-pošto, shranjevanje v oblaku, osnovni pisarniški paketi, video klici in interno sporočanje, z močnim poudarkom na preprostosti.

Največja moč storitve Google Workspace je v njeni sočasno sodelovanje pri dokumentihVeč uporabnikov lahko hkrati ureja datoteko, si v realnem času ogleda spremembe, komentira, predlaga in klepeta znotraj samega dokumenta, ne da bi jih skrbelo za nadzor različic ali zaklepanje datotek. Za porazdeljene ekipe, zagonska podjetja in podjetja z zelo plosko organizacijsko strukturo je to čisti zlati arsenal.

Druga zelo cenjena točka je njena čist in minimalen vmesnikTo večini uporabnikov omogoča, da se v nekaj minutah navadijo na delovanje, še posebej, če so že uporabljali osebne račune Gmail ali Google Drive. Za organizacije z majhnimi IT-ekipami ta preprostost skrajša čas incidentov in podpore.

Manj pozitivna stran je, da odvisnost od internetne povezave Razlika je precej izrazita: načini brez povezave obstajajo, da, vendar ne dosegajo ravni zrelosti Microsoftovih namiznih aplikacij. Poleg tega je kljub znatno izboljšani združljivosti z datotekami Officea še vedno lahko težko odpreti ali urediti zapletene dokumente Excel ali Word v [sistemu/aplikaciji/itd.]. Google Docs ali Preglednice.

Ključna primerjava: uporabniška izkušnja, sodelovanje in shranjevanje

Če se osredotočimo na vsakodnevne potrebe uporabnika, Microsoft 365 ponuja vmesniki z več možnostmi in možnostmis trakovi, polnimi menijev, zavihkov in naprednih nastavitev. To je idealno za uporabnike, ki Excel ali Word preizkušajo do meja svojih zmogljivosti, vendar je lahko za bolj osnovne uporabnike preobremenjujoče.

Google Workspace pa stavi na Čistejša zasnova s ​​funkcijami, prikazanimi kontekstualnoTo prikrije nekaj kompleksnosti, da se uporabnik ne izgubi. Pospeši uvajanje, čeprav nekateri napredni uporabniki pogrešajo podrobnejše možnosti za zelo zapletene dokumente.

Pri sodelovanju se Microsoft 365 še posebej zanaša na Teams, SharePoint in soavtorstvo v OfficeuTeams združuje klepet, kanale, video klice in skupno urejanje dokumentov, ki gostujejo v storitvi OneDrive ali SharePoint. Soavtorstvo deluje dobro, čeprav je izkušnja včasih manj dosledna med namizno in spletno različico.

Google Workspace pa ima sodelovanje v realnem času, vgrajeno v DNKVse je zasnovano za hitro deljenje, sočasno urejanje in komentiranje. Integracija Meeta s Koledarjem in dokumenti omogoča neverjetno enostaven prehod iz e-pošte ali dokumenta v video klic.

Pri shranjevanju in upravljanju datotek OneDrive in SharePoint ponujata visoko strukturiran model dokumentarne knjižnicez natančnim nadzorom dovoljenj, potekov dela za odobritev, metapodatkov in pravilnikov o hranjenju. Google Drive pa izstopa po svoji preprostosti (in obstajajo alternative, kot so ProtonDrive): zmogljiva iskanja, agilno deljenje in predogled skoraj vseh datotek brez potrebe po dodatnih aplikacijah.

Varnost, skladnost s predpisi in integracija z drugimi sistemi

Ko bomo govorili varnost in skladnostMicrosoft 365 ima običajno prednost v močno reguliranih sektorjih (finance, zdravstvo, javna uprava), saj vključuje možnosti, kot so napredno preprečevanje izgube podatkov (DLP), upravljanje informacij, Microsoft Defender, zelo natančen nadzor identitet in dostopa, poleg tega pa še širok katalog certifikatov (GDPR, HIPAA, ISO 27001 itd.).

Tudi Google Workspace na tem področju ni zaostajal: Izkoristite Googlovo globalno infrastrukturo in varnostne ukrepez dvostopenjskim preverjanjem, zaščito pred lažnim predstavljanjem in zlonamerna programska opremaTrezor za hrambo podatkov in e-odkrivanje ter kontekstualni nadzor dostopa. Vendar pa so nekateri nadzori v zelo zapletenih scenarijih manj podrobni kot Microsoftovi.

Kar zadeva integracijo z drugimi aplikacijami, ima Microsoft domačo prednost, saj podjetje že ima Okolja Windows, Azure, aplikacije .NET ali klasične poslovne rešitvePlatforma Power (Power Automate, Power Apps, Power BI, Power Pages) vam omogoča avtomatizacijo procesov, ustvarjanje aplikacij z nizko kodo in povezovanje podatkov iz več virov z visoko stopnjo izvorne integracije.

Google Workspace se prilega kot rokavica organizacije, ki so v veliki meri zasnovane na oblakus številnimi aplikacijami SaaS in intenzivno uporabo platforme Google Cloud. Tržnica vtičnikov in odprti API-ji omogočajo povezovanje storitev tretjih oseb, čeprav se je v nekaterih primerih morda treba bolj zanašati na razvoj po meri ali zunanje integracije.

Pri komunikaciji in videokonferencah, Ekipe in Google meet Več kot ustrezno pokrivajo potrebe večine podjetijTeams ponavadi pridobi točke v okoljih, kjer želite integrirati poslovno telefonijo (Teams Phone) ali velike dogodke v živo, medtem ko je Meet cenjen zaradi svoje preprostosti in dobrega delovanja znotraj Googlovega ekosistema.

Katera platforma je najboljša glede na vrsto in velikost podjetja

Organizacijska struktura močno vpliva na odločitev. podjetja s tradicionalno hierarhijo in zelo definiranimi oddelkiMicrosoft 365 je običajno boljša izbira zaradi natančnega nadzora, možnosti konfiguriranja zelo natančnih pravilnikov po območjih in enostavne integracije s starejšimi sistemi. podatkovnih baz korporativni.

V organizacijah z ravne strukture, večfunkcijske ekipe in zelo horizontalna kultura sodelovanjaGoogle Workspace je še posebej priročen: vsi delijo, komentirajo in sodelujejo v realnem času, ne da bi se preveč obremenjevali z osnovno »arhitekturo dokumenta«.

Zaradi svoje velikosti se velika podjetja z več tisoč zaposlenimi običajno odločajo za Paketi Microsoft 365 ali Google Workspace Enterprise odvisno od tega, ali dajejo prednost skrajni skladnosti s predpisi in integraciji s starejšimi sistemi (kar je bolj naklonjeno Microsoftu) ali agilnosti in sodelovanju v realnem času v velikem obsegu (kar je bolj usklajeno z Googlom).

V srednje velikih podjetjih oboje Microsoft 365 Business Premium kot Google Workspace Business Plus Ponujajo zelo razumne kombinacije cene, funkcionalnosti in varnosti. Odločilni dejavnik je običajno obstoječe okolje: če že uporabljate klasični Office in Windows, boste verjetno izbrali Microsoft; če se je vaše podjetje začelo v oblaku z Gmailom in spletnimi aplikacijami, običajno zmaga Google.

Za mala podjetja in zagonska podjetja z manj kot 50 ljudmi na odločitev običajno vplivata enostavnost uporabe in proračun za IT. Začetni račun za Google Workspace za podjetja Omogoča izjemno hiter zagon, hkrati pa Microsoft 365 Business Basic ali Business Standard Zelo privlačne so, če želite vključiti tudi namizne aplikacije z licencami na uporabnika za več naprav.

Vloga naprave: podjetja, ki 100 % temeljijo na računalnikih Mac, in tveganja z OneDriveom

Ko pridejo v poštev okoljih, kjer vsi uporabniki delajo z MacVendar pa ima odločitev dodatne nianse. Mnogi sistemski skrbniki poročajo, da Google Drive v sistemu macOS deluje precej stabilno, z odjemalcem za sinhronizacijo, ki sicer ni popoln, a je v zahtevnih scenarijih manj problematičen kot nekatere različice OneDrive.

V majhnih kreativnih podjetjih ali arhitekturnih, oblikovalskih ali marketinških studiih je pogosto mogoče najti Ekipe, ki so izključno Mac in še posebej cenijo stabilnost shranjevanjaV teh primerih se lahko zavezanost storitvi Microsoft 365 kot platformi za e-pošto, pisarniške aplikacije in sodelovanje spopade z nezaupanjem glede storitve OneDrive in predvsem z intenzivno uporabo SharePointa iz računalnika Mac.

Za majhno pisarno, na primer osem strokovnjakov, ki trenutno uporabljajo e-pošto GoDaddy in Dropbox Pri skupni rabi datotek je dilema jasna: če vas e-pošta, sestanki in pisarniška opravila spodbujajo k storitvi Microsoft 365, shranjevanje v oblaku pa se vam zdi v storitvi Google Drive bolj robustno, morate skrbno pretehtati vpliv morebitnih težav s sinhronizacijo na macOS.

V teh primerih je priporočljivo preučiti, ali je količina datotek, njihova velikost in potreba po delu z njimi ... kompleksne knjižnice in metapodatki SharePointa Upravičujejo selitev vsega k Microsoftu ali pa se morda smiselno del delovanja ohrani v storitvi Google Drive ali celo kombinirajo rešitve, odvisno od vrste vsebine in njene kritičnosti.

Po drugi strani pa Microsoft nenehno izboljšuje Odjemalec OneDrive za Mac in integracija s FinderjemTo zmanjša težave s sinhronizacijo, ki so bile pred nekaj leti precej pogoste. Kljub temu je za podjetja, ki so zelo občutljiva na težave z datotekami (na primer arhitekturno podjetje, ki dela z načrti, 3D-modeli in velikimi količinami dokumentacije), priporočljivo izvesti pilotne teste, preden se popolnoma preklopi.

Iz storitve Google Workspace v Microsoft 365: kaj je mogoče preseliti in česa ne

Če se odločite za prehod z Google Workspace na Microsoft 365, morate najprej razjasniti, Katere vrste podatkov je mogoče preseliti in kakšne so omejitve?V standardnem projektu je mogoče prenesti naslednje objavaOsnovna pravila za e-pošto, koledarje in stike. Poleg tega lahko datoteke premaknete iz storitve Google Drive v OneDrive in SharePoint, pri čemer ohranite večino metapodatkov in dovoljenj.

Migracija uporabnikov se običajno izvede v serije ali loteTo omogoča fazni projekt: poštni nabiralniki se ustvarijo v storitvi Microsoft 365, definira se, kdo vstopi v posamezno serijo, skupine ljudi pa se preselijo v nadzorovanih časovnih oknih, da se zmanjša vpliv na vsakodnevno poslovanje.

Bistveno je, da domeno že imate Preverjeno v storitvi Microsoft 365 Preden naredite karkoli pomembnega, bi morali konfigurirati potrebne zapise DNS, zlasti zapise TXT in MX. Ta del je običajno usklajen z vašim ponudnikom gostovanja ali DNS, da se preprečijo izpadi e-pošte.

Ne deluje vse na Googlu po pričakovanjih. Upoštevati je treba omejitve, kot so ... brez selitve rezervacij sejnih sob, izguba barv dogodkov v koledarjih, delna selitev stikov (z največ tremi e-poštnimi naslovi na stik) ali odsotnost oznak po meri, URL-jev stikov ali nekaterih specifičnih kategorij Gmaila.

Poleg tega obstajajo kvote in omejitve v Google API-ju Ti dejavniki lahko vplivajo na delovanje migracij koledarja in stikov. Čeprav začetni postopek nastavitve traja le nekaj ur, celotna migracija velikih količin podatkov pogosto traja več dni.

Predpogoji in metode za selitev e-pošte in podatkov

Preden začnete postopek selitve iz storitve Google Workspace v Microsoft 365, je priporočljivo, da se prepričate, da Odgovorni imajo ustrezne vloge V obeh okoljih: skrbniška dovoljenja ali vsaj vloga ustvarjalca projekta v Googlu za registracijo API-jev in konfiguriranje dostopa ter skrbniška dovoljenja v storitvi Microsoft 365 za ustvarjanje uporabnikov, nabiralnikov in povezovalnikov ter prejšnje varnostne kopije.

V praksi je običajno potrebno ustvarite poddomene za usmerjanje pošte med soobstojem (na primer enega za tok v Microsoft 365 in drugega za preostali tok v Google) in pred dodajanjem v selitveni paket omogočite vse uporabnike v storitvi Microsoft 365.

Razpoložljive metode selitve vključujejo iz Izvorna orodja Microsoft 365 za selitev iz Googla Možnosti segajo od specializiranih rešitev tretjih oseb do skriptov in ročnih orodij za manjše ali zelo prilagojene scenarije. Izbira metode bo odvisna od števila poštnih predalov, količine podatkov in proračuna.

Dobro načrtovani projekti se združujejo množične začetne migracije z diferencialnimi sinhronizacijami Blizu časa selitve MX, da je čas izpada za uporabnike čim krajši. To pomeni, da se glavni podatki preselijo nekaj dni prej, tik pred končno selitvijo pa se izvede zadnji prehod za vključitev vseh novih podatkov, ki so bili dodani.

Priporočljivo je imeti jasen načrt interne komunikacije: predhodna obvestila, načrtovano okno za spremembe, navodila za konfiguracijo Outlooka, Teamsa ali drugih aplikacij ter okrepljen kanal podpore v prvih nekaj dneh za reševanje vprašanj in manjših težav.

Selitev datotek: iz storitve Google Drive v OneDrive in SharePoint

Poleg pošte je eden najbolj občutljivih korakov Selitev datotek iz storitve Google Drive v Microsoftov oblakTukaj pride na vrsto Migration Manager, orodje, ki ga Microsoft ponuja za analizo, načrtovanje in izvajanje prenosa vsebine v OneDrive in SharePoint, hkrati pa ohranja strukturo, dovoljenja in velik del metapodatkov.

V standardnem delovnem procesu je prva stvar Povežite Googlovo okolje s projektom migracijeČe želite to narediti, morate namestiti aplikacijo za selitev Microsoft 365 iz trgovine Google Workspace Marketplace in ji dodeliti potrebna dovoljenja. Ko to storite, lahko registrirate račune ali enote Drive, ki jih želite pregledati.

Naslednji korak je analizirajte vsebino storitve Google DriveOrodje pregleda pogone, zazna morebitne težave (datoteke s predolgimi imeni ali potmi, nepodprte vrste datotek, napake v dovoljenjih itd.) in ustvari poročila, ki jih je mogoče prenesti, in vam omogočajo, da pregledate, kaj bi lahko blokiralo selitev ali kaj je treba predhodno popraviti.

Ko se prikaže, da je niz pogonskih enot »pripravljen za selitev«, lahko Dodaj na seznam migracij in preglej ciljne poti, s čimer prilagodite, katera vsebina gre v osebni OneDrive in katera v knjižnice SharePoint, povezane z ekipami ali oddelki.

Ključni del je Dodelitev identitete med Googlom in storitvijo Microsoft 365Domene, uporabniki in skupine morajo biti preslikani z ene strani na drugo, tako da po zaključku selitve dovoljenja za branje in urejanje ostanejo razumno usklajena s prvotnim stanjem.

Migration Manager Lite: poenostavljene migracije za mala in srednje velika podjetja

Za mala in srednje velika podjetja z manj kot 100 licencami je Microsoft ustvaril Upravitelj migracij LitePoenostavljena in enostavnejša različica standardnega upravitelja selitev, zasnovana tako, da pomaga malim in srednje velikim podjetjem ter partnerjem pri premikanju vsebine iz storitve Google Drive v Microsoft 365, ne da bi se morali ukvarjati z vsemi naprednimi možnostmi.

Ta lahki način je na voljo Privzeto omogočeno za najemnike SMB Ko ustvarite projekt selitve in do njega dostopate iz skrbniškega središča za Microsoft 365, v razdelku z nastavitvami in selitvijo/uvozom izberite kot vir Google Drive ali Google Workspace.

Če ga želite začeti uporabljati, morate preveriti, ali imate zadostna dovoljenja v ciljnem najemniku (običajno gre za vlogo globalnega skrbnika, SharePoint ali podobno) in da ima Google Račun, ki se uporablja za povezavo, dostop za branje diskov in uporabniških računov, ki jih je treba preseliti.

Ko je projekt ustvarjen, sledi zelo jasno vodeno zaporedje: povezava z virom, pregled vsebine, opredelitev ciljev, dodelitev identitete in začetek migracije s spremljanjem napredka. Za številna mala in srednje velika podjetja to znatno zmanjša potreben tehnični napor.

Tudi s to poenostavljeno metodo je še vedno priporočljivo imeti nekdo s predhodnimi izkušnjami na področju migracij, vsaj za pregled analitičnih poročil in potrditev, da topologija knjižnice v SharePointu in OneDriveu odraža dejanski način delovanja podjetja in ne le dobesedne kopije tega, kako so bile stvari v storitvi Drive.

Stroški, donosnost naložbe in miti o cenah med storitvama Google Workspace in Microsoft 365

Leta je bilo samoumevno, da Google Workspace je bil »cenejši« od Microsofta 365To je deloma zato, ker so mnogi začeli z brezplačnimi različicami G Suite ali osebnimi Gmail računi, ki so jih pretvorili v delovna orodja brez očitnih neposrednih stroškov.

Ker pa je Google postopoma ukinil brezplačne pakete za podjetja in konsolidirane naročniške modele, Cenovna prednost je izginila.Danes je treba pravo primerjavo opraviti ne le glede na mesečno licenčnino, temveč tudi glede na skupne stroške lastništva: integracijo z drugimi aplikacijami, čas upravljanja, varnostne potrebe, produktivnost ekipe itd.

Študije, kot so poročila o skupnem ekonomskem vplivu na Microsoftove ekipe oddaja zelo visoki donosi naložb pri analizi skrajšanja časa sestankov, odprave potovanj, izboljšanja koordinacije ekipe in pospešitve odločanja.

Nekaj ​​podobnega se dogaja z uvedbo storitve Google Workspace v organizacijah, ki izhajajo iz zelo razdrobljenih modelov: premaknite vse na platformo za sodelovanje v oblaku Zmanjšuje informacijske silose, izboljšuje uvajanje novih ljudi in omogoča delo na daljavo brez obsežne uvedbe infrastrukture.

Navsezadnje je ključno analizirati, koliko nas dejansko stane, če nadaljujemo tako, kot smo: posamezne licence za OfficeDropbox ali podobno shranjevanje, e-pošta tretjih oseb, storitve backup razpršene, dodatne varnostne rešitve ... in jih primerjajte s stroški in zmogljivostmi integriranega paketa, kot je Microsoft 365 ali Google Workspace.

Napredna varnost, hibridno delo in posodobitev delovnega mesta

Podaljšanje hibridno in delo na daljavo Zaradi tega ni več dovolj imeti zgolj pisarniško programsko opremo in e-pošto. Podjetja potrebujejo rešitve, ki ščitijo podatke na kateri koli napravi, omogočajo varno preverjanje pristnosti s katere koli lokacije in omogočajo centralizirano spremljanje morebitnih groženj.

Microsoft je ta vidik močno izboljšal z orodji, kot so Microsoft 365 Defender za podjetja, ki združuje zaščito pred zlonamerno programsko opremo, upravljanje ranljivosti, upravljanje informacij in avtomatizirano odzivanje na incidente s pristopom XDR (razširjeno zaznavanje in odzivanje), ki skupaj obravnava končne točke, identitete, e-pošto in aplikacije.

Za organizacije, ki nadomeščajo zastarela oprema, lokalni strežniki in stare rešitve Zahvaljujoč storitvam v oblaku te vrste integriranih platform močno poenostavijo življenje: manj različnih izdelkov za vzdrževanje, manj oken za nadzor in jasnejši pregled nad tem, kdo dostopa do česa.

Google je prav tako okrepil svojo zavezanost varnosti: Napredni nadzorni mehanizmi za upravljanje končnih točk, pravila kontekstualne varnosti, orodja za revizijo in nenehna prizadevanja za zaščito računov pred lažnim predstavljanjem in ugrabitvijo. V okoljih, kjer je večina aplikacij v oblaku in se do njih dostopa prek posodobljenih brskalnikov, je ta model odlična izbira.

V obeh primerih je izziv običajno v pravilni začetni konfiguraciji in v usposabljanju uporabnikov, da se navadijo na prakse, kot so večfaktorska avtentikacija (MFA)Odgovorno upravljanje gesel in prepoznavanje sumljivih e-poštnih sporočil.

Izberite med Microsoft 365 in Google Workspace ter načrtovanje selitve iz Googla Prehod na Microsoftov ekosistem ni trivialna odločitev, niti se ne rešuje zgolj s pogledom na ceno licence: pomembno vlogo igrajo kultura podjetja, vrsta uporabljenih naprav (Windows, Mac, mobilne naprave), sektor, v katerem deluje, pomen varnosti in skladnosti s predpisi, združljivost s kompleksnimi dokumenti in predvsem dejanski način vsakodnevnega sodelovanja ekip; bolje ko so ti dejavniki razumljeni in bolje ko je zasnovan projekt migracije – e-pošta, koledarji, stiki in datoteke z njihovimi dovoljenji – bolj smiselna bo izbrana platforma in lažje jo bodo ljudje sprejeli brez drame in z občutkom, da orodja za produktivnost zdaj delujejo v njihovo korist in ne proti njim.