Se splača uvesti ERP v oblaku? Podroben pregled prednosti in slabosti.

La odločitev za implementacijo ERP v oblaku Ni trivialno: gre za obravnavo procesov, podatkov, stroškov in celo kulture podjetja. Vedno več je rešitev v oblaku (SaaS), veliko trženja in včasih zelo malo drobnega tiska, zato je vredno skrbno preučiti, ali se to resnično splača v primerjavi z lokalnim ERP sistemom.

V naslednjih vrsticah boste našli poglobljena primerjava prednosti in slabosti Ta članek bo obravnaval programsko opremo ERP v oblaku, vključno z razpoložljivimi modeli, kako se razlikujejo od tradicionalnih sistemov ERP, katera vrsta podjetja je najbolj primerna za posamezno možnost in katere dejavnike morate upoštevati pred prehodom. Cilj je poglobiti se v podrobnosti, brez slepega navdušenja nad tehnologijo, a tudi brez neutemeljenih strahov.

Kaj točno je ERP v oblaku in kako se razlikuje od ERP na lokaciji?

Un ERP v oblaku (ali oblačni ERP) je sistem za načrtovanje virov podjetja, ki ni nameščen na fizičnih strežnikih vašega podjetja, temveč gostuje na infrastrukturi zunanjega ponudnika. Dostop je vedno prek interneta, običajno prek brskalnika ali aplikacije, ponudnik pa je odgovoren za strojno opremo, operacijski sistem, bazo podatkov in večino vzdrževanja.

Kar zadeva funkcionalnost, ERP v oblaku ponuja ista običajna področja tradicionalnega ERP-jaUpravljanje prodaje in strank, nabava, zaloge, skladišče, finance, računovodstvo, fakturiranje, proizvodnja, kadrovska služba, poročila (z integracijo sistema Office) itd. Razlika ni toliko v tem, "kaj počne", temveč v tem, kje se izvaja, kako se financira in kdo ga upravlja.

V nasprotju s tem, a lokalni ERP Nameščen je na internih strežnikih podjetja (ali v podatkovnem centru, ki je posebej najet za ta namen, vendar pod vašim nadzorom). Organizacija je odgovorna za infrastrukturo, varnostne kopije, zmogljivost, posodobitve in varnost na ravni sistema, kot tudi povezane licence za programsko opremo.

Ta sprememba modela pojasnjuje, zakaj je ERP v oblaku povezan z naročnina, plačilo na uporabo in hitrejše uvajanjeMedtem ko lokalna namestitev običajno vključuje visoko začetno naložbo v licence in strojno opremo, ki ji sledijo ponavljajoči se stroški vzdrževanja in podpore.

Modeli ERP v oblaku in možnosti uvajanja

Ko ljudje govorijo o »oblačnem ERP-ju«, združujejo rešitve z zelo različnimi pristopi. Razumevanje teh modelov vam pomaga Skrbno pretehtajte omejitve prilagajanja, stroške in odvisnost od dobavitelja..

1. Standardni ERP z večnajemniško bazo podatkov

To je tipičen čisti SaaS model: a isti standardni program Za številne stranke je skupna raba iste infrastrukture in v mnogih primerih iste logične baze podatkov z ločevanjem najemnikov. Vsako podjetje ima svoje podatke ločene, vendar je struktura skupna.

Njegove glavne prednosti so: nižji stroški in enostavnost vzdrževanjaKer vsi delajo na standardizirani platformi, se posodobitve, varnostni popravki in izboljšave uporabljajo centralno. To je zelo privlačna možnost za mala podjetja ali tista s preprostimi procesi, ki se zlahka prilagodijo standardu ponudnika.

Glavna pomanjkljivost te sheme je omejitev tehnične prilagoditveModule lahko konfigurirate, parametrizirate in aktivirate, vendar ne morete razviti poglobljene funkcionalnosti po meri. Če so vaše operacije zelo specifične, boste morda prisiljeni spremeniti notranje procese, da se "prilegajo" ERP-ju, ali uporabiti zunanja orodja. Poleg tega so stroški "odklopa" (izvleči podatke in jih preseliti v drug sistem) je lahko visoka, če ste informacije zbirali leta.

2. Klasični ERP, gostovan na vašem lastnem strežniku ali namensko nameščen v oblaku (IaaS)

Ta pristop uporablja Tradicionalni ERP, pogosto isti, kot bi bil nameščen lokalnovendar gostovan na namenskem strežniku ali na infrastrukturi IaaS (infrastruktura kot storitev) v podatkovnem centru ali pri ponudniku storitev v oblaku.

Prednost je, da še vedno ohranjate visoka raven nadzora in prilagajanjaVendar se izognete naložbi v lastno strojno opremo, fizični prostor in del vzdrževanja infrastrukture. Ponudnik IaaS vam ponuja računalniške, shranjevalne in omrežne vire, vi pa tam namestite svoj ERP, kot da bi bil "vaš običajen strežnik", vendar na daljavo.

Nasprotno pa lahko ta model predstavlja izzivi integracije med spletnim svetom in fizičnim okoljemNa primer, povezovanje obratov, skladiščnih terminalov, bralnikov črtnih kod ali sistemov za zajemanje podatkov v realnem času je lahko zaradi zakasnitve in omrežnih odvisnosti bolj zapleteno kot pri popolnoma lokalni namestitvi.

3. Dostop do spleta s strežnika znotraj samega podjetja

Mnoga podjetja, zlasti srednje velika in industrijska, še vedno raje imajo njihovi strežniki v svojih prostorih zaradi nadzora, predpisov ali preprosto korporativne kulture. Dobra novica je, da je danes mogoče ERP izpostaviti prek spleta, ne da bi se za vse zatekli k zastarelim rešitvam, kot so terminalski strežniki.

V tem scenariju ERP deluje na strežnikih podjetja, vendar je na voljo oddaljeni dostop prek brskalnika Dostopajte do svojih podatkov iz katere koli naprave, povezane z internetom. Pridobite mobilnost in možnost dela na daljavo, medtem ko so vaši podatki fizično shranjeni v vašem podatkovnem centru. Vendar pa ostajate odgovorni za vzdrževanje strojne opreme, sistema in varnosti.

4. SaaS in IaaS kot pogodbena modela

Pomembno je razlikovati med tehnološkim modelom in finančnim modelom. SaaS (programska oprema kot storitev) Nanaša se na najem programske opreme namesto nakupa trajnih licenc: plačujete ponavljajočo se pristojbino, ki vključuje uporabo, posodobitve in običajno podporo.

Ta shema je povezana s standardnim internetnim ERP, vendar ni izključujoča zanj: ponudnik lahko ponudi Klasični ERP v načinu najematudi če je že nameščen na vaši obstoječi infrastrukturi. Ključno je, da so začetni stroški nižji in da se stroški porazdelijo skozi čas, kar zahteva skrben izračun točke preloma v primerjavi s tradicionalnim nakupom.

Poleg tega IaaS (Infrastruktura kot storitev) Gre za najem infrastrukture (strežnikov, shrambe, omrežja) za gostovanje lastne programske opreme, pa naj gre za klasični ERP ali za specifično različico. Ustreza prej opisanemu modelu ERP na namenskem strežniku ali v zunanjem podatkovnem centru.

Ekonomske prednosti ERP v oblaku: prihranki ... z drobnim tiskom

Ena največjih prodajnih prednosti ERP v oblaku je začetni prihranki stroškovNi vam treba kupovati strežnikov, shranjevalnih nizov ali dragih licenc za baze podatkov. Prav tako vam ni treba predimenzionirati infrastrukture »za vsak slučaj«, če bi čez nekaj let rasla; preprosto najamete vire, ki jih potrebujete danes.

V večini SaaS rešitev se cena izračuna na podlagi uporabniki, pogodbeni moduli in količina podatkovCena vključuje storitve, vzdrževanje, popravke, nadgradnje in včasih 24/7 podporo. Zaradi tega so skupni stroški implementacije bistveno nižji od stroškov mnogih lokalnih ERP-jev, zlasti za mala in srednje velika podjetja.

Vendar pa prihranki niso zagotovljeni za vse življenje. naročnina vključuje ponavljajoče se stroške Ti stroški se kopičijo iz leta v leto. Če število uporabnikov strmo narašča ali če nenehno dodajate visokokakovostne module, lahko račun v samo nekaj letih preseže stroške standardne licence plus vzdrževanje. Poleg tega morate upoštevati storitve implementacije, konfiguracije, usposabljanja in integracije, ki so bistvene v vsakem modelu.

Selitev podatkov iz vašega trenutnega sistema, razvoj za povezavo novega ERP sistema z drugimi aplikacijami (CRM, e-trgovina, programska oprema, specifična za panogo itd.) in morebitna odvisnost od zunanjih integratorjev so dejavniki, ki vplivajo na proračun. Pomembno je izvesti realistična analiza stroškov v obdobju 5–10 letne le od prvega leta projekta.

Samodejne posodobitve: udobje za ceno manjšega nadzora

V ERP sistemu v oblaku je ponudnik odgovoren za Namestite posodobitve, varnostne popravke in funkcionalne izboljšave centralno. Ne bo vam treba blokirati vikendov za posodabljanje strežnikov ali namenjati notranjih virov za testiranje manjših različic vsakih nekaj mesecev.

Ta avtomatizacija zagotavlja, da je vaš sistem vedno na tekočem s pravnimi in tehnološkimi zadevamiDavčne spremembe, obveznosti poročanja, nove integracije, izboljšave delovanja, popravki za kibernetsko varnost ... Vse to se zgodi, ne da bi se morali pogajati o ločenih projektih. Poleg tega se zmanjša tveganje, da bi obtičali na zastareli različici, kar je pogosta težava pri zelo starih lokalnih ERP-jih, kjer stroški nadgradnje postanejo ovira.

Vendar ima to udobje tudi svojo slabost: Izgubite možnost odločanja o tem, kdaj in kako posodobitiNa splošno ne boste mogli v nedogled odložiti izdaje, ki jo prodajalec šteje za ključno, niti ne morete natančno nadzorovati obdobja vzdrževanja. V času največjih poslovnih sezon lahko slabo načrtovana posodobitev ali posodobitev, ki spremeni funkcionalnost, povzroči notranje napetosti.

Težave se lahko pojavijo tudi združljivost s prilagoditvami ali integracijami ki ste jih implementirali. Vsaka nova različica lahko vpliva na vaš lastni razvoj ali priključke tretjih oseb, kar zahteva hitre prilagoditve. Skratka, prodajalec določa tehnološki tempo, vaše podjetje pa se mora prilagoditi temu časovnemu načrtu.

Vzdrževanje, podpora in uporabnost: manj notranje obremenitve, vendar z omejitvami

Eden najmočnejših argumentov v prid ERP-ja v oblaku je, da To drastično zmanjša delovno obremenitev interne IT ekipe.Ni vam treba skrbeti za spremljanje fizičnih strežnikov, ročno upravljanje varnostnih kopij ali nameščanje popravkov za operacijske sisteme in baze podatkov.

Dodajanje novih uporabnikov je običajno tako preprosto kot podaljšajte naročnino in dodelite dovoljenjaVertikalna (večja moč) ali horizontalna (več primerkov) skalabilnost je odgovornost ponudnika, kar vam omogoča podporo rasti podjetja z manj tehničnimi trenji.

Poleg tega se mnoge od teh platform rodijo z Sodobni vmesniki, uporabniku prijaznejši dizajni in poudarek na uporabniški izkušnjiČistejši zasloni, pomočniki, bližnjice, prilagodljive nadzorne plošče, pametna opozorila ... Vse to ekipam olajša učenje.

Druga plat medalje pa je, da ima ta ugodnost svojo ceno. omejitve pri globokem prilagajanjuV večnajemniški SaaS platformi je strukturno spreminjanje poslovnih procesov za zadovoljevanje potreb strank pogosto zelo omejeno, da bi zagotovili stabilnost in delovanje pri vseh strankah. Če potrebujete zelo specifične delovne tokove, edinstveno poslovno logiko ali nekonvencionalne integracije, boste morali biti ustvarjalni ali razmisliti o bolj prilagodljivih možnostih.

Prav tako ne smemo pozabiti na odvisnost od podpore prodajalcevV mnogih primerih gre za velika podjetja s standardiziranimi podpornimi kanali. To zagotavlja določeno raven kakovosti storitev, vendar lahko prepreči natančno in neposredno pozornost, ki jo nudijo lokalni izvajalci. Poleg tega zamenjava ponudnika v prihodnosti ni vedno enostavna, še posebej, če je vaše poslovanje tesno povezano s specifičnimi funkcijami izbranega sistema ERP.

Varnost, varstvo podatkov in skladnost s predpisi

Dolga leta se je domnevalo, da je imeti podatke "v hiši" vedno varneje, danes pa mnogi ponudniki storitev v oblaku ponujajo raven varnosti, ki je precej višja od ravni večine malih in srednje velikih podjetijcertificirani podatkovni centri, šifriranje podatkov med prenosom in v mirovanju, napredni sistemi za zaznavanje vdorov, specializirane ekipe za kibernetsko varnost, redundantne kopije na več lokacijah itd.

Za te ponudnike je varnost vprašanje ugleda in preživetja podjetjaResen incident lahko prizadene na stotine strank, zato nenehno vlagajo v zaščitne ukrepe in skladnost z mednarodnimi standardi in lokalnimi predpisi.

Kljub temu ostaja več upravičenih pomislekov. Prvič, dejstvo, da so podatki v deljeno in centralizirano okolje Zaradi tega so privlačna tarča za napadalce. Po drugi strani pa številna podjetja delajo z občutljivimi informacijami ali osebnimi podatki, ki zahtevajo skladnost s predpisi o varstvu podatkov (kot je GDPR v Evropi ali LOPD v svojem zgodovinskem kontekstu), kar zahteva pregled pogodb, lokacij fizičnih strežnikov in klavzul o obdelavi podatkov.

Poleg tega ERP v oblaku močno poenostavi oddaljeni dostop in deljenje informacij s strankami, dobavitelji in sodelavci. To je zelo pozitivno za sodelovanje, vendar povečuje površino napada: poverilnice Šibke, nezaščitene naprave, dostop iz javnih omrežij ... Varnost se ne konča pri ponudniku; zahteva notranje politike, upravljanje identitet, dvofaktorsko avtentikacijo in strog nadzor dovoljenj.

Oddaljeni dostop, mobilnost in skupna raba podatkov

Če vaša organizacija uporablja delo na daljavo, porazdeljene pisarne ali mobilne prodajne ekipe, vam ERP v oblaku ponuja zelo jasne prednosti pri dostopnostiVse, kar potrebujete, je internetna povezava, s katero lahko dostopate do nje s katere koli naprave: prenosnika, tablice ali celo mobilnega telefona, v mnogih primerih s posebnimi aplikacijami.

Ta sposobnost pregledovanja in beleženja informacij v realnem času izboljšuje usklajevanje med oddelki in agilno odločanjeVodja prodaje lahko pred sklenitvijo posla preveri zaloge in finančno stanje; srednji vodja lahko odobri stroške prek mobilnega telefona; vodja nabave pa si lahko ogleda napovedi, ne da bi bil fizično v pisarni.

Podobno je lažje deljenje podatkov s tretjimi osebamiDobavitelji, ki preverjajo stanje naročil, stranke z dostopom do svoje zgodovine, zunanji svetovalci, ki delajo na istih računovodskih informacijah itd. ERP postane sodelovalna platforma, če so ravni dostopa dobro opredeljene.

Cena tega udobja je višja tveganje nepooblaščene izpostavljenosti Če ni nadzora nad tem, kdo vstopa, od kod in s kakšnimi dovoljenji, je ključnega pomena vzpostaviti jasne varnostne politike, zagotoviti usposabljanje uporabnikov in uvesti robustne sisteme za preverjanje pristnosti. Dostopnost ne sme biti na račun varstva informacij.

Hitrost implementacije, skalabilnost in napredna orodja

V primerjavi s številnimi projekti na lokaciji je uvedba ERP v oblaku pogosto hitrejši in manj travmatičniNi treba čakati na nakup in namestitev strojne opreme ali porabiti več tednov za pripravo tehničnega okolja; ponudnik ima infrastrukturo, pripravljeno za uporabo, in v modelih SaaS je aplikacija praktično delujoča od prvega dne.

To ne pomeni, da je zagon samodejen. Mora biti parametrizirajte sistem, migrirajte podatke, usposobite uporabnike in prilagodite procesePoleg tega lahko pride do zapletov in dodatnih stroškov, če podjetje prenese zelo zapletene stare sisteme ali integracije z zastarelo opremo in programsko opremo.

Ko je enkrat vzpostavljen in deluje, oblak omogoča veliko razširljivostDodate lahko uporabnike, povečate vire ali vključite nove module, ne da bi vsakič znova vlagali v novo strojno opremo. Ta model je zelo privlačen za rastoča podjetja, zagonska podjetja in mala in srednje velika podjetja, ki ne želijo izčrpati svojih zmogljivosti.

Druga prednost je dostop do integrirane sodobne tehnologije Platforma sama ponuja napredno analitiko, nadzorne plošče v realnem času, module umetne inteligence, strojno učenje in integracijo naprav interneta stvari. Nekateri proizvajalci, specializirani izključno za ERP, integrirajo inteligentne virtualne pomočnike, ki priporočajo dejanja, prikazujejo proaktivna opozorila ali pomagajo pri krmarjenju po kompleksnih procesih.

Slabost je, da v mnogih primerih Odvisni ste od dobaviteljevega načrta. Za dostop do teh inovacij ali njihovo prilagoditev svojim potrebam boste morda morali počakati, da proizvajalec vključi določeno funkcijo umetne inteligence, določen priključek ali nenavadno razširitev. To lahko pomeni čakanje, da jo proizvajalec vključi, ali pa se zatekanje k zunanjemu razvoju, kar ima za posledico povezane stroške.

Ključne razlike med ERP v oblaku in ERP na lokaciji

Poleg nians se primerjava med oblakom in lokalnim okoljem običajno vrti okoli več jasnih osi: infrastruktura, stroški, skalabilnost, varnost/nadzor in možnosti prilagajanja.

Kar zadeva infrastrukturo, se oblačni ERP nahaja v zunanji strežniki, ki jih upravlja ponudnikČeprav se lokalni sistemi nahajajo na lastni opremi podjetja, to neposredno vpliva na potrebo po internem tehničnem osebju in vrsto potrebne naložbe.

Kar zadeva stroške, je oblak običajno bolj dostopen od samega začetka Zahvaljujoč naročniškemu modelu, ki vključuje podporo in posodobitve, rešitve na lokaciji zahtevajo znatno začetno naložbo (licence, strežniki, namestitev) in stalno vzdrževanje. Razmerje med stroški in koristmi bo odvisno od časovnega obdobja, števila uporabnikov in intenzivnosti uporabe.

Kar zadeva skalabilnost in dostopnost, ERP v oblaku omogoča rastejo na agilen način in dostop na daljavo iz katere koli povezane naprave. Lokalni dostop pa je omejen z kupljeno strojno opremo in zahteva bolj zapletene konfiguracije za zunanji dostop, čeprav v zameno ponuja večji fizični nadzor nad infrastrukturo.

Na področju varnosti in nadzora podatkov ponujajo rešitve v oblaku visoki standardi kibernetske varnosti Vendar pa zahtevajo zaupanje v ponudnika in skladnost s predpisi prek pogodb in revizij. Rešitve na lokaciji ponujajo popoln nadzor nad tem, kje so podatki shranjeni in kako so zaščiteni, vendar vzdrževanje te ravni varnosti zahteva stalne naložbe v tehnologijo in specializirano osebje.

Končno, personalizacija: ponujajo oblačni sistemi obsežna konfiguracija in parametrizacijaVendar pa obstajajo omejitve pri ohranjanju stabilnosti storitev. Rešitve na lokaciji omogočajo veliko globlji razvoj po meri, kar je ključnega pomena za podjetja z edinstvenimi procesi ali močno reguliranimi sektorji.

Katera podjetja imajo največ koristi od ERP-ja v oblaku?

Če pogledamo prednosti in slabosti, je jasno, zakaj. večina malih in srednje velikih podjetij Odločajo se za ERP v oblaku. Cenijo preprostost upravljanja, nižje začetne stroške, mobilnost in možnost, da se za vzdrževanje in varnost zanesejo na ponudnika.

Tržni podatki kažejo, da je zelo visok odstotek Implementacije programske opreme za podjetja v zadnjih letih so prišle iz malih in srednje velikih podjetij.In več kot polovica podjetij, ki digitalizirajo svoje poslovanje, začne prav s sistemom ERP. Zanje enotno orodje za računovodstvo, izstavljanje računov, upravljanje zalog, davčno poročanje in sinhronizacijo bančnih računov predstavlja velik skok v učinkovitosti.

Poleg tega velike organizacije ali sektorji z zelo strogimi predpisi (finance, zdravstvo, javna uprava, obramba itd.) lahko še naprej dajejo prednost modelom na lokaciji ali hibridnim modelom, kjer nadzor nad podatki in možnost ekstremne prilagoditve prevladata nad enostavnostjo uvajanja.

V mnogih primerih se izbere mešani pristop: aplikacije z nizkim obsegom transakcij in visoko skupno vrednostjo (HR, obračun plač, preprečevanje tveganj, CRM, strokovne storitve) se selijo v oblak, medtem ko proizvodni sistemi, upravljanje skladišč z veliko količino ali zelo občutljivi procesi v obratih ostajajo na lokaciji, vsaj zaenkrat.

Ključni dejavniki, ki jih je treba upoštevati, preden se odločite, ali je ERP v oblaku pravi za vas

Pri izbiri med ERP-jem v oblaku in lokalnim ERP-jem (ali med različnimi modeli v oblaku) je bistveno, da presežemo modni slogan in ga natančno preučimo. več notranjih dejavnikov vašega podjetja.

Prvi je, očitno, razpoložljivi proračun in kako financirati projektPrimerjati morate ne le začetne stroške, temveč tudi skupne izdatke v več letih, pri čemer upoštevate uporabnike, predvideno rast, integracije, vzdrževanje in podporo. Modeli plačila po porabi vam omogočajo, da naložbo prilagodite realnosti vašega podjetja, vendar so lahko dolgoročno dražji.

Ključno je tudi raven prilagoditve, ki jo potrebujeteČe vaše podjetje deluje z zelo standardiziranimi procesi ali se je pripravljeno prilagoditi najboljšim praksam, ki jih ponuja ERP, je lahko večnajemniška rešitev SaaS idealna. Če pa je vaša konkurenčna prednost v zelo specifičnih notranjih procesih, je morda boljša izbira ERP, ki ponuja večje možnosti prilagajanja, bodisi v oblaku bodisi na lokaciji.

ne sme pozabiti na povezljivost in geografska lokacijaSistem ERP v oblaku zahteva stabilno in hitro internetno povezavo. Če vaše podjetje deluje na območjih s slabo povezljivostjo ali pogostimi izpadi, lahko odvisnost od omrežja postane znatno operativno tveganje.

Raven fleksibilnost in hitrost sprememb, ki jo potrebujete Tudi to igra vlogo. Če se vaša panoga hitro spreminja, če nenehno uvajate nove izdelke ali če pričakujete močno rast, vam bo v prid zelo prilagodljiv in enostavno razširljiv sistem. Če je vaše podjetje bolj stabilno in predvidljivo, se lahko dobro zasnovan model na lokaciji sčasoma izkaže za bolj dobičkonosnega.

Končno ceni, zmogljivost notranjega tehnološkega upravljanjaČe nimate močne IT ekipe ali ne želite namenjati virov vzdrževanju infrastrukture in strežnikov, vam ERP v oblaku olajša to breme. Nasprotno pa, če imate robusten tehnični oddelek in želite nadzorovati vsako plast sistema, lahko razmislite o bolj tradicionalni ali hibridni uvedbi.

Skratka, programska oprema ERP v oblaku je vredna razmisleka, ko iščete Zmanjšajte začetno naložbo, pridobite agilnost, olajšajte oddaljeni dostop in delegirajte večino tehnične kompleksnosti.Dokler se zavedate vezanosti na prodajalca, omejitev poglobljenega prilagajanja in potrebe po dobrem upravljanju in varnosti podatkov, bo resna analiza vaših poslovnih potreb, procesov in napovedi ključnega pomena za izbiro možnosti, ki najbolje ustreza vašim ciljem.