Izvoz iz Microsoft Forms v Excel: možnosti, sinhronizacija in triki

Če delate z anketami, vprašalniki ali obrazci v programu Microsoft Forms, boste prej ali slej morali te podatke prenesti v Excel za nadaljnjo analizo. Dobra novica je, da Forms ponuja neposreden izvoz, oglede v realnem času in možnosti deljenja povzetkov., tako da lahko brez večjih težav preidete od zbiranja odgovorov k učinkoviti analizi.

V tem članku podrobno in v razumljivi španščini razlagam, kako si ogledati povzetek odgovorov, se poglobiti v vsako vprašanje in vsakega anketiranca, odpreti rezultate v Excelu, izkoristiti sinhronizacijo z Excelom v spletu, deliti poročila s povezavami do povzetkov in po potrebi odstraniti te povezave. Poleg tega vam bom pokazal načine za odpravljanje napak pri izvozu in avtomatizacijo prenosov z Power Automate in omejitve, ki jih ima Forms danes, da boste imeli popoln zemljevid in se ne boste izgubili čas.

Kaj ponuja pogled odgovorov v storitvi Microsoft Forms

Za začetek odprite obrazec, ki vas zanima, in izberite možnost Ogled odgovorov. Zaslon s pregledom odgovorov prikazuje povzetek skupnega števila odgovorov, povprečni čas izpolnjevanja in tabelo za vsako vprašanje., kjer boste videli, koliko ljudi je odgovorilo, in združen pregled rezultatov.

Na istem zaslonu vsak blok vprašanj omogoča nadaljnje raziskovanje s podrobnejšo povezavo ali gumbom. Ta hitri pregled vam prihrani čas, ko morate le preveriti splošne trende, ne da bi se spuščali v podrobnosti vsakega elementa., in pusti vse pripravljeno za nadaljevanje razčlenitve po vprašanjih ali osebah.

Podrobneje se poglobite v vsako vprašanje

Ko za določeno vprašanje izberete Več podrobnosti, se odpre zavihek s podrobnostmi, specifičnimi za to vprašanje. Od tam lahko rezultate razvrstite s klikom na glave stolpcev., kar je uporabno, če želite na hitro videti, katere možnosti so bile izbrane najpogosteje, ali preveriti vrstni red odgovorov po datumu ali drugih razpoložljivih poljih.

Ta razčlenitev je zelo uporabna za filtriranje netipičnih odgovorov ali preverjanje kakovosti podatkov. Majhen trik: razvrščanje po stolpcih vam pomaga v nekaj sekundah odkriti vzorce, vrzeli ali nedoslednosti., ne da bi zapustili sam obrazec.

Preglejte rezultate za vsakega anketiranca posebej

Če morate analizirati prispevek vsake osebe posebej, pojdite na Preverjanje posameznih rezultatov. Med udeleženci se lahko premikate z levo in desno puščico in si ogledate vse podrobnosti vsakega odgovora., ne da bi pri tem izgubili kontinuiteto pregleda.

Poleg tega je mogoče skočiti neposredno na drugega anketiranca tako, da v vmesniku izberete njegovo ime. To močno pospeši preverjanja, ko ste prepoznali specifične primere za pregled., na primer delne odgovore ali poznejše popravke.

Ko je obseg odgovorov velik, lahko določen vnos poiščete tako, da v polje Respondent vnesete njegovo številko. Iskanje respondenta 25 ali 120 tako postane takojšnja naloga., idealno za revizije ali naključne preglede.

V razdelku Več možnosti odgovora boste našli občutljiva dejanja, kot so brisanje vseh odgovorov, tiskanje odgovorov ali deljenje povezave s povzetkom. Te centralizirane možnosti vam omogočajo popoln nadzor nad upravljanjem in razširjanjem rezultatov., ne da bi morali zapustiti odgovorno polje.

Odpri rezultate obrazcev v Excelu

V pregledu odgovorov je ključno dejanje Odpri rezultate v Excelu. S tem zajamete posnetek trenutnih podatkov v Excelovem delovnem zvezku., pripravljeno za podrobno analizo, izdelavo grafikonov ali izdelavo nadzorne plošče.

Zraven glavnega gumba se prikaže spustna puščica z dodatnimi možnostmi: Odpri v namizni različici Excela kot predogled ali Prenesi kopijo. Te različice vam omogočajo, da izberete, ali želite delati v namiznem programu Excel ali prenesti datoteko, ki jo želite obdržati ali deliti., kot je primerno za projekt.

Če opazite, da se gumb Odpri v Excelu vztrajno prikazuje na dnu ali da se dejanje ne sinhronizira več kot prej, je verjetno, da je bila aktivna podatkovna povezava prekinjena. Odprite delovni zvezek, sledite navodilom, ki jih predlaga Excel, in znova vzpostavite podatkovno povezavo, da obnovite povezavo do obrazcev., s čimer se izognemo podvajanju in zagotovimo neprekinjenost pretoka.

Ko odprete delovni zvezek, boste videli, da je struktura dosledna: vsako vprašanje na obrazcu zaseda svoj stolpec, vsak odgovor pa je vrstica. Prvih pet stolpcev običajno vključuje ID anketiranca, začetni čas, končni čas, ime in e-poštni naslov., medtem ko naslednje zbirajo izbire ali besedila, ki jih je vnesla oseba, ki je odgovorila.

Sinhronizacija z Excelom v spletu: najprimernejši način za posodabljanje podatkov

Dolgo časa je bil najpogostejši način dela s podatki iz obrazcev izvoz v Excelovo datoteko in njihovo upravljanje lokalno ali v oblaku. Slaba stran je bila, da je bilo za vsak projekt potrebnih več datotek, kar je bilo nerodno in težko vzdrževati., še posebej, ko so se na obrazec odzivi nadaljevali z dnevi.

Nova funkcija, ki poenostavi to težavo, je sinhronizacija podatkov z Excelom v spletu. Ko rezultate odprete v Excelu na zavihku Odgovori, Obrazci ustvarijo delovni zvezek v OneDrive in ga odpre v Excelu v spletu, zato se novi odgovori samodejno sinhronizirajo vsakič, ko datoteko odprete na spletu.

Koraki so preprosti: dostopite do aktivnega obrazca (ne glede na to, ali gre za anketo, vprašalnik ali obrazec), pojdite na stran Odgovori in kliknite Odpri rezultate v Excelu. Knjiga se ustvari v oblaku in od tistega trenutka naprej se vsak nov odgovor naloži na ta Excelov pregledni list na spletu., brez dodatnega ročnega izvoza.

Ta sinhronizacija prinaša očitne prednosti. Delate z en sam list za celoten projekt, lahko v realnem času uporabite formule, grafikone ali vrtilne tabele in delite delovni zvezek za varno in hkratno sodelovanje, vse brez podvajanja datotek ali izgube sledi nabora podatkov.

Pomembno opozorilo, ki ga je treba upoštevati: zaenkrat je ta funkcija zasnovana za spletno različico Excela. Za namizne ali mobilne aplikacije ni bila objavljena nobena enakovredna razpoložljivost., zato je dobro dati prednost Excelu v spletu, kadar je cilj, da so podatki povezani in se samodejno posodabljajo.

Zelo praktični primeri uporabe s sinhronizacijo

V izobraževanju lahko učiteljska ekipa zbere vprašalnike iz več razredov in vse skupaj združi v eno samo spletno knjigo. To olajša poglobljen vpogled v rezultate, prepoznavanje tistih, ki potrebujejo podporo, in sprejemanje premišljenih odločitev., ne da bi bilo treba za vsako skupino odpirati ločene datoteke.

V pisarniškem okolju si predstavljajte zahteve za prostore, ki so bile prej ročno vnesene v skupno knjigo. Z obrazci in Excelom v spletu se obrazec distribuira, sinhronizirani odgovori se delijo in vsak oddelek posodobi svoj del., s čimer dosežemo globalno in sodelovalno vizijo brez trenj.

Delite povzetek rezultatov s preprosto povezavo

Če želite, da si povzetek ogledajo tudi drugi, lahko ustvarite povezavo za skupno rabo. V pregledu odgovorov pojdite na Več možnosti odgovorov in uporabite možnost Kopiraj povezavo., ki ga lahko odpre vsakdo s povezavo in si ogleda povzetek.

Ta pristop je praktičen, kadar želite le prikazati trende, ne da bi omogočili dostop do Excelovega delovnega zvezka. Pogled, ki se deli, je povzetek, idealen za poročanje ekipam ali vodstvu brez razkrivanja občutljivih podrobnosti., s čimer se omeji razširjanje podatkov glede na cilj.

Odstranite povezavo do skupnega povzetka, ko ni več priročna

Če ste povzetek dali v skupno rabo in se kasneje odločite, da boste omejili dostop do njega, je priporočljivo, da odstranite prejšnjo povezavo. Odstranite povezavo do povzetka, da trajno ne bo na voljo, saj iste povezave kasneje ni mogoče ponovno aktivirati.

Navigacija po meniju je preprosta: pojdite na Ogled odgovorov, odprite Pregled odgovorov, odprite Več možnosti, pojdite na Povezava Deli povzetek in izberite Odstrani povezavo. Vedno lahko pozneje ustvarite novo povezavo za drugo občinstvo, pri čemer upoštevajte, da jo lahko vidi vsak, ki ima to novo povezavo., zato je treba z njim ravnati previdno.

Avtomatizirajte zbiranje s storitvijo Power Automate

Če je vaš cilj prenesti ali obdelati vse odgovore z uporabo tokov (npr. v Excel), vam lahko pomaga Power Automate. Na voljo so vodniki in videoposnetki, ki prikazujejo, kako zgraditi potek, ki zbira odgovore iz obrazcev in jih shranjuje v Excelovo preglednico., kar preprečuje ponavljajoče se ročne izvoze pri delu z aktivnimi obrazci z veliko količino.

Ta pristop je uporaben, kadar potrebujete ponavljajoče se integracije ali avtomatiziran postopek, ki vse pusti v določeni knjigi. Ključno je pravilno definirati sprožilec Obrazci in dejanje za dodajanje vrstic v preglednico., pri čemer se ohranja jasen nadzor nad ciljno datoteko in preslikanimi stolpci.

Odpravljanje pogostih težav pri izvozu podatkov v Excel

Včasih se pojavijo napake pri prenosu ali pa se izvoz ne odzove po pričakovanjih. Če izvoz ne uspe, preverite povezavo z Excelom, poskusite odpreti delovni zvezek v spletu in sledite navodilom, ki jih predlaga Excel, da ponovno konfigurirate povezavo., saj je prekinitev povezave pogost vzrok težave.

Drug tipičen scenarij je, da se na koncu prenesejo datoteke XLS, ki jih je treba nato znova prenesti, ko prispejo novi odgovori. Da bi se izognili širjenju datotek, je najboljša alternativa uporaba Excela v spletu s sinhronizacijo., pri čemer vedno delate v istem delovnem zvezku v storitvi OneDrive, tako da se ta posodobi z vsakim novim odgovorom.

Nekateri uporabljajo Power Query za združevanje zaporednih prenosov in posodabljanje nadzorne plošče. Deluje, vendar zahteva več vzdrževanja kot izvorna sinhronizacija z Excelom v spletu., zato je, kadar koli je to mogoče, najbolje izbrati neposredno povezavo med obrazci in spletno knjigo.

Če po odprtju delovnega zvezka v Excelu v spletu opazite, da se ne prikazujejo novi odgovori, preverite, ali gre za isti delovni zvezek, ki je povezan z delovnim zvezkom na zavihku Odgovori, in da ne delate na kopiji. Podvajanje datotek brez aktivne povezave je eden najpogostejših virov zmede., še posebej, če isti projekt obravnava več ljudi.

Kako so podatki obrazcev organizirani v Excelu

Ko odprete ustvarjeni delovni zvezek iz obrazcev, boste videli, da je oris v vseh projektih dosleden. Prvi stolpci označujejo anketiranca ter začetni in končni čas ter ime in e-poštni naslov., kar poenostavi segmentacijo po osebah ali časovnih oknih.

Od tam naprej vsako vprašanje v svoje stolpce vnese izbrano vrednost ali besedilo, ki ga vnese udeleženec. To vam omogoča ustvarjanje vrtilnih tabel, uporabo filtrov in formul, ne da bi morali prestrukturirati list., saj je tabela že normalizirana za klasično analizo v Excelu.

Dobre prakse za analizo in deljenje

Če analizirate trende, pretvorite tabelo v Excelovo preglednico (če še ni) in ustvarite mere ali izračunana polja v vrtilnih tabelah na podlagi vaših ključnih kazalnikov uspešnosti. Delo na eni sami sinhronizirani tabeli zmanjša napake in olajša spremljanje sprememb., brez reševanja starih datotek.

Če želite sodelovati kot ekipa, dajte delovni zvezek v skupno rabo v spletu z ustreznimi dovoljenji in po potrebi zaklenite občutljive liste ali obsege. Ne pozabite, da povezava do povzetka omogoča ozek pogled, medtem ko skupna raba delovnega zvezka omogoča neposreden dostop do nabora podatkov., zato je priporočljivo, da se odločite glede na raven podrobnosti, ki jo potrebuje vsak profil.

Trenutne omejitve in predlogi za Microsoft

Upoštevati je treba, da od danes ni na voljo izvorne možnosti za kopiranje odgovorov iz enega obrazca in njihov uvoz v drugega. To je razumna zahteva za številne scenarije, vendar ni del trenutne funkcionalnosti obrazcev., zato se moramo zateči k alternativam, kot so poteki s Power Automate ali ročni procesi.

Če se vam zdi ta možnost uporabna, vas Microsoft spodbuja, da predloge oddate kar v izdelku. To lahko storite tako, da odprete Več možnosti obrazca in vnesete komentarje, neposreden način za predlaganje izboljšav in zagotavljanje vidnosti dejanskih potreb.

Kaj pa, če moram zagotoviti sinhronizacijo knjižne oblike?

Obstajajo smernice in dokumentacija, ki zagotavljajo, da obrazec in delovni zvezek ostaneta sinhronizirana. Splošno pravilo je, da v odgovorih delate z možnostjo Odpri rezultate v Excelu in odprete delovni zvezek v spletu, da ohranite povezavo., s čimer se zmanjša število lokalnih kopij in prenosov, ki prekinejo verigo.

Če naletite na kakršne koli težave, si oglejte vire za odpravljanje težav pri izvozu podatkov obrazcev v Excel. Ti priročniki zajemajo napake pri prenosu, prekinitve povezave in korake za ponovno vzpostavitev podatkovne povezave., ki običajno rešijo večino tipičnih situacij brez naprednega posredovanja.

Za tiste, ki spremljajo forume ali zunanje vire in gradijo nadzorne plošče v Excelu, je pomembno, da v tem procesu zmanjšajo trenje. Če vaš potek povzroča ponavljajoče se prenose datotek XLS, razmislite o usmerjanju v Excelov delovni zvezek v spletu s sinhronizacijo., tako da je posodobitev skoraj pregledna pri odpiranju datoteke.

Če želite, da se izvoz odpre v Excelu v spletu namesto prenosa datoteke XLS, se osredotočite na delo z delovnim zvezkom, ki ga Obrazci ustvarijo v storitvi OneDrive po kliku Odpri rezultate v Excelu. Ta spletna knjiga deluje kot sinhronizirana destinacija, medtem ko so prenosi statične kopije, ki se ne posodabljajo.in s tem izgubijo povezavo z obrazcem.

Z združitvijo povzetkov, podrobnih pregledov, povezovanja podatkov z Excelom v spletu in možnosti skupne rabe Obrazci pokrivajo celoten spekter od zbiranja do analize in razširjanja podatkov. Če se po potrebi zanašate na sinhronizacijo ali poteke Power Automate, boste zmanjšali ponavljajoča se opravila in podvajanje datotek., s čimer se ohranjajo podatki čisti in dostopni za celotno ekipo.