- Obvladajte območja tiskanja, robove, orientacijo in velikost papirja, da se izognete rezanju.
- Uporabite pravilno skaliranje (1x1, stolpci ali vrstice) in vedno preverite v predogledu.
- Ključne razlike med spletnim in google Listi: izbira strani, omejitve in oštevilčenje.
- Možnosti tiskanja več listov/knjig, določenih tabel in ustvarjanja PDF očiščeno.
Obvladovanje tiskanja v Excelu ni le klikanje gumba in prekrižanje prstov; ko je list poln podatkov, morebitne napačno postavljene robove, nepravilno orientacijo ali napačno merilo lahko pokvari rezultat. Če ste naleteli na pokvarjene tabele, strani, ki se ne prilegajo, ali nenavadne skoke, se jim korak za korakom izognite.
V tem obsežnem in praktičnem vodniku smo zbrali bistvene informacije za tiskanje iz Excela (za namizne računalnike in splet) ter Google Preglednic. Naučili se boste, kako pripraviti preglednico, določite območja tiskanja, prilagodite robove in orientacijo, prilagoditev velikosti strani, tiskanje le izbora ali določene tabele, tiskanje več listov ali delovnih zvezkov hkrati in celo, kaj se spremeni v Excelu za splet. Poleg tega dodajamo nasvete za kakovost, varčevanje s črnilom in kako ustvariti čist PDF.
Osnovne nastavitve pred tiskanjem v Excelu
Pred tiskanjem si je vredno vzeti minuto za pripravo. V Excelu za namizne računalnike je najhitrejši način za dostop do predogleda in možnosti Datoteka > Natisni (ali Ctrl+P), kjer se odpre vmesnik s predogledom na desni in nastavitvami na levi. Tam lahko izberete tiskalnik, kopije in preverite, kako bo stran videti.
Za natančnejšo nastavitev oblikovanja pojdite na Postavitev strani ali Lastnosti tiskanja: orientacija (pokončno/ležeče), velikost papirja in robovi»Običajni« ali »Ozki« robovi delujejo dobro, odvisno od vsebine; če morate nastavitve natančno prilagoditi, uporabite možnost Robovi po meri, da vsako stran poravnate na milimeter.
Usmerjenost je ključna: če je vaša tabla široka, vodoravna usmeritev S tem boste preprečili rezanje; če je višji kot širši, bo navpičnica bolj berljiva. Spremenite možnost v Postavitev strani > Usmerjenost in preverite predogled, da se prepričate, da ni visečih stolpcev.
Če želite, da se vse prilega na en list, preverite skaliranje. V Excelu lahko izberete "Prilagodi list eni strani«, »Prilagodi vse stolpce eni strani« ali »Prilagodi vse vrstice eni strani«Vsaka možnost stisne drugače; nadzorujte velikost besedila, da ne bo videti mikroskopsko majhno.
Dobra navada je, da določite natančno območje za tiskanje, če ne želite natisniti celotnega lista. Izberite obseg in pojdite na Postavitev strani > Območje tiskanja > Nastavi območje tiskanjaNa ta način se izognete nerodnim robovom ali nepotrebnemu belemu prostoru.
Tiskanje več listov in knjig hkrati
Če morate iz iste datoteke izvleči več zavihkov, tega ni treba storiti enega za drugim. V Excelovem delovnem zvezku, izberi vse liste za tiskanje (Ctrl + klik na zavihke) in odprite Datoteka > Natisni. Na ta način se aktivni listi pošljejo tiskalniku skupaj v enem paketu.
Kaj pa, če morate hkrati natisniti več knjig? To je mogoče, če vse datoteke shraniš v isto mapoV Excelu pojdite na Datoteka > Odpri, pridržite tipko Ctrl in izberite vsak delovni zvezek, ki ga želite natisniti, nato pa izberite Natisni. To je odlična bližnjica za mesečna poročila ali serije poročil.
Ko tiskate kombinacijo listov, preverite predogled, da vidite, ali je kateri od njih ostal zadaj. drugačno merilo ali orientacijaV teh primerih poenotite osnovne parametre (usmerjenost, velikost papirja in skaliranje), preden pošljete serijo v tiskalnik.
Če želite vse shraniti v datoteko namesto neposredno na papir, lahko izberete ustvarjanje izhodne datoteke. V čakalni vrsti za tiskanje izberite Tiskalnik > Tiskanje v datoteko, pritisnite Natisni in vnesite ime datoteke, ko ste pozvani. To je uporabno za interne preglede ali postopke arhiviranja.
Natisnite celoten list, le njegov del ali določeno tabelo
Ko ne potrebujete celotnega delovnega zvezka, vam Excel omogoča natančno nastavitev, kaj se bo natisnilo na tiskalnik. V plošči za tiskanje lahko izbirate med Izbor, aktivni listi, celoten delovni zvezek ali tabelaTo možnost prilagodite svojemu cilju, da se izognete nepotrebni porabi papirja.
Če želite natisniti samo obseg, najprej izberite celice in nato v meniju Datoteka > Natisni izberite Izbira tiskanjaPreverite predogled: Če obrezovanje ni takšno, kot ste želeli, zaprite predogled, prilagodite obseg in ponovite. To je najčistejši način, da dobite le pomembne podrobnosti.
Ali delate z Excelovimi tabelami (Vstavi > Tabela)? Če izberete katero koli celico v tabeli, jo lahko izberete tudi pri tiskanju. »Natisni izbrano tabelo« v Nastavitvah. Na ta način vidite samo to tabelo, lepo uokvirjeno in brez kakršnih koli zunanjih elementov.
V Excelu za splet lahko natisnete tudi izbor ali celoten list iz Datoteka > Natisni > NatisniČe ste označili celice in si nato premislili, pred klikom gumba Natisni spremenite možnosti na »Celoten delovni zvezek«; predogled vam bo takoj pokazal, kako bo videti.
Ko je vaša tabela ali obseg zelo velik, ne pozabite na omejitve: v Excelu za splet je priporočljivo tiskanje tabele. če imate manj kot 10.000 celicZa večje oglase je najbolje, da datoteko odprete v namizni aplikaciji in jo upravljate od tam.
Predogled, tiskanje območij in prilagajanje velikosti strani
Predogled je vaš najboljši prijatelj: odprite Datoteka > Natisni ali uporabite Ctrl+P za ogled dokumenta, kot ga bo prejel tiskalnik. Ko spremenite orientacijo, robove ali merilo, se sličica posodobi, tako da vam ni treba fotografirati v temi.
Če nastavite območje tiskanja in ga nato želite spremeniti, preprosto znova izberite celice in ponovite postopek. Postavitev strani > Območje tiskanja > Nastavi območje tiskanjaVsaka nova izbira prepiše prejšnjo, predogled pa bo vašo izbiro potrdil.
Ko so skrite vrstice ali stolpci, upoštevajte naslednje: v Excelu za splet, okultno ni natisnjenoČe jih želite vključiti, pred tiskanjem razkrijte te vrstice/stolpce. To boste opazili po manjkajočih glavah ali dvojnih črtah v oznakah; izberite sosednje glave, kliknite z desno tipko miške in izberite Razkrij.
Če ima vaš delovni zvezek skrite liste, se ne bodo prikazali v izpisu, dokler jih ne razkrijete. Z desno tipko miške kliknite kateri koli zavihek in če vidite možnost oddaja, pomeni, da so skriti zavihki; prikažite jih, izberite tiste, ki jih potrebujete, in znova natisnite.
Za prileganje na en sam list obstaja več taktik: »Prilagodi list na eno stran« skrči vso vsebino;Prilagodi vse stolpce na eno stran»» stisne širino in razporedi vrstice čez več navpičnih strani; »Prilagodi vse vrstice na eno stran« pa naredi nasprotno. Če nobena od možnosti ne omogoča berljivosti besedila, prilagodite merilo z ročnim odstotkom.
Še nekaj nastavitev, ki naredijo razliko: pravilna velikost papirja (npr. A4) in robove. Ozek rob vam daje več prostora za podatke, vendar pazite, da glave ali noge ne pustite preblizu roba; če potrebujete natančnost, uporabite Robove po meri.
V nastavitvah tiskanja lahko izberete tudi tiskanje na eno ali obe strani. Način tiskanja dolg rob pripravi branje kot knjigo (obrača strani na stran), medtem ko kratki rob Gre za koledarski slog (obrnjen je na glavo). Izberite tistega, ki najbolj ustreza vrsti dokumenta.
Če tiskate več kopij večstranskega dokumenta, nastavite možnost na prepletenoZ združevanjem tiskalnik natisne celotne komplete 1-2-3, 1-2-3; brez združevanja pa 1-1-1, 2-2-2, 3-3-3, kar otežuje nadaljnje razvrščanje.
Pomembna podrobnost v Excelu za splet: ni mogoče vstavljanje, ogled ali tiskanje številk strani iz brskalnika. Če potrebujete oštevilčene glave ali noge, odprite datoteko v namizni aplikaciji, dodajte številke v razdelku Postavitev strani in natisnite od tam.
Excel za splet in Google Preglednice: Razlike in kako dobro tiskati
V Excelu za splet je priporočljivo Uporabite Excelov ukaz Natisni in ne brskalnika. Pojdite v Datoteka > Natisni > Natisni in izberite med Trenutna izbira ali Celotna knjiga. Za vsako spremembo izbire je treba zapreti predogled, prilagoditi izbiro in ponovno natisniti.
Če želite preveriti, ali se vse ujema, izberite ustrezno merilo in potrdite s predogledno sličico. Tudi če se vsebina ujema, če vidite, da velikost besedila se premajhnePoročilo lahko razdelite na več strani in na vrhu uporabite ponavljajoče se naslove, da bo lažje berljivo.
V Google Preglednicah je pot podobna: Datoteka > Natisni ali ikona tiskalnika. Tam izberete velikost papirja, usmerjenost, robove in skaliranje. Če želite samo območje, izberite »Natisni izbrano območje«Če želite, da se vse prilega na eno stran, uporabite možnost »Prilagodi strani«.
V Preglednicah lahko izberete, katere liste želite natisniti, prilagodite oblikovanje in poravnavo ter si ogledate rezultate v živo. Tako kot v Excelu, Za zelo široke mize je vredno preklopiti na vodoravno orientacijo. in stolpce stisnite varčno, da preprečite izgubo berljivosti.
Za profesionalen zaključek postopka se navadite na uporabo predogleda in standardizacijo nastavitev: enaka velikost papirja, dosledni robovi in merilo, ki ne žrtvuje velikosti pisave. Skladnost med listi Branje je zelo izboljšano, če natisnete knjigo z več zavihki.
Uporabne bližnjice in možnosti: predogled, hitra izbira in lastnosti
Bližnjica na tipkovnici Ctrl+P odpre pogled za tiskanje neposredno z sličica na desniTo je najhitrejši način za preverjanje prelomov, glav in prelomov, ne da bi zapustili preglednico. Če kaj ne ustreza, se vrnite korak nazaj, popravite in preverite znova.
V plošči Tiskalniki lahko v spustnem meniju »Tiskalnik« spremenite aktivno napravo. Če upravljate več tiskalnikov (npr. barvnih in enobarvnih), selektor vam prihrani prihode in odhodePoleg tega gumb Lastnosti odpre možnosti gonilnika, specifične za tiskalnik (kakovost, pladenj, vrsta papirja).
Pri tabelah je dobro, da pred tiskanjem izberete celotno strukturo. Kliknite prvo celico, držite tipko Shift in izberite zadnjo, da jo prekrijete. vsi stolpci in vrstice v tabeli brez prevelikega pomikanja. Na ta način lahko zagotovite, da ne boste pomotoma izrezali stolpca.
Ko ima list več pogledov ali filtrov, bodite pozorni na to, kaj se prikazuje na zaslonu. Excel bo natisnil vidno na podlagi izbora in nastavljenega območja, zato če obstaja filtrirane ali skrite stolpce, označite, ali jih res želite izključiti iz dokumenta ali jih raje prikazati pred tiskanjem.
Kakovost, prihranki in PDF: zadnji triki, ki naredijo razliko
Če je dokument namenjen dostavi ali arhiviranju, razmislite o ustvarjanju PDF-ja. V Excelu na namizju lahko uporabite Datoteka > Shrani kot ali Izvozi v PDF Ko konfigurirate tiskalniški nalog (usmerjenost, robovi, merilo in območje), boste dobili zvesto datoteko, ki jo je enostavno deliti in se ob odpiranju ne poškoduje.
V Google Preglednicah je še bolj preprosto: Datoteka > Prenesi > PDF. Plošča z nastavitvami je zelo podobna plošči za tiskanje, tako da lahko ponovno uporabite iste nastavitve da dobite čist PDF že v prvem poskusu.
Če namesto papirja potrebujete vmesno datoteko za tiskanje, izberite možnost Tiskanje v datoteko Na seznamu tiskalnikov kliknite Natisni in ga poimenujte, ko ste pozvani. Tako lahko ohranite točno tisto, kar bi poslali tiskalniku.
Za izboljšanje kakovosti brez povečanja stroškov nastavite način tiskanja na »Osnutek«. hočeš samo hitre teste in visoko kakovost prihranite za končno različico. Izbira papirja, ki je primeren za vaš dokument (na primer standardni papir za tabele in debelejši papir za predstavitve), močno izboljša občutek in berljivost.
Če pogosto tiskate, razmislite o uporabi zanesljivega in združljivega potrošnega materiala ter nadzorujte barve le, kadar to doda vrednost. Za izključno numerična poročila, enobarvno z dobrim kontrastom je običajno zadostno in bolj ekonomično.
Obstajajo spletne storitve tiskanja, ki omogočajo nalaganje PDF-ja, izbiro vrste papirja (barvni ali črno-beli) in končne obdelave. To je priročno, ko nimaš tiskalnika pri roki Ali pa potrebujete srednje velike naklade z dosledno kakovostjo; pravilna priprava datoteke (robovi, merilo, orientacija) bo zagotovila brezhiben rezultat.
Z vsem zgoraj navedenim že imate sestavine za tiskanje brez težav: pripravite list, določite območje, prilagodite robove in orientacijo, odločite se, ali želite povečati velikost na eno stran ali razporediti na več strani, uporabite predogled za preverjanje in, ko je čas, pretvorite v PDF ali datoteko, da ohranite izvirnik odlično za deljenje ali tiskanje.
Tiskanje preglednic postane manj mučno, ko se navadite na rutino: predogled, brisanje parametrov in doslednost med listi. Prilagajanje izbire, skaliranja in robov, Dosegli boste čist, berljiv in profesionalen rezultat tako v Excelu (namizni in spletni) kot v Google Preglednicah, brez presenečenj ali »pregrizenih« strani.
Strasten pisec o svetu bajtov in tehnologije nasploh. Rad delim svoje znanje s pisanjem in to je tisto, kar bom počel v tem blogu, saj vam bom pokazal vse najbolj zanimive stvari o pripomočkih, programski opremi, strojni opremi, tehnoloških trendih in še več. Moj cilj je, da vam pomagam krmariti po digitalnem svetu na preprost in zabaven način.