Kako vstaviti in povezati Excelove podatke v Word

Upravljajte orodja za Microsoft Office Z lahkoto odpira vrata neskončnim možnostim in prihranku časa, še posebej, ko moramo povezati podatke med aplikacijami. Jasen primer tega je izkoriščanje prednosti Prednosti vstavljanja ali povezovanja informacij iz Excelove preglednice v Wordov dokument, pa naj gre za samodejno posodabljanje podatkov, ustvarjanje spajanj dokumentov ali preprosto izboljšanje upravljanja dokumentov. Mnogi ljudje se ne zavedajo vseh razpoložljivih alternativ ali razlik med metodami, zato je temeljit pregled vedno koristen.

Ste eden tistih ljudi, ki še vedno ročno kopirajo in lepijo podatke znova in znova? Obstajajo veliko učinkovitejši načini. Od vdelave predmeta, ki ohrani izvirno oblikovanje, do ustvarjanja dinamičnih povezav, ki se samodejno posodabljajo vsakič, ko v Excelu nekaj spremenite, do spajanja pošte za prilagajanje stotin pisem v nekaj minutah. Takole je opisano. Vsi načini vstavljanja in povezovanja Excelovih podatkov v Wordu, njegove prednosti, podrobni koraki in Tricks tako da lahko izberete najboljšega glede na vaše potrebe.

Razlike med vstavljanjem, lepljenjem in povezovanjem Excelovih podatkov v Wordu

Pri delu z Wordom in Excelom imamo več možnosti za mešanje podatkov med obema programoma. Vstavi Gre za prenos podatkov iz Excela v Wordov dokument, pri čemer se ti pretvorijo v nekakšen objekt znotraj datoteke. Ujemite Gre za klasično, hitro in preprosto metodo, vendar ima svoje omejitve, saj podatki po lepljenju ostanejo statični in urejanje bo bolj omejeno. Povezava To je najbolj profesionalna možnost, če želite, da se posodobitve v Excelu samodejno odražajo v Wordu.

Ta točka je bistvenega pomena: Če samo kopirate in prilepite, se spremembe, ki jih naredite v Excelu, NE bodo odražale v Wordu.Vendar pa se bodo pri povezovanju vse spremembe v preglednici neposredno odražale v dokumentu Word. Preden se torej lotite dela, premislite, ali želite, da podatki ostanejo fiksni ali sinhronizirani.

Kako kopirati in prilepiti Excelove podatke v Word (tradicionalno lepljenje)

Klasična metoda za Vključitev Excelove tabele ali podatkov v Word Gre preprosto za kopiranje informacij in njihovo lepljenje na želeno mesto v dokumentu.

1. Odprite Excelovo preglednico in Izberite tabelo ali obseg celic, ki jih želite vključiti v Wordu.
2. Z desno miškino tipko kliknite na izbor in izberite "Kopirati" ali uporabite kombinacijo tipk Ctrl + C (Ob Windows) o Cmd + C (Ob Mac).
3. Pojdi na Wordov dokument kamor želite vstaviti podatke.
4. Postavite kazalec točno tja, kamor bo tabela, in kliknite z desno tipko miške. Izberite "Prilepi" ali uporabite Ctrl + V (v sistemu Windows) ali Cmd+V (na Macu).

Na ta način je miza zlepljena z Wordova oblikaČe želite ohraniti prvotni videz Excela, kliknite na možnosti Posebno lepljenje in izberite »Ohrani prvotno oblikovanje« ali podobno. Ta metoda je hitra, vendar, kot smo že omenili, informacije ostanejo fiksneČe spremenite Excel, Word tega ne bo vedel.

Vstavljanje Excelovih podatkov v Word kot povezanega ali vdelanega predmeta

Če želite ohraniti strukturo in napredne funkcije Excela (kot so formule), lahko izberete vstavi preglednico kot objektTo omogoča enostavno posodabljanje podatkov in, odvisno od metode, ohranja neposredno povezavo do izvorne datoteke.

Koraki za vstavljanje ali povezovanje Excelove datoteke v Word

1. V vašem Wordovem dokumentu, pojdite na zavihek »Vstavi« in izberite "Predmet".
2. V oknu, ki se prikaže, izberite zavihek »Ustvari iz datoteke«.
3. Kliknite na "Preučite ..." in izberite Excelovo datoteko, ki jo želite uporabiti.
4. Zdaj imate dve možnosti:
   • Vdelaj datoteko: V Word vstavite kopijo Excelove datoteke, ki ostane kot ločen objekt.
   • Povezava do datoteke: Izberite »Povezava do datoteke« tako da se spremembe, narejene v izvirnem Excelu, samodejno odražajo v Wordovem dokumentu.
5. Če želite, da se objekt prikaže kot ikona in ne kot tabela, označite »Prikaži kot ikono«.
6. Kliknite na "Sprejmi".

S tem je vstavite kopijo Excelove preglednice ali neposredno povezavo, odvisno od vaših potreb. Kadar koli lahko dvokliknete predmet, da ga uredite neposredno iz Worda (če je vdelan) ali posodobite (če je povezan).

Napredna metoda: Posebno lepljenje za povezovanje določenih podatkov

Obstaja še ena zanimiva možnost, idealna Če morate povezati le tabelo ali določen del Excela in ne celotne datoteke. Uporabite "Posebno lepilo" z različico »Prilepi povezavo«:

1. V Excelu izberite obseg celic in ga kopirajte (Ctrl + C ali kliknite z desno tipko miške in »Kopiraj«).
2. Pojdite v Word, izberite, kam želite vsebino, in odprite zavihek "Začni"Prikaže možnosti "Prilepi" in izberite "Posebno lepilo ...".
3. V oknu, ki se prikaže, izberite »Prilepi povezavo« in nato na seznamu na desni izberite "Preglednica Microsoft Excel Predmet".
4. Kliknite na "Sprejmi".

Na ta način oz. Prilepljena tabela je povezana z izvirnim Excelom in se bo posodobil vsakič, ko spremenite izvorne vrednosti, kar je zelo uporabno, če se podatki pogosto spreminjajo.

Spajanje pošte: Popolna rešitev za personalizirana pisma

Ena najmočnejših in najmanj znanih aplikacij za povezavo med Excelom in Wordom je Kombinacija korespondenceJe najboljši prijatelj tistih, ki morajo poslati veliko pisem, računov, etiket ali e-pošta prilagojeno, s spremembo le enega podatka (na primer imen ali naslovov), vendar z ohranitvijo istega besedila.

Kako deluje spajanje dokumentov z Excelovo preglednico?

Koncept je preprost: Word uporablja Excelovo tabelo kot zbirko podatkov da se podatki iz vsake vrstice (na primer ime, naslov, datum itd.) samodejno vstavijo na ustrezno mesto v dokumentu.

1. Pripravite svojo Wordov dokument z osnovnim besedilom pisma ali dokumenta, ki ga želite personalizirati.
2. Ustvari svoj Excel list s podatki, ki jih nameravate uporabiti (na primer en stolpec za »Ime«, drugega za »Naslov« itd.). Shranite Excelovo datoteko in se prepričajte, da prva vrstica vsebuje naslove stolpcev.
3. V Wordu pojdite na zavihek "Korespondenca" in izberite »Začni spajanje dokumentov«.
4. Izberite vrsto dokumenta, ki ga želite ustvariti (pisma, ovojnice, nalepke itd.).
5. Izberite »Uporabi obstoječi seznam« in poiščite svojo Excelovo datoteko.
6. Pri izbiri datoteke ne pozabite označiti možnosti, da prva vrstica vsebuje glave, če je to primerno.
7. Izberite določene prejemnike, če ne želite vključiti vseh na seznam.
8. Zdaj postavite kazalec tja, kamor želite, da Word vstavi podatke po meri. Pojdite na »Vstavi polje za spajanje« in izberite polje (Ime, Naslov itd.).
9. Nadaljujte s čarovnikom za združevanje in si oglejte predogled, kako bo vsak dokument videti z dejanskimi imeni ali podatki.
10. Na koncu dokončajte združevanje in natisnite ali shranite prilagojene dokumente.

Ta postopek omogoča ustvarjanje stotin personaliziranih dokumentov v nekaj minutah.Poleg tega ga lahko kombinirate s funkcijami oblikovanja, da bo vaša korespondenca elegantna in dosledna.

Oblikujte podatke, da se izognete napakam pri povezovanju

Ena največjih težav je pogosto povezovanje stolpcev s posebnimi formati v Excelu, kot so poštne številke, odstotki, telefonske številke itd. Če tega ne storite pravilno, lahko izgubijo vodilne ničle, spremenijo format ali povzročijo napake pri združevanju.

1. Za podatke, kot so poštne številke, izberite stolpec v Excelu, pojdite na zavihek "Začni" in izberite »Oblika« → »Besedilo«, pred uvozom ali povezovanjem.
2. Če uvažate podatke iz datoteke .txt ali .csv, uporabite čarovnika za uvoz, da označite vsak stolpec kot besedilo ali ustrezno obliko.
3. Pri spajanju dokumentov, če želite prikazati simboli valuta ali odstotek, jih ročno dodajte v polje za spajanje v Wordu, da se izognete napakam pri oblikovanju.

Če si vzamete nekaj minut za pregled in prilagoditev teh podrobnosti, si boste prihranili težave pri tiskanju več deset pomembnih pisem ali dokumentov.

Povezani članek:

Povezane celice in kontrolniki obrazcev/ActiveX v Excelu: uporaba, prilagajanje in zaščita podatkov

Isaac

Strasten pisec o svetu bajtov in tehnologije nasploh. Rad delim svoje znanje s pisanjem in to je tisto, kar bom počel v tem blogu, saj vam bom pokazal vse najbolj zanimive stvari o pripomočkih, programski opremi, strojni opremi, tehnoloških trendih in še več. Moj cilj je, da vam pomagam krmariti po digitalnem svetu na preprost in zabaven način.