Tiskanje ovojnic in nalepk iz Worda korak za korakom

Tiskanje ovojnic in nalepk iz Worda To je ena tistih funkcij, za katere mnogi vedo, da obstajajo, a je skoraj nihče ne uporablja v celoti. Če delate s poštnimi pošiljkami, pa naj bo to za podjetje, spletno trgovino ali lastno podjetje, vam lahko obvladovanje teh orodij prihrani veliko časa in glavobolov.

V tem priročniku bomo videli Kako ustvariti, konfigurirati in natisniti ovojnice in nalepke v WorduNe glede na to, ali potrebujete samo eno nalepko ali želite poslati več naslovov strank, bomo obravnavali osnove, napredne možnosti, kako izkoristiti spajanje pošte in kako po potrebi integrirati Outlookove stike, da čim bolj avtomatiziramo postopek.

Združljive različice programa Word in splošni pristop

Na voljo so orodja za ovojnice in nalepke v praktično vseh sodobnih različicah Worda. Te vključujejo Word za Microsoft 365, Word za Microsoft 365 za MacWord za splet, Word 2024 (in njegova različica za Mac), Word 2021, Word 2019, Word 2016 in celo mobilne aplikacije, kot je Moj Office za iPhoneČeprav se nekatere vizualne podrobnosti lahko spremenijo, je potek dela v vseh zelo podoben.

V bistvu vam Word omogoča naredite dve pomembni stvari, povezani s fizičnimi pošiljkamiPo eni strani oblikujte in natisnite ovojnice z naslovom prejemnika in pošiljatelja, po drugi strani pa ustvarite nalepke, ki jih lahko nalepite na ovojnice, škatle, pakete ali katero koli vrsto fizične korespondence, ki jo uporabljate pri vsakodnevnih dejavnostih.

Poleg tega se ta orodja integrirajo z Funkcije spajanja dokumentov in viri podatkov (kot seznami v Excelu ali Outlookov lasten adresar), tako da lahko ustvarjate prilagojena sporočila v paketih, ne da bi morali vnašati vsak naslov posebej.

Pomembno je razumeti, da so Wordove možnosti razdeljene med Hitra izdelava ene same ovojnice ali nalepke in najnaprednejši procesi, zasnovani za množično ustvarjanje. Najboljše pri tem je, da se vse nadzoruje z istega zavihka: Pošiljke.

Konfigurirajte naslov pošiljatelja v Wordu

Preden začnete tiskati kuverte, kot da jutri ni, se splača ... določite privzeti povratni naslov v Wordu. Na ta način bo aplikacija samodejno izpolnila to polje vsakič, ko boste ustvarili novo ovojnico, in ga boste morali spremeniti le, če želite uporabiti drug naslov.

Za določitev tega naslova morate storiti naslednje konfigurirajte ga iz splošnih možnosti WordaPojdite na zavihek Datoteka, nato na Možnosti in v naprednih možnostih boste našli razdelek s splošnimi nastavitvami s poljem Poštni naslov. Tam lahko vnesete svoj povratni naslov točno tako, kot želite, da se prikaže na natisnjenem obrazcu.

Ta naslov bo ostal shranjeno in na voljo za prihodnje ovojniceZato vam ga ne bo treba nenehno ponavljati. In če boste kadar koli morali spremeniti povratni naslov (na primer, če pošiljate iz druge poslovalnice ali naslova), lahko to besedilo vedno začasno spremenite ali pa na ovojnico, ko jo boste tiskali, napišete alternativni naslov.

Dodatna prednost je, da tudi če se odločite Na določeni ovojnici ne navajajte povratnega naslova.Word bo ta naslov še naprej uporabljal kot privzetega v nastavitvah, tako da ga ne boste izgubili pri prihodnjih oddajah.

Pred tiskanjem ovojnic preglejte možnosti tiskanja

Ena najpogostejših napak pri delu s kuvertami je ne preverjajo, kako jih tiskalnik pričakujeVsak stroj ima svoj način podajanja papirja: nekateri zahtevajo, da je ovojnica vstavljena z licem navzgor, drugi z licem navzdol, nekateri zahtevajo, da jo vstavite s kratkim robom, drugi z dolgim ​​robom, spreminja pa se tudi položaj (desno, na sredini ali levo od pladnja).

Na zavihku Pošiljanje lahko v skupini Ustvari odprete možnost Kuverte in dostopite do ustreznega pogovornega okna. Tam boste našli gumb Možnosti, ki bo odprl okno z dvema ključnima zavihkoma: enim za možnosti ovojnice (velikost, položaj besedila itd.) in drugim za posebne možnosti tiskanja za ovojnice.

V razdelku za velikost vam Word omogoča izbirajte med različnimi standardnimi formati ovojnicČe nobena od možnosti ne ustreza tisti, ki jo uporabljate, lahko izberete velikost po meri in ročno vnesete širino in višino ovojnice. To je še posebej uporabno pri delu s posebnimi formati, oblazinjenimi ovojnicami ali manj pogostimi velikostmi.

Na zavihku z možnostmi tiskanja Word uporabi podatke iz gonilnik tiskalnika Da vam prikažem diagram, kako pravilno naložiti ovojnico. Tam boste videli, ali jo je treba namestiti na desno, na sredino ali na levo stran pladnja, ali gre skozi krajši ali daljši rob in ali mora biti z natisnjeno stranjo obrnjeno navzgor ali navzdol.

Če je ovojnica vstavljena skozi kratek robMorda ga boste morali zasukati, da preprečite, da bi se besedilo prikazalo obrnjeno na glavo. Najbolje je, da naredite poskusni tisk: v polje Naslov za dostavo vnesite poskusni naslov, naložite eno ovojnico po diagramu v oknu z možnostmi tiskanja in jo pošljite v tiskanje. Tako lahko preverite, ali se pravilno natisne ali če morate kaj prilagoditi.

Če rezultat ni takšen, kot ste pričakovali, imate na voljo več praktičnih alternativ: Glejte priročnik za tiskalnik ali razdelek s pomočjo. Glede težave z nalaganjem ovojnic posodobite gonilnik tiskalnika, če je na voljo novejša različica, in seveda se vrnite v možnosti tiskanja v Wordu, da preizkusite različne nastavitve, dokler ne najdete konfiguracije, ki ustreza vašemu modelu.

Ustvarjanje, tiskanje in shranjevanje ovojnic v Wordu

Ko imate jasne nastavitve tiskanja in naslov pošiljatelja, je čas, da ustvarite samo ovojnicoVse se začne, še enkrat, na zavihku Pošiljanje in v skupini Ustvari, kjer boste našli gumb Ovojnice.

Ko odprete to pogovorno okno, boste videli dve glavni besedilni polji: eno za naslov za dostavo (prejemnik) in drugo za povratni naslov. V prvo polje lahko ročno vnesete naslov, na katerega boste poslali pismo ali paket. Če imate v računalniku nameščen združljiv elektronski imenik, lahko naslov vnesete neposredno od tam, ne da bi ga morali ročno vnašati.

Če želite poskrbeti za svoj videz, lahko formatu besedilo iz obeh smeri Preprosto je. Preprosto izberite besedilo, kliknite z desno miškino tipko in izberite možnosti, kot je Pisava, da prilagodite pisavo, velikost, slog (krepko, poševno itd.) in druge parametre oblikovanja. Na ta način lahko uporabite bolj korporativni slog ali preprosto izboljšate berljivost.

V polje za povratni naslov lahko vnesete nov naslov ali pa Wordu dovolite, da uporabi že vnesenega. Če ne želite, da se povratni naslov prikaže na določeni ovojnici, lahko izberete polje, ki vam to omogoča. izpustite povratni naslov v tej pošiljki, pri čemer se privzete nastavitve ohranijo za prihodnje ovojnice.

V nekaterih okoljih Word ponuja tudi možnost dodajte elektronsko poštnino na ovojnico. Če želite to narediti, morate imeti nameščen združljiv program za pošiljanje poštnine, ki je običajno na voljo le v določenih državah in prek določenih storitev. V pogovornem oknu lahko omogočite možnost dodajanja poštnine, in če nimate nameščenega nobenega programa, vam lahko Word predlaga povezavo s spletnimi storitvami za več informacij.

Ko izpolnite podatke, imate dve glavni poti. Če preprosto želite natisnite ovojnico takoj in tam Brez shranjevanja vstavite ovojnico v tiskalnik po diagramu, prikazanem na zavihku Možnosti tiskanja v pogovornem oknu Možnosti ovojnice, in kliknite Natisni. Word bo opravilo poslal neposredno tiskalniku.

Če je tisto, kar iščete, je Shranite obliko ovojnice za ponovno uporabo ali priložite dokumentuIzberete lahko možnost Dodaj v dokument. Word bo ovojnico vstavil kot prvo stran trenutne datoteke, preostale strani pa bodo proste za pisanje pisma ali spremne vsebine. Nato preprosto pojdite v Datoteka > Shrani kot in poimenujte datoteko, da jo shranite.

Ustvarjanje in tiskanje enakih strani z nalepkami

Poleg ovojnic Word omogoča tudi Natisnite cele liste enakih nalepkTo je idealno na primer za nalepke s ponavljajočimi se naslovi (pošiljatelja), nalepke za identifikacijo izdelkov, interne kode ali katere koli informacije, ki se bodo ponavljale na celotnem listu.

Če želite to narediti, morate iti na zavihek Korespondenca in klikniti na oznakeOdpre se pogovorno okno, v katerega lahko vnesete podatke, ki jih želite prikazati na nalepki, običajno v polje Naslov. Ti podatki so običajno besedilo, vendar jih lahko po potrebi kombinirate z grafiko ali posebnim oblikovanjem.

Pred tiskanjem je pomembno, da pritisnete gumb možnosti Za izbiro dobavitelja etiket in specifičnega izdelka, ki ga boste uporabljali, Word vključuje precej obsežen seznam blagovnih znamk in referenc etiket. Če je torej vaš list etiket standardne velikosti, ga boste skoraj zagotovo našli na seznamu. Ko izberete pravi izdelek, bo Word samodejno prilagodil dimenzije vsake etikete in število etiket na list.

Če se vaša referenca iz kakršnega koli razloga ne prikaže na seznamu, lahko uporabite gumb Nova založba Če želite ustvariti obliko po meri, boste vnesli natančne dimenzije za vsako nalepko, robove, navpični in vodoravni razmik ter število vrstic in stolpcev. Ko je shranjena, lahko to obliko ponovno uporabite v prihodnje.

Ko v ustrezno polje vpišete besedilo oznake, imate možnost spremenite obliko z orodji za pisavo in odstavkeTako kot pri ovojnicah. Preprosto izberite besedilo, kliknite z desno miškino tipko in uporabite želene spremembe oblikovanja (pisava, poravnava, razmik med vrsticami itd.).

Na dnu pogovornega okna z nalepkami lahko izbirate med tiskanjem celotna stran iste oznake Ali pa samo eno samo nalepko na določenem mestu na listu. Če želite celoten list zapolniti z isto vsebino, izberite možnost celotne strani in natisnite ali pa ustvarite nov dokument, da jih najprej pregledate.

Če pa po drugi strani potrebujete ena sama oznaka Na delno uporabljenem listu lahko izberete točno vrstico in stolpec znotraj polja Samo nalepka. Na ta način ne boste zapravljali listov z nalepkami: Word bo natisnil samo na določenem mestu in pustil preostale prostore nedotaknjene za poznejšo uporabo.

V vsakem primeru je priporočljivo, še posebej pri uporabi nalepk po meri ali dragih etiketnih listov, Najprej poskusite tiskati na navaden papir preveriti poravnavo. To zagotavlja, da vsebina natančno pade znotraj meja posamezne oznake.

Ovojnice in nalepke za spajanje pošte

Kdaj morate poslati veliko število personaliziranih pisem ali paketovV idealnem primeru bi morali uporabiti Wordovo orodje za spajanje dokumentov. Ta funkcija vam omogoča, da dokument povežete z virom podatkov (na primer s preglednico Excel z imeni in naslovi) in ustvarite ovojnico ali nalepko za vsak zapis na tem seznamu.

Na zavihku Korespondenca imate možnost Začnite spajanje pošteOd tam lahko izberete, ali boste delali s pismi, ovojnicami ali nalepkami. Ko izberete Ovojnice ali Nalepke, Word odpre posebna pogovorna okna za konfiguracijo za vsak primer, kjer lahko prilagodite velikosti, robove in oblikovanje, kot smo videli prej.

Za ovojnice imate na zavihku Možnosti ovojnic posebne možnosti: velikost ovojnice, pisava in položaj besedila Za pošiljatelja in prejemnika. Word vam prikaže predogled rezultata, da si lahko ogledate, kako bodo naslovi videti po tiskanju. Poleg tega vam zavihek Možnosti tiskanja omogoča, da določite, kako bo ovojnica podana v tiskalnik, kar zagotavlja, da bo spajanje dokumentov delovalo brez napak pri pozicioniranju.

Pri oznakah se postopek začne z izbiro blagovna znamka in referenca za etiketni papir V ustreznem spustnem meniju. Z izbiro natančne predloge Word že ve, koliko nalepk je na listu, njihovo velikost in kako razporediti besedilo za popolno prileganje. Če vaših nalepk ni na seznamu, lahko ustvarite svojo lastno obliko z možnostjo Nova nalepka.

Ko je format ovojnice ali lista nalepk določen, je naslednji korak Izberite prejemnikeTukaj lahko povežete Excelovo datoteko, zbirko podatkov, seznam stikov ali celo ročno ustvarite nov vir podatkov. Vsaka vrstica na vašem seznamu bo predstavljala drugo pošiljko s polji za ime, naslov, poštno številko itd.

Potem je preostalo le še vstaviti polja za spajanje na ovojnici ali na prvi nalepkiNa primer, ime, priimek, naslov, mesto in poštno številko lahko postavite točno na mesta, kjer naj bodo natisnjeni. Ko zaženete združevanje, bo Word ustvaril toliko ovojnic ali nalepk, kolikor je zapisov v viru podatkov, vsaka s prilagojenimi podatki prejemnika.

V oznakah dokument po potrditvi nastavitev postane tabela, ki označuje meje vsake oznakeRobovi tabele morda sprva niso zelo jasni, vendar so tam: prikaz robov lahko omogočite ali spremenite za lažje delo. Vendar je najbolje, da robove onemogočite ali odstranite vidno črto pred tiskanjem, da se izognete risanju nepotrebnih črt na etiketah.

Ko je vse nastavljeno, ostane le še vnesti kombinacijo: lahko Ogled prejšnjih rezultatovČe ne želite uporabiti celotnega seznama, filtrirajte prejemnike in ko ste zadovoljni, pošljite množični tisk, saj veste, da bo vsaka ovojnica ali nalepka vsebovala pravilne podatke.

Uporaba seznama stikov v Outlooku in dodatne možnosti

Poleg virov podatkov, kot so preglednice ali podatkovnih bazBeseda Zelo dobro se integrira z Outlookom.Microsoftov e-poštni odjemalec. Ta integracija je še posebej uporabna, če že imate organizirane stike z imeni, poštnimi naslovi in ​​drugimi podatki, ki jih želite ponovno uporabiti za fizično pošiljanje.

Med možnostmi Kuverte in nalepke je običajno majhen gumb v obliki imenika ali zvezka, ki omogoča Neposreden uvoz stikov iz OutlookaS klikom lahko izberete, kateri stik želite uporabiti, in samodejno izpolnite polja, kot je naslov za dostavo, brez kopiranja in lepljenja.

Ta integracija močno poenostavi ustvarjanje kuverte ali nalepke za en sam stikTo pa lahko izkoristite tudi pri spajanju dokumentov, če kot vir podatkov uporabite imenik. Na ta način vsak stik postane zapis prejemnika v vašem množičnem pošiljanju.

V pogovornem oknu z možnostmi ovojnic in nalepk boste videli tudi druge praktične informacije: na primer, orientacija papirja v pladnju tiskalnika in predogled končnega rezultata. Vse to lahko prilagodite z gumbom Možnosti in tako zagotovite, da se bo tisto, kar vidite na zaslonu, ujemalo s tem, kako se bo fizično natisnilo.

Druga značilnost, ki bi lahko bila zanimiva, je dodajte elektronsko poštninoČe je na voljo v vaši državi, boste morali za uporabo prenesti združljivo programsko opremo za e-pošto. To običajno dobite prek storitev tretjih oseb ali povezav, ki jih zagotavlja Microsoft. Priporočljivo je, da se obrnete na lokalno pošto, da preverite, ali je ta možnost na voljo in kako jo integrirati v svoj potek dela.

Ko imate vse pripravljeno (oblikovanje, stike, možnosti tiskanja), se postopek zreducira na nekaj tako preprostega kot pritisk printKljuč do izogibanja nepotrebnim kuvertam ali nalepkam pa je v tem, da si nekaj minut vzamete za pravilno pripravo velikosti, robov, orientacije papirja in vira podatkov. To zagotavlja, da bo vsaka pošiljka videti profesionalno in da tiskalnik s papirjem ne bo naredil ničesar nenavadnega.

Obvladovanje tiskanja ovojnic in nalepk v Wordu To pomeni, da se od težav s tiskalnikom pri vsaki pošiljki odpravite na zanesljiv in hiter sistem, ki je popolnoma prilagojen vašemu načinu dela, ne glede na to, ali oddate nekaj pošiljk na mesec ali pripravljate obsežne kampanje s stotinami prejemnikov.