- Poznajte različne ravni in vrste dovoljenj v SharePoint Bistveno je zaščititi informacije in upravljati dostop do njih za računalnike in uporabnike.
- Natančna konfiguracija skupin, vlog in dovoljenj na različnih ravneh (spletno mesto, knjižnica, seznam in element) omogoča prilagoditev varnosti dejanskim potrebam katere koli organizacije.
- Integracija SharePointa z Microsoftove ekipe Dodaja posebnosti, ki jih je treba obvladati za učinkovito upravljanje, ne da bi pri tem izgubili nadzor ali preglednost nad podatki in dostopom.
Danes je SharePoint postal eno najpogosteje uporabljenih orodij v vseh vrstah podjetij in organizacij za upravljanje dokumentov in notranje sodelovanje. Vendar pa je eden najpomembnejših vidikov – in pogosto zmeden za skrbnike in napredne uporabnike – pravilna nastavitev dovoljenj in notranje varnosti. Pravilna konfiguracija dostopa, urejanja ali skupne rabe posameznih virov je temelj za zagotavljanje zaščite občutljivih podatkov in preprečevanje vsakodnevnih glavobolov.
V tem obsežnem vodniku boste našli vse, kar morate vedeti o upravljanju dovoljenj in varnosti v SharePointu ter o njegovih integracijah s storitvijo Microsoft Teams. Od razumevanja hierarhije dovoljenj, vnaprej določenih ravni, natančnega upravljanja seznamov, knjižnic ali določenih elementov do najboljših praks, vključno s posebnostmi upravljanja v hibridnih okoljih in pomenom dobrega sodelovanja s skupinami in računi storitev. Pripravite se na obvladovanje SharePointa in ga spremenite v svojega najboljšega zaveznika na področju varnosti in nadzora dostopa.
Zakaj so dovoljenja in varnost tako pomembna v SharePointu?
Dostop do informacij je gonilna sila sodelovanja v katerem koli digitalnem okolju. Vendar pa lahko nenadzorovan dostop predstavlja največje tveganje za varnost in zaupnost podatkov. V SharePointu, pravilna konfiguracija dovoljenj Omogoča vam, da natančno določite, kdo si lahko ogleda, uredi, izbriše ali deli dokumente, sezname, strani ali nastavitve in pod kakšnimi pogoji.
Ohlapno ali kaotično upravljanje lahko privede do uhajanja informacij, operativnih napak ali celo dragih varnostnih kršitev. Zato obvladovanje dovoljenj ni neobvezno: je bistveno.
Osnovna načela upravljanja dovoljenj v SharePointu
SharePoint strukturira varnost na podlagi treh ključnih konceptov: ravni dovoljenj, skupin in dedovanja.
- Ravni dovoljenj: Gre za nize posameznih dovoljenj, združenih za enostavno dodelitev. Na primer »Poln nadzor« ali »Samo branje«.
- Skupine: Omogočajo vam, da množično dodelite dovoljenja več uporabnikom, ki si delijo skupno funkcijo ali potrebo.
- Dediščina: Dovoljenja so običajno dodeljena na višji ravni (na primer na ravni spletnega mesta ali knjižnice) in se dedujejo navzdol, čeprav jih je mogoče prilagoditi tako, da se to dedovanje na določeni točki prekine.
Ta shema olajša upravljanje in zmanjšuje napake, vendar zahteva tudi jasno razumevanje, kako se dostopi širijo po različnih plasteh.
Privzete ravni dovoljenj v SharePointu: veliko več kot le »branje« in »pisanje«
Od SharePoint Online do SharePoint Serverja na mestu uporabe obstaja več vnaprej določenih ravni dovoljenj, ki pokrivajo najpogostejše potrebe. Vendar pa je razumevanje njihovega obsega in razlik bistveno, preden začnete prilagajati dostop za uporabnike ali skupine.
- Skupni nadzor: Omogoča vam izvajanje absolutno vseh dejanj na spletnem mestu, vključno z upravljanjem dovoljenj, ustvarjanjem ali brisanjem elementov in celo globalno konfiguracijo. To raven rezervirajte za najbolj zaupanja vredne administratorje, saj ima lahko vsaka napaka nepopravljive posledice!
- Oblikovanje: Ta raven vam omogoča ogled, dodajanje, posodabljanje, brisanje, odobritev in prilagajanje elementov ali strani znotraj spletnega mesta. Idealno za tiste, ki so odgovorni za podobo in strukturo portalov.
- Izdaja: Uporabniki lahko ustvarjajo, urejajo in brišejo elemente in sezname ter upravljajo njihovo vsebino, vendar vedno znotraj določenih omejitev.
- Sodelovanje/Prispevek: Te ravni (imena se lahko razlikujejo glede na različico SharePointa) omogočajo dodajanje, urejanje in brisanje elementov s seznamov ali knjižnic ter upravljanje osebnih spletnih gradnikov. Zelo uporabno za delovne ekipe, ki morajo spreminjati dokumente ali sezname, vendar nimajo dostopa do naprednih nastavitev.
- Branje/ogled omejeno: Omogočajo le ogled vsebine, brez možnosti spreminjanja, brisanja ali dodajanja česar koli vanjo. To je osnovna raven za pregledovalce, revizorje ali zunanje obiskovalce.
- Omejen dostop: Njegova funkcija je, da uporabniku omogoči dostop le do določenega vira (na primer datoteke), ne da bi mu omogočil dostop do preostalega dela spletnega mesta ali knjižnice. Zelo uporabno za skupno rabo posameznih dokumentov z zunanjimi sodelavci.
- Samo ogled: Omogoča ogled strani in elementov aplikacije, vendar z dodatnimi omejitvami; zasnovan za zelo specifične kontekste, na primer z Excelovimi storitvami.
Na spletnih mestih za objavljanje (kot so institucionalni portali) so lahko na voljo dodatne ravni, kot so »Omejeno branje«, »Odobritev« ali »Upravljanje hierarhije«, ki še bolj izpopolnijo nadzor nad vsebino in objavljanjem strani.
Individualna dovoljenja: droben tisk varnostnih podrobnosti
Zgornje ravni so pravzaprav niz posameznih dovoljenj, ki natančno določajo, katera dejanja lahko vsak uporabnik izvede. Na primer, uporabnik z dovoljenjem »Upravljanje seznamov« lahko ustvarja in briše sezname, vendar morda ne more odobriti elementov ali upravljati javnih pogledov.
Med najpogostejšimi dovoljenji za SharePoint, odvisno od obsega, izstopajo naslednja:
- Seznam dovoljenj: Upravljajte sezname, si oglejte, dodajte, uredite in izbrišite elemente, odobrite ali objavite različice, ustvarite opozorila, zavrzite spremembe in še več.
- Dovoljenja spletnega mesta: Upravljajte dovoljenja, ustvarjajte in spreminjajte skupine, upravljajte globalne nastavitve, si oglejte podatke o uporabi in analitiko, dodajte ali prilagodite strani in teme ter še več.
- Osebna dovoljenja: Upravljajte poglede osebnih seznamov, dodajajte ali odstranjujte spletne gradnike na osebnih straneh, posodabljajte spletne gradnike po meri.
Podroben nadzor nad temi dovoljenji vam omogoča ustvarjanje ravni po meri, prilagojenih specifičnim potrebam organizacije ali projekta.
SharePointove skupine: ključ do učinkovitega upravljanja dovoljenj
Dodeljevanje dovoljenj enemu za drugim hitro postane nočna mora, ko število uporabnikov narašča. Da bi se izognili napakam in izboljšali agilnost, SharePoint vedno predlaga uporabo varnostnih skupin.
- Privzete skupine: Ko ustvarite spletno mesto, SharePoint ustvari privzete skupine, kot so »Lastniki«, »Člani« in »Obiskovalci«, vsaka s standardno ravnjo dovoljenj.
- Skupine po meri: Ustvarite lahko skupine za določene oddelke, projekte ali profile (na primer »Revizorji« ali »Ekipa za trženje«) in jim dodelite potrebna dovoljenja za enega ali več virov.
- Vgnezdene skupine: SharePoint omogoča, da je ena skupina član druge, kar olajša hierarhično upravljanje dostopa (zelo uporabno v velikih organizacijah).
Vedno dodeljevanje dovoljenj skupinam in ne posameznim uporabnikom je ključna najboljša praksa za varnost in učinkovitost.
Razlike med dovoljenji na spletnih mestih skupine in spletnih mestih za komunikacijo
SharePoint loči predvsem dve vrsti spletnih mest:
- Spletna mesta ekip: Zasnovano za notranje sodelovanje, kjer so dovoljenja običajno bolj natančna in omejena na člane ekipe ali projekta.
- Komunikacijska mesta: Namenjeno je deljenju institucionalnih ali javnih informacij, kjer so dovoljenja običajno širša in usmerjena v množično vidnost, čeprav še vedno obstajajo napredne možnosti segmentacije.
Če že od samega začetka izberete pravo vrsto lokacije in dovoljenja, se izognete morebitni kasnejši prenovi objektov.
Nastavitev dovoljenj za sezname in knjižnice: podroben nadzor
Ena od prednosti SharePointa je, da omogoča zelo podrobno upravljanje dovoljenj, tudi za sezname, knjižnice ali posamezne elemente. To se doseže z razbitjem dedovanja dovoljenj, kar omogoča nastavitev posebnih pravil za vsak vir.
Seznam dovoljenj
- Upravljanje seznama: Ustvarjanje ali brisanje seznamov, dodajanje/odstranjevanje stolpcev ali javnih pogledov, spreminjanje strukture.
- Dodajanje, urejanje in brisanje elementov: Popoln nadzor nad shranjenimi podatki.
- Odobritev ali zavrnitev različic: Bistveno v okoljih, kjer lahko spremembe objavijo le določeni uporabniki.
- Opozorila in obvestila: Možnost ustvarjanja opozoril za spremljanje sprememb.
Dovoljenja knjižnice
- Dodaj/odstrani dokumente: Nadzorujte, kdo lahko nalaga ali briše datoteke.
- Upravljanje različic: Omogoča obnovitev ali brisanje starih različic, kar je bistveno za okolja s strogim nadzorom dokumentov.
- Konfigurirajte metapodatke in poglede: Prilagodite način organiziranja in prikaza dokumentov.
Ne pozabite, da boste morali zaradi prekinitve dedovanja dovoljenj prihodnje spremembe upravljati ročno. Te izjeme dobro dokumentirajte in redno pregledujte svoje konfiguracije, da ohranite varnost v SharePointu.
Dovoljenja za posamezne elemente: kirurška varnost
Včasih potrebujete uporabnika ali skupino za ogled ali urejanje posameznega dokumenta, mape ali elementa seznama. SharePoint vam omogoča, da prekinete dedovanje tudi na tej ravni, tako da nastavite en sam, popolnoma prilagojen »mehurček« za dostop.
Ta tehnika je še posebej uporabna, kadar morate občasno deliti dokumente z zunanjimi sodelavci ali revizorji, ne da bi pri tem razkrili preostale informacije.
Modeli dedovanja: Kako se dovoljenja razširjajo v SharePointu
V večini primerov dovoljenja v SharePointu tečejo od zgoraj navzdol. To pomeni, da če zbirki spletnih mest dodelite dovoljenje, bodo vsi seznami, knjižnice in elementi v njej samodejno podedovali ta dovoljenja, razen če prekinete dedovanje.
Kdaj je primerno razdeliti dediščino? Le v zelo upravičenih primerih: zelo občutljivi dokumenti, začasna oprema, viri, ki se delijo z zunanjimi stranmi itd. Zloraba tega koncepta povzroča kaos in povečuje tveganje človeške napake.
Upravljanje dovoljenj v hibridnih okoljih: SharePoint Online v primerjavi s SharePoint Serverjem
Logika dovoljenj je na obeh platformah podobna, vendar obstajajo pomembne razlike glede na to, ali delate v oblaku (SharePoint Online/Microsoft 365) ali na lokalnih strežnikih (SharePoint Server).
- V SharePointu Online: Skupine in dovoljenja so tesno povezana z Microsoft 365 in Azure AD. Poleg tega integracija s storitvijo Teams dodaja nove vidike dostopa in vidnosti.
- V strežniku SharePoint: Na voljo je širši nabor podpornih vlog in dostop do nastavitev nizke ravni, vključno z dovoljenji datotečnega sistema in registra. Windows.
Storitveni računi, vloge in tehnična dovoljenja v strežniku SharePoint Server
V lokalnih uvedbah (SharePoint Server) varnost presega dovoljenja, vidna v uporabniškem vmesniku. Tukaj pridejo v poštev računi storitev, tehnične skupine in vloge v zbirki podatkov.
- Administrativni računi: Obstajajo posebni računi za upravljanje strežniške farme, časovne storitve, centralno upravljanje, pajkanje vsebine, sinhronizacijo imenika Active Directory in drugo. Nikoli ne uporabljajte enega samega računa za vse in ne dodeljujte skrbniških dovoljenj računom aplikacij.
- Zahteve skupine: Obstajajo skupine, kot so WSS_ADMIN_WPG, WSS_WPG ali WSS_RESTRICTED_WPG, ki podeljujejo tehnična dovoljenja za datotečni sistem, register in druge notranje vire.
- Vloge v zbirki podatkov: SharePoint uporablja vloge, kot so WSS_CONTENT_APPLICATION_POOLS, SPDataAccess ali SharePoint_SHELL_ACCESS, za nadzor dostopa do baz podatkov in shranjenih procedur strežnika SQL Server. Bistveno je upoštevati uradna priporočila za dodelitev minimalnega potrebnega števila dovoljenj in se izogniti pretiranim privilegijem.
Napredna sistemska dovoljenja: lokalni viri in register
Za napredne skrbnike – zlasti v strežniku SharePoint Server – je treba upoštevati dovoljenja skupin v lokalnem datotečnem sistemu in registru sistema Windows.
- Datoteke in mape: V vašem sistemu so poti (na primer %ProgramFiles%\Microsoft Office Servers\16.0\Logs), ki zahtevajo posebna dovoljenja za branje, pisanje ali poln nadzor, da bi storitve SharePoint pravilno delovale.
- Vnosi v register: Številni bistveni registrski ključi za SharePoint zahtevajo tehnična dovoljenja za skrbništvo, diagnostiko, pretvorbo dokumentov ali šifriranje poverilnic.
Strasten pisec o svetu bajtov in tehnologije nasploh. Rad delim svoje znanje s pisanjem in to je tisto, kar bom počel v tem blogu, saj vam bom pokazal vse najbolj zanimive stvari o pripomočkih, programski opremi, strojni opremi, tehnoloških trendih in še več. Moj cilj je, da vam pomagam krmariti po digitalnem svetu na preprost in zabaven način.