- Razlikovanje med uporabo osnovnih predlog in informacijskih sistemov za obračunavanje (SIF) v skladu z veljavnimi predpisi.
- Tehnične zahteve zakona o boju proti goljufijam in sistema VeriFactu za programsko opremo za obračunavanje.
- Metodologija za avtomatizacijo generiranja množičnih računov s spajanjem pošte.
- Obvezni elementi, ki jih mora vsebovati pravni račun v Španiji, da se izognete kaznim.
Če ste samozaposleni ali vodite malo podjetje, ste verjetno seznanjeni z uporabo Microsoft Officea za računovodstvo. Microsoft Word in Excel sta že leta nepogrešljiva za ustvarjanje hitrih in enostavnih predlog računov, ne da bi pri tem porabili denar za zapleteno programsko opremo.
Vendar se je krajina s prihodom novih davčnih predpisov spremenila. Ne gre le za to, da dokument izgleda dobro, temveč za to, da izpolnjuje zakonske zahteve , da davčni organi ne bi imeli ugovorov, še posebej zdaj, ko so koncepti, kot je VeriFactu, vse pogostejši.
Ali je še vedno dovoljeno uporabljati Word in Excel za izdajanje računov?
Kratek odgovor je pritrdilen, vendar z zelo pomembnim opozorilom: odvisno je od tega, kako jih uporabljate . Španska davčna agencija razlikuje med uporabo preproste predloge in tako imenovanim računalniškim sistemom za obračunavanje (SIF). Če preprosto odprete dokument, ročno vnesete podatke o stranki, dodate znesek in ga shranite kot PDF, potem uporabljate osnovno predlogo.
V tem primeru program ne opravi dela, ampak ga vi. Ker ni avtomatizacije, ni povezanih baz podatkov in ni samodejno ustvarjenih zapisov , lahko nadaljujete z delovanjem na ta način, ne da bi se bali kršitve predpisov VeriFactu, saj ni programske opreme, ki bi upravljala sledljivost podatkov.
Ko Word ali Excel postane SIF
Tu pa se stvari zares zapletejo. Če vaša Excelova datoteka ni le preglednica, kamor si zapisujete stvari, temveč vsebuje makre, napredne formule , ki polnijo povzetke DDV ali dohodnine, ali samodejno generiran sistem številčenja računov, ste ustvarili »domači« SIF (davčni informacijski sistem).
Napredna Excelova preglednica, ki upravlja sledenje serijskim številkam, povezuje več listov ali uporablja obrazce za vnos podatkov . Da bi bil ta sistem zakonit, mora zagotavljati, da so računi zaščiteni pred nedovoljenim spreminjanjem in da obstaja zaporedno, nespremenljivo zaporedje – nekaj, česar standardna Officeova datoteka sama po sebi ne more zagotoviti.
Če se znajdete v tej situaciji, je ključnega pomena, da veste, da gre za resnično situacijo, in če nimate odobrene programske opreme, ki ustvari zahtevani digitalni prstni odtis (hash) in kodo QR, se lahko soočite z visokimi globami.
Koledar in obvezni roki VeriFactu
Ni se treba vsem prilagoditi hkrati. Predpisi določajo jasen časovni okvir, tako da nihče ne ostane zadaj. Za delniške družbe se obveznost prilagoditve svojih IT sistemov začne 1. januarja 2026. Po drugi strani pa imajo tiste z nekoliko daljšim obdobjem prilagoditve rok 1. julij 2026.
Pomembno je omeniti, da obstaja možnost pridružitve VERIFACTU, kar vključuje predložitev informacij davčni upravi. Čeprav se trenutno morda zdi neobvezno, mnogi strokovnjaki menijo, da bi tisti, ki se odločijo za neparticipacijo, lahko imeli večjo prisotnost v davčnem sistemu.
Kako avtomatizirati račune s spajanjem dokumentov
Če morate izdati veliko količino računov z enako strukturo, vendar različnimi prejemniki, je najboljše orodje [tool name missing] . Ta postopek vam omogoča, da povežete besedilni dokument z zunanjo zbirko podatkov, običajno Excelovo datoteko, za ustvarjanje prilagojenih dokumentov v paketih.
Za začetek morate najprej pripraviti Excelovo tabelo s čistimi stolpci: itd. Ko imate pripravljeno bazo podatkov, morate v Wordu iti na zavihek »Pošiljanje«, izbrati »Začni spajanje dokumentov« in izbrati Excelovo datoteko kot vir prejemnika.
Od tam morate preprosto vnesti podatke v ustrezne razdelke predloge. Ko končate, bo Word ustvaril toliko računov, kolikor vrstic ima vaša Excelova datoteka, s čimer boste prihranili ure potencialno dragega ročnega dela.
Bistveni elementi pravno veljavnega računa v Španiji
Ne glede na to, ali uporabljate drago programsko opremo ali brezplačno predlogo iz LibreOffice ali OpenOffice, obstajajo določene zahteve za veljavnost dokumenta. Pogosta napaka je uporaba generičnih predlog z interneta, ki niso v skladu s španskimi predpisi.
- Vse podrobnosti o pošiljatelju in prejemniku (ime in naslov).
- El z obeh strani.
- Enolična številka računa in datum izdaje.
- Podroben opis dobavljenih storitev ali blaga.
- , veljavne davke (DDV, IRPF) in neto skupni znesek.
Dobro oblikovan izdelek ni le estetika; stranki predstavlja profesionalno podobo in kaže na resnost pri finančnem upravljanju vašega podjetja.
Alternative in končna priporočila
Če ugotovite, da je vaš Excelov sistem preveč zapleten in spada pod definicijo SIF, imate več možnosti. Lahko se preselite na takšnega , ki že vključuje module VeriFactu, ali pa, če ne želite vlagati denarja, uporabite [nejasno - morda "VeriFactu" ].
Za tiste, ki izdajajo zelo malo računov, je uporaba ročnih knjig računov še vedno zakonita, saj ne gre za računalniške sisteme. Vendar pa gre za metodo . V idealnem primeru bi bilo treba preiti na digitalno obliko, pri čemer je treba vedno zagotoviti, da izbrano orodje omogoča sledenje izdanim dokumentom.
Skratka, uporaba Worda in Excela je hitra in poceni rešitev, dokler ostane na ravni statične predloge. Če se odločite za avtomatizacijo z uporabo makrov ali podatkovnih baz, morate zagotoviti, da vas vaš potek dela ne izpostavlja globam zaradi kršitve zakona o boju proti goljufijam ali zahtev VeriFactu.
Strasten pisec o svetu bajtov in tehnologije nasploh. Rad delim svoje znanje s pisanjem in to je tisto, kar bom počel v tem blogu, saj vam bom pokazal vse najbolj zanimive stvari o pripomočkih, programski opremi, strojni opremi, tehnoloških trendih in še več. Moj cilj je, da vam pomagam krmariti po digitalnem svetu na preprost in zabaven način.