Kako ustvariti samodejni generator dokumentov v Wordu z uporabo Excela kot baze podatkov

Ustvarite samodejni generator dokumentov v Wordu, začenši z Excelova preglednica To je ena tistih stvari, ki vam, ko jo enkrat odkrijete, prihrani ure ponavljajočega se dela z izpolnjevanjem pisem, pogodb ali potrdil enega za drugim. V bistvu gre za uporabo funkcije spajanja dokumentov v Wordu z uporabo Excela kot baze podatkov, skrbno upravljanje uvoza in oblikovanja podatkov, da se zagotovi popoln izpis, brez izgube ničel, simbolov valut ali odstotkov.

Ko ti del vira podatkov datoteke .txt ali .csv (Na primer pri izvozu stikov iz Gmaila ali drugega CRM-ja) ima Excel ključno vlogo: najprej uvozite, nato formatirate in na koncu to preglednico povežete z Wordom, da ustvarite prilagojene dokumente v velikem obsegu. Če že imate podatke v dobro pripravljeni Excelovi preglednici, je postopek veliko bolj preprost, vendar je še vedno dobro preveriti oblikovanje stolpcev, poštne številke, številke, odstotke in valute, da preprečite »neumne napake« pri samodejnem generatorju dokumentov.

Kaj je avtomatski generator dokumentov Word-Excel in kako deluje?

Samodejni generator dokumentov Word z uporabo Excela Ne gre za zunanji program, temveč za napredno uporabo funkcije spajanja dokumentov v Wordu s preglednico kot virom podatkov. To vam omogoča, da ustvarite predlogo v Wordu z dinamičnimi polji (ime, naslov, znesek, datum itd.), ki se samodejno napolnijo s podatki iz vsake vrstice v Excelu.

S praktičnega vidika Vsaka vrstica v Excelovi tabeli je enakovredna enemu dokumentu Word bo ustvaril pismo, račun, obrazec ali katero koli drugo vrsto ponavljajočega se dokumenta. Stolpci postanejo polja za spajanje, ki jih postavite v predlogo, kamor koli želite, da se pojavijo. Ko začnete spajanje, Word iterira po Excelovih zapisih in ustvari toliko dokumentov, kolikor je vrstic.

Ključ do zanesljivega delovanja tega sistema je, da preglednica je dobro strukturirana in ima pravilno obliko podatkovČe poštne številke izgubijo ničle, če zneski niso prikazani kot valuta ali če odstotki spreminjajo vrednost, je lahko končni rezultat zmeden, neprofesionalen ali celo napačen, zlasti ko gre za pravne ali poslovne dokumente.

Zato je pred dodajanjem polj za spajanje v Wordu dobro, da nekaj minut pripravite Excelovo datoteko, še posebej, če Podatki prihajajo iz ločenih datotek .txt ali .csv z vejicami, tabulatorji ali drugimi ločili, saj je prav med tem postopkom uvoza najlažje izgubiti podatke ali povzročiti, da Excel napačno interpretira vrednosti.

Priprava Excela kot baze podatkov: pravilen uvoz datotek .txt in .csv

Ko so stiki ali zapisi v besedilna datoteka (.txt) ali datoteka z vrednostmi, ločenimi z vejicami (.csv)Prvi korak je, da jih uvozite v Excel s pomočjo čarovnika za uvoz besedila. Ta čarovnik vam omogoča, da določite vrsto ločila in, kar je najpomembneje, obliko zapisa podatkov za vsak stolpec: število, besedilo, datum itd. To je bistveno za delovanje samodejnega generatorja dokumentov v Wordu brez presenečenj.

Če želite uvoziti besedilno datoteko ali datoteko CSV v Excel in jo pripraviti kot vir podatkov, standardni postopek Gre za naslednje (natančna imena menijev se lahko nekoliko razlikujejo glede na različico, vendar je logika enaka):

1. Odprite Excel in pojdite na zavihek PodatkiOd tam uporabite možnost uvoza podatkov iz besedilne datoteke. V mnogih različicah je to prikazano kot »Iz besedila/CSV« ali »Iz besedilne datoteke«. Ta možnost zažene čarovnika za uvoz.

2. Izberite datoteko .txt ali .csv To vsebuje podatke, ki jih želite uporabiti kot osnovo za samodejni generator dokumentov Word. To je lahko seznam strank, izvoz Gmaila, datoteka s stiki iz poštnega sistema itd. Ko jih izberete, kliknite »Pridobi podatke« ali enakovreden gumb za nadaljevanje.

V naslednjem koraku vam čarovnik prikaže predogled vsebine datoteke in vas pozove, da določite Kako so polja ločena?To je ena ključnih točk celotnega postopka, saj določa, ali so stolpci pravilno razmejeni.

3. Izberite ustrezne ločilne znakeObičajno so podatki ločeni z vejicami (datoteke CSV) ali tabulatorji, lahko pa se uporabijo tudi druga ločila. V čarovniku morate v razdelku »Ločila« izbrati polje, ki ustreza pravilnemu ločilu (vejica, tabulator, podpičje itd.). Ko izberete to polje, bo predogled prikazal stolpce točno tako, kot bodo prikazani v Excelu.

4. Konfigurirajte obliko vsakega stolpcaTa del je ključnega pomena: v razdelku »Predogled izbranih podatkov« lahko izberete določen stolpec in v razdelku »Oblika podatkov stolpca« določite, ali naj se ta stolpec obravnava kot besedilo, številka, datum itd. To je obvezno za občutljive stolpce, kot so poštne številke, identifikatorji z vodilnimi ničlami ​​ali polja z vrednostmi, ki jih Excel ne želi samodejno interpretirati.

Ko izberete na primer stolpec s poštno številko, je priporočljivo, da ga izrecno označite kot Besedilo, ki gaS tem zagotovite, da bo poštna številka, kot je »00399«, ostala popolnoma enaka in se ne bo pretvorila v 399 z odstranitvijo začetnih ničel. Če imate druge stolpce s podobnimi podatki (kode, reference, številke članstva), lahko postopek ponovite tako, da izberete vsak stolpec in mu kot obliko dodelite »Besedilo«.

5. Preglejte in ponovite konfiguracijo stolpca tolikokrat, kot je potrebno. Čarovnik vam omogoča, da se po stolpcu odločate, kako naj se podatki interpretirajo. Vzemite si čas: kasneje boste v Wordu veseli, da niste imeli težav z okrnjenimi ali nepravilno prikazanimi polji.

Ko končate s to nastavitvijo, vam preostane le še to, da storite dokončaj čarovnika:

6. Kliknite DokončajKo to storite, bo Excel prikazal pogovorno okno »Uvozi podatke«, kjer se lahko odločite, kam želite v delovnem zvezku postaviti podatke: v obstoječi delovni list (iz določene celice) ali v nov delovni list. Če želite stvari poenostaviti, je najlažje pustiti »Obstoječi delovni list« in uporabiti privzeti naslov celice (običajno A1).

7. Potrdite s Sprejmi To omogoča Excelu, da oblikuje podatke, kot ste določili. Od te točke naprej vaša preglednica postane popolnoma veljaven vir podatkov za uporabo pri spajanju dokumentov z Wordom, kar vam omogoča, da zgradite svoj samodejni generator dokumentov.

Da bi se izognili prepisovanju izvirnih informacij in ohranili organizirano strukturo, je to zelo priporočljivo. Shrani preglednico z novim imenom datotekeNa ta način boste imeli v prihodnje na voljo podatke, ki jih boste morali ponovno uvoziti ali ohraniti čisto kopijo izvirnih podatkov.

Pravilno oblikovanje številskih podatkov in poštnih številk v Excelu

Ko uvozite podatke (ali če ste jih že imeli v preglednici), je naslednji korak natančno preglejte obliko vsakega stolpca da zagotovite, da Word prikaže vrednosti točno tako, kot želite. To je še posebej pomembno za numerične stolpce: zneske, odstotke, poštne številke, identifikatorje itd.

V primeru spajanja dokumentov Excel preprosto posreduje vrednosti Wordu, vendar način, kako so te vrednosti predstavljene v končnem dokumentu Odvisno bo tako od Excelove oblike zapisa kot od tega, kako postavite simbole in besedilo okoli polj v predlogi Word. Zato je treba razumeti več točk.

Za oblikovanje stolpca v Excelu je splošni postopek zelo preprost: izberite celoten stolpec, pojdite na zavihek »Domov« in v skupini »Številka« s poljem »Oblika števil« izberite ustrezno vrsto (Številka, Besedilo, Valuta, Odstotek itd.). Od tam lahko zagotovite, da na primer Stolpci s poštno številko so označeni kot besedilo.

Ko gre za poštne številke ali druge numerične identifikatorje, je razlog očiten: Če jih Excel obravnava kot številke, bo odstranil vse vodilne ničle.To pomeni, da bo poštna številka, kot je 01005, postala 1005, kar ni le napačno, temveč lahko povzroči težave z dostavo ali identifikacijo pri pošiljanju prilagojenih pisem z generatorjem dokumentov Word.

Če želite spremeniti obliko določenega stolpca v besedilo:

1. Izberite celoten stolpec ki vsebuje poštne številke, NIF brez začetnice, kode strank itd.

2. Na zavihku Osnovno poiščite skupino Številka in odprite seznam »Oblika številk«. V njem izberite možnost »Besedilo«. V nekaterih različicah preprosto izberite »Besedilo« v polju za oblikovanje v glavni orodni vrstici.

Če so v stolpcu že podatki, jih je morda treba nekatere spremeniti. ponovno uvesti S tem boste zagotovili, da bodo v celoti obdelani kot besedilo, vendar boste vsaj preprečili, da bi jih Excel samodejno spreminjal. V idealnem primeru bi bilo treba to spremembo izvesti med postopkom uvoza, kot to omogoča čarovnik za uvoz besedila, če pa jo spregledate, jo lahko vedno popravite po uvozu.

Obravnavanje odstotkov, valut in drugih občutljivih formatov

Poleg poštnih številk obstajajo tudi druge vrste podatkov, ki jih je treba preveriti, če želite, da se vaši Samodejni generator dokumentov Word Podajte profesionalen rezultat: stolpci z valutami (cene, zneski za plačilo, plače) in stolpci z odstotki (popusti, davki, razmerja itd.).

V primeru valut vam Excel omogoča uporabo določena oblika številke, kot je »Valuta«Ta oblika ohrani decimalna mesta, ločila tisočic in simbole valut. Zelo je priročna za prikaz podatkov neposredno v preglednici, vendar ne pozabite, da je v Wordovem spajanju dokumentov pogosto bolj praktično, da številko obdelate in simbol v predlogi dodate ročno.

Kar zadeva odstotke, ima Excel posebno vedenje: Odstotek v obliki zapisa interno pomnoži vrednost s 100. da se prikaže skupaj s simbolom %. To pomeni, da če v celico vnesete 0,2 in uporabite oblikovanje v odstotkih, boste videli 20 %; če vnesete 20 in uporabite oblikovanje v odstotkih, boste videli 2000 %. To neposredno vpliva na to, kaj bo Word prejel med združevanjem.

Če se želite izogniti temu multiplikacijskemu učinku in delati z odstotkom »kot je«, ne da bi Excel spreminjal vrednost, se lahko odločite za formatu stolpec z odstotki kot besediloNa ta način shranite vrednost, vneseno v celico, in dodate simbol % neposredno v Wordov dokument okoli polja za spajanje.

Ta odločitev je odvisna od tega, kako želite ravnati s svojimi podatki: če morate v Excelu izvajati izračune z odstotki, ohranite obliko odstotkov To vam bo koristno; če želite, da se v dokumentih prikažejo nespremenjeni, vam oblika besedila omogoča popoln nadzor nad tem, kaj prejemnik vidi.

Na kratko, pregled stolpca za stolpcem in premislite, ali vam ustreza:

• Uporaba oblikovanja valut ali števil v Excelu in pustite simbol valute za Wordov dokument.
• Uporaba oblikovanja odstotkov ali besedila odvisno od tega, ali morate izvesti izračune ali samo prikazati podatke.
• Označi kot besedilo vsa polja, ki jih Excel ne želi interpretirati (kode, reference itd.).

V Wordov dokument postavite simbole valut in odstotkov

Dobra praksa pri delu s spajanjem dokumentov je ne zanaša se izključno na Excelovo obliko zapisa števil za predstavitev simbolov, kot so €, $ ali %. Čeprav Excel lahko prikaže zneske s temi simboli, Word po prejemu podatkov morda ne bo interpretiral popolnoma enake oblike ali pa boste v končnem dokumentu morda raje izbrali drugačen slog.

Izogibajte se težavam in pridobite fleksibilnost, najčistejša stvar, ki jo lahko storite, je postavite simbole neposredno v Wordov dokument, tik pred ali za ustreznim poljem za združevanje. Če imate na primer v Excelu polje z imenom »Znesek«, lahko v predlogo Worda napišete nekaj takega: »Skupaj za plačilo: €»Znesek«« ali »Skupaj za plačilo: »Znesek« €«, odvisno od želenega sloga.

Pri odstotkih je ideja podobna: če vaš Excelov stolpec vsebuje vrednosti, kot sta »15« ali »15 %« (ko je v besedilni obliki), lahko v Wordu napišete: »Uporabljen popust: »Popust« %« ali vključite simbol poleg polja, če ste ga že shranili kot del besedila v Excelu. Pomembno je, da Ne dovolite, da so simboli odvisni od dvoumne oblike ki se lahko razlikujejo od ene različice sistema Office do druge.

Te majhne podrobnosti naredi razliko med ustvarjenim dokumentom, ki je videti »napol dokončan«, in dokumentom, ki je videti popolnoma izpiljen. Poleg tega, če vaši dokumenti vsebujejo različne valute ali različne odstotke, vam nadzor simbola v predlogi Word omogoča poenotenje sloga, velikosti pisave in položaja, ne da bi se morali zanašati na to, da ga boste »prilepili« v podatke v Excelu.

Pri pregledu predloge se prepričajte, da Vsako polje za združevanje mora spremljati kontekstualno besedilo Zahtevano: predpone valut, pripone odstotkov, merske enote itd. Na ta način bo samodejni generator ustvaril popolnoma berljive dokumente, z vsemi ključnimi informacijami, pojasnjenimi in nedvoumnimi.

Uporaba Excelove preglednice kot vira podatkov pri spajanju dokumentov

Ko je vaša preglednica čista, pravilno uvožena in preverjeno vse oblikovanje, pride najbolj impresiven del: Povežite Excel z Wordom, da ustvarite samodejni generator dokumentovČeprav se izvirna vsebina osredotoča predvsem na pripravo podatkov, je koristno videti celoten kontekst, da bi razumeli, zakaj je ta priprava tako pomembna.

V Wordu spajanje dokumentov običajno sledi nekaj osnovnim korakom: Ustvari se ali odpre dokument, ki bo služil kot predloga. (na primer standardno pismo), izberete vrsto dokumenta, ki ga želite ustvariti, izberete vir podatkov (v tem primeru vašo Excelovo datoteko) in na koncu vstavite polja za spajanje, kjer je to primerno.

Ko kot vir izberete Excel, vas bo Word vprašal, ali želite izberi knjigo in v njej stran ki vsebuje podatke. Bistveno je, da ima prva vrstica tega lista jasna imena stolpcev, saj bodo ta imena tista, ki se bodo prikazala kot razpoložljiva polja v Wordu (na primer Ime, Priimek, Naslov, Poštna številka, Znesek, Popust itd.).

Ko je datoteka povezana, lahko vstavi polja za spajanje kjer koli v besedilu: v odstavkih, tabelah, glavah ali nogah. Vsako vstavljeno polje ustreza stolpcu v Excelovem listu in ko zaženete spajanje, bo Word za vsako vrstico ustvaril dokument, pri čemer bo polja nadomestil z ustreznimi vrednostmi.

Zahvaljujoč vsemu prejšnjemu delu pri uvozu in oblikovanju v Excelu, ko Word uporabi te podatke za ustvarjanje množičnih dokumentov, Nobena vodilna ničla se ne izgubi, odstotki niso popačeni in številske vrednosti ohranjajo doslednost. ki jih potrebujete za profesionalni dokument. Vaša pisma, nalepke, ovojnice ali pogodbe bodo vsebovale pravilne podatke za vsakega prejemnika.

Končni rezultat je sistem za samodejno generiranje, ki ga lahko ponovno uporabite tolikokrat, kot želite: le posodobiti boste morali Excelovo preglednico (dodati nove vrstice ali popraviti podatke) in ponovno zagnati spajanje dokumentov v Wordu. Dokler ohranite strukturo stolpcev in oblikovanje, bo postopek ostal stabilen in zanesljiv.

Ko je vir podatkov pravilno pripravljen in je predstavitev simbolov in formatov nadzorovana, Spajanje dokumentov med Wordom in Excelom postane pravi samodejni generator dokumentov, ki zmore avtomatizirajte svoje dokumente sposobni v nekaj minutah ustvariti tisto, kar je prej trajalo ure, ohranjati natančnost poštnih številk, številk, odstotkov in valut ter dati profesionalen zaključek vsem množičnim sporočilom, ki jih morate poslati.