Kako ustvariti neposredne povezave do datotek ali map v Excelu s hiperpovezavo

Ali morate hitro dostopati do datotek, map ali določenih območij v Excelovem delovnem zvezku? Verjetno ste se že znašli v situaciji, ko ste morali ustvariti bližnjice v preglednicah, da bi se hitro pomikali do dokumentov, map ali celo spletnih mest, s čimer ste prihranili nepotrebne klike in iskanja. No, v Excelu je to mogoče in izjemno vsestransko zaradi funkcije HYPERLINK.

V tem članku vam bomo podrobno, praktično in jedrnato razložili, kako lahko Ustvarjanje neposrednih povezav do datotek ali map v Excelu s funkcijo hiperpovezaveNaučili se boste, kako se premikati med dokumenti, povezovalnimi listi, dostopati do map, avtomatizirati ustvarjanje seznamov povezanih datotek in številne druge možnosti, ki vam bodo prihranile čas in učinkovitost pri vsakodnevnem delu. Videli boste, da boste po branju tega članka ne glede na vašo raven lahko ustvarjali tako kompleksne ali preproste povezave, kot jih potrebujete.

Kaj je hiperpovezava in za kaj se uporablja v Excelu?

Un hiperpovezava To je element (besedilo, slika ali celica), ki vas ob kliku preusmeri na drugo mesto: lahko je drug list ali celica v delovnem zvezku, datoteka v računalniku ali omrežju, mapa, spletna stran ali celo e-poštno sporočiloV Excelu so hiperpovezave izjemno uporabne, ker omogočajo hitro krmarjenje med različnimi viri informacij in učinkovito organizirajte svoje podatke.

Ko v Excelu kliknete hiperpovezavo, se cilj odpre v spletnem brskalniku, video predvajalniku ali spletnem pregledovalniku. PDF ali v mapi v računalniku, odvisno od vrste datoteke ali povezave. To omogoča vaše preglednice postanejo veliko bolj dinamične in interaktivne.

Kje se lahko v Excelu uporabljajo hiperpovezave?

• Pojdi na datoteke ali spletne strani v katerem koli omrežju, intranetu ali internetu.
• Dostop do datotek, ki še ne obstajajo ampak kaj nameravaš ustvariti?
• Pošlji e-pošto iz celice.
• Vrzi descargas ali prenos datotek prek FTP-ja ali HTTP-ja.
• Povezave do določenih mest znotraj ene knjige ali na druge liste.
• Ustvarjanje bližnjic map da jih odprete iz Excela.

Dokler kazalec postane roka Ko premaknete miško nad povezano besedilo ali sliko, boste vedeli, da je hiperpovezava pripravljena za uporabo.

Kako deluje URL znotraj hiperpovezave?

Ko ustvarjate hiperpovezavo z uporabo Excelove funkcije HYPERLINK, morate določiti cilj z uporabo URL naslovTa naslov ima lahko različne oblike:

• absolutni urlVključuje protokol (http, ftp, datoteka), omrežni naslov, celotno pot in ime datoteke. Primer: file://servidor/carpeta/archivo.xlsx
• Relativni URL: Izpusti del podatkov, na primer samo ime datoteke ali del poti. Excel bo manjkajoče podatke uporabil glede na lokacijo v odprtem delovnem zvezku.

To je zelo praktično, saj če premaknete datoteke ali mape, bodo relativne povezave še naprej delovale, dokler se njihov relativni položaj v Excelovem delovnem zvezku ne spremeni.

Funkcija HYPERLINK: Sintaksa in osnovna uporaba

Funkcija HIPERVINCULO V Excelu se uporablja za ustvarjanje povezav iz celice. Njegova sintaksa je:

=HIPERPOVEZAVA(lokacija; [prikazano_ime])

• lokacija: To je pot, spletni naslov, naslov datoteke ali naslov mape, kamor želite iti.
• prikazno ime: (Neobvezno) To je besedilo, ki bo prikazano kot povezava v celici.

Če izpustite drugi argument, bo prikazan samo vodstvo kot besedilo v celici.

Praktični primeri hiperpovezave v Excelu

Za lažje razumevanje si poglejmo nekaj primerov:

• Povezava do Excelove datoteke na spletu

=HIPERPOVEZAVA("\\STREŽNIK\Viri\Poročilo.xlsx"; "Odpri poročilo")

S tem se odpre datoteka z imenom Report.xlsx, shranjena v mapi v skupni rabi.

• Povezava do spletne strani

=HIPERPOVEZAVA("https://example.com/download", "Prenesite datoteko tukaj")

S klikom se bo brskalnik odprl na navedenem naslovu.

• Povezava do določene celice v drugem listu ali delovnem zvezku

=HIPERPOVEZAVA("[Knjiga.xlsx]List2!A1"; "Pojdi na List2 – A1")

To vas pripelje neposredno v celico A1 na listu Sheet2 v delovnem zvezku »Book.xlsx«.

• Povezava do lokalne mape

=HIPERPOVEZAVA("C:\\Uporabniki\\MojiDokumenti\\Mapa"; "Odpri mapo")

Odprite mapo v Raziskovalcu Windows.

• Povezava z uporabo vsebine druge celice (dinamična)

=HIPERPOVEZAVA($Z$1)

Če imate v celici Z1 naslov, se lahko nanj sklicujete za ustvarjanje dinamičnih povezav.

Samodejno ustvarjanje seznamov hiperpovezav do datotek

Če imate mapa s stotinami ali tisoči datotek in želite v Excelu ustvariti seznam hiperpovezav za vsako od njih, je tukaj zelo uporabna tehnika s pomočjo Beležnice in preprostega makra:

1. 1. Ustvari seznam datotek z CMD: Odprite meni Start, vnesite »cmd« in pritisnite Enter. Z tipko ukazi kot:
      • cd \ za dostop do korenskega diska
      • mapa cd za vstop v mapo
   2. V ciljni imenik vnesite dir za prikaz vseh datotek.
   3. Poveča medpomnilnik zaslona (z desno miškino tipko kliknite naslovno vrstico — Lastnosti — Postavitev), da si ogledate celoten seznam. Po potrebi prilagodite višino in širino.
   4. Kopiraj celoten seznam: Kliknite v zgornji levi kot CMD, izberite »Uredi« — »Izberi vse« in nato »Uredi« — »Kopiraj«.
   5. Prilepite ga v beležnico, da odstranite morebitno odvečno oblikovanje in izberete samo imena datotek.
   6. Ponovno kopirajte iz beležnice in prilepite v Excel, na primer v stolpec A iz 4. vrstice.
   7. Če seznam vsebuje več informacij, na primer v stolpcu B, uporabite formulo za izvleček samo imena datoteke:

=ZGREŠA(A4; 37; 255)

1. 1. V celico A2 prilepite celotna pot do mape ki se konča s poševno črtico (\).
   2. Če združite pot z imenom vsake datoteke v stolpcu C, dobite celotno pot:

=ZDRUŽI($A$2, B4)

1. 1. S temi podatki lahko ustvarite hiperpovezave s funkcijo:

=HIPERPOVEZAVA(C4, B4)

1. 1. Če želite to narediti na bolj vizualen in samodejen način, lahko uporabite preprost makro:

PodHyperLinksInCells() Za vsako celico v obsegu(ActiveCell, ActiveCell.End(xlDown)) ActiveSheet.Hyperlinks.Add Anchor:=Cell, Address:=Cell.Value Naslednja celica Konec Pod

1. Izberite začetno celico, zaženite makro in si oglejte, kako Excel ustvari hiperpovezave za vse navedene datoteke.

Na ta način boste imeli seznam datotek, iz katerega lahko z enim samim klikom neposredno odprete katero koli od njih.

Ustvarjanje hiperpovezav iz Excelovega vmesnika (brez formul)

Druga zelo praktična možnost, zlasti za manj napredne uporabnike, je uporabite meni Vstavi > Hiperpovezava iz samega Excelovega traku:

1. Izberite celico, v kateri želite ustvariti povezavo.
2. Pojdite na zavihek Vstavi in izberite hiperpovezava.
3. Odpre se okno, kjer lahko izberete:
   • Obstoječa datoteka ali spletna stran: Poiščite in izberite datoteko, mapo ali spletno stran.
   • Mesto tega dokumenta: Ustvari povezavo do drugega določenega lista ali celice.
   • Poštni naslov: omogoča ustvarjanje povezav za pošiljanje novih e-poštnih sporočil.
4. (Neobvezno) Spremenite besedilo, ki bo prikazano kot povezava.
5. Kliknite Sprejmi in vaša povezava bo pripravljena za uporabo.

Če želite prilagoditi tudi pojavno besedilo (informacije, ki se prikažejo, ko se z miško pomaknete nadnje), lahko kliknete »Zaslonski namig« in vnesete želeno besedilo.

Napredni primeri in nasveti

• Povezava do imenovanega obsega ali celice:

=HIPERPOVEZAVA("[Knjiga.xlsx]'List1'!SkupajOddelek"; "Glej skupni znesek oddelka")

• Povezava do zaznamkov v dokumentih beseda ali PowerPoint:

=HIPERPOVEZAVA("http://example.com/Poročilo.docx#Zaznamek", "Pojdi na zaznamek v Wordu")

• Popolnoma prilagojene povezave:

Za ustvarjanje spremenljivih povezav glede na vaše potrebe lahko uporabite kombinacije CONCATENATE ali dinamične funkcije. To je zelo uporabno v nadzornih ploščah in avtomatiziranih poročilih.

Razlike med absolutnimi in relativnimi potmi v Excelu

The absolutne poti So fiksni in zahtevajo vse informacije, od protokola do imena datoteke. To zagotavlja, da bo povezava delovala s katere koli lokacije. relativne potipa so prilagodljivi in se prilagodijo, če se datoteke ali delovni zvezek premaknejo skupaj. Excel privzeto ustvari povezave glede na lokacijo aktivnega delovnega zvezka, vendar lahko osnovni naslov po potrebi spremenite (v lastnostih delovnega zvezka ali v polju »Vstavi hiperpovezavo«).

Povezava do drugih naprednih aplikacij in virov

Z Excelovimi hiperpovezavami ne morete samo odpirati datotek, ampak tudi zagon aplikacij če imaš pot do izvedljive datoteke, odpiranje skupnih map v omrežju z UNC potmi (\\servidor\carpeta), ali celo začeti prenos datotek prek FTP-ja z uporabo ustreznega protokola v naslovu.

Na primer:

=HIPERPOVEZAVA("ftp://uporabnik:geslo@strežnik/pot/datoteka.txt", "Prenesi datoteko FTP")

Rešitve pogostih težav

• Če povezave do lokalnih datotek ne delujejo, preverite, ali je pot pravilna, in v UNC poteh uporabite dvojne poševnice (\\).
• Če preglednico odprete v drugem računalniku, absolutne povezave morda ne bodo delovale, če mapa tam ne obstaja. Uporabite relativne poti ali omrežne poti, do katerih je mogoče dostopati iz katerega koli računalnika.
• Če želite posodobiti več povezav hkrati, upravljajte cilje iz celice, na katero se sklicujete, in v formuli uporabite absolutne reference.
• Če potrebujete povezavo za prikaz določenih informacij, uporabite drugi parameter funkcije HYPERLINK.

Dodajanje hiperpovezav v Excelu pomaga organizirati velike količine podatkov, olajša navigacijo in učinkovito povezuje informacije. Obvladovanje te funkcije vam bo dalo prednost pri upravljanju dokumentov, izboljšalo vašo produktivnost in profesionalnost.