Kako uporabljati Notion za organizacijo: pravi način, predloge in triki

Če se vam zdi, da vsak teden začnete z obljubo o organizaciji, na koncu pa imate raztresene zapiske, neskončne zavihke in opomnike povsod, si oddahnite: obstaja pot ven. S preprosto metodo in prilagodljivim orodjem se lahko organizirate brez omejitev in, kar je najboljše, brez težav s kompleksnimi tehnologijami. V tem priročniku vam bom pokazal, kako strukturirati svoj vsakdan z Notionom, iz nič, s primeri iz resničnega življenja in preizkušenim sistemom. Ideja je, da zgradite sistem, ki vam odvzame mentalno breme in ga ne doda..

Videli boste rutine, navade in potek dela, ki ustrezajo tako vašemu osebnemu kot poklicnemu življenju. In seveda, kako se vse skupaj ujema v Notionu: nadzorna plošča s ključnimi tabelami (izpis možganov, nujni in prihajajoči), strani po področjih (življenje, projekti, vsebina) in pogledi, ki vam omogočajo, da v nekaj sekundah preklopite iz kaosa v osredotočenost. Vse je zasnovano tako, da lahko kopirate, prilagajate in si ustvarite svoje, ne da bi se pri tem preveč obremenjevali..

Zakaj je Notion dobra osnova za organizacijo

Preden smo poznali to orodje, smo mnogi od nas imeli datoteke na računalniku, lepljive listke na mizi, zapiske v dnevniku ali v aplikacije za beleženje in zaznamke v brskalniku. Ta nered terja svoj davek: izgubljate čas z iskanjem, pozabite, kam ste kaj shranili, in ko se morate osredotočiti, imate glavo že polno. Centralizacija informacij na enem mestu odpravlja trenje in zmanjšuje stres..

Notion vam omogoča ustvarjanje povezanih strani in podatkovnih baz. Brez tehničnega žargona: predstavljajte si zbirke povezanih informacij, ki jih lahko filtrirate, združujete in si jih ogledujete v različnih oblikah (tabela, nadzorna plošča, koledar, časovnica, galerija). Vrednost ni le v varčevanju, temveč tudi v tem, kako pridobite in določite prioritete..

Poleg tega lahko strani objavite kot javna spletna mesta, sodelujete v realnem času, pregledujete zgodovino sprememb in integrirate priljubljena orodja, kot so Slack, GitHub, google Orodja za pogon ali avtomatizacijo, kot sta Zapier in Airtable. Je dovolj zmogljiv za kompleksne projekte in dovolj preprost za vaše dnevne sezname..

Začetek: račun, načrt in prvi stik

Za začetek morate le ustvariti račun in se prijaviti v svoj delovni prostor. Na voljo je brezplačen paket, ki je več kot dovolj za osebno uporabo, če pa ste univerzitetni študent, lahko dobite dodatne ugodnosti, če se v nastavitvah registrirate z e-poštnim naslovom svoje ustanove. Z brezplačnim načrtom lahko zgradite brezhiben sistem brez večjih omejitev..

Priporočilo za začetek je jasno: ne obremenjujte se z naprednimi funkcijami. Odprite novo stran, pišite in razumite, kako se bloki (besedilo, naslovi, seznami, tabele itd.) obnašajo. Ostalo bo prišlo sproti, ko boste videli resnične potrebe..

Vaš komandni center: digitalni Bullet Journal

Odlično je ustvariti domačo stran, ki deluje kot osrednje vozlišče, kar mnogi imenujejo digitalni Bullet Journal. Kraj, kamor se vedno vračate, da si ogledate opravila, napredek in naslednje korake. Dajte ji ime, ki vas motivira (Domov, LifeHub, Journal, Namespace itd.) in jo prilagodite z ikono in naslovnico. Uporabite lahko emojije, lastne slike ali repozitorije, kot je Unsplash. Zaradi te osebne note se želiš vsak dan vračati..

Ne skrbite, če je na prvi pogled videti preprosto. Ključno je, da je funkcionalno in ne le okras. čas Obogatili ga boste z gradniki, pogledi na vaše baze podatkov in hitrim dostopom. Najprej minimalistično in praktično; nato lepo.

Oblikujte področja svojega življenja

Naredite seznam področij, ki jih želite organizirati. Na primer: finance, univerza, delo, projekti, tečaji, rutine in opravila. Za vsako področje ustvarite stran, postopoma, ne da bi poskušali v enem dnevu zgraditi nebotičnik. Napredovanje skozi iteracije preprečuje, da bi zaradi nasičenosti odnehali..

Če želite ustvariti stran, lahko vnesete /stran in potrdite. Vse imajo skupne osnove: ikono, naslovnico in možnost, da začnete s prazno stranjo ali predlogo. Osnovna struktura je preprosta, čarovnija pa se zgodi, ko strani povežete z bazami podatkov..

Vložki, ki zagotavljajo oprijem že od prve minute

Notion ima na stotine predlog za skoraj vse. Če želite na primer spremljati svoj proračun, lahko poskusite s preprosto predlogo proračuna za sledenje stroškov po znesku, kategoriji in datumu. Če ugotovite, da ne zajema dohodka, kot ga potrebujete, poiščite drugo v skupnosti ali jo prilagodite. Skupnost ponuja brezplačne in plačljive predloge, ki pokrivajo skoraj vsak primer..

Ko klonirate predlogo, jo lahko spremenite po svojih željah: spremenite lastnosti, dodate relacije, preoblikujete poglede in izbrišete neuporabljene elemente. Tako boste v nekaj minutah imeli svojo prvo uporabno stran za eno od vaših ključnih področij. Bolje nekaj funkcionalnega danes kot popolnega nikoli.

Sistem, ki deluje: navade, energija in osredotočenost

Orodje brez navad vas ne bo rešilo. Kar premika stvari, je doslednost in disciplina z realno prilagodljivostjo. Nekateri ljudje na primer vstanejo okoli 7. ure zjutraj in gredo spat med 23. in polnočjo, ne da bi pripadali klubu ekstremnih zgodnjih ptic. Če si prvo uro in pol dneva rezerviramo za poglobljeno delo, se slika spremeni..

Ta prvi blok, tih in neprekinjen, je idealen za nadaljevanje osebnih projektov: pisanje, odgovarjanje na e-pošto, prilagajanje spletne strani, priprava vsebin na družbenih omrežjih, učenje iz člankov ali podkastov. Nato, ko se začne vaše glavno delo (okoli 9. ure zjutraj), pridete z opravljeno domačo nalogo in bistrim umom. Popoldne ni več namenjeno veslanju proti utrujenosti.

Po dnevu si lahko privoščite vadbo z aplikacijo za vadbo ali pa si vzamete čas za druženje z družino in prijatelji. In bodite previdni: ne gre za življenje v zaprtih prostorih. Če si želite kavča, spati en dan dlje ali preskočiti svoj osebni projekt, je tudi to v redu. Prilagodljivost preprečuje učinek gumice: bolj ko silite, bolj se navada opušča..

Hkrati je pomembno ohraniti tri stebre, ki ohranjajo produktivnost: vadbo, ritual zaključka dneva in duševni mir. Enourna vadba vsak drugi dan, pri kateri uporabljate samo lastno težo, nasiči vaše telo in možgane s kisikom. Zaključek dneva s tiho infuzijo brez zaslonov upočasni proces. Meditacija približno 10 minut z uporabo aplikacije, kot je Headspace, pa ustvari oazo prisotnosti. Izmenično delo s kakovostnimi odmori ohranja ritem skozi čas.

Vaša nadzorna plošča v Notionu

Srce sistema je nadzorna plošča s tremi tabelami, ki se medsebojno dopolnjujejo: izpis možganov, pogled nujnih nalog in pogled prihajajočih nalog. Vse to je shranjeno na eni sami domači strani, ki deluje kot središče. Odpreš Notion in vidiš, kaj je tam, kaj je ključnega pomena in kaj sledi..

1) Braindump: odvrzi glavo

Seznam zbranih podatkov je glavni seznam, kamor vnesete vse, kar vam pride na misel. Vsak element ima polja, ki vam pomagajo hitro odločiti: kontekst (mobilni, nizkoenergijski itd.), rok, nujno preverjanje, stanje (privzeto je »za opravljeno«) in kateremu projektu pripada (na primer osebno življenje, vaše spletno mesto ali vaš video kanal). Bolje kot označite, lažje boste filtrirali in ukrepali.

Preprosto dejanje izpraznitve uma in prenehanja poskusov, da bi si vse zapomnili, sprosti ogromno mentalnega prostora. Ne zanašate se več na krhke spomine ali izgubljene zapiske. Sistem vzdržuje red, ne vaša volja.

2) Čim prej: na kar se ne da čakati

Druga tabela je filtriran pogled, ki prikazuje le tisto, kar je označeno kot nujno. To je vaš svetilnik prioritet: tukaj ni šuma, samo tisto, kar je resnično pomembno. Ko je vse pomembno, ni nič; ta pogled to reši..

3) Kmalu: kaj se bo zgodilo ta teden

Tretja tabela združuje naloge, ki jih je treba opraviti v enem tednu. Domino za domino, prikazuje, kaj sledi po gašenju požarov. Omogoča vam kratkoročno vizijo, ne da bi vam bilo treba pregledovati neskončne sezname..

Struktura po področjih: Življenje, Projekti in Vsebina

V svojem prostoru lahko razvrščate po širšem obsegu. Primer iz resničnega življenja: prostor z imenom The Cave z glavnimi stranmi za Life, spletnim projektom (kot je uiFromMars) in video kanalom (YouTube). Vsak vključuje filtrirane poglede in specifična orodja. Prednost je v tem, da vsi pijejo iz iste nadzorne plošče..

Življenje: namen, smernice in poraba

Na strani Življenje si lahko pripnete svoj letni cilj (na primer živeti bolj zdravo, počasneje in osredotočeno) in kratek manifest s praktičnimi opomniki za dosego tega cilja. Stran razdelite na dva stolpca: Bistveno (učenja in statično znanje) in Poraba (tablice za knjige, TV-oddaje in filme, tako tiste, ki jih je treba ogledati, kot tiste, ki ste jih že ogledali). Nehaš se zanašati na spominjanje in začneš snemati..

Na koncu dodajte pogled tabele opravil v slogu kanbana, filtriran po projektu Life. Na ta način lahko vidite stanje vsake naloge in s kretnjo premikate kartice med stolpci. En pogled in veš, kam gre vse, ne da bi odprl deset strani..

Spletni projekt: uredniški koledar in spoznanja

Za spletno mesto, kot je uiFromMars, je struktura preprosta in enostavna: ena stran je namenjena uredniškemu koledarju, druga pa lekcijam, pridobljenim z analizo podatkov ali izvajanjem intervjujev. Spodaj je filtriran pogled na naloge, povezane s tem projektom. Manj je več, ko so ključni deli dobro sestavljeni.

Uredniški koledar se nahaja v zbirki podatkov s polji za stanje, kategorijo, datum objave in oznake. Poglede lahko ustvarite po mesecu, stanju (ideja, v pripravi, pripravljeno, objavljeno) ali kategoriji. Načrtovanje, izvedba in merjenje se selijo na isto mesto.

Video kanal: Potek nadzorne plošče

Za YouTube vam tabla z jasnimi statusi omogoča popolno sledljivost: ideja, pregled, scenarij, posneto, urejeno, pripravljeno za objavo in končano. Kartice premikate naprej, ko spreminjajo faze, brez pripovedovanja zgodbe. Vizualno, preprosto in vedno posodobljeno.

Kako ustvariti strani in baze podatkov brez vpletanja

Če boste na primer urejali svoje finance, začnite s preprosto tabelo: datum, koncept, kategorija, znesek in vrsta (prihodek ali odhodek). Kasneje jo lahko povežete z računi, proračuni ali cilji. Najprej uporabnost, nato prefinjenost.

Za zapiske predavanj ali tečajev ustvarite zbirko podatkov s predmetom ali temo, zapiski, prilogami (PDF, slike) in ocene, če je primerno. Strani z idejami delujejo v blokih, ki jih je mogoče vleči, kar je v tradicionalnih urejevalnikih besedil nemogoče, zato je prerazporeditev idej zelo naravna. Struktura te ne omejuje: spremlja te.

Objavljanje, načrtovanje, dokumentiranje: zmogljive uporabe

Notion se dobro obnese tudi pri objavljanju javnih strani: preprostega bloga, vašega portfelja, življenjepisa ali sporočil za javnost. Izgleda čisto in profesionalno ter omogoča vdelavo videoposnetkov, slik visoke ločljivosti, spletnih zaznamkov, oblikovalske grafike in celo delčkov kode. Popolno, če želite deliti brez boja z zapletenimi spletnimi upravitelji.

V izobraževanju ali ustvarjanju vsebin so koledarji in časovnice z več pogledi nepogrešljivi. Filtrirate lahko po kategorijah in oznakah ter po potrebi preklapljate med pogledi galerije, tabele, časovnice ali koledarja. Ista vsebina, veliko načinov ogleda za boljše odločitve.

Za ekipe se table nalog in projektov neposredno kosajo s tradicionalnimi orodji. Združevanje, dodeljevanje, komentiranje in delajo kot tim v realnem času in si oglejte zgodovino, ko morate pregledati spremembe. Povežite se s Slackom, GitHubom in Driveom, da centralizirate potek dela. Manj skokov med aplikacije, večji poudarek na napredovanju.

Notranja dokumentacija se prenaša v Notion: mesečni dnevniki stroškov, datoteke ekipe, priročniki, zapisniki sestankov. Povežete lahko baze podatkov, na primer učitelje s tečaji in posledično programe s tečaji. Odnosi vam omogočajo navigacijo po informacijah kot po zemljevidu.

Pripomočki za obogatitev vaše nadzorne plošče

Če želite imeti vse na dosegu roke, dodajte na svojo domačo stran pripomočke: časovnik pomodoro, vreme, uro ali vgrajeni Google Koledar. Platforme, kot sta Indify ali Apption, ponujajo ogromno različnih možnosti za enostavno vstavljanje. Z dvema klikoma svojo tablo spremenite v središče v živo.

Ne preobremenjujte se; razmislite, kaj morate videti vsak dan. Pomodoro za seanse koncentracije, mesečni napredek ali čas za odločitev o teku in malo drugega. Pripomočki naj dodajo jasnost, ne šum.

Tedensko načrtovanje brez prenajedanja

Dober čas za pregled sistema je nedelja. Preglejte svoj izpis možganov, označite resnično nujne naloge in pošljite »Kmalu« vse, kar je treba oddati tisti teden. Ne preobremenjujte se: namerno dodelite manj nalog in pustite prostor za nepredvidene dogodke. Neupravičena ambicija je sovražnik kakovosti in same rasti..

Če ti nekega dne ne uspe, je vse v redu. Naslednji dan se vrni, kot da se ni nič zgodilo. Doslednost nadomesti manjkajočo popolnost. Trajnostni ritem nad izčrpavajočimi vrhovi in ​​dolinami.

Utemeljen primer dnevnega toka

Predstavljajte si, da odprete nadzorno ploščo. Najprej si ogledate možnost »Čimprej« (ASAP) za reševanje kritičnih nalog. Nato se premaknete na »Kmalu« (Kmalu) in izberete eno ali dve smiselni nalogi. Če je energije malo, filtrirate izpis možganov glede na mobilni kontekst ali mehanske naloge. Hitre odločitve, ker je sistem že naročil namesto vas.

Če imate razdelek Življenje s knjigami, TV-oddajami in filmi, se na koncu dneva odločite, kaj boste gledali ali brali, ne da bi izgubljali čas z iskanjem. Če delate na spletnem projektu, si ogledate uredniški koledar in pripravite naslednji del vsebine. Za YouTube kartico s scenarijem premaknete v posneto, ko končate s scenarijem. Vse se odraža brez podvajanja prizadevanj.

Nasveti za izogibanje pogostim napakam

Izogibajte se začetku z dvajsetimi bazami podatkov. Začnite s tremi: na primer splošne naloge, vsebina in študijski zapiski. Če kaj manjka, to dopolnite. Rast iz nuje, ne iz vztrajnosti.

Ne poskušajte si zapomniti vsega. Praviloma uporabljajte izpisek misli: če se pojavi ideja ali opravilo, ga zapišite skupaj s kontekstom, datumom in projektom. Glava za razmišljanje, sistem za pomnjenje.

Preglejte in pospravite. Enkrat na teden arhivirajte, kar ste naredili, izbrišite, kar ni več uporabno, in posodobite stanja. Čista nadzorna plošča vas spodbuja k njeni uporabi. Sistemska higiena je del sistema.

Učite se od skupnosti. Na voljo so dogodki, nasveti naprednih uporabnikov in osebnosti, kot so ambasadorji in vodje kampusov, ki delijo najboljše prakse. Na voljo so tudi posebni tečaji o orodju na platformah za usposabljanje. Popoldne učenja vam lahko prihrani tedne poskusov in napak..

Kako navade pretvoriti v rezultate

Vrnite se k osnovam: izmenjujte delo in vadbo za lajšanje stresa, zaključni ritual z zeliščnim čajem, da se izognete času pred zaslonom ponoči, in 10 minut vodene meditacije vsak dan za nego miru. To združite z Notion in majhnim tedenskim sledilnikom. Kar meriš, izboljša; česar ne meriš, razredči..

Ne obremenjujte se z izjemno zgodnjim vstajanjem. Če vam ustreza drug urnik, ga prilagodite. Pomembno je, da imate bloke z visoko koncentracijo in druge za vzdrževanje. Sistem, ki ga spoštuješ, je boljši od popolnega, ki ga opustiš..

Vse povezano: pametni pogledi in odnosi

Isti nabor podatkov si je mogoče ogledati na več načinov. Tabla opravil ima lahko koledarski pogled za prikaz rokov, tablo za statuse in seznam za pregled po kontekstu. Filtrirajte po projektu (življenje, splet, video) in dobili boste majhne delovne tabele znotraj večjega sistema. En model, več oken za odločitev.

Povežite vsebino z nalogami. Idejo za članek je mogoče povezati z nalogami raziskovanja, pisanja in objavljanja. Ko jo označite kot dokončano, se napredek vsebine posodobi. Z enim klikom lahko vidite, kaj manjka, ne da bi skakali med posameznimi stranmi..