Kako prenesti papirnato tabelo v Excel s kamero

Mobilni telefoni so postali digitalni švicarski nož: fotografiramo, plačujemo račune, delamo, se organiziramo ... in zdaj lahko tudi Pretvorite papirnato tabelo v Excelovo preglednico preprosto tako, da jo fotografirateTa funkcija, ki izkorišča moč kamere in Microsoftove umetne inteligence, prihrani veliko časa pri ročnem vnosu podatkov.

Če pogosto delate s tiskanimi seznami, urniki, računi ali poročili in jih nato morate prenesti v Excel, vam bo to orodje izjemno uporabno. Excel v bistvu uporablja kamero vašega telefona kot pametni skener, ki Zazna vrstice in stolpce, prepozna besedilo in ga pretvori v tabelo, ki jo je mogoče urejati. znotraj vaše preglednice, tako v Android kot v iOS.

Kakšna je funkcija prenosa papirnate tabele v Excel s pomočjo kamere?

Microsoft je v Excel za mobilne naprave vključil možnost, imenovano nekaj takega Vstavi podatke iz slikeTo orodje vam omogoča, da s kamero zajamete katero koli tabelo na papirju ali zaslonu in jo pretvorite v popolnoma urejljivo Excelovo preglednico. Sistem se zanaša na tehnologijo Office Lens in Microsoftove algoritme za optično prepoznavanje znakov.

Ta funkcija uporablja več tehnoloških plasti: na eni strani optično prepoznavanje znakov (OCR) za branje besedila in na drugi strani tehnike razumevanja slik in modeli strojnega učenja ki določajo, kje se celice začnejo in končajo, kako so stolpci strukturirani in kakšno obliko ima izvirna tabela.

Zanimivo je, da se vse to naredi, ne da bi morali zapustiti Excel: Ni treba odpreti druge aplikacije ali uporabiti zunanjega skenerjaOdprete delovni zvezek, tapnete ikono kamere, posnamete sliko in počakate nekaj sekund, da se podatki obdelajo. Nato preverite morebitne napake in ko ste zadovoljni, vstavite tabelo v list.

Poleg tega je ta funkcija na voljo v Združljivo z Androidom in iOS-om ter podpira več kot dvajset jezikovtako da lahko delate z dokumenti v različnih okoljih. Microsoft ga je integriral tudi v druga orodja, kot so beseda (funkcija PDF Reflow), Office Lens ali Seeing AI, vendar še posebej blesti v Excelu, ker je zasnovan posebej za tabelarne podatke.

Predpogoji: Kaj potrebujete pred uporabo kamere z Excelom

Preden začnete fotografirati kateri koli dokument, je dobro pregledati nekaj osnovnih točk. Za začetek potrebujete imeti nameščeno najnovejšo različico Microsoft Excel na vašem mobilnem telefonuV sistemu Android je bila funkcija sprva na voljo v posebni različici (na primer 16.0.11629.20124 ali novejši) in je bila od takrat postopoma uvedena na več naprav.

V sistemu Android lahko Excel uporabljate na dva načina: z namestitvijo brezplačne aplikacije Microsoft Excel: Spreadsheets iz google Igrajte ali prek naročnina na Microsoft 365 ki odklene dodatne funkcije in vam omogoča uporabo celotnega paketa Office v WindowsmacOS, Android in iOS. Brezplačna aplikacija je bolj omejena, vendar je za večino ljudi zadostna za izkoriščanje te funkcije zajemanja slikovnih podatkov.

Z Microsoft 365 imate poleg polne različice Excela, Worda, PowerPointa, OneNota, Outlooka ali Skypa tudi 1 TB od shranjevanje v storitvi OneDrive za sinhronizacijo dokumentov v oblakuZa tiste, ki vsakodnevno delajo z datotekami Office in potrebujejo sodelovanje in dostop od koder koli, je ta plačljiva možnost lahko zanimiva; za občasno uporabo običajno zadostuje brezplačna aplikacija.

Treba je opozoriti, da uvedba funkcije ni bila sočasna za vse mobilne telefone. V nekaterih modelih se prikaže možnost vstavljanja podatkov iz slike, v drugih pa traja nekoliko dlje, da se prikaže.tudi s posodobljeno aplikacijo. Na primer, delovala je na nekaterih napravah Pixel ali OnePlus, medtem ko je na nekaterih napravah Samsung ali drugih proizvajalcev aktivacija trajala dlje.

Poleg pravilne različice aplikacije boste morali podeliti tudi določena dovoljenja. Ko boste orodje prvič uporabili, vas bo Excel vprašal za avtorizacijo. pošljite sliko na Microsoftove strežnike za spletno obdelavoin tudi za dostop do kamere naprave za fotografiranje ali snemanje videoposnetkov. Brez teh dovoljenj funkcija ne more delovati.

Idealni pogoji za mizo: kako pripraviti papirni dokument

Za pravilno delovanje prepoznavanja ni dovolj, da samo usmerite in streljate brez razlikovanja. Bistveno je, da dokument, ki ga boste zajeli, izpolnjuje določene minimalne zahteve. Prva je, da so podatki ... natipkano in brezhibno natisnjenoRočno napisane tabele, še posebej, če je rokopis nepravilen, so veliko težje berljive in sistem lahko naredi kar nekaj napak ali pa preprosto ne prepozna številnih polj.

Pomembno je tudi, da je struktura dokumenta dejansko tabela z poravnane vrstice in stolpciČe je vsebina napačno postavljena, besedilo ni na svojem mestu ali je kombinirano z več nenavadnimi oblikami, bo imel Excel več težav pri razlagi, kje se posamezna celica začne in konča ter kaj pripada kateremu stolpcu.

V idealnem primeru bi moral biti papir raven na stabilni površini, brez močnih senc ali predmetov v okolici, ki bi lahko motili sliko. Čistejša in jasnejša kot je slika, boljši so rezultati. načini fotografiranja, Kasneje boste morali na vprašljivih celicah narediti manj popravkov.. Čeprav je IA Opravlja precej dobro delo, vendar je še vedno odvisno od zadostne kakovosti vhodnih podatkov (fotografije).

Končno, pisava ni nujno ogromna, vendar mora biti berljiva na fotografiji, posneti z normalne razdalje. Če je besedilo premajhno ali zamegljeno, Optično prepoznavanje znakov (OCR) lahko zamenja številke in črke ali preskoči znakeVčasih lahko že preprost premik kamere bližje ali izboljšanje osvetlitve naredi vso razliko.

Korak za korakom: kako digitalizirati papirnato tabelo z Excelom

Ko je aplikacija nastavljena in dokument pripravljen, je praktični postopek precej preprost, čeprav je za dosego čistega rezultata najbolje, da natančno sledite korakom. Vse se začne z odpiranjem Excela v mobilni napravi in ustvarjanje nove knjige ali odpiranje obstoječe kamor želite vstaviti pretvorjeno tabelo.

Na dnu mobilnega vmesnika Excela boste videli zelo prepoznavno ikono: tabelo z majhno kamero pred njo. To je gumb za Uvoz tabel iz slike neposredno v preglednicoObičajno je vidna med privzetimi možnostmi; če je ne vidite, preverite razdelek Vstavi ali preverite, ali vaša različica aplikacije že podpira to funkcijo.

Ko prvič tapnete to ikono, se prikaže opozorilo, da bo slika poslana na Microsoftove strežnike v obdelavo s strani njihovih sistemov za prepoznavanje. Sprejeti boste morali to spletno obdelavo in odobri tudi dostop do kamere napraveTo so standardna pogovorna okna za dovoljenja v sistemih Android in iOS, podobna tistim, ki jih zahtevajo druge aplikacije. aplikacije ki uporabljajo kamero.

Ko odobrite vsa dovoljenja, boste v Excelu preklopili v način kamere. Aplikacija samodejno zazna robove papirja ali tabele na zaslonu in V predogledu izberite območje, ki ga želite zajeti.Telefon lahko rahlo premaknete, dokler tabela ni centrirana in pravilno uokvirjena; aplikacija poskuša prilagoditi obrezovanje, vendar imate pri tem nekaj manevrskega prostora.

Priporočljivo je, da se za sekundo ustavite, da se prepričate, da je slika ostra: če je fokus le delno oster, je večja verjetnost, da bodo nekatere številke ali črke napačno interpretirane. Ko ste zadovoljni, Pritisnite gumb za fotografiranje in Excel se bo premaknil na zaslon, kjer lahko prilagodite zajem, preden ga pretvorite.

Urejanje slik: obrezovanje, ravnanje in prilagajanje

Ko posnamete fotografijo, Excel prikaže predogled slike z nekaj osnovnimi orodji v zgornjem desnem kotu. Od tam lahko Obrežite robove fotografije, da se osredotočite samo na mizo Ali pa jo zavrtite, če ste fotografijo posneli nekoliko ukrivljeno ali pod kotom. To je zelo uporabno, kadar fotografirate na hitro in je list rahlo nagnjen.

Sistem je precej podoben tistemu, ki ga ponuja Office Lens: vogale obreza lahko povlečete, da jih prilagodite samemu robu tabele, s čimer odstranite območja ozadja, ki ne dodajo ničesar. Natančnejša kot je ta obrez, Lažje bo algoritmu razumeti, kje so celice in se izogniti zamenjavi z zunanjimi elementi.

Če ste fotografijo posneli pod kotom ali je stran zasukana, preprosto uporabite možnost zasuka, dokler ni v udobnem položaju za branje. Ni treba, da je popolnoma poravnana, vendar dovolj ravna, da Vrstice in stolpci so enostavno ločljiviExcel nato poskrbi za notranje urejanje stvari.

Ko ste prepričani, da sta obrezovanje in orientacija pravilna, tapnite gumb V redu na dnu zaslona. Excel bo nato začel obdelovati fotografijo s sporočilom: Pretvorba slike v podatke ali podobnoTa postopek običajno traja le nekaj sekund, čeprav se lahko razlikuje glede na povezavo in kompleksnost tabele.

Ko končate, boste preusmerjeni neposredno na zaslon predogled podatkovTukaj boste dejansko videli rezultat pretvorbe in se lahko odločite, kaj popraviti, preden tabelo vstavite v Excelov delovni zvezek.

Pregled podatkov: pred vstavljanjem popravite vprašljive celice

V predogledu Excel prikaže tabelo, ki jo je rekonstruiral iz slike. Splošna struktura je običajno precej dobro ohranjena: Stolpci in vrstice se običajno pojavijo na svojem mestu in večina celic je pravilno prepoznanih, pod pogojem, da je fotografija jasna in besedilo dobro natisnjeno.

Celice, glede katerih sistem ni prepričan, so označene z rdečim ozadjem ali vizualnim indikatorjem. To so celice, pri katerih Excel ni prepričan, da je pravilno razumel vsebino, in na katere morate biti pozorni. neposredno tapnite katero koli od teh celic, da uredite njeno vsebino v besedilnem polju, ki se prikaže na vrhu zaslona.

Če jih ne želite pregledovati ročno enega za drugim, lahko uporabite gumb Pregled, ki ga Excel ponuja na istem zaslonu. Ko ga pritisnete, bo aplikacija ... Samodejno pregleda vse dvomljive celice, eno za drugo., pri čemer na izvirni sliki označite območje, ki ustreza celici, ki jo preverjate, da lahko hitro preverite, ali se vrednost ujema ali ne.

V vsaki izbrani celici imate običajno dve osnovni možnosti: prezri ali uredi. Če menite, da so podatki pravilni, kot jih je sistem prebral, lahko Kliknite Prezri, da odstranite opozorilo in pustite celico takšno, kot je.Če opazite napako (spremenjeno številko, napačno prebran znak, dodaten presledek itd.), lahko uporabite Uredi, vpišete pravilno vrednost in jo nato označite kot dokončano.

Ne morete urejati le celic, označenih z rdečo, temveč lahko spremenite tudi katero koli neizbrano celico. Preprosto se je dotaknite, uredite besedilo v polju, ki se prikaže zgoraj, in se za potrditev dotaknite gumba Končano v zgornjem kotu. Vse to se naredi, preden se končni rezultat vstavi v končno preglednico.

Vstavite tabelo v Excelov delovni zvezek in delajte z njo.

Ko končate s pregledom celic, ki vas zanimajo (vseh rdečih ali samo nekaterih), je naslednji korak klik gumba Vstavi v zgornjem desnem kotu predogleda. Excel bo to nato storil. Pretvorjeno tabelo bo vstavil v delovni zvezek, ki ste ga imeli odprtega na začetku., ki zasedajo ustrezne celice v aktivnem listu.

Če poskusite vstaviti tabelo, ne da bi preverili vprašljive celice, Excel običajno prikaže dodatno opozorilo in vpraša, ali želite Najprej preglejte morebitne napake ali pa nadaljujte in vseeno vstavite.Ta kratka potrditev vas reši pred pomotoma vnesenimi napačnimi podatki, če pa se vam mudi, lahko tabelo sprejmete in jo vnesete takšno, kot je.

Ko je tabela v delovnem zvezku, je že izvorna Excelova tabela: lahko uporabite oblikovanje, ustvarite grafikone, uporabite filtre, formulvrtilne tabele in katero koli drugo standardno orodje. Podatki niso več le slika, ampak realne celice z vrednostmi, ki jih je mogoče urejati in izračunati, tako kot če bi jih enega za drugim vtipkali ročno.

Ta način dela je še posebej uporaben, kadar imate zelo dolge sezname ali ponavljajoče se strukture (na primer računovodske evidence, zaloge, časovne liste ali poročila o prodaji). Namesto da bi porabili čas za ročno vnašanje vrstic, pustite, da sistem zajame večino podatkov, vi pa jih morate le še izboljšati. nekaj celic, ki so bile označene kot dvomljive.

Končni rezultat bo odvisen od kakovosti originala in čistosti fotografije, vendar je na splošno izkušnja precej zadovoljiva, količina popravkov pa je običajno zelo razumna. čas kar reši postopek.

Praktična uporaba in nasveti, kako kar najbolje izkoristiti te možnosti

Možnost prenosa papirnate preglednice v Excel s kamero odpira številne možnosti v vsakdanjem življenju. Uporabite jo lahko na primer za Hitro digitalizirajte urnike, natisnjene račune, sezname prisotnosti, jedilnike, zaloge ali vozne rede in po njem Izračunajte povprečje, modus in mediano. podatkov, ne da bi bilo treba dokument na računalniku ponovno zgraditi od začetka.

Prav tako je povsem mogoče usmeriti kamero na zaslon namesto na list papirja: če vam je v predstavitvi prikazana tabela, monitor ali celo drug tablični računalnik, lahko zajemite ga neposredno z zaslona in ga pretvorite v podatkeOčitno je, da manj odboja in ostrejši zaslon pomenita boljše delovanje prepoznavanja.

V poslovnih okoljih je ta pripomoček zelo priročen za tiste, ki delajo z dokumenti, ki se še vedno rutinsko tiskajo: dobavnice, povzetki proizvodnje, standardni obrazci itd. Namesto da čakajo, da jih nekdo ročno natisne, lahko to storijo uporabniki sami. fotografirajte članek in imejte podatke pripravljene za analizo ali poročila v nekaj minutah

Čeprav funkcija opravi večino dela namesto vas, je dobro, da si privzgojite nekaj navad: poskusite vzdrževati enakomerno osvetlitev, se izogibajte ostrim sencam na strani in poskusite sliko postaviti na sredino okvirja brez kakršnih koli zunanjih elementov okoli nje. Na ta način, Algoritem bo imel manj vizualnega šuma, ki bi zmedel zaznavanje celic..

Prav tako je dobro, da začetno pretvorbo podrobneje pregledate, če imate ponavljajoče se dokumente (na primer vedno uporabljate isto predlogo natisnjenega poročila). Ko preverite, ali Excel pravilno prepozna to specifično strukturo, Naslednji posnetki zaslona podobnih dokumentov bodo zahtevali zelo malo popravkov.ker je sistem optimiziran za tabele z doslednimi zasnovami.

Uporabite kamero svojega mobilnega telefona za Uvoz podatkov v Excel Spremeni način dela s papirnatimi dokumenti: dolgočasno in ponavljajočo se nalogo spremeni v hiter postopek, kjer morate le popraviti manjše napake. V kombinaciji s sinhronizacijo v oblaku in naprednimi funkcijami sistema Office to orodje spremeni katero koli pametni telefon Je močan zaveznik za tiste, ki vsakodnevno delajo s preglednicami in velikimi količinami informacij.

Povezani članek:

Kaj je Excelov vrtilni grafikon in kako ga kar najbolje izkoristiti

Isaac

Strasten pisec o svetu bajtov in tehnologije nasploh. Rad delim svoje znanje s pisanjem in to je tisto, kar bom počel v tem blogu, saj vam bom pokazal vse najbolj zanimive stvari o pripomočkih, programski opremi, strojni opremi, tehnoloških trendih in še več. Moj cilj je, da vam pomagam krmariti po digitalnem svetu na preprost in zabaven način.