Kako odpreti PDF neposredno v Wordu in urediti njegovo besedilo

Če ste kdaj prejeli dokument PDF in ste pomislili: »Želim si, da bi lahko v besedilu spremenil nekaj stvari,« ste prišli na pravo mesto. Dandanes, Odprite PDF neposredno v Wordu, da spremenite vsebino Veliko preprosteje je, kot se zdi, tako v Windows kot v Macin z možnostmi spletnega in nespletnega dela.

V naslednjih vrsticah boste korak za korakom videli, kako to storiti z Microsoft WordKakšne omejitve ima ta sistem, kdaj se ga splača uporabiti specializiran pretvornik PDF v Word ali Urejevalnik PDF-jevKaj pa bolj občutljivi elementi, kot so tabele, opombe, obrazci ali skenirane datoteke PDF? Ideja je, da veste, katero možnost izbrati, odvisno od vrste datoteke PDF, ki jo imate.

Kaj točno je PDF in zakaj ga ni tako enostavno urejati?

Preden začnemo po naključju odpirati datoteke, je koristno razumeti, kaj se skriva za to obliko zapisa. PDF (Portable Document Format) je vrsta datoteke, ki Ohranja videz izvirnega dokumenta.ne glede na napravo ali operacijski sistem, iz katerega ga odprete.

To pomeni, da lahko PDF prikaže Oblikovano besedilo, različne pisave, povezave, slike, vektorska grafika in celo zvok ali video, vedno z enakim videzom v sistemih Windows, macOS, GNU/Linux, mobilnih napravah itd. Prav zato se tako pogosto uporablja za pogodbe, račune, poročila ali obrazce, ki jih ni mogoče enostavno spreminjati.

Ključno je, da je PDF datoteka fiksna oblika oblikovanjaDatoteka shrani natančno mesto na strani, kamor spada vsak del besedila, vsaka slika in vsak grafični objekt, ne pa nujno tudi to, kako so med seboj povezani na "logični" ravni.

Večina PDF-jev nima jasnih strukturnih informacij o odstavke, stolpce ali tabeleNa primer, tabela je lahko shranjena kot niz vodoravnih in navpičnih črt ter blokov besedila brez eksplicitne povezave med njimi. Za bralnik PDF-jev je videti popolna, za program, ki jo poskuša rekonstruirati (kot je Word), pa ni tako očitno, kje se ena celica konča in kje se začne naslednja.

Poleg tega različni programi ustvarjajo PDF-je na zelo različne načine: nekateri vključujejo Nevidno besedilo, nenavadni izrezi, slike, ki vsebujejo besedilo ali nekonvencionalne meje črt. Vse to pomeni, da sta dva dokumenta PDF, ki sta na zaslonu videti enaka, v notranjosti zelo različno sestavljena.

Odprite PDF v Wordu za urejanje besedila

Microsoft Word že v več različicah omogoča odpreti neposredno Datoteke PDF in jih pretvorite v dokumente, ki jih je mogoče urejatiWord ustvari kopijo PDF-ja, jo pretvori v .docx in poskuša rezultat narediti čim bolj podoben izvirniku.

Ta funkcija deluje še posebej dobro, ko je datoteka Vsebuje večinoma besediloPoročila, akademski članki, pravni dokumenti, priročniki itd. V teh primerih lahko Word rekonstruira odstavke, naslove, številne sezname in dober del postavitve z dokaj sprejemljivo stopnjo natančnosti.

Nekaj ​​pomembnega: Word se ne dotakne izvirnega PDF-jaPrebere vsebino, ustvari nov Wordov dokument in vam prikaže kopijo, pripravljeno za urejanje. Če z rezultatom niste zadovoljni, lahko datoteko .docx vedno izbrišete in brez težav nadaljujete z uporabo izvirnega PDF-ja.

Vendar moramo biti realni: čeprav je Wordov cilj, da je nastali dokument podoben PDF-ju, v mnogih primerih videz ne bo enakše posebej, če je bila izvirna datoteka zelo dovršena v smislu oblikovanja, z veliko stolpci, kompleksnimi tabelami ali grafičnimi elementi.

Kako odpreti PDF iz Worda korak za korakom

Postopek pretvorbe PDF-ja v urejevalni Wordov dokument je zelo preprost, ne glede na to, ali ste v Windows Tako kot na Macu. Samo imeti morate Nameščen in posodobljen Microsoft Word.

1. Odprite Word brez nalaganja katerega koli dokumentaTo lahko storite v meniju Start (v sistemu Windows) ali v mapi Launchpad/Applications (v sistemu Mac). S tem se bo odprl začetni zaslon programa Word z vašimi predlogami in nedavno uporabljenimi datotekami.

2. Pojdite na zavihek »Datoteka« in izberite »Odpri«V tem razdelku kliknite »Prebrskaj«, da odprete raziskovalec datotek. Poiščite PDF, ki ga želite urediti, na trdem disku, v storitvi OneDrive ali v mapi, kjer je shranjen.

3. Izberite PDF in pritisnite »Odpri«Na tej točki bo Word prikazal opozorilo, da bo datoteko pretvoril v urejevalni Wordov dokument. Običajno piše nekaj takega, kot je, da lahko postopek traja nekaj časa in da rezultat morda ne bo videti popolnoma enako kot izvirni PDF, še posebej, če je veliko grafik.

4. Sprejmite pretvorboKo kliknete »V redu«, se Word loti dela: rekonstruira besedilo, premakne slike, ustvari tabele in reorganizira vsebino. Glede na velikost in kompleksnost PDF-ja lahko to traja od nekaj sekund do precej dlje, če gre za zelo veliko datoteko.

5. Uredite dokument kot katero koli drugo Wordovo datoteko.Ko odprete kopijo, lahko spremenite odstavke, popravite napake, dodate ali izbrišete besedilo, spremenite sloge ali vključite nove elemente. Ko končate, boste lahko Shranite datoteko kot .docx ali ponovno kot PDF, glede na to, kar potrebujete.

Hitra metoda: Povlecite PDF na začetni zaslon programa Word

Če uporabljate Windows in želite še hitrejše delo, obstaja zelo priročen trik. Namesto da bi šli v Datoteka > Odpri, lahko povlecite PDF neposredno v začetno okno programa Word.

Z odprtim Wordom (brez naloženega dokumenta) poiščite datoteko PDF v Raziskovalcu. Kliknite in povlecite datoteko v okno programa WordKo ga spustite, boste videli isto obvestilo o pretvorbi PDF v dokument, ki ga je mogoče urejati, kot pri prejšnji metodi.

Ko kliknete V redu, bo Word izvedel pretvorbo na enak način in ustvaril dokument z besedilom, slikami, tabelami in povezavami Kadar koli je mogoče. Gre za popolnoma enako funkcijo, le da je bolj preprosta pri delu z več datotekami PDF zapored.

Odpiranje in urejanje PDF-jev v Wordu v računalniku Mac

V sistemu macOS je postopek preprost: različica Worda za Mac omogoča tudi odprite PDF-je kot dokumente, ki jih je mogoče urejati brez dodatnih korakov.

Primero, Odprite Microsoft Word v računalniku MacV zgornji menijski vrstici pojdite na »Datoteka« in nato na »Odpri«. Z raziskovalcem datotek poiščite PDF, ga izberite in kliknite »Odpri«, kot bi to storili z vsakim drugim dokumentom.

Word vam bo prikazal opozorilno sporočilo, ki bo nakazovalo, da bo Pretvori PDF v Wordovo datotekoTo lahko traja nekaj trenutkov in lahko pride do manjših vizualnih razlik od izvirnika, še posebej, če je imel veliko grafičnih elementov ali zapleteno postavitev.

Po potrditvi bo ustvarjena nova datoteka .docx, v kateri lahko dodajate, brišete ali spreminjate besedilo, spreminjate oblikovanje, vstavljate slike ali preurejate vsebino brez uporabe zunanjih orodij. Kasneje boste lahko Shranite to datoteko kot Wordov dokument ali jo izvozite nazaj v PDF iz možnosti shranjevanja ali izvoza.

Kateri deli PDF-ja se v Wordu najslabše pretvorijo

Ker pretvorba temelji na kompleksnih pravilih za interpretacijo vsebine PDF-ja, obstajajo določeni elementi, ki jih tradicionalno Več težav povzročajo, ko so pretvorjeni v Word.Dobro je, da se z njimi seznanite, da se izognete presenečenjem.

The tabele z razmikom med celicami po meri To so tipični primeri. Ko ima tabela zelo tesne notranje robove, kombinacije celic ali nenavadno oblikovanje, jo Word lahko grobo rekonstruira, vendar ne vedno popolnoma ohrani prvotne poravnave ali velikosti posamezne celice.

Nekaj ​​podobnega se zgodi z barve in obrobe straniBarvna ozadja, okrasni okvirji ali zelo dovršene postavitve strani se lahko izgubijo ali poenostavijo. Word običajno daje prednost urejanju besedila pred tem, da bi bila stran videti popolnoma enako kot v PDF-ju.

El sledenje spremembam Okvirji besedila, opombe, ki segajo na več kot eno stran, končne opombe, notranji zaznamki PDF-jev, oznake dostopnosti in komentarji, ki so pogosto vdelani v nekatere PDF-je, se pogosto pretvorijo nepravilno ali sploh ne. V mnogih primerih se upodobijo kot navadno besedilo ali pa se izgubijo kot napredne funkcije.

Kar zadeva multimedijske elemente, kot so npr. zvočne, video ali interaktivne komponente (gumbi, dinamični obrazci, skripti itd.), jih Word ne pretvori kot takih. Običajno izginejo ali pa se zreducirajo na preprosto statično predstavitev ali besedilo.

P učinki kompleksnih virovNa primer, posebna osvetlitev ali senčenje se pogosto konča kot majhna grafika v Wordovem dokumentu. Vizualno so morda videti podobno, vendar se ne obnašajo več kot besedilo, ki ga je mogoče urejati; namesto tega delujejo kot vdelane slike.

Kaj se zgodi, če je PDF poln grafik ali je skeniran?

Neposredna pretvorba v Wordu je namenjena predvsem "pravim" PDF-jem, torej tistim, ki vsebujejo Dostopni digitalni besedilni in grafični predmetiKo je PDF večinoma sestavljen iz slik ali je skeniran dokument, se stvari precej spremenijo.

Če datoteka vsebuje predvsem grafiko katere koli vrste (ilustracije, kompleksne diagrame, infografike, načrte ...), je možno, da Word prikaže celotno stran kot eno samo sliko znotraj dokumenta. V tem primeru je vsebina slika, čeprav jo vidite v Wordu, in besedila ni mogoče neposredno urejati.

Nekaj ​​podobnega se zgodi s skeniranimi PDF-ji: to, kar imate, ni "pravo" besedilo, ampak fotografija ali slika papirnatega dokumentaWord sam po sebi ne more samodejno pretvoriti te slike v natančno urejljivo besedilo, če PDF že ne vsebuje prepoznavne besedilne plasti.

V takih primerih morate uporabiti sistem OCR (optično prepoznavanje znakov)To orodje analizira sliko, zazna črke in na podlagi tega, kar vidi, ustvari besedilo, ki ga je mogoče urejati. Številna orodja za pretvorbo PDF-jev v Word vključujejo to možnost optičnega prepoznavanja znakov (OCR) za skenirane PDF-je.

Če uporabljate spletno storitev, kot je iLovePDF, lahko pred pretvorbo izberete možnost OCR, da bo program poskusil pretvoriti. izvleči besedilo iz slikeV namizni različici aplikacija običajno samodejno zazna, ali je dokument skeniran, in aktivira funkcijo prepoznavanja, ne da bi morali vi karkoli storiti.

Kako deluje pretvorba PDF v Word interno

Ko odprete PDF v Wordu ali uporabite specializiran pretvornik, se v ozadju odvija precej zapleten postopek. Program mora analizirati vsak element PDF-ja in določi, kateremu Wordovemu predmetu ustreza: odstavki, naslovi, seznami, tabele, slike, besedilna polja itd.

Beseda uporablja sistem pravil za sklepanje o strukturi: poglejte si položaj besedila, velikost pisave, poravnava, prelomi vrstic in grafični blokiS temi informacijami poskusite rekonstruirati nekaj, kar spominja na logično postavitev, čeprav izvirni PDF nima jasnih oznak odstavkov ali tabel.

Težava je v tem, da, kot smo že omenili, PDF-ji običajno shranjujejo le informacije o »risbi« (kam gre vsak element), ne pa informacij o »pomenu« (kaj predstavlja). Zato lahko različni programi isto vsebino predstavljajo z zelo različnimi notranjimi strukturami, pri čemer uporabljajo skrito besedilo, prekrivajoče se plasti, maske in druge vire.

Vse to povzroča, da Popolna konverzija ne obstaja v 100 % primerovDve datoteki, ki sta videti enaki, lahko v Wordu ustvarita precej različne rezultate, odvisno od tega, kako sta bili ustvarjeni in kaj ... Tricks uporabili programsko opremo, s katero je bila ustvarjena datoteka PDF.

Zaradi tega je najpreudarnejše, če boste delali z zelo občutljivimi dokumenti (kot so pogodbe s strogim formatiranjem, uradna poročila ali zelo kompleksne znanstvene publikacije), temeljito preglejte pretvorjeni dokument da se zagotovi, da vsebina in pomen ostaneta nedotaknjena, tudi če se videz nekoliko spremeni.

Pretvorniki PDF v Word: možnosti spleta in brez povezave

Poleg izvorne funkcije programa Word obstajajo tudi posebna orodja za Pretvori PDF-je v urejevalne Wordove dokumenteZelo uporabne so, če nimate nameščenega programa Microsoft Word ali če potrebujete dodatne funkcije, kot so napredno optično prepoznavanje znakov (OCR), paketna pretvorba ali več izhodnih formatov.

Storitve, kot je iLovePDF, vam omogočajo, da datoteke PDF pretvorite neposredno v datoteke .docx. iz brskalnika. Enostavno moraš Naložite datoteko, počakajte na pretvorbo in prenesite Wordov dokument.Njihova glavna prednost je udobje: lahko jih uporabljate iz katere koli naprave z internetno povezavo, ne da bi karkoli nameščali.

Te storitve običajno ponujajo konverzijo spletne in tudi namizne različiceNamizna aplikacija je uporabna, če delate brez povezave, če obravnavate občutljive dokumente, ki jih ne želite naložiti v oblak, ali če morate hkrati obdelati več datotek v paketih.

V primeru iLovePDF imate na primer funkcije, kot so Pretvorba skeniranih PDF-jev z uporabo OCR, množična obdelava več datotek, pretvorba v druge formate Office (Excel, PowerPoint) ali slike in celo orodja za odklepanje PDF-jev, zaščitenih z geslom, pred njihovo pretvorbo.

Kar zadeva varnost, ugledne platforme šifrirajo prenose z SSL in samodejno brisanje datotek Čez nekaj časa nekateri izpolnjujejo mednarodne standarde, kot sta ISO 27001 ali GDPR, kar je pomembno, če obravnavate dokumente z osebnimi podatki ali zaupnimi informacijami.

Kdaj uporabiti urejevalnik PDF namesto pretvorbe v Word

Včasih je najbolj praktično, da PDF-ja ne pretvorite v Word, ampak neposredno urejanje PDF-ja. Programi, kot so Adobe Acrobat Alternativni urejevalniki PDF-jev vam omogočajo, da odprete datoteko, spremenite besedilo, spremenite slike, izpolnite in podpišete obrazce, dodate opombe in jo shranite nazaj kot PDF, ne da bi spremenili obliko zapisa.

Ta možnost je še posebej priročna, kadar želite naredite majhne prilagoditvePopravite besedo, označite odlomek, dodajte digitalni podpis ali izpolnite polja obrazca. V mnogih osnovnih pregledovalnikih PDF (vključno s tistimi v nekaterih brskalnikih ali OSZdaj lahko podčrtate, komentirate ali podpisujete, ne da bi morali uporabljati Word.

Če nimate plačljivega urejevalnika PDF-jev, se lahko vedno zatečete k Brezplačne ali spletne alternative, ki omogočajo urejanje besedila in slik znotraj PDF-ja, čeprav z nekaj omejitvami. To je dobra srednja pot, če ne želite preveč spreminjati izvirne oblike.

Pretvorba v Word je bolj smiselna, ko jo potrebujete popolnoma preoblikovati dokument, spremenite celotne odstavke, preoblikujte strani ali uporabite vsa Wordova orodja za urejanje besedila (stile, kazala, napredno oštevilčevanje itd.).

Upoštevajte, da bodo tudi pri uporabi urejevalnika PDF-jev v nekaterih primerih dokument zaščiten ali ima zaklenjene besedilne plasti. V tem primeru lahko orodja kombinirate: najprej odkleni PDF in ga nato pretvorite v Word ali ga uredite neposredno, kot se vam zdi primerno.

Urejanje PDF-jev iz mobilne naprave: iPhone in iPad

Ko delate z mobilnim telefonom ali tablico, imate običajno manj možnosti kot na računalniku, vendar še vedno lahko narediti manjše popravke v PDF-jih iz iPhone o iPad brez namestitve aplikacije zapleteno.

Prva je poiščite PDF v svoji napraviPogosto bo v mapi prenosi ali v aplikaciji Datoteke. Odprite jo za predogled in na strani, ki jo želite urediti ali ji dodati opombe, tapnite ikono s tremi pikami ali možnost označevanja.

Z aktiviranjem orodja za označevanje se prikaže plošča z več možnostmi: pero, svinčnik, označevalnik in druga uporabna orodja, ki omogočajo ročno risanje, podčrtavanje ali hitro dodajanje opomb neposredno v PDF.

Če pritisnete gumb s simbolom +Videli boste dodatne funkcije, kot so besedilna polja, polja za podpis, povečevalna stekla za povečavo drobnega tiska in nekatere vnaprej določene elemente. Vse to je idealno za podpisovanje dokumentov, izpolnjevanje preprostih informacij ali označevanje pomembnih podrobnosti.

Za urejanje samega besedila PDF-ja (spreminjanje odstavkov, spreminjanje vsebine itd.) je običajna praksa, da Potrebujete posebno aplikacijo za urejanje PDF-jev ali storitev pretvorbe v Word ali druge oblike. Izvorne funkcije označevanja iOS Bolj se osredotočajo na zapisovanje zapiskov kot na prepisovanje dokumenta.

Pretvori Word v PDF iz Worda

Tako kot lahko odprete PDF-je v Wordu, da jih lahko urejate, lahko tudi pretvorba wordovih dokumentov v pdf enostavno iz samega programa, s čimer se ohrani postavitev in prepreči drugim, da bi jo tako enostavno spreminjali.

V Wordu pojdite na zavihek »Datoteka« in vnesite razdelek "Za izvoz"Tam boste našli možnost »Ustvari dokument PDF/XPS«. Če jo izberete in kliknete »Ustvari PDF ali XPS«, se bo odprlo okno, v katerem boste lahko izbrali mapo, kamor bo shranjena nastala datoteka PDF.

Pred potrditvijo lahko kliknete na "Možnosti ..." za prilagoditev določenih parametrov izvoza, kot so obseg strani, ki jih je treba vključiti, združljivost s prejšnjimi različicami ali kakovost končne datoteke.

Ko je pripravljeno, pritisnite "Objaviti" Word bo nato ustvaril PDF. Ta funkcija zagotavlja, da bo dokument videti enako na kateri koli napravi, kar je ključnega pomena, če ga nameravate deliti. poročila, življenjepisi, poslovni predlogi ali uradni dokumenti.

Danes imamo na voljo zelo široko paleto metod za Odprite PDF neposredno v Wordu in spremenite njegovo besedilo.Od vgrajenega orodja za pretvorbo v programu Microsoft Word, ki je zelo uporabno za datoteke z veliko besedila, do spletnih in namiznih pretvornikov z optičnim prepoznavanjem znakov (OCR) za skenirane PDF-je in urejevalnikov PDF, zasnovanih za retuširanje datoteke brez spreminjanja oblike. Če veste, katera možnost najbolj ustreza posamezni situaciji – odvisno od tega, ali PDF vsebuje predvsem besedilo, kompleksno grafiko, obrazce ali večpredstavnostne elemente –, vam prihrani čas, zaščiti vaše podatke in vam omogoči veliko udobnejše delo z digitalnimi dokumenti.