Kako aktivirati napredni urejevalnik v Wordu za pametne popravke

Če redno delate z dokumenti v programu Microsoft Word, ste verjetno že ugotovili, da samo pisanje ni dovolj: Črkovanje, slovnica in slog so zelo pomembni. v tem, kako vas dojemajo šefi, stranke ali učitelji. Tukaj pridejo v poštev napredni urejevalnik in vse Wordove možnosti pametnega popravljanja, ki vam lahko ob pravilni konfiguraciji prihranijo ure ročnega lektoriranja.

Težava je v tem, da je veliko teh funkcij skrit med meniji, pogovornimi okni in neintuitivnimi možnostmiŠe posebej, če delate z različnimi različicami (namizni Word, Word za splet, Outlook itd.). V tem obsežnem vodniku boste podrobno videli, kako aktivirati urejevalnik, kako prilagoditi, kaj popravi in ​​česa ne, kakšne so razlike med Officeovimi aplikacijami in kako uporabljati orodja, kot je sledenje spremembam, za strokovni pregled.

Kaj je napredni urejevalnik v Wordu in zakaj ga je vredno uporabljati?

Wordov napredni urejevalnik je več kot le preprost preverjevalnik črkovanja: Združuje lektoriranje črkovanja, slovnice, jasnosti, jedrnatosti, tona in sloga. v eni sami plošči. Njegov cilj je, da vam pomaga doseči skoraj profesionalno raven vaših dokumentov, ne da bi morali biti filolog ali lektor.

Ko ga aktivirate na traku, Word analizira vsebino dokumenta in vam prikaže predlogi, razvrščeni po kategorijah: osnovne napake (naglasi, spremenjene črke), slovnične težave (ujemajoče se besedne zveze, glagolski časi, predlogi) in bolj subtilni vidiki, kot so zapletene besedne zveze, odvečni elementi ali nepremišljeni izrazi.

Ena od njegovih velikih prednosti je, da urejevalnik ne le opozarja na napake, ampak Ponuja kratke razlage in alternative Torej razumete razlog za popravek. Z drugimi besedami, ne le "popravi" dokumenta, ampak vam pomaga izboljšati vaše pisanje z uporabo.

Poleg tega se napredni urejevalnik prilagodi kontekstu: Poročilo podjetja ni isto kot neformalno e-poštno sporočiloZato vključuje možnosti, povezane s tonom (bolj formalen ali bolj nevtralen) in jasnostjo, kar je zelo uporabno, če pišete za šefe, stranke ali širše občinstvo.

Končno se urejevalnik zanaša na jezikovne nastavitve vašega dokumenta. Če izberete pravilen jezik in narečje (španščina iz Španije, britanska angleščina itd.), bodo predlogi veliko natančnejši in prilagojeni vašemu občinstvu.

Kako odpreti urejevalnik v Wordu in pregledati besedila

Da bi resnično izkoristili prednosti pametnih popravkov, morate najprej vedeti, Kje se nahaja urejevalnik in kako se uporablja vsakodnevno?Dostopna točka je nekoliko skrita, če je še nikoli niste uporabili, a ko jo najdete, je precej priročna.

V sodobnih namiznih različicah Worda lahko urejevalnik odprete na zavihku Osnovno v skupini Orodja za urejanje. Pojdite na Domov > Urejevalnik in odprla se bo stranska plošča, kjer bodo vsi predlogi prikazani organizirano.

Na tej plošči boste videli splošni povzetek kakovosti dokumenta (z referenčno oceno) in tik pod njo različne kategorije: črkovanje, slovnica, jasnost, jedrnatost, besedišče itd. Znotraj vsake kategorije vam Word omogoča, da pregledate težave eno za drugo.

S klikom na vsak predlog se označi problematičen odlomek v glavnem besedilu in na plošči, Ponuja vam kratko razlago in eno ali več alternativ.Predlog lahko sprejmete, ga zaenkrat prezrete ali celo naročite Wordu, naj v prihodnje neha označevati to določeno vrsto napake, če se vam zdi pretirana.

Ta pregled z urednikom se lahko združi s končnim, neodvisnim branjem dokumenta. Dobra praksa je Najprej zaženite urejevalnik, da odpravite mehanske napake In nato se posvetiš poliranju vsebine, strukture in nians pomena, ki jih stroj ne dojame povsem.

Nadzor jezika in lektoriranje v Wordu za splet

Vse različice Worda ne delujejo enako. V Wordu za splet, na primer, Ni enega samega čarobnega stikala za vklop ali izklop preverjanja črkovanja.Popravek se upravlja prek nastavitev jezika besedila in določenih možnosti pregleda.

Če želite onemogočiti preverjanje črkovanja ali slovnice za celoten spletni dokument, lahko Wordu to naročite Ne pregledujte besedila določenega izbora ali celotnega dokumentaTo storite tako, da izberete odstavek, razdelek ali pa uporabite Ctrl+A za izbiro vsega.

Ko izberete vsebino, pojdite na zavihek Pregled in izberite ustrezno možnost za jezik za preverjanje. V pogovornem oknu za jezikNašli boste polje »Ne preverjaj črkovanja ali slovnice«. Če ga potrdite in sprejmete, bo Word prenehal podčrtavati napake v tem delu besedila.

Ko je čas za ponovni pregled dokumenta, preprosto ponovite postopek in počistite možnost »Ne ocenjuj ...«Lahko pa zaženete celoten pregled z urejevalnikom. S tem boste obnovili samodejne popravke na območjih, kjer ste jih onemogočili.

To je še posebej uporabno, če delate z besedilo, prilepljeno iz drugih virov ki jih ne želite pregledati, razdelki, ki vsebujejo kodo, formule ali tehnične izraze, ki jih preverjevalnik črkovanja ne razume in bi jih ves čas označil kot napako.

Prilagodite preverjevalnik črkovanja svojemu občinstvu in jeziku, ki ga potrebujete

Druga ključna točka naprednega urejevalnika je, da Podpira različne jezike in regionalne različice.Pisanje v ameriški angleščini ni enako pisanju v britanski, kanadski ali avstralski angleščini, Word pa lahko razlikuje med posebnimi pravili vsake od teh dveh jezikov.

Zahvaljujoč tej jezikovni nastavitvi Word prepozna nianse besedišča, tipične konstrukcije in slogovne preference povezano z vsakim narečjem. To zagotavlja, da so predlogi ustrezni za vaše dejansko občinstvo in se izognemo absurdnim popravkom.

Če delate v mednarodnem okolju, je pomembno zagotoviti, da Vsakemu dokumentu je bil dodeljen pravilen jezik. Od začetka. Sicer boste na koncu imeli nepotrebne podčrtaje in napačne popravke, ki bodo ustvarjali le šum.

Ta pristop velja tudi za španščino: čeprav razlike med različicami niso tako ekstremne kot v angleščini, Priporočila za besedišče, ločila ali določeni izrazi se lahko razlikujejo.S pravilno nastavitvijo od samega začetka se izognete nesporazumom in nepotrebnim popravkom.

Skratka, napredni urejevalnik ne popravlja le določenih napak, temveč tudi Pomaga vam ohranjati jezikovno doslednost in ustrezen ton. odvisno od države in vrste bralca, na katerega ciljate.

Kaj je sledenje spremembam in kako je povezano s pametnimi popravki?

Poleg naprednega urejevalnika Word vključuje klasično, a bistveno orodje za revizijo: nadzor spremembTa funkcija beleži vse spremembe dokumenta, tako da lahko vidite, kaj je bilo spremenjeno, kdaj in kdo ga je spremenil.

Ko aktivirate sledenje spremembam, je vsako vstavljanje, brisanje ali sprememba oblikovanja vizualno označena v besedilu. Dodane besede so običajno podčrtaneIzbrisani elementi so označeni s prečrtano črto, na robu pa so prikazane črte, ki označujejo, kje so bile narejene spremembe.

Zaradi te preglednosti je nadzor nad spremembami ključnega pomena pri sodelovalnih urejanjih, strokovnih popravkih ali akademskih pregledih. Nobena prilagoditev ne ostane neopažena In vedno se lahko odločiš, ali boš to sprejel takšnega, kot je, ali pa zavrnil.

Sledenje spremembam se zelo dobro integrira tudi z naprednim urejevalnikom: lahko Za iskanje napak in beleženje sprememb uporabite urejevalnik. z aktivnim sledenjem spremembam, da jih lahko prvotni avtor pozneje pregleda, ko mu bo to v užitek.

Zahvaljujoč tej kombinaciji urejevalnika in nadzora sprememb je mogoče vzpostaviti zelo pregledni delovni procesi med osebo, ki piše besedilo, in osebo, ki je zadolžena za njegovo izpopolnjevanje (lektorji, vodje projektov, učitelji itd.).

Prednosti dela s sledenjem spremembam v dokumentih Word

Uporaba sledenja spremembam se morda sprva zdi nerodna, ker dokument zapolni z oznakami, vendar Njegove prednosti v profesionalnem okolju so ogromneVerjetno je to ena od funkcij, ki jih začetniki najmanj cenijo.

Prva velika prednost je preglednost: Vsaka sprememba je izrecno zabeleženaTo avtorju omogoča, da vidi, kaj je bilo spremenjeno, to primerja z izvirnim besedilom in se odloči, ali bo predlog vključil ali ne.

Drugič, izboljša sodelovanje. Ko več ljudi dela na istem dokumentu, Nadzor sprememb preprečuje, da bi ljudje posegali v delo drug drugega. in vsakemu pregledovalcu olajša pregledovanje, kaj so naredili drugi, ne da bi si moral ročno izmenjevati različice.

Druga prednost je priročna zgodovina urejanj. Če kdaj obžalujete vrsto prilagoditev, Hitro lahko najdete, kaj se je spremenilo, in se vrnete v prejšnje stanje. selektivno sprejemanje ali zavračanje sprememb.

Končno, v okoljih, kjer je potrebna sledljivost (kot so odvetniške pisarne, svetovalne družbe ali akademski pregledi), Sledenje spremembam zagotavlja jasen dokaz o postopku urejanjaTo je včasih potrebno za revizije ali uradne dostave.

Kako korak za korakom aktivirati in uporabljati sledenje spremembam

Aktiviranje sledenja spremembam je zelo preprosto, vendar je pomembno, da ste jasni glede korakov in predvsem vedeti, kako pozneje preveriti vse oznake da dokument pusti čist, ko ga je treba oddati.

Če ga želite vklopiti, odprite dokument v Wordu in pojdite na zavihek Pregled na traku. Tam boste našli možnost »Sledi spremembam«. Kliknite ta gumb, da ga aktivirateOd tega trenutka naprej bodo vse izdaje zabeležene.

Ko je aktivirano, se bo vsako besedilo, ki ga vnesete, izbrišete ali preoblikujete, prikazalo označeno. Če želite dodati opombe, ne da bi spremenili vsebino, lahko uporabite ... komentarjeIzberite odlomek in na zavihku Pregled izberite »Nov komentar«, da dodate opombe ob robu.

Ko dokument pregledajo vse potrebne osebe, je čas, da se odločite, katere spremembe boste obdržali. To storite tako, da izberete določeno spremembo in na zavihku Pregled uporabite gumba »Sprejmi« ali »Zavrni«. Lahko greste eno za drugo ali pa ta dejanja uporabite za vse spremembe. iz naprednih možnosti.

V primerih, ko delate z več različicami istega dokumenta, Word omogoča tudi neposredno primerjajte dve datotekiV razdelku Pregled > Primerjava si lahko ogledate, kaj se je spremenilo med starejšo in novejšo različico, kar je zelo uporabno, če sledenje spremembam ni bilo aktivno že od začetka.

Konfiguracija slovničnega sloga in pametnih popravkov v Wordu

Poleg aktiviranja urejevalnika je bistveno prilagoditi slovnični slog, ki ga bo Word uporabljal. Ta nastavitev vam omogoča, da se odločite V kolikšni meri želite, da je program "sitničav"? z vašimi besedili: le osnovna slovnica ali pa tudi priporočila za slog, jasnost in formalnost.

Za dostop do teh možnosti odprite Word in ustvarite ali odprite poljuben dokument (nastavitve niso prikazane na začetnem zaslonu). Nato v zgornjem levem kotu kliknite Datoteka in v stranski vrstici pojdite na Možnosti.

V oknu z možnostmi programa Word poiščite razdelek Lektoriranje v levem meniju. V razdelku »Popravljanje črkovanja in slovnice v Wordu«Videli boste gumb z imenom Nastavitve (ali podoben), ki odpre podrobno ploščo s slogom pisanja.

S klikom na ta gumb se odpre okno s spustnim menijem Slog pisanja in zelo dolgim ​​seznamom možnih popravkov. Tukaj lahko aktiviranje ali deaktiviranje določenih vrst pregledov ki jih želite, da urednik predlaga.

Razpoložljive možnosti vključujejo težave z ločili (kot je uporaba nepotrebnih vejic), specifične težave, kot sta dequeísmo ali leísmo, izpuščanje členov, odvečne besede, prekomerna uporaba prislovov, ki se končajo na »-mente«, uporaba nedoločnikov tam, kjer so prednostne druge konstrukcije, nepremišljeni izrazi in številne druge.

Slovnica v primerjavi s »slovnico in izboljšanjem«: Izbira stopnje težavnosti

V spustnem meniju Slog pisanja se prikažeta vsaj dva glavna profila: »Slovnica« in »Slovnica in izboljšave«Čeprav se morda zdijo podobni, bistveno razlikujejo po vrsti in količini predlogov, ki jih boste prejeli.

Če izberete profil »Slovnica«, se bo Word osredotočil predvsem na strogo slovnične napake: ujemanje, glagolski časi, nepravilne strukture itd. V tem načinu so številne možnosti, povezane z jasnostjo, jedrnatostjo ali formalnostjo, privzeto onemogočene.

Če pa izberete »Slovnica in izboljšave«, vam bo urejevalnik začel ponujati tudi naprednejši slogovni predlogiZ drugimi besedami, ne bo označil le očitnih napak, temveč tudi dolge in zapletene stavke, ponavljanja, neformalne fraziranje v kontekstih, ki zahtevajo resnost, in druge bolj subtilne vidike.

V obeh primerih lahko prilagodite delovanje urejevalnika tako, da potrdite ali počistite posamezna polja. Na ta način, Ustvarite si lahko nekakšen "korekcijski profil" po svojih željah, prilagojeno vrsti besedil, ki jih običajno pišete: tehnična poročila, pravni dokumenti, akademski članki, trženjske vsebine itd.

Dobra praksa je, da začnete s preverjeno možnostjo »Slovnica in izboljšave«, pregledate, kateri predlogi se vam zdijo resnično uporabni, in deaktivirajte vse kategorije, ki se vam zdijo pretirane ali nepomembne za vaš stil ali vaše delovno okolje.

Uporaba predlog in dobrih praks oblikovanja s pomočjo urejevalnika

Urejevalnik Word je veliko bolje uporabiti, ko je vaš dokument Je dobro strukturiran in formatiranZato je hiter način za izboljšanje kakovosti že od samega začetka uporaba profesionalnih predlog kot izhodišča.

V meniju Datoteka > Novo lahko iščete predloge, povezane z vrsto dokumenta, ki ga potrebujete: poročila, življenjepisi, poslovni predlogi, zapisniki itd. Izberite tistega, ki najbolj ustreza vašemu cilju in ga uporabite kot osnovo namesto, da začnete s praznim dokumentom.

Ko je predloga naložena, zamenjajte vse vzorčno besedilo z dejansko vsebino. Izkoristite to priložnost, da prilagodite pisave, barve podjetja in logotipe k podobi vašega podjetja ali projekta, tako da odstranite nepotrebne dele in dodate svoje, če se vam to zdi potrebno.

Pri organiziranju vsebine je priporočljivo ohraniti jasno strukturo z dobro opredeljenimi naslovi, razdelki in odstavki. Dosledna uporaba slogov v Wordu (Naslov 1, Naslov 2, navaden odstavek itd.) Pomaga ne le pri berljivosti, temveč tudi pri pravilni prepoznavi vrste besedila, ki ga analizira.

Nenazadnje ne pozabite na vidike oblikovanja, ki vplivajo na profesionalno dojemanje: berljive pisave, dobro odmerjeni razmiki, skrbna poravnava in zmerna uporaba barv. Bolj čist in organiziran dokumentPrav tako bo lažje pregledati in sprejeti urednikove predloge.

Vizualni elementi, tabele in drugi podporni viri

Beseda ne živi samo od besedila: pogosto je za dobro razlago nečesa potrebno tabele, grafi, diagrami ali slike ki dopolnjujejo to, kar pravite. Ti elementi, če so dobro uporabljeni, izboljšajo jasnost in skrajšajo dolžino odstavkov.

Če se odločite dodati tabele ali grafikone, se prepričajte, da Ohranjajo obliko, ki je skladna s preostalim delom dokumentaNaslovne tabele imejte dosledno, vsebino pravilno poravnajte in zagotovite, da so grafike berljive tudi v črno-beli tehniki.

Napredni urejevalnik se osredotoča predvsem na besedilo, vendar to ne pomeni, da lahko zanemarite vsebino besedilnih polj ali zapiskov. Kadar koli je mogoče, uporabite enaka pravila za korekcijo ročno pregledovanje vsebine teh elementov, saj pogosto vključujejo ustrezne naslove ali komentarje.

V dolgih dokumentih je to tudi dobra ideja pustite prazne prostore in ločite bloke vsebine s podnaslovi ali prelomi razdelkov. To ne le olajša branje, ampak tudi olajša vizualno popravljanje podčrtajev s strani urednika.

Če vključite zunanje slike (kot so posnetki zaslona ali ilustracije), preverite, ali je njihova ločljivost zadostna in da Ne kršite celotne zasnove dokumenta.Čeprav urednik ne popravlja slik, lahko njihova zloraba uniči profesionalni videz celote.

Končni pregled, distribucija in odpravljanje pogostih težav

Ko menite, da je dokument pripravljen, je dobro opraviti še zadnji sistematični pregled. V idealnem primeru Začnite s popolnim pregledom z uporabo urejevalnika, popravljanje ali ignoriranje prikazanih predlogov, dokler plošča ni praktično čista.

Nato ročno preglejte ključne podatke: slike, reference, lastna imena, datume ali kratice. Napredni urejevalnik ne zazna vedno napak v vsebini, zato Prosimo, preverite, ali so vsi podatki, ki jih posredujete, pravilni in posodobljeni..

Ko jo pregledate, jo shranite z jasnim in opisnim imenom. Če jo boste delili po e-pošti ali objavili na intranetu, je to običajno dobra ideja. izvozite v PDF da zamrznete obliko in preprečite, da bi jo drugi uporabniki videli nepravilno poravnano.

Če ga morate natisniti, uporabite predogled tiskanja, da se prepričate, da Prelomi strani, robovi in ​​glave Izgledajo tako, kot želite. Pomembno je tudi preveriti, ali so vidni komentarji ali kontrolne oznake sprememb, če dokument pošiljate stranki ali sodišču.

Ko se pojavijo težave z oblikovanjem (premik odstavkov, samodejno spreminjanje slogov, slike, ki skačejo z mesta), je to običajno posledica nepravilno uporabljenih slogov ali nepravilnih prelomov razdelkov. Praktična rešitev je pregledati in standardizirati slogeAli pa v skrajnih primerih kopirajte navadno besedilo v nov dokument in ponovno uporabite sloge od začetka.

Razlike med Wordom in drugimi Officeovimi aplikacijami pri popravljanju besedila

Čeprav napredni urejevalnik blesti še posebej v Wordu, Vse Officeove aplikacije nimajo enakih možnosti popravljanja.Koristno je poznati te razlike, da se izognete frustracijam pri iskanju funkcij, ki jih v določenih programih ni.

V namiznem Wordu imate, kot smo videli, zelo celovit nabor orodij: napredni urejevalnik, podrobne nastavitve slovničnega sloga, sledenje spremembam, komentarje, primerjavo dokumentov in še veliko drugih nastavitev.

V drugih aplikacijah, kot sta Excel ali PowerPoint, Ne boste našli enake ravni nadzora nad slovnico.Običajno ponujajo osnovno preverjanje črkovanja in v nekaterih primerih možnosti samodejnega popravljanja, osredotočene na simbole, samodejno oblikovanje ali prilagajanje matematičnih formul, ne pa tudi tako natančnih slogovnih profilov.

Outlook je najbližja izjema od Worda. Pri pisanju novih e-poštnih sporočil lahko dostopate do možnosti pisanja recenzij Podobno kot pri Wordu, čeprav običajno z manj raznolikosti. Vredno si je ogledati te nastavitve, saj so nekatere možnosti privzeto onemogočene in morda zamudite uporabne popravke.

Skratka, če potrebujete temeljit slovnični in slogovni pregledNajbolj smiselno je, da glavno vsebino napišete ali izpilite v Wordu in jo nato po potrebi kopirate ali prilagodite drugim Officeovim aplikacijam.

Z združevanjem naprednega urejevalnika, skrbno izbranih jezikovnih nastavitev, dobre uporabe sledenja spremembam in nekaterih dobrih praks oblikovanja je povsem mogoče spremeniti vaše Wordove dokumente iz »običajnih« v visoko profesionalne, jasne in brez napak – nekaj, kar vedno navduši vsakega zahtevnega bralca.