Filtriranje in razvrščanje podatkov v Accessu: vodnik po korakih in praktični primeri

Filtriranje in razvrščanje podatkov v Accessu je eden od osnovnih stebrov za upravljanje in pridobivanje vrednosti iz katere koli relacijske baze podatkov. Če imate na stotine ali tisoče zapisov, lahko iskanje ustreznih informacij postane zapletena naloga, če ne obvladate orodij za filtriranje in razvrščanje, ki jih ponuja. Microsoft Access.

V tem članku podrobno pojasnjujem, kako lahko filtrirate in razvrščate podatke, pri čemer združujem vse osnovne in napredne možnosti, ki so na voljo v Accessu. Ne glede na to, ali ste začetnik ali izkušen, boste po branju te vsebine imeli jasno predstavo o tem, kako prilagoditi poglede, poizvedbe in poročila, da prikažete le informacije, ki jih potrebujete iz vsake tabele, obrazca ali poročila.

Zakaj je filtriranje in razvrščanje tako pomembno v Accessu?

Access je zasnovan za delo z velikimi količinami informacij, kjer sta hiter ogled in učinkovito iskanje bistvenega pomena. Če ste se kdaj izgubili pri iskanju določenega zapisa, veste, kaj pomeni, če ne znate uporabljati filtrov. Filtri in razvrščanje delujejo kot povečevalno steklo in ravnilo: omogočajo vam, da osredotočite in strukturirate podatke, začasno skrijete tisto, česar ne potrebujete, in vam pomagajo opaziti vzorce in trende.

Kombinacija obeh procesov olajša analizo, profesionalno poročanje in odločanje. obveščeniDobro filtriran in organiziran dnevnik je veliko lažje razumeti, deliti in uporabiti kot osnovo za nove poizvedbe ali poročila.

Osnovni pojmi: Kaj je filtriranje in razvrščanje podatkov v Accessu?

Preden se lotimo prakse, je pomembno razjasniti izraze:

• Filtrira To pomeni, da se na zaslonu prikažejo le zapisi, ki izpolnjujejo eno ali več meril, ostali pa se začasno in nedestruktivno skrijejo.
• Naročilo Sestavljen je iz prestrukturiranja razporeditve zapisov glede na vrednost enega ali več polj, bodisi v naraščajočem bodisi padajočem vrstnem redu.

Obe dejanji fizično ne spremenita podatkov, shranjenih v tabeli, ampak le način njihove predstavitve v delovnem pogledu.

Kje lahko v Accessu uporabim filtre in razvrščanja?

Praktično vsak Accessov objekt – tabele, poizvedbe, obrazci in poročila – vam omogoča filtriranje in/ali razvrščanje podatkov. Glede na objekt so nekatere funkcije bolj dostopne ali ponujajo različne možnosti prilagajanja. Na primer:

• Plošče: idealno za hitro filtriranje surovih podatkov.
• poizvedbe: Filtriranje je lahko del same poizvedbe (merila v vrstici zasnove).
• obrazci: zelo priročno za filtriranje vizualno ali po obliki, zasnovano za končnega uporabnika.
• Poročila: omogočajo uporabo filtrov v predogledu pred tiskanjem ali izvozom.

Različne vrste filtrov, ki jih ponuja Access

Access vključuje več mehanizmov filtriranja za prilagajanje različnim scenarijem in ravnem izkušenj. Izberite najprimernejšo vrsto filtra glede na kompleksnost tega, kar iščete:

Pogosti filtri

So najhitrejši in najbolj neposredni, saj vam Access ponuja vnaprej določene možnosti glede na vrsto podatkov v stolpcu. Ni vam treba pisati meril ali formul. Preprosto:

• Kliknite puščico spustnega menija v glavi stolpca ali polja, ki ga želite filtrirati.
• Izberete/prekličete lahko določene elemente, filtrirate po obsegih ali po določenih pogojih, kot so »enako«, »vsebuje«, »začne se z«, »večje od« itd.
• Za datumska polja boste našli filtre po obdobju, mesecu, med datumi, danes, včeraj, prejšnji teden itd.
• Če izberete »(Prazno)«, v tem polju filtrirate prazne ali ničelne zapise.

Ta metoda je idealna za hitre preglede ali kadar morate filtrirati po preprostem kriteriju.

Filtriraj po izbiri

Omogoča filtriranje glede na določeno vrednost tako, da jo preprosto izberete v celici. Če na primer kliknete določeno ime in izberete »Filtriraj po izbiri«, bo Access skril vse zapise, razen tistih s to natančno vrednostjo v tem polju. Lahko:

• Izberite besedo, del besedila, datum ali številko in filtrirajte po izbiri (začetek, konec, vsebina itd.).
• Združite več filtrov z izbiro na različnih poljih, da dodatno natančneje določite rezultat.
• Če želite odstraniti filter, preprosto kliknite »Preklopi filter« ali »Počisti vse filtre« na zavihku Domov v skupini Razvrsti in filtriraj.

Filtriraj po obrazcu

Ta vrsta filtra je še posebej zmogljiva za iskanje zapisov, ki izpolnjujejo več kriterijev na različnih področjih. Access ustvari prazno različico obrazca ali preglednice, kjer lahko polja izpolnite z vrednostmi, ki jih želite iskati (nekatera polja lahko pustite prazna in izpolnite le potrebna). To je idealno za kompleksna iskanja, kot so:

• Vsi ljudje, katerih mesto je "Madrid" in katerih položaj je "Vodja".
• Alternativna iskanja lahko izvedete z zavihkom »ALI«, tj. prikažete zapise, ki ustrezajo enemu ali drugemu naboru meril (npr.: Država = »Španija« ALI Država = »Francija«).
• Kot pri vseh drugih načinih je odstranitev filtra tako preprosta, da ponovno pritisnete »Preklopi filter«.

napredni filter

Napredni način je najbližji oblikovanju poizvedbe, saj omogoča izražanje kompleksnih in prilagojenih pogojev v mreži oblikovanja. Če imate izkušnje z izrazi in kriteriji, je priporočljivo:

• V skupini »Razvrščanje in filtriranje« dostopite do možnosti »Napredni filter ali razvrščanje«.
• V mrežo dodajte polja, ki jih želite filtrirati, in v vrstici »Merila« določite merila (uporabite lahko logične operatorje, funkcije in izraze, kot v poizvedbah).
• Če želite nastaviti alternativne kriterije, uporabite vrstico »ALI«.
• Merila lahko naložite iz prejšnje poizvedbe ali pa ta filter shranite kot novo poizvedbo za poznejšo uporabo.

Uporaba filtrov korak za korakom glede na vrsto predmeta

Filtriraj v tabelah

Recimo, da imate tabelo zaposlenih in želite videti le tiste s plačami nad 50.000 €:

1. Odprite tabelo v pogledu podatkovnega lista.
2. Kliknite puščico v glavi stolpca »Plača«.
3. Izberite »Številski filtri« in izberite »Večje od«, vnesite 50000.
4. Access bo prikazal le zaposlene, ki izpolnjujejo ta pogoj.

Filtre v drugih stolpcih lahko kombinirate, na primer: oddelek = 'Prodaja' IN plača > 50000, z uporabo filtra obrazca.

Filtriraj v poizvedbah

Poizvedbe omogočajo dodajanje meril neposredno v vrstico načrta, tako da Access vsakič, ko zaženete poizvedbo, prikaže le filtrirane podatke. Na primer, če si želite ogledati prodajo nad 1000 evrov:

1. Odprite poizvedbo v pogledu načrta.
2. V vrstico »Merila« pod poljem »Znesek« vnesite »>1000«.
3. Zaženite poizvedbo, da vrnete samo ujemajoče se rezultate.

Več kriterijev lahko združite z uporabo »IN« ali »ALI« za dodatno natančnejše določanje.

Filtriranje podatkov v obrazcih

Obrazci so zasnovani za intuitivno uporabniško izkušnjo. Filtriranje od tukaj je tako preprosto kot klik na podatke, ki vas zanimajo, in uporaba filtra ali uporaba filtra obrazca za napredno iskanje.

Filtri v poročilih

Če imate poročilo (na primer seznam zaposlenih), lahko pred tiskanjem filtrirate iz samega pogleda poročila:

1. Z desno miškino tipko kliknite podatke (npr. priimek) in izberite »Filtri besedila > Začne se z«.
2. Vnesite črko ali besedilo in sprejmite.

Poročilo lahko natisnete tako, da filtrirate le del podatkov, ki vas takrat zanimajo. Če želite filter shraniti kot poizvedbo in ga ponovno uporabiti, uporabite funkcijo »Napredni filter ali razvrščanje« na traku.

Kako odstraniti ali ponovno uporabiti filtre

Odstranjevanje filtra je preprosto: samo pritisnite gumb »Preklopi filter« v zgornji vrstici. S tem filter začasno odstranite, vendar ga shranite, tako da ga lahko ponovno aktivirate z drugim klikom. Če se odločite, da filter počistite (z uporabo možnosti »Počisti vse filtre«), Access pozabi izbiro in ga boste morali ponovno uporabiti, če ga boste potrebovali v prihodnjih sejah.

Shranjevanje filtrov za ponovno uporabo

Access si zapomni aktivne filtre, ko zaprete tabele, obrazce ali poročila, tako da lahko isti filter samodejno znova uporabite v naslednji seji.

• Če želite zagotoviti, da se filter vedno uporabi, ko je objekt odprt, pojdite na list z lastnostmi in omogočite možnost »FilterOnLoad«.
• Več o naprednih poizvedbah v Accessu za filtriranje in razvrščanje podatkov..

Praktični primeri filtriranja v Accessu

Preprosto filtriranje

Če imate tabelo naročil in želite videti samo tista, oddana v zadnjem mesecu:

1. Stolpec »Datum naročila« filtrirajte tako, da v filtrih datuma izberete ustrezen mesec.

Sestavljeno ali prilagojeno filtriranje

Glejte samo zaposlene s plačami nad 50.000 evrov, ki delajo v prodaji:

• Uporabite sestavljeni filter iz naprednega menija: plača > 50000 IN oddelek = 'Prodaja'.

Ali pa, če želite, uporabite , tako da v obe polji vnesete želene vrednosti.

Filtriranje poročil za tiskanje

Filtrirajte poročilo, da prikažete samo stranke iz določenega mesta:

• Odprite poročilo v načinu za tiskanje, kliknite polje z mestom in uporabite besedilni filter »Je enako« ali »Vsebuje«.

Po potrebi natisnite ali izvozite filtrirano poročilo.

Razvrščanje podatkov v Accessu

Razvrščanje podatkov je enako pomembno za predstavitev in razumevanje, pa naj bo to v tabelah, poizvedbah ali poročilih.

Razvrščanje v tabelah

1. Odprite tabelo v pogledu podatkovnega lista.
2. Kliknite glavo stolpca, ki ga želite razvrstiti.
3. Kliknite ikono za naraščajoče (AZ) ali padajoče (ZA) razvrščanje.

Razvrščate lahko po več stolpcih, vendar bo glavni stolpec tisti, ki bo izbran prvi.

Razvrščanje v poizvedbah

V pogledu načrta v vrstici »Razvrsti« izberite, ali želite razvrščati naraščajoče ali padajoče po enem ali več poljih.

Na primer: Najprej razvrstite po imenu izdelka (naraščajoče) in nato po datumu (padajoče), da analizirate nedavno prodajo posameznega izdelka.

Razvrščanje v poročilih

Dostopite do možnosti razvrščanja v lastnostih poročila ali uporabite pogled načrta, da določite merila razvrščanja z več polji.

Kombiniranje filtrov in razvrščanj za napredno analizo

Prava moč Accessa je v kombiniranju filtriranja in razvrščanja, ustvarjanju prilagojenih pogledov, ki vam omogočajo odkrivanje trendov ali poglobljeno analizo vašega podjetja.

• Najprej filtrirajte ključne podatke, da zožite pogled, na primer prodajo nad 2000 €.
• Nato razvrstite po datumu, zaposlenem, izdelku ali katerem koli drugem ustreznem polju.
• To konfiguracijo lahko shranite kot poizvedbo in jo po potrebi ponovno uporabite.

Vztrajnost konfiguracije in ponovna uporaba

Mnogi uporabniki se ne zavedajo, da Access omogoča shranjevanje nastavitev filtriranja in razvrščanja, dodelitev imena in neposreden dostop do tega pogleda po meri v prihodnjih sejah. Izkoristite to funkcijo, da vedno analizirate ključne podatke, ne da bi morali vse konfigurirati od začetka.

Filtri in razvrščanje v obrazcih in njihova uporabniška izkušnja

V obrazcih lahko filtre uporabite kar iz samega vmesnika, z intuitivnimi meniji ali polji za neposredno iskanje.

• V kontekstnem meniju izberite polje ali vrednost in filter.
• Če morate združiti merila iz več polj, uporabite filtre obrazcev.
• Možnosti najdete v orodni vrstici, na trakovih za hitri dostop ali v menijih, specifičnih za obrazec.

Vaje in praktični primeri za obvladovanje filtriranja in razvrščanja

Da bi vam pomagali v celoti razumeti vsestranskost Accessa, je tukaj nekaj vaj in študij primerov, ki vam bodo v pomoč pri vadbi:

interaktivne vaje

• Zaloga v trgovini: Filtriraj izdelke z zalogo pod 10 in jih razvrsti po padajoči ceni.
• Vodenje projektov: Prikaži samo čakajoče naloge in jih razvrsti po naraščajočem datumu zapadlosti.
• Sledenje strankam: Filtrirajte stranke, katerih zadnji nakup je bil opravljen pred več kot tremi meseci, in jih razvrstite po statusu članstva.

Študije primerov

• Kadrovska služba: Filtrirajte zaposlene v prodajnem oddelku in jih razvrstite po padajočem vrstnem redu plač.
• Analiza prodaje: Filtriraj samo prodajo iz zadnjega četrtletja in jo razvrsti po padajoči količini.
• akademsko raziskovanje: Filtrirajte trenutne projekte in jih razvrstite po datumu začetka.

Napredni nasveti in najboljše prakse za velike podatke

Če vaša zbirka podatkov začne rasti in filtriranje ali razvrščanje traja nekaj časa, upoštevajte ta priporočila:

• Dobro konfigurirani indeksi: Indeksirajte stolpce, ki bodo najpogosteje filtrirani in razvrščeni, da pospešite iskanje.
• Najprej uporabite filter, nato pa razvrščanje: Obdelava manjšega števila zapisov je vedno hitrejša.
• Izogibajte se preveč zapletenim filtrom v eni sami poizvedbi. Razdelite jih na enostavnejše poizvedbe in jih po potrebi pozneje združite.
• Izberite samo stolpce, ki jih želite prikazati; za izboljšanje učinkovitosti se izogibajte možnosti »izberi vse«.
• Za zelo zapletene poizvedbe onemogočite samodejno posodabljanje v pogledu za oblikovanje in delajte z vzorcem.
• Če obdelujete veliko podatkov, razmislite o razdelitvi informacij v več povezanih tabel.

Dodatne funkcije filtrov v Accessu

Ne pozabite, da Access prikaže, ali je filter aktiven, z ikono lijaka v glavi stolpca in v navigacijski vrstici zapisov.

Če premaknete kazalec miške nad glavo filtriranega polja, se prikaže opis s trenutno uporabljenimi merili filtra. To je uporabno za hiter priklic pogojev, ne da bi morali pregledati vse nastavitve.