Ako krok za krokom vyčistiť duplicitné údaje v databázach

Keď pracujete s databázami, tabuľkové alebo informačné systémy, Duplicitné údaje sa môžu stať poriadnou bolesťou hlavyOpakujúce sa záznamy, mená napísané tisíckami rôznych spôsobov, zle formátované dátumy alebo nadbytočné medzery robia analýzy nespoľahlivými a strácajú váš čas manuálnou kontrolou toho, čo by vám systém mohol pomôcť vyčistiť v priebehu niekoľkých sekúnd.

Dobrou správou je, že existujú Výkonné nástroje na vyhľadávanie, zvýrazňovanie a odstraňovanie duplicitných údajov v Exceli aj Google Listy ako v SQL databázy alebo nástroje na správu bibliografických materiálov. Pochopenie toho, ako fungujú, ako sa líšia a aké riziká predstavujú (napríklad vymazanie informácií, ktoré by ste neskôr mohli prehliadnuť), je kľúčom k udržaniu poriadku v údajoch a k ich možnosti analyzovať s pokojom v duši.

Prečo sa zobrazujú duplicitné údaje a prečo sú problémom?

V praxi, Duplikáty vznikajú v dôsledku ľudskej chyby, opakovaného importu alebo zle koordinovaných systémov.Formuláre odoslané dvakrát, súbory kombinované bez predchádzajúceho vyčistenia alebo integrácie medzi aplikáciami, ktoré správne neoverujú informácie, sú ideálnou živnou pôdou pre zaplnenie vášho systému duplicitnými záznamami.

Okrem zjavných duplikátov nájdete aj malé odchýlky, ktoré v skutočnosti predstavujú tie isté údajeNázvy so zmiešanými veľkými a malými písmenami, medzery, rôzne skratky alebo dátumy s rôznym formátom, ktoré systém nerozpozná ako rovnaké, aj keď je pre používateľa zrejmé, že sa vzťahujú na tú istú vec.

Dopad je významný: Štatistiky sú skreslené; počty zákazníkov alebo pacientov sú nafúknuté.E-maily sa v e-mailových kampaniach opakujú, faktúry sa duplikujú alebo sa nadhodnocuje počet objednávok. To môže viesť k zlým rozhodnutiam, dodatočným nákladom a výraznému nedostatku dôvery v kvalitu údajov.

Preto sa predtým, ako sa pustíte do vytvárania dashboardov alebo pokročilých analýz, oplatí investovať čas do Vynikajúci nástroj na čistenie dát na detekciu a opravu nezrovnalostíOdstraňovanie duplikátov je ústrednou súčasťou tohto procesu, ale nie jedinou: musíte tiež homogenizovať text, odstráňte zvláštne medzery a normalizujte dátumy.

Zisťovanie a zvýrazňovanie duplicitných údajov v tabuľkách

Nástroje ako Excel ponúkajú veľmi pohodlné funkcie pre rýchlo identifikovať, ktoré hodnoty sa opakujú v rozsahu buniekPred vymazaním čohokoľvek je vhodné použiť vizuálny formát, ktorý vám pomôže skontrolovať a pokojne sa rozhodnúť, čo si chcete ponechať.

Veľmi bežný spôsob, ako začať, je... Podmienené formátovanie na zvýraznenie hodnôt, ktoré sa vyskytujú viackrátTýmto spôsobom nemeníte obsah buniek, jednoducho ich označíte, aby ste ich mohli analyzovať.

Typický pracovný postup zahŕňa najprv výber buniek, ktoré sa majú skontrolovať, a potom použitie Pravidlo podmieneného formátovania, ktoré označuje duplikáty inou farbou pozadia alebo písmomTo vám umožňuje identifikovať vzory: napríklad zistiť, či sa osoba v zozname zákazníkov objavuje viackrát alebo či boli určité kódy produktov zaregistrované viackrát.

Okrem toho môžete toto automatické zvýrazňovanie kombinovať s filtrami v samotnej tabuľke, aby ste Zobraziť iba riadky ovplyvnené duplikátmi a skontrolovať ich jeden po druhom.Vďaka tomu máte kontrolu a znižujete riziko náhodného vymazania dôležitých informácií.

Bezpečne odstráňte duplicitné hodnoty v Exceli

Keď si ujasníte, ktoré opakovania nie sú potrebné, Excel obsahuje špecifickú funkciu s názvom „Odstrániť duplikáty“, ktorá natrvalo odstráni opakované riadkyTu musíte postupovať opatrne, pretože to, čo vymažete, sa nedá ľahko obnoviť, ak si neuložíte kópiu.

Pred spustením tohto nástroja sa dôrazne odporúča Skopírujte pôvodný rozsah údajov do iného hárka alebo záložného súboruTakto si môžete v prípade neočakávaného výsledku skontrolovať, čo ste odstránili, a bez problémov obnoviť informácie.

Postup je založený na výbere rozsahu buniek, ktoré chcete vyčistiť, a následnom určení, v ktorých stĺpcoch sa majú hodnoty porovnať, aby sa rozhodlo, či je riadok duplikovaný. Ak vyberiete viacero stĺpcov, za duplikát sa bude považovať iba riadok, ktorého celá kombinácia zodpovedá inému riadku.čo je veľmi užitočné pri práci s komplexnými údajmi.

Po potvrdení operácie Excel odstráni nadbytočné riadky a Zobrazuje súhrn toho, koľko duplikátov bolo odstránených a koľko jedinečných záznamov zostalo.Táto krátka správa vám pomôže overiť, či výsledky zodpovedajú vašim očakávaniam na začiatku čistenia.

Je potrebné mať na pamäti, že Filtrovanie jedinečných hodnôt nie je to isté ako odstraňovanie duplikátov.Pri filtrovaní sú duplicitné riadky skryté iba dočasne, ale stále sú tam; odstránením duplikátov sa úplne odstránia. Preto je rozumnejšou stratégiou začať s jedinečným filtrom alebo podmieneným formátovaním.

Kritériá pre považovanie hodnoty za duplikovanú

Keď tabuľkové nástroje porovnávajú duplikáty, Robia tak na základe toho, čo sa v bunke skutočne vidí, nie na základe podkladovej interpretovanej hodnoty.To má niekoľko zvláštnych dôsledkov, ktoré musíte poznať, aby ste sa vyhli žiadnym prekvapeniam.

Napríklad dva dátumy, ktoré predstavujú ten istý deň, sa nemusia považovať za duplikáty, ak Jeden je napísaný ako „08/03/2006“ a druhý ako „8. marca 2006“.pretože obsah textu je odlišný, aj keď je význam rovnaký. To isté sa môže stať s názvami a reťazcami s rôznymi medzerami alebo veľkými písmenami.

podobne číslo uložené ako text a to isté číslo v číselnom formáte Môžu byť považované za rôzne hodnoty. Preto je také dôležité normalizovať formáty pred pokusom o hromadné odstránenie duplicitných riadkov.

Pred vykonaním agresívneho čistenia sa oplatí najskôr filtrovať jedinečné hodnoty alebo na potvrdenie použiť podmienené formátovanie. že porovnávacie kritérium funguje tak, ako si myslíteStanovenie týchto pravidiel hry na začiatku zabraňuje strate platných údajov alebo zanechaniu skrytých duplikátov.

Textové funkcie v tabuľkách na čistenie znečistených údajov

Veľká časť problémov s duplikátmi nepramení z opakovania presne tej istej hodnoty, ale zo skutočnosti, že Rovnaké informácie sú napísané trochu odlišným spôsobomTu prichádzajú na rad textové funkcie Excelu alebo Tabuľiek Google, ktoré štandardizujú a pripravujú pôdu pred odstránením opakovaní.

Veľmi bežne sa vyskytujú stĺpce, kde sú niektoré názvy napísané veľkými písmenami, iné malými a ďalšie sú náhodne zmiešané. Na ich zjednotenie existujú funkcie, ktoré Všetko prevedú na malé písmená, všetko na veľké písmená alebo píšu veľké iba prvé písmeno každého slova.Tým sa zabezpečí, že s menami „ANA PÉREZ“, „ana pérez“ a „Ana Pérez“ sa zaobchádza rovnako.

Textové správy s medzery navyše, a to ako v rámci reťazca, tak aj na začiatku alebo na konciŠpecializovaná funkcia dokáže odstrániť nadbytočné medzery a ponechať medzi slovami iba normálnu medzeru, čím sa eliminuje frázy ako „Juan García“ alebo podobné frázy, ktoré narúšajú porovnanie.

Pre údaje, ktoré sú tesne pri sebe, ako napríklad kombinované kódy alebo mená a priezviská v tej istej bunke, je užitočné použiť funkcie extrakcie a zjednotenia. Môžete extrahovať časť textu označujúce, z ktorej pozície a koľko znakov chcete extrahovať alebo spojiť niekoľko reťazcov do jedného, ​​aby ste rekonštruovali súvislejšie polia.

V prípade dátumov, ak prichádzajú ako text s rôznymi štýlmi, je vhodné ich transformovať do štandardný formát dátumu založený na roku, mesiaci a dniTýmto spôsobom ich tabuľky považujú za skutočné dátumy, môžete ich správne zoradiť a porovnania už nezávisia od vizuálneho vzhľadu bunky.

Filtrovanie jedinečných hodnôt a odstraňovanie duplikátov v tabuľkách

Okrem nástrojov na formátovanie a textových funkcií umožňujú Excel aj Tabuľky Google Rýchle filtrovanie na zobrazenie iba jedinečných hodnôt zo stĺpca alebo skupiny stĺpcovToto je veľmi účinný spôsob, ako skontrolovať výsledky pred prijatím nezvratných rozhodnutí.

V niektorých prostrediach môžete použiť rozšírené možnosti filtrovania, ktoré označia, že chcete zobraziť iba riadky s jedinečnými hodnotami v jednom alebo viacerých konkrétnych stĺpcoch. Toto filtrovanie neodstraňuje údaje, iba dočasne skryje duplikáty., čo z neho robí veľmi obozretný medzikrok.

Keď potvrdíte, že jedinečný pohľad je ten, o ktorý máte záujem, máte príkazy špecifické pre Odstránenie duplikátov priamo z dátových ponúkZvyčajne pristupujete k niečomu ako „Dáta > Odstrániť duplikáty“, kde si vyberiete, na ktorých stĺpcoch sa má porovnanie založiť.

Ďalšou možnosťou je použiť podmienené formátovanie na zvýraznenie duplikátov aj jedinečných hodnôt v závislosti od vašich potrieb. Môžete napríklad: Zvýraznite jasnou farbou riadky, ktoré sa vyskytujú iba raz a analyzovať, či ide o atypické záznamy, chyby pri načítavaní alebo jednoducho o zriedkavé prípady, ktoré je potrebné zachovať.

Ak pracujete s rozbaľovacími zoznamami alebo overovaním údajov, má veľký zmysel ich tiež vyčistiť. Môžete to urobiť pomocou overovacích ponúk. definovať uzavreté zoznamy, ktoré zabraňujú zavedeniu typografických variácií, čím sa znižuje výskyt falošných duplikátov, ktoré sú v skutočnosti len preklepmi.

Čistenie duplikátov v SQL databázach pomocou SELECT DISTINCT

Keď sme prešli zo sveta tabuliek do sveta databázyPrístup sa mierne mení. V SQL je jedným z prvých nástrojov na správu opakujúcich sa informácií operátor DISTINCT, ktorý sa používa v spojení s príkazom SELECT na vrátenie riadkov bez duplikátov vo výsledkoch dotazu.

Myšlienka je jednoduchá: pri zostavovaní príkazu SELECT môžete pridať kľúčové slovo DISTINCT, ktoré označuje, že Chcete iba jeden výskyt každej kombinácie hodnôt vo vybraných stĺpcoch. Týmto spôsobom, ak sa ten istý logický riadok v tabuľke opakuje niekoľkokrát, dotaz vráti jeden riadok.

Je dôležité pochopiť, že SELECT DISTINCT nič z databázy neodstraňuje: Ovplyvňuje to iba výsledok, ktorý vidíte pri spustení dotazu.Pôvodné informácie v tabuľkách zostávajú nezmenené, čo je ideálne pre prieskumnú analýzu, kde ešte nechcete upravovať údaje.

Čo sa týka syntaxe, všeobecný vzorec spočíva v kombinácii príkazu SELECT DISTINCT so zoznamom stĺpcov, ktoré vás zaujímajú, za ktorým nasleduje klauzula FROM na označenie tabuľky a voliteľne aj klauzula WHERE na filtrovanie podľa špecifických podmienokTakto si môžete napríklad vyžiadať jedinečných zákazníkov iba z jednej krajiny alebo rôzne produkty z konkrétnej kategórie.

Tento prístup je veľmi užitočný, keď chcete zúžiť výsledky na neduplicitné záznamy, či už ide o Získajte zoznam zákazníkov bez duplicity v dôsledku viacerých objednávok, zobraziť zoznam odlišných kódov produktov alebo vygenerovať počet jedinečných položiek v súbore údajov.

Rozdiely medzi DISTINCT a inými spôsobmi, ako sa vyhnúť duplikátom v SQL

Hoci DISTINCT a UNIQUE môžu zneť podobne, V ekosystéme SQL nehrajú rovnakú úlohu.Funkcia DISTINCT pôsobí v dotazoch SELECT a ovplyvňuje vrátené riadky; funkcia UNIQUE zvyčajne súvisí s obmedzeniami v definícii tabuliek, čo znamená, že určité polia nemôžu obsahovať opakujúce sa hodnoty.

Okrem toho, v kontextoch s veľkým množstvom údajov môže byť použitie SELECT DISTINCT náročné na výkon, pretože Databázový engine musí porovnať všetky vybraté stĺpce. určiť, ktoré riadky sú rovnaké. Vo veľkých tabuľkách alebo tabuľkách s mnohými stĺpcami to môže byť zložité.

Preto sa v niektorých prípadoch oplatí zvážiť alternatívy. Jednou z najbežnejších je použitie GROUP BY na zoskupenie riadkov podľa jedného alebo viacerých stĺpcov a použiť agregačné funkcie (ako napríklad COUNT, MIN alebo MAX), ktoré vám umožnia efektívne sumarizovať údaje.

Môžete sa tiež spoľahnúť na klauzuly ako EXISTS pre skontrolovať, či sa určité hodnoty nachádzajú v inej tabuľkeTým sa zabráni spájaniu nepotrebných duplicitných riadkov. Alebo môžete použiť poddotazy s dobre definovanými klauzulami SELECT, FROM a WHERE na lepšie určenie, ktoré záznamy chcete načítať.

Keď chcete spočítať, koľko jedinečných hodnôt sa nachádza v stĺpci, bežne sa kombinuje funkcia COUNT s funkciou DISTINCT, aby Priamo získate počet rôznych prvkov. bez toho, aby ste museli každý z nich manuálne kontrolovať.

Praktické príklady: zákaznícke dopyty a adresy bez duplikátov

Predstavte si, že pracujete s tabuľkou objednávok, kde každý riadok predstavuje uskutočnený nákup. Je bežné, že Ten istý zákazník sa zobrazí viackrát, ak zadal viac ako jednu objednávku.Ak chcete každého zákazníka vidieť iba raz, SELECT DISTINCT je veľmi prehľadný nástroj.

V tomto scenári by ste vytvorili dotaz, ktorý vyberie stĺpce identifikácie zákazníka (napríklad jeho ID a meno) a použije na ne funkciu DISTINCT. zoznam dostanete s každým klientom iba raz., hoci pôvodná tabuľka má desať rôznych poradí.

Niečo podobné sa stane, ak potrebujete vidieť všetky jedinečné dodacie adresy, na ktoré boli produkty odoslanéAk každá objednávka obsahuje adresu, tabuľka bude plná opakovaní; s parametrom DISTINCT v stĺpcoch s adresami však môžete vygenerovať kompaktný zoznam miest odosielania.

Ak sa chcete zamerať na zákazníkov z konkrétnej oblasti, môžete pridať klauzulu WHERE, ktorá napríklad označuje, že Zaujímajú vás iba záznamy z konkrétnej krajinyTýmto spôsobom SELECT DISTINCT pôsobí na podmnožinu tabuľky a nie na všetky údaje.

V zdravotníctve alebo akademickej oblasti je operátor tiež veľmi praktický pre zoskupiť údaje od pacientov alebo autorov, ktorí sa objavujú viackrát v rôznych štúdiách alebo článkoch, pričom na účely analýzy sa zobrazuje iba jeden záznam pre každú entitu.

Správa duplicitných odkazov v bibliografických databázach

V oblasti vedeckej dokumentácie bibliografické databázy zvyčajne ponúkajú špecifické nástroje na odstránenie duplicitných odkazov Keď vyhľadávate v rôznych zdrojoch, je to kľúčové, aby ste predišli tomu, že vaše prehľady literatúry budú zaplnené duplicitnými článkami.

V týchto systémoch sa v ponuke nástrojov zvyčajne nachádza príkaz „Odstrániť duplikáty“, ktorý Analyzuje výslednú sadu a automaticky odstráni duplicitné odkazy.Systém zvyčajne hlási, koľko prvkov bolo odstránených a koľko ich zostáva v aktuálnej sade.

Na mnohých platformách môžete v sekcii nastavení nakonfigurovať, Odstránenie duplicitných referencií sa vykonáva automaticky. pri každom novom vyhľadávaní. To ušetrí veľa manuálnej práce, hoci je vhodné pravidelne kontrolovať, či sú duplicitné kritériá správne.

Okrem hromadného mazania vám títo správcovia umožňujú manuálne vybrať konkrétne referencie a rozhodnúť sa, či ich chcete ponechať alebo odstrániť. Táto manuálna kontrola je užitočná, keď si systém nie je istý, či dva záznamy sú skutočne tou istou položkou. alebo ak zodpovedajú rôznym verziám (napríklad preprintom a finálnym verziám).

Po odstránení duplikátov sa sada výsledkov aktualizuje a ukazuje znížený počet odkazovToto numerické riadenie pomáha overiť, či ladenie malo účinok, a dokumentovať proces v systematických prehľadoch alebo vyhľadávacích správach.

Súvisiaci článok:

Vyhľadávanie a odstraňovanie duplikátov v Accesse: Kompletný sprievodca

Isaac

Vášnivý spisovateľ o svete bajtov a technológií všeobecne. Milujem zdieľanie svojich vedomostí prostredníctvom písania, a to je to, čo urobím v tomto blogu, ukážem vám všetko najzaujímavejšie o gadgetoch, softvéri, hardvéri, technologických trendoch a ďalších. Mojím cieľom je pomôcť vám orientovať sa v digitálnom svete jednoduchým a zábavným spôsobom.