Ako správne previesť súbory DOCX do PDF

Konverzia súborov programu Word do formátu PDF sa zdá byť jednoduchá, ale ak to chcete urobiť správne a bez straty dizajnuJe toho viac, než sa na prvý pohľad zdá. Medzi formátmi DOC a DOCX, možnosťami ukladania, online nástrojmi, programami pre Windows a funkciami, ako je OCR, je ľahké sa zmiasť alebo skončiť s PDF, ktoré sa na iných zariadeniach nezobrazuje správne.

V tejto príručke nájdete všetko, čo potrebujete Prevod dokumentov DOCX do PDF so zachovaním ich formátovaniaČi už chcete previesť jeden súbor alebo potrebujete vykonať dávkovú konverziu, preberieme všetko. Uvidíme tiež, ako pracovať so skenovanými dokumentmi, ktoré nastavenia OCR povoliť a veľmi užitočné makro programu Word na automatizáciu procesu, ak pracujete s mnohými súbormi.

Čo vlastne znamená „správne“ previesť DOCX do PDF?

Keď hovoríme o tom, ako to urobiť „správne“, nejde len o otvorenie súboru vo formáte PDF, ale o... Výsledok rešpektuje dizajn pôvodného súboru DOCX.Typy písma, okraje, hlavičky, čísla strán, tabuľky, vložené obrázky atď. Inými slovami, ktokoľvek otvorí daný PDF súbor na svojom mobilnom telefóne, stolnom počítači alebo v cloude, uvidí ho úplne rovnako.

Formát PDF sa stal univerzálny štandard pre zdieľanie dokumentovNezáleží na tom, či ho otvoríte v programe Adobe Acrobat, v prehliadači, v základnej čítačke alebo z Disku Google: dizajn zostáva rovnaký. Toto je presný opak toho, čo sa môže stať so súborom DOCX, ak príjemca nemá rovnakú verziu programu Word, nemá nainštalované vaše písma alebo používa iný textový editor.

Konverzia DOCX do PDF tiež dosiahne veľkosť súboru sa v mnohých prípadoch zmenšíVďaka tomu je jednoduché odosielať súbory e-mailom, zdieľať ich prostredníctvom správ alebo nahrávať do úložných služieb. Aj keď je súbor PDF komprimovaný, zobrazenie zostáva stabilné a konzistentné na akomkoľvek zariadení.

Dôležité je pochopiť, že mnoho online nástrojov a programov vám umožňuje konvertovať široká škála formátov PDFnielen DOCX: prezentácie, obrázky a fotografieTabuľky a dokonca aj naskenované dokumenty je možné konvertovať. Aby však bola konverzia „správna“, musíte si vybrať správny nástroj, metódu a nastavenia výstupu.

DOCX vs. DOC: Prečo je typ súboru dôležitý

Spoločnosť Microsoft sa od roku 2007 zaviazala k tomuto formátu DOCX ako evolúcia klasického DOCuHoci si mnohí ľudia myslia, že jedno nahradilo druhé, realita je taká, že dnes obe stále existujú a koexistujú v tisíckach kancelárií a počítačov.

Súbor DOCX nie je monolitický súbor ako kedysi DOC, ale skôr sada súborov zoskupených v ZIP súboreV tomto „balíku“ máte text XML, grafiku, štýly a ďalšie štruktúrované údaje, ktoré Word interpretuje a zobrazuje v príslušnom formáte.

Táto štruktúra založená na Office Open XML robí z DOCX formát modernejšie, flexibilnejšie a efektívnejšieText a dizajn sú kódované otvoreným spôsobom, zatiaľ čo niektoré grafické prvky alebo špecifické časti môžu naďalej používať staršie binárne formáty, z ktorých niektoré sú chránené patentmi alebo sa na ne vzťahujú špecifické licencie.

Pri konverzii DOCX do PDF sa táto vnútorná organizácia lepšie premieta do stabilného konečného výsledku. Naopak, dokumenty DOC, najmä ak sú veľmi staré alebo plné makier a starších prvkov, sa môžu správať chaotickejšie. nepredvídateľné počas konverzieso zmenami v riadkovaní, rôznymi zalomeniami strán alebo chybami písma.

Preto, ak máte staré dokumenty vo formáte DOC a chcete ich uložiť ako PDF, je vhodné najprv ich aktualizujte do formátu DOCX z Wordu, uloženie kópie v novom formáte a následné vykonanie finálnej konverzie do PDF z tejto modernizovanej verzie.

Výhody prevodu DOCX do PDF pred zdieľaním dokumentov

Keď pochopíte, ako sú súbory štruktúrované, je ľahšie pochopiť, prečo sa to takmer vždy oplatí. Pred odoslaním dokumentu ho previesť do PDFVýhody sú celkom jasné, a to ako v profesionálnom, tak aj v osobnom živote.

Najzrejmejším je, že všetci uvidia to istéAk odošlete súbor DOCX, príjemca ho môže otvoriť v inej verzii programu Word, v LibreOffice alebo dokonca vo veľmi obmedzenej mobilnej aplikácii. Pri tomto procese je pomerne bežné, že sa zmenia zalomenia strán, posunú sa tabuľky alebo sa obrázky zdeformujú. V PDF zostáva obsah „zmrazený“ vo svojom rozložení.

Ďalšia dôležitá výhoda súvisí s kompatibilita s čítačkami a zariadeniamiPDF súbor je možné otvoriť v prehliadačoch, špecializovaných čítačkách, mobilných aplikáciách a cloudových službách, ako je Disk Google, bez potreby programu Word. To výrazne zjednodušuje zdieľanie informácií s ľuďmi mimo vašej organizácie alebo s tými, ktorí nemajú nainštalovaný balík Office.

Výhodou je aj archivácia a uchovávanie: súbory PDF, najmä ak sú vytvorené s dobrou kompatibilitou, sú vhodnejšie ako finálny formát na uloženie podpísaných verzií, uzavretých prezentácií, oficiálnych správ alebo právnych dokumentov, v ktorých nechcete, aby sa v texte vykonali náhodné zmeny.

Okrem toho všetkého existujú nástroje na konverziu a úpravu, ktoré ponúka mnoho špecializovaných platforiem PDF: môžete spojiť súboryPridávajte stránky, anotujte, podpisujte alebo chráňte heslom, a to všetko od pôvodného súboru DOCX, ku ktorému sa nebudete musieť vracať zakaždým, keď ho budete chcieť zdieľať.

Základné metódy na prevod DOCX do PDF bez komplikácií

Ak potrebujete preniesť iba jeden alebo niekoľko súborov, môžete použiť štandardné možnosti, ktoré sú už súčasťou programu Word a mnohých online služieb. Sú rýchle, určené pre bežného používateľa a ak dokument nie je príliš zložitý, zvyčajne fungujú. celkom dobre rešpektujú dizajn originálu.

Najpriamejší spôsob z programu Microsoft Word je použiť funkciu Uložiť ako PDF alebo ExportovaťVo väčšine moderných verzií jednoducho otvorte dokument DOCX, prejdite do ponuky Súbor a vyberte možnosť uloženia ako PDF. Tam môžete upraviť napríklad rozsah strán, kvalitu alebo pridať vodoznaky.

Ďalšou možnosťou je použiť online konverzné služby, ktoré podporujú Nahrajte súbor DOCX z počítača alebo z cloudu a stiahnite si výsledný PDF súbor. Väčšina z nich zobrazuje malý panel, kde sa počas spracovania súboru na ich serveroch zobrazujú správy ako „Nahráva sa súbor 0 z 0“ alebo „Zostávajúci čas – sekundy – Rýchlosť nahrávania – MB/s“.

Po nahraní sa zobrazí správa podobná téme „Konverzia Wordu do PDF…A po niekoľkých sekundách si budete môcť stiahnuť finálny dokument. Niektoré z týchto webových stránok obsahujú sekcie „Informácie“ alebo sekcie vysvetľujúce ďalšie nástroje na prácu s PDF súbormi, ako je úprava, zlúčenie, kompresia alebo číslovanie stránok.

Okrem toho mnoho webových služieb ponúka špecifické možnosti, ako je konverzia OCR, výber jazyka, filtre na vylepšenie skenovaného textu alebo nastavenia na maximálne zachovanie rozloženia, čo je užitočné, keď súbor DOCX obsahuje obrázky, pokročilé štýly alebo zložité tabuľky.

PDF24 Creator a ďalšie alternatívy pre Windows

Ak pracujete v systéme Windows a často konvertujete dokumenty, inštalácia špecializovaného nástroja môže byť veľmi užitočná, namiesto toho, aby ste sa vždy spoliehali na Word alebo online služby. Jedným z najznámejších riešení je Tvorca PDF24, bezplatná aplikácia, ktorá funguje ako akýsi „švajčiarsky armádny nôž“ pre PDF súbory.

PDF24 Creator obsahuje funkcie podobné funkciám mnohých webových stránok, ale vo verzii pre počítače: Vytvárajte súbory PDF z ľubovoľného programu, ktorý umožňuje tlač.Môžete kombinovať súbory, meniť poradie strán, komprimovať dokumenty alebo konvertovať medzi rôznymi formátmi. Pre prevod z DOCX do PDF ponúka niekoľko možností, ako napríklad tlač na virtuálnu tlačiareň PDF24 alebo priamu konverziu.

Výhodou používania takejto aplikácie je, že Vyhnete sa nahrávaniu citlivých dokumentov na externé servery.Toto si mnoho spoločností a profesionálov cenia z dôvodov ochrany súkromia. Okrem toho môžete pracovať s veľkými objemami súborov bez toho, aby ste boli závislí od rýchlosti nahrávania alebo obmedzení webových nástrojov.

Spoločnosť Microsoft tiež ponúka vo svojom ekosystéme rôzne nástroje na konverziu PDF. V obchode Microsoft Store nájdete nástroje, ktoré vám umožňujú... nainštalujte prevodníky DOCX do PDF navrhnuté na integráciu s programom Word alebo inými programami balíka Office v systéme Windows, v mnohých prípadoch s možnosťou bezplatného sťahovania a inštalácie.

Ak už pravidelne používate desktopové aplikácie na správu dokumentov, mohlo by byť užitočné zvážiť, či by pre vás bola vhodná [platforma/platformy]. komplexné riešenie, ako sú tieto Alebo ak radšej používate klasickú kombináciu Wordu a online prevodníka, keď ho potrebujete.

Hromadná konverzia DOCX do PDF pomocou makra vo Worde

Veci sa stanú naozaj zaujímavými, keď musíte Prevod viacerých súborov DOCX do PDF narazRobiť to jeden po druhom sa rýchlo stane fuškou a hoci existujú nástroje tretích strán, ktoré to automatizujú, mnohokrát už máte nainštalované všetko, čo potrebujete: Microsoft Word a makrá VBA.

Predstavte si, že máte desiatky alebo stovky správ, zmlúv alebo akademických prác vo formáte DOCX a chcete ich všetky previesť do PDF na archiváciu alebo odoslanie. Namiesto manuálneho otvárania a ukladania každého súboru môžete použiť... makro, ktoré iteruje cez všetky dokumenty v priečinku a automaticky vygenerovať vašu PDF verziu.

Používateľ, ktorý sa ocitol v tejto situácii, chcel hromadne previesť veľké množstvo súborov DOCX do PDF a nenašiel jednoduchú metódu, ktorá by vyžadovala „len pár kliknutí“. Na vyriešenie problému požiadal o pomoc umelú inteligenciu (v tomto prípade Gemini). vygeneruje makro programu Word schopný vykonávať túto prácu v dávkach a výsledok bol taký užitočný, že sa ho rozhodol zdieľať ako podrobný návod.

Proces zahŕňa vytvorenie priečinka so všetkými súbormi, ktoré sa majú previesť, otvorenie programu Word, vytvorenie nového makra a vloženie poskytnutého kódu. Odtiaľ sa Word postará o zvyšok jednoduchým kliknutím na makro. Otvorte každý súbor, exportujte ho ako PDF a zatvorte ho. bez uloženia zmien do originálu, pričom cyklus sa opakuje, kým v priečinku nezostanú žiadne ďalšie súbory DOC.

Ako krok za krokom vytvoriť makro pre dávkovú konverziu

Ak chcete túto metódu hromadnej konverzie použiť na svojom počítači, všeobecný postup je veľmi jednoduchý, hoci úprava makier sa môže na prvýkrát zdať trochu náročná. Keď to urobíte raz, uvidíte, že Nie je to až také tajomné..

Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je vytvoriť priečinok v počítači a vložte všetky súbory DOCX dovnútra (alebo DOC, v závislosti od toho, ako upravíte makro), ktoré chcete naraz previesť do PDF. Čím sú usporiadanejšie, tým ľahšie bude neskôr nájsť pôvodné dokumenty aj im zodpovedajúce PDF súbory.

Potom otvorte program Microsoft Word (fungovať bude akákoľvek relatívne novšia verzia; napríklad Office 365 funguje bez problémov) a načítajte ľubovoľný dokument, nezáleží na tom, ktorý. Ak súbor pochádza z iného zdroja a zobrazí sa vám upozornenie na ochranu, nezabudnite povoliť úpravy aby bolo možné pracovať s makrami bez zbytočných obmedzení.

Potom prejdite na kartu „Zobraziť“ na páse s nástrojmi a vyhľadajte tlačidlo pre MakráKliknite tam, zadajte dočasný názov nového makra (nebojte sa, neskôr sa upraví v kóde) a kliknite na tlačidlo „Vytvoriť“, čím otvoríte editor jazyka Visual Basic, do ktorého vložíte obsah zdieľaný v tutoriáli.

V otvorenom okne uvidíte automaticky vygenerovaný blok kódu. Vyberte ho celý, odstráňte ho a vložte text makra uvedený v sprievodcovi, ktorý obsahuje procedúru „SaveAllAsPDF“. Po dokončení zatvorte editor makier, aby ste sa vrátili do programu Word, a z karty „Zobraziť“ sa vráťte do ponuky makier. Spustite makro SaveAllAsPDF, kto bude ten, kto vykoná zázraky.

Čo presne robí makro SaveAllAsPDF vo Worde?

Makro zdieľané v návode je napísané vo VBA (Visual Basic for Applications) a nazýva sa Uložiť všetko ako PDFJeho funkciou je naskenovať priečinok s dokumentmi a automaticky ich všetky previesť do formátu PDF, pričom vás najskôr požiada o výber adresára, v ktorom sú uložené a kde sa budú súbory PDF generovať.

Hneď po spustení sa otvorí dialógové okno typu msoFileDialogFolderPickerToto je jednoducho štandardné okno na výber priečinka, ktorý chcete použiť. Názov dialógového okna je nastavený na „Vybrať priečinok na uloženie súborov PDF“, viacnásobný výber je zakázaný a pre uľahčenie vyhľadávania je nastavené úvodné zobrazenie zoznamu.

Ak v tomto dialógovom okne kliknete na tlačidlo „Zrušiť“, makro zistí, že používateľ prerušil akciu a ukončí prácu bez vykonania akejkoľvek akcie. Ak vyberiete priečinok, kód zabezpečí, aby cesta končila príslušným spätným lomítkom, a v prípade potreby ho zreťazí, aby názvy súborov sú správne vytvorené keď sa trasa a názov skombinujú.

Pred spustením konverzie makro zatvorí všetky dokumenty, ktoré môžu byť otvorené vo Worde, pomocou inštrukcie Dokumenty.Zatvoriť s wdPromptToSaveChangesTakto, ak máte dokumenty s neuloženými zmenami, môžete sa v danom okamihu rozhodnúť, či ich uložíte alebo nie, ale zabránite tým, aby zasahovali do hromadného procesu.

Odtiaľ sa začína slučka s použitím funkcie Dir$ Ak chcete nájsť všetky súbory s príponou .doc vo vybratom priečinku, otvorí každý nájdený súbor v programe Word, vypočíta jeho názov bez prípony (aby ho mohol znova použiť v PDF), vykoná metódu ExportAsFixedFormat s určením wdExportFormatPDF ako výstupného typu a zatvorí pôvodný dokument bez uloženia zmien. Slučka pokračuje, kým nezostanú žiadne ďalšie súbory zodpovedajúce vzoru.

Podrobnosti a obmedzenia konverzného makra

Hoci sú makrá veľmi užitočné, existuje niekoľko nuans, ktoré je potrebné objasniť. aby sa predišlo strachu alebo nedorozumeniamJedným z nich je, že v pôvodne zdieľanej verzii je vyhľadávací filter nastavený na súbory „*.doc“, čo znamená, že spracuje iba dokumenty v klasickom formáte DOC, nie DOCX.

Ak chcete pracovať s DOCX, musíte upravte vzor Dir$ na „*.docx“ Alebo môžete vytvoriť ďalšiu slučku, ktorá iteruje cez oba formáty. V oboch prípadoch je princíp rovnaký: kód otvorí dokumenty, exportuje ich obsah do PDF a zatvorí ich bez toho, aby sa dotkol originálu, takže vaša zdrojová dokumentácia zostane nedotknutá.

Ďalším dôležitým bodom je, že makro štandardne Neotvára vygenerované súbory PDF Po konverzii sa parameter OpenAfterExport nastaví na hodnotu False. Toto je výhodné pri konverzii veľkého množstva súborov, pretože zabraňuje zaplaveniu obrazovky oknami prehliadača PDF po každej konverzii.

Za zmienku tiež stojí, že keďže všetky dokumenty programu Word sa pri spustení zatvárajú, je vhodné si vopred uložiť všetku otvorenú prácu. V opačnom prípade sa zobrazia upozornenia s výzvou na rozhodnutie, či sa má každý súbor uložiť alebo nie, čo spomalí proces a môže narušiť automatizáciu, o ktorú sa snažíte.

Nakoniec, hoci sa makro v pôvodnom príklade zameriava na súbory .doc, logika, ktorú používa, je úplne platná aj pre vytváranie pokročilejších variácií: mohli by ste Pridajte filtre podľa názvu, podpriečinkov alebo dokonca možností kvality Ak ovládate VBA, môžete si nástroj prispôsobiť svojim špecifickým potrebám konverzie vo Worde.

Konverzia OCR: pri skenovaní dokumentov

Ďalším bežným scenárom sú dokumenty, ktoré neobsahujú upraviteľný „skutočný“ text, ale v podstate sú naskenované obrázky v PDF alebo DOCXAk sa to pokúsite previesť do PDF bez ďalšieho spracovania, stále skončíte so súborom, v ktorom nebudete môcť vybrať text ani vyhľadávať kľúčové slová.

V týchto prípadoch mnoho nástrojov na konverziu ponúka možnosť nazývanú optické rozpoznávanie znakov (OCR). Jeho funkciou je analyzovať obrázky na každej stránke, lokalizovať písmená a rekonštruovať text, aby ste ho potom mohli skopírovať, upraviť alebo indexovať v internom vyhľadávači.

Tieto platformy majú zvyčajne políčko alebo prepínač označený ako „Konvertovať s OCR“ spolu s upozornením, ako napríklad „Naskenované stránky sa prevedú na text, ktorý môžete upravovať.Často uvidíte ikony s dodatočnými informáciami, ktoré vysvetľujú, že táto funkcia je určená pre súbory, v ktorých nie je možné upravovať text, čo je najčastejšie v skenovaných dokumentoch.

V rámci možností OCR sa zvyčajne nachádza výber metódy OCR, ktorý vám umožňuje vybrať si, či preferujete daný proces Snažte sa zachovať pôvodný dizajn (rozloženie) alebo uprednostniť čisté rozpoznávanie textu, aj keby to znamenalo obetovať časť rozloženia (Rozpoznávanie textu). Táto druhá možnosť môže zmeniť stĺpce, textové polia alebo presné polohy prvkov.

Zobrazí sa tiež pole na zadanie „Pôvodného jazyka súboru“, kde sa odporúča vybrať všetky jazyky, ktoré sa zobrazujú v dokumente. To umožňuje nástroju OCR... Lepšie rozpoznáva diakritiku, špeciálne znaky a špecifické slová. jazyka, čím sa znižuje počet chýb, najmä v technických alebo právnych textoch.

Ďalšie nastavenia OCR: vylepšenie monochromatického obrazu a filtre

Okrem metódy a jazyka niektoré nástroje ponúkajú aj ďalšie nastavenia na zlepšenie výsledku, keď skeny nie sú veľmi dobrej kvality. Jedným z nich je možnosť „Vylepšite OCR“ konverziou textu na monochromatickýTeda odstránenie všetkých farieb, aby sa dosiahol maximálny kontrast medzi textom a pozadím.

Začiarknutím tohto políčka (často interne označeného ako „ocr_monochrome“ alebo podobne) sa dokument spracuje čiernobielo, čo môže pomôcť že rozpoznávanie lepšie rozlišuje medzi písmenami a číslami keď je originál mierne rozmazaný, obsahuje tiene po skenovaní alebo papier časom zožltol.

Ďalšou bežnou možnosťou je použiť filter pred OCR, čo je v možnostiach uvedené poľom ako „Použiť filter“. Účelom tohto filtra je vyčistite dokument od šumu, škvŕn alebo nerovnomerného pozadia pred pokusom o rozpoznanie textu, čím sa ďalej zlepšuje presnosť v problematických dokumentoch.

Avšak, ako monochromatické vylepšenie, tak aj tieto filtre majú jasnú nevýhodu: pri ich použití sa zvyčajne zistí, že výsledný dokument stratí svoje pôvodné farbyInými slovami, ak súbor obsahoval farebné logá, grafiku s prechodmi alebo špecifické zvýraznenia, konečná verzia môže vyzerať vizuálne jednoduchšie, hoci získa na čitateľnosti.

Preto sa oplatí zvážiť, či máte väčší záujem o zachovanie pôvodnej plnofarebnej estetiky, alebo či sa v tomto konkrétnom prípade oplatí obetovať časť vzhľadu, aby ste dosiahli upraviteľný a ľahko vyhľadávateľný textNapríklad na archiváciu dávok naskenovaných faktúr alebo zmlúv.

Komplexné nástroje na správu PDF súborov po konverzii

Po konverzii súborov DOCX do formátu PDF, či už pomocou programu Word, makier, desktopových aplikácií alebo online služieb s OCR, vznikajú ďalšie potreby súvisiace s používaním týchto súborov PDF v každodennom živote. Tu... špecializované PDF platformy.

Mnohé z týchto nástrojov nielen konvertujú, ale aj ponúkajú kompletné katalógy prvkov Manipulácia s PDF súbormi: úprava textu, pridávanie alebo odstraňovanie strán, elektronické podpisovanie, ochrana heslom, dešifrovanie, pridávanie vodoznakov, spájanie viacerých súborov alebo rozdelenie veľkého súboru na niekoľko menších.

Ak pracujete s veľkým množstvom dokumentácie, má zmysel integrovať tieto nástroje do vášho bežného pracovného postupu: môžete konvertovať súbory DOCX do PDF, skontrolovať ich, vykonať menšie opravy, optimalizovať ich veľkosť na odosielanie e-mailom a nakoniec, Usporiadajte si PDF súbory do priečinkov alebo systémov správy dokumentov čo vám uľahčí neskorší prístup k nemu.

Konečným cieľom všetkých týchto nástrojov je umožniť vám Zdieľajte svoje PDF dokumenty v najlepšej možnej kvalitezabezpečenie toho, aby ich každý, kto ich dostane, mohol pohodlne otvoriť a prezerať si ich bez problémov s formátovaním, chýbajúcich fontov alebo nekompatibilných verzií programu.

Celkovo vám kombinácia dobrej metódy konverzie DOCX s ďalšími funkciami úpravy PDF, OCR a správy poskytuje oveľa robustnejšie pracovné prostredie, ako keby ste sa pri každom odoslaní dokumentu spoliehali výlučne na ukladanie ako PDF samostatne.

Zvládnutie rôznych spôsobov správnej konverzie súborov DOCX do PDF – od základného ukladania vo Worde až po dávkové konverzie pomocou makier alebo použitie OCR pre skeny – vám v konečnom dôsledku poskytne obrovská výhoda, pokiaľ ide o zdieľanie a archiváciu dokumentácieTým sa predíde problémom s formátovaním a ušetrí sa značný čas pri práci s veľkými objemami súborov.