Formáty balíka Microsoft Office: Čo sú to a kedy ich používať

Ak pracujete s slovo, Excel alebo PowerPoint, skôr či neskôr narazíte na desiatky rozšírení a možností na ukladanie a zdieľanie súborov. Dobre si vyberte formát Nie je to len technický problém: ovplyvňuje veľkosť dokumentu, jeho kompatibilitu, možnosť jeho úpravy a dokonca aj zabezpečenie (makrá).

V tejto príručke zhromažďujeme na jednom mieste všetky formáty súborov, ktoré Microsoft Office y Microsoft 365 je možné otvoriť, uložiť alebo exportovať, na čo slúžia, kedy je vhodné ich používať a čo by ste mali zvážiť pri zdieľaní so staršími verziami, s inými balíkmi (ako napríklad OpenDocument) alebo pri práci na webovej verzii oproti desktopovej verzii.

Otvorené XML a moderné rozšírenia: základ všetkého

Programy Word, Excel a PowerPoint sa už roky štandardne ukladajú vo formátoch Otvorte XML (docx, xlsx, pptx). Tieto súbory sú interne ZIP balíky obsahujúce XML a zdroje, čo poskytuje kľúčové výhody: menšia veľkosť (kompresia výrazne znižuje hmotnosť), lepšie zotavenie ak je komponent poškodený, súkromie (metadáta sa dajú ľahko zistiť a odstrániť pomocou Inšpektora dokumentov) a interoperabilita (ktokoľvek s editorom XML a utilitou ZIP si ich môže prezrieť).

Dôležitou vecou v Open XML je rozlíšenie medzi súbormi s makrami a bez nich. Rozšírenia s „x“ (docx, xlsx, pptx) nemôžu obsahovať makrá. a tie, ktoré končia na „m“ (docm, xlsm, pptm), ich umožňujú. Vďaka tomu je oveľa jednoduchšie na prvý pohľad rozpoznať, či súbor dokáže spustiť kód.

Okrem dokumentov existujú aj varianty pre šablóny a doplnky: Word používa dotx a dotm, Excel používa xltx a xltm a PowerPoint používa potx a potm; doplnky stravy Moderné formáty programu Excel sa nazývajú xlam a formáty programu PowerPoint sa nazývajú ppam. Existuje aj formát Open XML Strict Tabuľka (xlsx „strict“), prísnejší variant ISO pre excelové zošity.

Rozšírenia na aplikáciu: čo každý program vytvára

Word pracuje predovšetkým s . Docx (dokument bez makier) a .docm (dokument s makrami). Pre šablóny použite .dotx y .dotmTieto rozšírenia zabezpečujú najlepšiu kompatibilitu s modernými funkciami (ako je automatické ukladanie a kontroly prístupnosti) (pozri Vysvetlenie formátov Wordu).

Excel používa . Xlsx (kniha bez makier), .xlsm (kniha s makrami), .xltx y .xltm (šablóny). K dispozícii je aj .xlsb, binárna kniha určená pre rýchlejšie načítavanie a ukladanie a agilne spracovávať veľké objemy údajov; podporuje VBA a nové funkcie, ale nie je to XML a neumožňuje manipuláciu s jeho obsahom mimo Excelu s rovnakou ľahkosťou (pozri Formáty programu Excel).

PowerPoint ukladá do . Pptx (prezentácia bez makier) a .pptm (s makrami). Pre šablóny existujú .potx y .potmpre „voľné diapozitívy“ existujú .sldx y .sldmpre prezentácie pripravené na hranie, .ppsx y .ppsmOkrem toho apartmán zahŕňa Téma Office (.thmx) ktorý konzistentne aplikuje štýly v dokumentoch, tabuľkách a prezentáciách (pozri Formáty PowerPointu).

Kedy použiť jednotlivé formáty balíka Office (docx/xlsx/pptx, varianty s makrami a šablónami)

Pri bežných textových dokumentoch je bežné . DocxZaručuje kompatibilitu, malú veľkosť a všetky moderné funkcie. .docm iba keď makrá (VBA alebo XLM) naozaj potrebujete a z bezpečnostných dôvodov je ideálne podpisovať makrá a zdieľať ich iba s tými, ktorým dôverujete.

V Exceli je štandardom . XlsxAk vaša kniha obsahuje makra o hárky s makrom z Excelu 4.0 vyberte .xlsmKeď je výkon kľúčový (veľmi rozsiahle zošity, veľa výpočtov alebo kontingenčné tabuľky), .xlsb môže zmeniť otváranie a ukladanie a zároveň zachovať kompatibilitu s VBA.

Pre šablóny, ktoré budete opakovane používať (rozpočty, správy, tabuľky), použite .dotx / .dotm, .xltx / .xltm y .potx / .potm. Vyhnite sa používaniu šablón s makrami Ak nie sú nevyhnutné: takto ich znížite bezpečnostné upozornenia a možné blokády v korporátnom prostredí.

Export na zdieľanie alebo tlač: PDF a XPS

Keď je cieľom zachovať dizajn a vyhnúť sa zmenám, vybrať si PDF (.pdf). Je ideálny na odosielanie návrhov, manuálov alebo dokumentov na tlač (vrátane komerčná tlač). Formát zachováva prvky tak, ako ste ich navrhli, a nie je ho možné ľahko upravovať.

Je tu tiež XPS (.xps), papierová XML špecifikácia s podobným účelom: rešpektovať formát a komplikuje úpravy. Je menej bežný ako PDF, ale niektoré organizácie ho používajú kvôli interným pravidlám alebo Windows.

Publikovanie na webe: HTML a MHT/MHTML

Ak potrebujete publikovať tabuľku alebo dokument ako web, môžete ho exportovať do HTML (.htm, .html)Office vygeneruje priečinok so súborom a všetkými zdrojmi (obrázky, skripty). Pre jeden súbor, ktorý všetko zapuzdruje, je to MHT/MHTML, „webová stránka s jedným súborom“, užitočné na odosielanie e-mailov alebo archiváciu s vloženými zdrojmi.

Interoperabilita s inými balíkmi: ODF (OpenDocument)

Office sa otvorí a uloží do OpenDocument pre tabuľky s ODS (v iných súboroch existujú aj súbory .odt a .odp aplikácie, hoci sa tu zameriavame na Excel). Je to užitočné, ak spolupracujete s používateľmi dokumenty Google alebo OpenOffice/LibreOffice, keďže ho budú môcť otvoriť natívne.

Keďže však funkcie medzi apartmánmi nie sú rovnaké, uložiť a znova otvoriť vo formáte ODF Môžete si všimnúť zmeny alebo stratu formátovania. Praktické odporúčanie: pracujte v xlsx/docx/pptx pri vytváraní a kontrole a exportovať do ODF ako konečného výmenného formátu iba na výslovnú žiadosť.

Formáty údajov a výmena v Exceli: CSV, TXT, DIF a SYLK

Excel zažiari, keď funguje ako dátový mostík. Na výmenu údajov s inými systémami máte k dispozícii niekoľko textových a starších formátov, pričom každý má svoje vlastné „kedy ho použiť“. Výber toho správneho Ušetrí vám to problémy s diakritikou, zalomením riadkov alebo oddeľovačmi.

• CSV (.csv)textový súbor s hodnoty oddelené čiarkamiExistujú varianty platforiem (Windows, Macintosh, MS-DOS), ktorých cieľom je zabezpečiť, aby sa tabulátory, zalomenia riadkov a ďalšie znaky v danom systéme dobre interpretovali. Excel ukladá iba aktívny hárok.
• Text oddelený tabulátormi (.txt)polia sú oddelené znakom rekordéryTiež s variantmi pre Windows/Mac/MS-DOS a možnosťou unicode text (pre kódovanie znakov so širokým rozlíšením). Uložte súbor ako CSV aktuálny hárok.
• DIF (.dif)klasický formát výmena údajovUloží iba aktívny hárok; dnes sa používa menej, ale stále sa zobrazuje v starších integráciách.
• SYLK (.slk): Formát symbolický odkaz na výmenu medzi staršími aplikáciami; zachováva niektoré tabuľkové metadáta. Tiež aktívny hárok Iba.
• PRN (.prn): „Formátovaný text (oddelený medzerami)“. Určené pre výstupy ako napríklad lotus a vytlačené zoznamy zarovnané podľa medzery; uloží iba aktívny hárok.

Praktická rada: ak budete importovať do systému, ktorý „prehltne“ iba konkrétny oddeľovač, vyberte CSV (čiarka) alebo TXT (tabulátor) podľa požiadavky. Ak existuje riziko s diakritikou alebo špeciálnymi znakmi, stavte na unicode textPre staršie automatizácie, DIF/SYLK je stále užitočný.

Špeciálne a staršie formáty v Exceli

Excel je možné otvoriť, ale nie uložiť v niektorých starších formátoch alebo formátoch tretích strán. Napríklad DBF (dBase III/IV) sa otvorí, ale nie je možné ukladať do dBase z moderného Excelu. K dispozícii je aj podpora otvárania pre .xlw (Zošit programu Excel 4.0), hoci s touto príponou nebudete môcť ukladať.

V kategórii „otvorené, ale s nuansami“ je .xlr (Microsoft Works 6.0–9.0). Pre prácu s týmito súbormi je vhodné ich previesť do formátu .xlsx/.xlsm/.xlsb a pred ich použitím v produkcii skontrolujte kompatibilitu.

Formáty, ktoré nie sú podporované v Exceli (moderné verzie)

Existujú formáty, ktoré už nie je možné otvoriť ani uložiť v Exceli 2007/2010/2013/2016 a novších verziách. Vyhnite sa ich závislosti a čo najskôr migrovať.

• Excelový graf (.xlc) z Excelu 2.0/3.0/2.x.
• Lotus 1-2-3 vo všetkých jeho variantoch: .týždeň1, .týždeň2, .týždeň3, .týždeň4, .týždne, .fmt, .fm3.
• Microsoft Works (.wks).
• DBASE II (.dbf) v jeho špecifikácii 2.
• Quattro Pro pre MS-DOS a Windows: .wq1, .wb1, .wb3.

Ak potrebujete obnoviť dáta z jedného z týchto formátov, najrozumnejšie je urobiť konvertovať pomocou stredného nástroja (konkrétnym prevodníkom alebo jeho najprv otvorením v aplikácii, ktorá ho stále podporuje, a opätovným exportom do formátu CSV, XLSX alebo podobného).

Pluginy a automatizácia: XLA a XLAM

Excel podporuje staršie doplnky .xla (Excel 97–2003) a moderné .xlam, ktoré sú tiež s podporou makier a založené na XML. Ak vyvíjate interné riešenia, Pozrite si, ako riešiť problémy s pluginmi a snaží sa ponúkať 64-bitové aj 32-bitové verzie, kedykoľvek je to možné, aby pokryla obe prostredia.

XML, dáta a predchádzajúce štandardy

Okrem Open XML dokáže Excel pracovať aj s XML dáta (.xml) a s Tabuľka XML 2003Tieto formáty sú zaujímavé, ak si chcete vymieňať informácie s ostatné aplikácie ktoré spracovávajú XML alebo ak potrebujete vlastné schémy. Upozorňujeme, že moderný štandard pre knihy je .xlsx/.xlsm, kompaktnejší a robustnejší.

Schránka: Formáty, ktoré Excel rozumie pri vkladaní

Pri kopírovaní a vkladaní môže Excel prijímať údaje vo viacerých formátoch z Schránka z balíka Office (ak sa nedá prilepiť externý obsah, pozrite si nemôžete vložiť externý obsah). To zahŕňa Obrázky WMF/EMF, Bitové mapy BMP, formáty text (karta, CSV, formátovaný text RTF), objekty OLE a dokonca aj webové stránky s jedným súborom MHT/MHTML alebo tradičné HTML. Vďaka tomu je vkladanie z iných aplikácií oveľa šetrnejšie a šetrí obsah a formátovanie.

Spätná kompatibilita a kontrola

Otváranie starých dokumentov v balíku Office je jednoduché: otvoria sa a vy môžete pokračovať v práci s nimi. Keď uložíte späť, Office spustí kontrola kompatibility ktorá vás upozorní na funkcie, ktoré cieľová verzia nepodporuje, a umožní vám ich odstrániť alebo nahradiť. Ak je spolupráca zmiešaná podľa verzií, najpraktickejšou možnosťou je uložiť v modernom formáte a v prípade potreby uľahčiť dodatočný vývoz.

Stále máte dokumenty v starých binárnych formátoch (.doc, .xls, .ppt)? Otvorte súbor a vyberte Súbor> Uložiť ako (alebo „Uložiť kópiu“, ak používate OneDrive/SharePoint) na vytvorenie verzie Otvorte XMLZískate viac na veľkosti, spoľahlivosti a funkciách.

Kedy si vybrať 64-bitovú alebo 32-bitovú verziu balíka Office/Microsoft 365

64-bitové vydania balíka Office lepšie využívajú pamäť a sú ideálne, ak pracujete s obrovské súbory alebo zložité modely v Exceli (viacero kontingenčných tabuliek, externé pripojenia, Power Pivot, 3D mapa, Power View alebo Získať a transformovať). Pomáhajú tiež v PowerPointe s veľmi veľké obrázky a videá a v projekte so súbormi > 2 GB.

32-bitová verzia sa stále odporúča, ak ste závislí od Doplnky COM alebo 32-bitové ovládacie prvky bez 64-bitovej alternatívy, ak vba kód používate staré deklarácie API, ktoré je ťažké portovať, alebo ak pracujete s objektmi/servermi a databázami OLE .mde/.ade/.accde 32-bitový prístup. Okrem toho počítače s menej ako 4 GB alebo 32-bitovými systémami môžu nainštalovať iba 32-bitovú edíciu.

OpenDocument vs. Open XML: Ktorý je štandardne lepší?

OpenDocument bol navrhnutý pre balíky ako OpenOffice/LibreOffice, zatiaľ čo Open XML je natívny pre Microsoft Office. Office podporuje ODF a budete môcť otvoriť/uložiť, ale ak použijete neekvivalentné funkcie, môže to viesť k straty alebo zmeny v prezentácii alebo správaní. Preto, pokiaľ to vaša organizácia nevyžaduje, je najrozumnejšie pracovať v docx/xlsx/pptx a export do ODF iba pre jednorazovú výmenu.

Počítačová verzia balíka Office verzus webová verzia: rozdiely, ktoré ovplyvňujú formát

Microsoft 365 na webe je bezplatný a pohodlný, ale má svoje obmedzenia. Slovná sieť chýbajú nástroje ako kompletná správa citácie a bibliografia, vodoznaky, pokročilé možnosti dizajnu a tlače alebo možnosť spolupráce „pro“ pri kombinovaní a porovnávaní dokumentov. Napriek tomu veľmi dobre zvláda základné úpravy a jednoduché spoluautorstvo.

En Excel web Môžete vytvárať a upravovať kontingenčné tabuľky, ale nie kontingenčné grafy (iba ich zobrazovať). neexistujú žiadne pokročilé vzorce žiadne externé pripojenia ani externé referencie a chýbajú analytické zobrazenia, ako napríklad Power View, Power Pivot alebo zložité rýchle filtre, ako napríklad časová osPre serióznu analýzu a modelovanie dát jednoznačne vyhráva desktop.

En PowerPoint web výber z prechody a animácie Je menší, nereprodukuje určité vložené videá, bohaté formátovanie tvarov a textu je obmedzené (žiadne prechody ani kvapkadlá) a nie sú k dispozícii žiadne Dizajnér ani stojan na atrament. Pre zložité prezentácie je vhodný stôl.

Okrem toho, webová verzia nefunguje offline a ak chcete upraviť lokálny súbor, musíte ho najprv nahrať do služby OneDrive. Toto všetko nemení formát, ktorý „musíte“ použiť, ale vysvetľuje to, prečo... dokumenty s makrami, rozsiahle šablóny programu Excel alebo prepracované návrhy, formáty pre počítače a .xlsm/.xlsb/.pptm/.dotm sú stále najpopulárnejšie.

Staršie binárne formáty: Keď ešte dávajú zmysel

Formáty .doc, .xls, .ppt (97–2003) sú udržiavané z dôvodu kompatibility, ale už sa neodporúčajú ako štandard. Stratíte výhody Open XML a vystavíte sa väčším problémom pri obnove poškodených súborov alebo spolupráci. Tieto formáty používajte iba v prípade, že aplikácia starý vyžaduje si to a plánuje svoju migráciu.

Rýchle tipy na výber formátu

• Moderný, upraviteľný dokument: docx/xlsx/pptx.
• Makrá potrebné: docm/xlsm/pptm (ak je to možné, digitálny podpis).
• Výkon pri práci s veľkými knihamixlsb.
• opakovane použiteľné šablónydotx/xltx/potx (alebo varianty „m“, ak majú makrá).
• Zdieľať bez úpravPDF (alebo XPS podľa pravidiel systému Windows).
• Publikovať ako webHTML alebo MHT/MHTML (jeden súbor).
• Výmena údajov so systémami: CSV/TXT (Unicode, ak sú k dispozícii diakritika), DIF/SYLK, ak je to potrebné.
• Zmiešaná práca s inými apartmánmiUchovávajte svoju prácu vo formáte Open XML a na konci ju exportujte do formátu ODF.

Výber správneho formátu nielenže predchádza problémom s kompatibilitou; šetrí vám čas, znížiť chyby v integráciách a zlepšiť skúsenosti tých, ktorí prijímajú vaše súbory. S týmito pokynmi môžete v každom prípade robiť informované rozhodnutia.