Filtrovanie a triedenie údajov v Accesse: Podrobný návod a praktické príklady

Filtrovanie a triedenie údajov v Accesse je jedným zo základných pilierov správy a extrakcie hodnoty z akejkoľvek relačnej databázy. Ak máte stovky alebo tisíce záznamov, hľadanie relevantných informácií sa môže stať komplikovanou úlohou, ak nezvládnete nástroje na filtrovanie a triedenie, ktoré ponúka. Microsoft Access.

V tomto článku podrobne vysvetľujem, ako môžete filtrovať a triediť údaje, pričom kombinujem všetky základné aj rozšírené možnosti dostupné v Accesse. Či už ste začiatočník alebo skúsený, po prečítaní tohto obsahu budete mať jasnú predstavu o tom, ako prispôsobiť zobrazenia, dotazy a zostavy tak, aby zobrazovali iba informácie, ktoré potrebujete z každej tabuľky, formulára alebo zostavy.

Prečo je filtrovanie a triedenie v Accesse také dôležité?

Access je navrhnutý pre prácu s veľkými objemami informácií, kde je rýchle prezeranie a efektívne vyhľadávanie nevyhnutné. Ak ste sa niekedy stratili pri hľadaní konkrétneho záznamu, viete, čo to znamená nevedieť, ako používať filtre. Filtre a triedenie fungujú ako lupa a pravítko: umožňujú vám zamerať sa a štruktúrovať údaje, dočasne skryť to, čo nepotrebujete, a pomôcť vám odhaliť vzory a trendy.

Kombinácia oboch procesov uľahčuje analýzu, profesionálne podávanie správ a rozhodovanie. informovanýDobre filtrovaný a organizovaný protokol je oveľa jednoduchšie pochopiť, zdieľať a používať ako základ pre nové dotazy alebo zostavy.

Základné pojmy: Čo je filtrovanie a triedenie údajov v Accesse?

Predtým, ako prejdeme k praxi, je dôležité objasniť si pojmy:

• Filter Znamená to zobraziť na obrazovke iba tie záznamy, ktoré spĺňajú jedno alebo viac kritérií, a zvyšok dočasne a nedeštruktívne skryť.
• objednávka Spočíva v reštrukturalizácii usporiadania záznamov podľa hodnoty jedného alebo viacerých polí, a to buď vzostupne alebo zostupne.

Ani jedna akcia fyzicky nemení údaje uložené v tabuľke, iba mení spôsob ich zobrazenia vo vašom pracovnom zobrazení.

Kde môžem v Accesse použiť filtre a zoradenia?

Prakticky akýkoľvek objekt programu Access – tabuľky, dotazy, formuláre a zostavy – umožňuje filtrovať a/alebo triediť údaje. V závislosti od objektu sú niektoré funkcie prístupnejšie alebo ponúkajú rôzne možnosti prispôsobenia. Napríklad:

• Dosky: ideálne na rýchle filtrovanie nespracovaných údajov.
• Dopyty: Filtrovanie môže byť súčasťou samotného dotazu (kritériá v riadku návrhu).
• Formuláre: veľmi pohodlné na filtrovanie vizuálne alebo podľa formy, určené pre koncového používateľa.
• Prehľady: umožňujú vám použiť filtre v ukážke pred tlačou alebo exportom.

Rôzne typy filtrov, ktoré Access ponúka

Access integruje niekoľko filtrovacích mechanizmov, ktoré sa prispôsobia rôznym scenárom a úrovniam skúseností. Vyberte si najvhodnejší typ filtra na základe zložitosti toho, čo hľadáte:

Bežné filtre

Sú najrýchlejšie a najpriamejšie, pretože Access ponúka prednastavené možnosti na základe typu údajov v stĺpci. Nemusíte písať kritériá ani vzorce. Jednoducho:

• Kliknite na rozbaľovaciu šípku v hlavičke stĺpca alebo poľa, ktoré chcete filtrovať.
• Môžete vybrať/zrušiť výber konkrétnych položiek, filtrovať podľa rozsahov alebo podľa konkrétnych podmienok, ako napríklad „rovná sa“, „obsahuje“, „začína na“, „väčšie ako“ atď.
• V poliach dátumu nájdete filtre podľa obdobia, mesiaca, medzi dátumami, dnes, včera, minulý týždeň atď.
• Ak vyberiete možnosť „(Prázdne)“, v danom poli sa odfiltrujú prázdne alebo nulové záznamy.

Táto metóda je ideálna pre rýchle recenzie alebo keď potrebujete filtrovať podľa jednoduchého kritéria.

Filtrovať podľa výberu

Umožňuje filtrovať na základe konkrétnej hodnoty jednoduchým výberom v bunke. Napríklad, ak kliknete na konkrétne meno a vyberiete možnosť „Filtrovať podľa výberu“, Access skryje všetky záznamy okrem tých, ktoré majú v danom poli presnú hodnotu. Môžete:

• Vyberte slovo, časť textu, dátum alebo číslo a filtrujte podľa výberu (začiatok, koniec, obsah atď.).
• Kombinujte viacero filtrov výberom rôznych polí, aby ste výsledok ešte viac spresnili.
• Ak chcete filter odstrániť, jednoducho kliknite na položku „Prepnúť filter“ alebo „Vymazať všetky filtre“ na karte Domov v skupine Zoradiť a filtrovať.

Filtrovať podľa formulára

Tento typ filtra je obzvlášť účinný na vyhľadávanie záznamov, ktoré spĺňajú viacero kritérií v rôznych oblastiach. Access vygeneruje prázdnu verziu formulára alebo tabuľky, kde môžete vyplniť polia hodnotami, ktoré chcete vyhľadať (niektoré môžete nechať prázdne a vyplniť iba potrebné). Toto je ideálne pre zložité vyhľadávania, ako napríklad:

• Všetci ľudia, ktorých mesto je „Madrid“ a ktorých pozícia je „Manažér“.
• Alternatívne vyhľadávania môžete vykonať pomocou karty „ALEBO“, t. j. zobraziť záznamy, ktoré spĺňajú jednu alebo druhú sadu kritérií (napr.: Krajina = „Španielsko“ ALEBO Krajina = „Francúzsko“).
• Rovnako ako vo všetkých ostatných režimoch, odstránenie filtra je jednoduché ako opätovné stlačenie tlačidla „Prepnúť filter“.

rozšírený filter

Rozšírený režim sa najviac približuje navrhovaniu dotazu a umožňuje vám vyjadriť zložité a vlastné podmienky v mriežke návrhu. Ak máte skúsenosti s výrazmi a kritériami, odporúča sa:

• V skupine „Zoradiť a filtrovať“ prejdite na možnosť „Rozšírený filter alebo zoradenie“.
• Pridajte do mriežky polia, ktoré chcete filtrovať, a v riadku „Kritériá“ zadajte kritériá (môžete použiť logické operátory, funkcie a výrazy ako v dotazoch).
• Ak chcete nastaviť alternatívne kritériá, použite riadok „ALEBO“.
• Kritériá môžete načítať z predchádzajúceho dotazu alebo tento filter uložiť ako nový dotaz pre budúce použitie.

Postupné použitie filtrov podľa typu objektu

Filtrovať v tabuľkách

Povedzme, že máte tabuľku zamestnancov a chcete vidieť iba tých s platmi nad 50.000 XNUMX €:

1. Otvorte tabuľku v zobrazení údajového hárka.
2. Kliknite na šípku v záhlaví stĺpca „Plat“.
3. Vyberte „Číselné filtre“ a vyberte „Väčšie ako“, zadajte 50000.
4. V Accesse sa zobrazia iba zamestnanci, ktorí spĺňajú túto podmienku.

Filtre v iných stĺpcoch, napríklad: oddelenie = „Predaj“ A plat > 50000, môžete kombinovať pomocou filtra formulára.

Filtrovať v dotazoch

Dotazy umožňujú pridávať kritériá priamo do riadka návrhu, takže pri každom spustení dotazu Access zobrazí iba filtrované údaje. Napríklad, ak si chcete zobraziť predaje nad 1000 XNUMX eur:

1. Otvorte dotaz v návrhovom zobrazení.
2. Do riadku „Kritériá“ v poli „Suma“ zadajte hodnotu „>1000“.
3. Spustite dotaz tak, aby sa vrátili iba zhodné výsledky.

Viaceré kritériá môžete kombinovať pomocou operátorov „A“ alebo „ALEBO“ na ďalšie spresnenie.

Filtrovanie údajov vo formulároch

Formuláre sú navrhnuté pre intuitívne používateľské rozhranie. Filtrovanie odtiaľto je rovnako jednoduché ako kliknutie na údaje, ktoré vás zaujímajú, a použitie filtra alebo použitie filtra formulára pre rozšírené vyhľadávanie.

Filtre v prehľadoch

Ak máte zostavu (napríklad zoznam zamestnancov), môžete ju pred tlačou filtrovať zo samotného zobrazenia zostavy:

1. Kliknite pravým tlačidlom myši na údaj (napr. priezvisko) a vyberte možnosť „Textové filtre > Začína na“.
2. Zadajte písmeno alebo text a potvrďte.

Správu si môžete vytlačiť filtrovaním iba tej časti údajov, ktorá vás v danom čase zaujíma. Ak chcete filter uložiť ako dotaz a znova ho použiť, použite funkciu „Rozšírený filter alebo zoradenie“ na páse s nástrojmi.

Ako odstrániť alebo znova použiť filtre

Odstránenie filtra je jednoduché: stačí stlačiť tlačidlo „Prepnúť filter“ v hornom paneli. Týmto sa filter dočasne odstráni, ale zostane uložený, takže ho môžete znova aktivovať ďalším kliknutím. Ak sa rozhodnete filter vymazať (pomocou možnosti „Vymazať všetky filtre“), Access výber zabudne a budete ho musieť znova použiť, ak ho budete potrebovať v budúcnosti.

Uloženie filtrov na opätovné použitie

Access si pamätá aktívne filtre po zatvorení tabuliek, formulárov alebo zostáv, takže môžete ten istý filter automaticky znova použiť v ďalšej relácii.

• Ak chcete zabezpečiť, aby sa filter vždy použil pri otvorení objektu, prejdite na hárok vlastností a povoľte možnosť „FilterOnLoad“.
• Získajte viac informácií o pokročilých dotazoch v Accesse na filtrovanie a zoraďovanie údajov..

Praktické príklady filtrovania v Accesse

Jednoduché filtrovanie

Ak máte tabuľku objednávok a chcete vidieť iba tie, ktoré boli zadané za posledný mesiac:

1. Stĺpec „Dátum objednávky“ filtrujte výberom príslušného mesiaca vo filtroch dátumu.

Kompozitné alebo vlastné filtrovanie

Zobraziť iba zamestnancov s platom nad 50.000 XNUMX eur, ktorí pracujú v predaji:

• Použite zložený filter z rozšírenej ponuky: plat > 50000 A oddelenie = „Predaj“.

Alebo, ak chcete, použite vyplnením oboch polí požadovanými hodnotami.

Filtrovať v zostavách na tlač

Filtrujte prehľad tak, aby sa zobrazovali iba zákazníci z konkrétneho mesta:

• Otvorte zostavu v tlačenom zobrazení, kliknite na pole mesta a použite textový filter „Rovná sa“ alebo „Obsahuje“.

Podľa potreby vytlačte alebo exportujte filtrovanú správu.

Triedenie údajov v Accesse

Triedenie údajov je rovnako dôležité pre prezentáciu aj pochopenie, či už v tabuľkách, dotazoch alebo zostavách.

Zoradiť v tabuľkách

1. Otvorte tabuľku v zobrazení údajového hárka.
2. Kliknite na hlavičku stĺpca, ktorý chcete zoradiť.
3. Kliknite na ikonu vzostupného (AZ) alebo zostupného (ZA) zoradenia.

Môžete zoradiť podľa viacerých stĺpcov, hoci hlavný bude ten, ktorý bude vybraný ako prvý.

Zoradenie v dotazoch

V návrhovom zobrazení v riadku „Zoradiť“ vyberte, či chcete zoradiť vzostupne alebo zostupne podľa jedného alebo viacerých polí.

Napríklad: Najprv zoraďte podľa názvu produktu (vzostupne) a potom podľa dátumu (zostupne), aby ste analyzovali nedávne predaje každého produktu.

Zoradiť v prehľadoch

Prístup k možnostiam zoradenia získate z vlastností zostavy alebo použite návrhové zobrazenie na zadanie kritérií zoradenia podľa viacerých polí.

Kombinovanie filtrov a triedení pre pokročilú analýzu

Skutočná sila Accessu spočíva v kombinácii filtrovania a triedenia, vytváraní prispôsobených zobrazení, ktoré vám umožňujú odhaliť trendy alebo podrobne analyzovať vaše podnikanie.

• Najprv filtrujte kľúčové údaje, aby ste zúžili zobrazenie, napríklad tržby nad 2000 XNUMX €.
• Potom zoraďte podľa dátumu, zamestnanca, produktu alebo podľa akéhokoľvek iného relevantného poľa.
• Túto konfiguráciu môžete uložiť ako dotaz a v prípade potreby ju znova použiť.

Trvalosť konfigurácie a jej opätovné použitie

Mnoho používateľov nevie, že Access umožňuje uložiť nastavenia filtrovania a zoradenia, priradiť názov a priamo pristupovať k tomuto vlastnému zobrazeniu v budúcich reláciách. Využite túto funkciu na to, aby ste vždy analyzovali kľúčové údaje bez toho, aby ste museli všetko prekonfigurovať od začiatku.

Filtre a triedenie vo formulároch a ich používateľské rozhranie

Vo formulároch môžete použiť filtre priamo zo samotného rozhrania, pomocou intuitívnych ponúk alebo polí priameho vyhľadávania.

• V kontextovej ponuke vyberte pole alebo hodnotu a filter.
• Ak potrebujete kombinovať kritériá z viacerých polí, použite filtre formulárov.
• Možnosti nájdete na paneli s nástrojmi, na pásoch s nástrojmi pre rýchly prístup alebo v ponukách špecifických pre formuláre.

Cvičenia a praktické prípady na zvládnutie filtrovania a triedenia

Aby ste plne pochopili všestrannosť Accessu, tu je niekoľko cvičení a prípadových štúdií, ktoré vám pomôžu s precvičovaním:

interaktívne cvičenia

• Skladové zásoby: Filtrujte produkty so skladom menej ako 10 kusov a zoradte ich podľa zostupnej ceny.
• Manažment projektov: Zobraziť iba čakajúce úlohy a zoradiť ich vzostupne podľa dátumu splnenia.
• Sledovanie zákazníkov: Filtrujte zákazníkov, ktorých posledný nákup bol pred viac ako tromi mesiacmi, a zoradte ich podľa stavu členstva.

Študovať prípady

• HR: Filtrujte zamestnancov obchodného oddelenia a zoradte ich podľa zostupného platu.
• Analýza predaja: Filtrujte iba predaje z posledného štvrťroka a zoradte ich podľa zostupného množstva.
• Akademický výskum: Filtrujte aktuálne projekty a zoradte ich podľa dátumu začiatku.

Pokročilé tipy a osvedčené postupy pre big data

Ak vaša databáza začne rásť a filtrovanie alebo triedenie trvá nejaký čas, vezmite do úvahy tieto odporúčania:

• Dobre nakonfigurované indexy: Indexujte stĺpce, ktoré sa budú filtrovať a triediť najčastejšie, aby sa zrýchlilo vyhľadávanie.
• Najprv použite filter a potom zoradenie: Spracovanie menšieho počtu záznamov je vždy rýchlejšie.
• Vyhnite sa príliš zložitým filtrom v jednom dotaze. Rozdeľte ich na jednoduchšie dotazy a v prípade potreby ich neskôr skombinujte.
• Vyberte iba stĺpce, ktoré potrebujete zobraziť; pre zvýšenie efektivity sa vyhnite možnosti „vybrať všetko“.
• Pre veľmi zložité dotazy vypnite automatickú aktualizáciu v návrhovom zobrazení a pracujte so vzorkou.
• Ak spracovávate veľké množstvo údajov, zvážte rozdelenie informácií do niekoľkých súvisiacich tabuliek.

Ďalšie funkcie filtrov v Accesse

Nezabudnite, že Access zobrazuje aktívny filter ikonou lievika v hlavičke stĺpca a na navigačnom paneli záznamov.

Ak podržíte kurzor myši nad hlavičkou filtrovaného poľa, zobrazí sa popis s aktuálne použitými kritériami filtrovania. To je užitočné na rýchle vyvolanie podmienok bez nutnosti kontroly všetkých nastavení.