Automatizujte Outlook pomocou rýchlych krokov a klávesových skratiek

Ak trávite veľkú časť dňa v e-mailoch, Outlook môže byť vaším najlepším priateľom alebo najhorším nepriateľom. Všetko závisí od toho, ako ho máte nastavený. Keď vás každá správa núti robiť to isté znova a znova – presúvať ju do iného priečinka, označovať ju, preposielať ju, archivovať ju – rýchlo máte pocit, že o niečo prichádzate. časTo je miesto, kde Rýchle kroky, funkcia navrhnutá presne tak, aby vám zabránila v opakovaní úloh ako robot.

S Rýchle kroky v Outlooku vám umožňujú spojiť viacero akcií a spustiť ich jedným kliknutím. alebo dokonca pomocou klávesovej skratky. Presunutie e-mailov do konkrétneho priečinka, ich označenie ako prečítaných, ich preposlanie šéfovi alebo tímu, odpovedanie pomocou šablóny… to všetko sa dá plne automatizovať. Pozrime sa krok za krokom, Ako automatizovať Outlook pomocou rýchlych krokov, ako ich kombinovať s klávesovými skratkami a aké máte ďalšie možnosti znásobiť svoju produktivitu.

Čo sú rýchle kroky v Outlooku a prečo by ste ich mali používať?

V programe Outlook sa Rýchle kroky sú malé automatizácie, ktoré v e-maile postupne aplikujú niekoľko akcií.Fungujú ako jednoduché makrá: vy si vyberiete, čo sa má stať pri ich spustení, a Outlook to urobí automaticky, bez toho, aby ste museli stláčať každé tlačidlo samostatne.

Predstavte si, že denne dostávate desiatky e-mailov o tom istom projekte a vždy robíte to isté: Označiť ako prečítané, presunúť do konkrétneho priečinka a pripnúť správu Aby ste ho nestratili. Namiesto manuálneho opakovania týchto troch krokov môžete vytvoriť rýchly krok, ktorý všetko vykoná naraz. Vyberiete e-mail, kliknete na rýchly krok alebo použijete jeho klávesovú skratku a máte hotovo.

Ďalšou kľúčovou výhodou sú rýchle kroky Nepresúvajú len e-mailyMôžu označiť správy ako neprečítané, zmeniť ich kategóriu, vytvoriť úlohu z e-mailu, automaticky preposlať konkrétnej osobe alebo skupine, odpovedať s preddefinovaným textom, archivovať… a takmer akúkoľvek kombináciu týchto akcií.

Táto funkcia je navrhnutá tak, aby znižovala trenie v každodennom živote: Čím viac opakujete ten istý vzorec správy e-mailov, tým väčší zmysel má vytvorenie rýchleho kroku.Je to obzvlášť užitočné, ak riadite zákaznícky servis alebo projekty s množstvom komunikácie. e-maily Alebo pracujete v tíme a máte veľmi jasné pracovné postupy.

Kde nájsť a ako funguje sekcia Rýchle kroky

V moderných verziách Outlooku sa sekcia Rýchle kroky nachádza v Karta Domov v zobrazení PoštaTam uvidíte špecifickú skupinu s názvom „Rýchle kroky“ s niekoľkými predkonfigurovanými tlačidlami a rozbaľovacou ponukou na ich správu.

Spoločnosť Microsoft obsahuje niekoľko predpripravených rýchlych akcií navrhnutých tak, aby pokrývali najbežnejšie použitia. Medzi najčastejšie nájdete možnosti ako „Presunúť do“ (označí ako prečítané a presunie do priečinka), „Správcovi“, „Poslať e-mailom tímu“ alebo „Hotovo“Všetky sa dajú upraviť tak, aby vyhovovali vášmu spôsobu práce.

Keď podržíte kurzor myši nad rýchlym krokom, Outlook zobrazí malé kontextové okno s popisom. Tento popis je možné prispôsobiť: Môžete upraviť text, ktorý sa zobrazí po podržaní kurzora myši nad ním.takže si ľahko zapamätáte, čo každá automatizácia robí, bez toho, aby ste museli otvárať nastavenia.

Tiež máte možnosť Zmeňte poradie rýchlych krokov tak, aby boli tie, ktoré používate najčastejšie, vždy viditeľné. na páse s nástrojmi. Toto je obzvlášť užitočné, ak pracujete s malými obrazovkami alebo ak používate veľa rôznych krokov a nechcete neustále otvárať ponuky.

Ako vytvoriť rýchly krok v novom Outlooku pre Windows

Nový Outlook pre Windows má mierne odlišné rozhranie, ale logika rýchlych krokov zostáva rovnaká. Ak chcete začať automatizovať, Najprv si musíte vytvoriť vlastný rýchly krok na karte Domov..

V tomto obnovenom prostredí je postup nasledovný: Uistite sa, že sa nachádzate v zobrazení Pošta v navigačnom paneli (vľavo) a potom prejdite na horný pás s nástrojmi. Na karte Domov vyhľadajte tlačidlo Rýchle kroky, otvorte jeho rozbaľovaciu ponuku a vyberte možnosť ich spravovania.

Keď sa otvorí okno nastavení, uvidíte špeciálnu sekciu s názvom „Rýchle kroky“ so zoznamom tých, ktoré už existujúOdtiaľ môžete kliknúť na „+ Nový rýchly krok“ a začať ho odznova. V tomto bode vás Outlook požiada o názov, aby ho identifikoval.

Potom prichádza tá najdôležitejšia časť: vyberte hlavnú akciu, ktorú má vykonať funkcia Rýchly krokV poli „Vybrať akciu“ vyberte základnú akciu: presunúť do priečinka, označiť ako prečítané, preposlať, odpovedať, vytvoriť úlohu atď. Ak jedna akcia nestačí, môžete kliknúť na „Pridať ďalšiu akciu“ a prepojiť ďalšie kroky a vytvoriť si tak ideálny pracovný postup.

Nakoniec máte voliteľné možnosti na úpravu detailov: Pridajte vlastný popis, vyberte klávesovú skratku a uložte.V tejto novej verzii sú dostupné skratky od Ctrl+Shift+5 do Ctrl+Shift+9, takže jednu z nich môžete priradiť k rýchlemu kroku a spustiť ho bez dotyku myši.

Úprava a zmena usporiadania existujúcich rýchlych krokov v novom Outlooku

Vytvorenie rýchleho kroku nie je konečné; Ak zistíte, že ste niečo nedosiahli alebo potrebujete niečo zmeniť, môžete to kedykoľvek upraviť.Proces jeho úpravy začína rovnako ako jeho vytvorenie: z aplikácie Pošta prejdite na kartu Domov, otvorte rozbaľovaciu ponuku Rýchle kroky a vyberte možnosť „Spravovať rýchle kroky“.

V paneli nastavení Outlook zobrazuje zoznam všetkých vašich krokov. Vyhľadajte ten, ktorý chcete upraviť, a kliknite na ikonu. „Upraviť rýchly krok“ na otvorenie jeho podrobných nastaveníOdtiaľ môžete zmeniť vykonávané akcie, pridať nové alebo odstrániť tie, ktoré vám už neslúžia.

Okrem úpravy akcií máte tiež možnosť Premenujte krok, upravte alebo priraďte novú klávesovú skratku a aktualizujte popis kontextového okna ktorý sa zobrazí, keď naň podržíte kurzor myši. Toto je užitočné, keď sa váš pracovný postup vyvíja a chcete, aby názov lepšie odrážal, čo v skutočnosti robí.

Ďalším zaujímavým bodom je poradie. V tom istom okne administrácie uvidíte šípky hore a dole pre zmeniť polohu každého kroku Quick Step na bežiacom páseZmenou ich polohy zabezpečíte, že tie najdôležitejšie budú vždy viditeľné, a zabránite tak ich skrytiu v rozbaľovacej ponuke „Ďalšie rýchle kroky“.

Po použití všetkých zmien jednoducho kliknite na tlačidlo Uložiť. Outlook okamžite aktualizuje obsah sekcie. Nové poradie a nové názvy uvidíte priamo na karte Domov, pripravené na použitie s ľubovoľnou vybranou správou.

Ako vytvoriť a upraviť rýchle kroky v Outlooku na webe a na stránke Outlook.com

Na využívanie funkcií Rýchle kroky nemusíte používať iba desktopovú aplikáciu. Outlook na webe a Outlook.com tiež podporujú rýchle kroky.takže môžete automatizovať úlohy z prehliadača bez nutnosti inštalácie čohokoľvek.

Ak chcete vytvoriť nový účet z webu, prvým krokom je prístup k službe a uistenie sa, že sa nachádzate v sekcii E-mail cez bočný navigačný panelKeď tam budete, v hornej časti uvidíte kartu Domov s možnosťami veľmi podobnými tým v desktopovom klientovi.

Na tejto karte vyhľadajte tlačidlo „Rýchle kroky“ a vyberte požadovanú možnosť „Spravovať rýchle kroky“ na otvorenie panela nastaveníRovnako ako v novom Outlooku pre Windows sa zobrazí zoznam existujúcich krokov a tlačidlo „+ Nový rýchly krok“, pomocou ktorého môžete začať odznova.

Do poľa na vytvorenie zadáte názov pre svoj rýchly krok a v sekcii „Vybrať akciu“ vyberiete Akú hlavnú akciu chcete použiť na správy?Aj tu môžete pomocou tlačidla „Pridať ďalšiu akciu“ spojiť niekoľko akcií, napríklad presunutie, označenie, kategorizáciu alebo presmerovanie do jedného postupu.

Ak chcete niektoré z nich neskôr upraviť, postup je rovnako jednoduchý: vráťte sa do aplikácie Mail, otvorte rozbaľovaciu ponuku Rýchle kroky, vyberte možnosť „Spravovať rýchle kroky“, vyhľadajte krok, ktorý chcete zmeniť, a kliknite na ikonu úprav. Budete môcť Upravte akcie, aktualizujte popisy alebo priraďte klávesové skratky od Ctrl+Shift+5 do Ctrl+Shift+9 aj vo webovej verziičím sa zachováva konzistencia s pracovnou plochou.

Rýchle odpovede a šablóny pomocou funkcie Rýchle kroky

Jedným veľmi účinným využitím rýchlych krokov je Automatizujte opakujúce sa odpovede pomocou šablón e-mailovAk často odpovedáte mnohým ľuďom rovnakou správou – napríklad oznámeniami o výpisoch z účtu, potvrdeniami o prijatí alebo štandardnými pokynmi – môžete nastaviť rýchly krok, ktorý túto odpoveď automaticky vygeneruje.

Vo verziách ako Outlook 2013 (a tiež v novších prostrediach s podobnými možnosťami) je typický postup: V hlavnom okne e-mailu prejdite do oblasti Rýchle kroky a kliknite na tlačidlo „Vytvoriť nový“ alebo „Vytvoriť nový“.Ďalej napíšete krátky, popisný názov, niečo ako „Odpoveď na výpis z účtu“, aby ste ho na prvý pohľad rozpoznali.

Potom v rozbaľovacej ponuke „Vybrať akciu“ vyberiete akciu „Odpovedať“ alebo „Responder“ ako základ rýchleho krokuVýberom tejto akcie vám Outlook umožní zobraziť pokročilejšie možnosti pomocou tlačidla „Zobraziť možnosti“, kde spočíva skutočný trik.

Rozbalením týchto možností získate textové pole, v ktorom môžete Napíšte obsah, ktorý sa má zobraziť v automatickej odpovedi.V podstate ide o šablónu: používateľ bude musieť pred odoslaním vykonať iba drobné úpravy (ak je to potrebné). Najlepšie je ponechať pole predmetu s predvolenou hodnotou, ak chcete, aby si vlákno zachovalo rovnaký názov ako pôvodná správa.

Keď si uložíte rýchly krok, nabudúce, keď budete chcieť odpovedať s týmto preddefinovaným textom, stačí Vyberte e-mail a stlačte tlačidlo rýchleho kroku, ktoré ste práve vytvoriliOutlook otvorí odpoveď s vyplneným textom pripraveným na odoslanie, čím vám ušetrí opakované písanie toho istého.

Kombinujte rýchle kroky s klávesovými skratkami pre zvýšenie rýchlosti

Rýchle kroky skutočne zažiaria, keď ich skombinujete s dobre zvolené klávesové skratkyKaždému rýchlemu kroku je možné priradiť kombináciu klávesov ako Ctrl+Shift+5, Ctrl+Shift+6 atď. až do 9. To znamená, že jediným stlačením môžete spustiť pomerne zložité automatizácie.

Na navigáciu v Outlooku bez použitia myši máte k dispozícii skratky, ako napríklad Prejsť na e-mail (Ctrl+1), Prejsť na kalendár (Ctrl+2), Prejsť na kontakty (Ctrl+3) alebo Prejsť na úlohy (Ctrl+4)Takto môžete prechádzať medzi sekciami a potom takmer nepretržite používať Rýchle kroky na vybraných e-mailoch.

V správe doručenej pošty sú skratky ešte dôležitejšie: Nová správa (Ctrl+N), Odpovedať (Ctrl+R), Odpovedať všetkým (Ctrl+Shift+R), Preposlať (Ctrl+F) a Odoslať (Ctrl+Enter) Umožňujú vám veľmi rýchlo sa pohybovať v konverzáciách. V kombinácii s rýchlymi krokmi, ktoré automatizujú archiváciu alebo označovanie, sa pracovný postup výrazne zjednodušuje.

Na udržanie poriadku v zásobníku môžete použiť skratky ako napríklad Označiť ako prečítané (Ctrl+Q), Označiť ako neprečítané (Ctrl+U), Označiť ako spam Mac (⌘+Shift+J) alebo Archív (napríklad ^+E v niektorých verziách pre Mac)Toto všetko v kombinácii s funkciou Rýchle kroky vám umožňuje spracovať desiatky e-mailov v priebehu niekoľkých minút.

Formátovacie skratky, kalendár a rozšírené funkcie v programe Outlook

Okrem správy správ obsahuje Outlook aj Skratky na formátovanie e-mailov bez toho, aby ste museli pustiť ruky z klávesniceMôžete použiť tučné písmo (Ctrl+B), kurzívu (Ctrl+I), podčiarknutie (Ctrl+U) a vložiť odkazy (Ctrl+K) alebo zadajte špeciálne znaky veľmi rýchlo.

Veľkosť písma môžete upraviť aj pomocou Ctrl+Shift+> pre zvýšenie a Ctrl+Shift+< pre zníženieTo vám pomôže vizuálne usporiadať dôležité správy bez toho, aby ste museli hľadať ikony na páse s nástrojmi.

Kalendár má svoje vlastné špecifické skratky: Denný pohľad (Ctrl+Alt+1), týždenný pohľad (Ctrl+Alt+3), mesačný pohľad (Ctrl+Alt+4), prechod na dnešný dátum alebo vytvorenie novej schôdzky s podobnými kombináciami Podľa platformy sú ideálne na prechod z doručenej pošty do kalendára v priebehu sekundy.

Pre používateľov, ktorí chcú zájsť o krok ďalej, sú k dispozícii pokročilé funkcie, ako napríklad vytvoriť nové priečinky, presunúť do priečinka, otvoriť rozšírené vyhľadávanie alebo použiť filtre neprečítaných a príloh prostredníctvom kombinácií klávesov (najmä na Macu pomocou skratiek ako ⌘+Shift+N, ⌘+Shift+M, ⌘+⌥+F atď.).

Môžete dokonca spravovať priečinok doručenej pošty „Prioritné“/„Iné“, pripnúť si dôležité e-maily alebo označiť položky ako dokončené (napríklad pomocou funkcie Insert vo Windowse alebo špecifickými kombináciami v systéme Mac)Hoci Outlook neumožňuje voľne prispôsobiť všetky skratky, umožňuje vám prispôsobiť niektoré správanie výberom preferovanej schémy klávesov v nastaveniach prístupnosti.

Ako aktivovať, zobraziť a vybrať štýl klávesových skratiek v programe Outlook

V mnohých účtoch sú klávesové skratky predvolene povolené, ale ak boli kedykoľvek zakázané, je jednoduché ich znova povoliť. Ak to chcete urobiť, Otvorte Outlook, prejdite do nastavení a otvorte sekciu Všeobecné.V tejto sekcii uvidíte podponuku Prístupnosť.

V tejto oblasti nájdete možnosť, ktorá umožňuje Aktivujte alebo deaktivujte klávesové skratky a tiež vyberte štýl ktorá vám najviac vyhovuje: môžete si vybrať zo schém ako Outlook.com, Yahoo! Mail, klasický Outlook alebo dokonca Gmail.

Menu na výber štýlu zvyčajne zobrazuje prehľadný zoznam; ak ste už zvyknutí na Skratky z inej služby, ako napríklad Gmail, je možné nakonfigurovať tak, aby ich napodobňovali. a vyhnúť sa nutnosti učiť sa všetko odznova. Ak naopak začínate odznova, je vhodné držať sa štandardného štýlu Outlooku.

Ak si niekedy zmätiete kombinácie alebo si nepamätáte konkrétnu, máte dve možnosti: uložte si súhrnný hárok skratiek alebo si pozrite vstavanú pomoc v OutlookuV mnohých verziách sa vám jednoduchým stlačením klávesu „?“ alebo kliknutím na odkaz v sekcii prístupnosti zobrazí kompletný zoznam dostupných skratiek.

Týmto spôsobom zabezpečíte, že rýchle kroky, ktoré ste prepojili s konkrétnymi skratkami, budú fungovať podľa očakávania bez zvláštnych konfliktov alebo odlišného správania v závislosti od zvoleného štýlu klávesnice.

Čo sú Rýchle akcie a ako sa líšia od čistých skratiek?

Hoci Outlook neumožňuje voľne meniť všetky klávesové skratky, obsahuje výkonný systém pre reťaziť akcie a spúšťať ich jedným kliknutím alebo skratkou: Rýchle akcie, nazývané aj Rýchle krokyV podstate ide o vrstvu automatizácie nad tradičnými skratkami.

Zatiaľ čo klasická skratka ako Ctrl+R slúži len na vykonať konkrétnu akciu (odpovedať, preposlať atď.)Rýchla akcia môže zoskupiť niekoľko úloh: označiť ako prečítané, presunúť, priradiť kategóriu, preposlať, vytvoriť úlohu... to všetko zabalené v jednom príkaze.

Výhľad prináša Šesť predkonfigurovaných rýchlych akcií, ktoré sú veľmi užitočné pre každodenný životNapríklad „Presunúť do“ (označí e-mail ako prečítaný a presunie ho do priečinka), „Manažérovi“ (správa sa prepošle vášmu šéfovi), „E-mail tímu“ (preposlanie e-mailu skupine kolegov) alebo „Hotovo“ (označí e-mail ako prečítaný, dokončí a presunie ho).

Tieto predvolené akcie nie sú ťažké a rýchle: Môžete ich upraviť a zmeniť tak cieľové priečinky, príjemcu, ktorému sa majú preposlať, kategórie alebo dokonca ikonu zobrazenú na páse s nástrojmi.Týmto spôsobom transformujete generické šablóny od spoločnosti Microsoft na pracovné postupy prispôsobené vašim špecifickým potrebám.

Takto spojíte to najlepšie z oboch svetov: klasické skratky Outlooku pre príkazy Jednoduché akcie a rýchle akcie pre zložitejšie automatizácieA predovšetkým môžete k rýchlym krokom priradiť klávesové skratky, aby ste ich spúšťali okamžite z klávesnice.

Pokročilý príklad: smerovanie e-mailov podľa kľúčového slova a ich archivácia

Pomerne bežným scenárom v spoločnostiach je chcieť Automatické smerovanie e-mailov na základe kľúčových slovNapríklad, ak správa obsahuje konkrétny výraz (názov projektu, číslo súboru, typ incidentu), chcete, aby bola odoslaná konkrétnej osobe a po spracovaní archivovaná vo vašom systéme správy dokumentov, ako je napríklad Filesite.

V programe Outlook môžete toto správanie aproximovať kombináciou pravidlá odosielania pošty a rýchle krokyPravidlá zisťujú prichádzajúce správy na základe predmetu alebo textu a presmerujú ich alebo presunú. Potom môžete rýchlym krokom použiť sériu ďalších akcií, keď zasiahnete manuálne.

Napríklad by ste mohli vytvoriť pravidlo, ktoré Zistite kľúčové slovo a automaticky prepošlite e-mail správnej osobeKeď si potom skontrolujete daný e-mail vo svojej zdieľanej schránke, môžete použiť rýchly krok, ktorý ho označí ako dokončený, archivuje ho do správneho priečinka a vykoná potrebnú akciu na jeho integráciu so službou Filesite (napríklad ho presunie do synchronizovaného priečinka alebo ho označí na archiváciu).

Samotný Outlook nedokáže priamo „spustiť“ rýchly krok v reakcii na textovú podmienku, ale Áno, veľkú časť pracovného postupu môžete automatizovať pomocou pravidiel a zredukovať manuálne kroky na kliknutie alebo skratku.V sofistikovanejších prostrediach sa môžete dokonca spoľahnúť na ďalšie pluginy alebo externé skripty na dokončenie slučky s archivačnými nástrojmi, ako je Filesite.

Dôležité je, aby ste pochopili, že Quick Steps sú perfektným nástrojom na dokončiť procesy, ktoré úplne nepokrývajú základné pravidlá programu OutlookS trochou plánovania môžete premeniť zdĺhavý pracovný postup na niečo takmer automatické.

Zvládnutie rýchlych krokov a klávesových skratiek v Outlooku má priamy vplyv na váš deň: Každá automatizovaná akcia ušetrí jednu až päť sekúnd, čo sa počas dňa sčítava na niekoľko minút.Ak pridáte odpovede založené na šablónach, hromadné presuny priečinkov, inteligentné označovanie správ a navigáciu pomocou klávesnice, vaša doručená pošta prestane byť úzkym hrdlom a stane sa nástrojom, ktorý vám skutočne pomôže zvládnuť prácu s menším úsilím.

Súvisiaci článok:

Vytvorte si vlastné skratky pomocou PowerToys alebo skriptov v systéme Windows

Isaac

Vášnivý spisovateľ o svete bajtov a technológií všeobecne. Milujem zdieľanie svojich vedomostí prostredníctvom písania, a to je to, čo urobím v tomto blogu, ukážem vám všetko najzaujímavejšie o gadgetoch, softvéri, hardvéri, technologických trendoch a ďalších. Mojím cieľom je pomôcť vám orientovať sa v digitálnom svete jednoduchým a zábavným spôsobom.