Ako usporiadať kontakty a narodeniny v Exceli bez toho, aby ste sa stratili

Ak pracujete s kontaktný hárok a máte problém zapamätať si dôležité dátumy, Excel sa môže stať vaším najlepším spojencom, aby ste nezabudli nikomu zablahoželať. Trik spočíva v automatizácii zistenia, kto má dnes narodeniny, a zvýraznení tejto hodnoty v tabuľke., takže si to môžete pozrieť na prvý pohľad, bez toho, aby ste si museli prezerať dátumy jeden po druhom.

Tiež pri správe veľkých záznamov zoraďte podľa mesiacov o días de la semana Nie vždy to funguje s jednoduchým abecedným poradím. Vstavané vlastné zoznamy v Exceli umožňujú správne zoradenie podľa mesiacov alebo dní.a môžete si tiež vytvoriť vlastné zoznamy (napríklad Vysoká, Stredná, Nízka alebo Veľkosti S, M, L, XL) na zoradenie údajov podľa kritéria, ktoré nedodržiava abecedu.

Kľúčové myšlienky, ako sa usadiť

• Porovnajte mesiac a deň Na zistenie narodenín stačí dátum narodenia s aktuálnym dátumom.
• El podmienený formát poskytuje vizuálny podnet na okamžité nájdenie toho, komu treba zablahoželať.
• Vlastné zoznamy umožňujú zoradiť podľa mesiaca, dni alebo kategórie ako Priorita alebo Veľkosť bez abecedných chýb.

Automatické zistenie narodenín v Exceli

Pre zjednodušenie procesu sa budeme spoliehať na jednoduché vzorce a pravidlo podmieneného formátovania. Kombinácia oboch robí vašu čepeľ „inteligentnou“ bez toho, aby vám komplikovala život. bez makier alebo zvláštnych konfigurácií.

Krok 1: Pripravte si hárok

Otvorte knihu, v ktorej už máte kontakty a ich dátumy narodenia. V ideálnom prípade chcete mať jasnú štruktúru: mená v stĺpci A a dátumy narodenia v stĺpci BTakto budete môcť jednoducho používať vzorce a pravidlá bez toho, aby ste sa stratili v dátach.

Skontrolujte, či Excel rozpozná dátumy ako dátumy, nie ako text. Ak je dátum v texte, porovnanie zlyhá, aj keď sa na prvý pohľad zdá správny.Rýchly trik je zmeniť formát bunky na Dátum a zistiť, či ho program správne interpretuje; v prípade pochybností sa poraďte s Sprievodca formátmi čísel v Exceli.

Krok 2: Uveďte svoje údaje do kontextu

Okrem dátumu narodenia si môžete zaznamenať aj ďalšie užitočné informácie (ako napríklad adresy alebo telefónne čísla) mať všetko po ruke, keď na vás príde rad upozornite svoje kontaktyToto neprekáža pri narodeninových pozdravoch, ale ušetrí vám to čas, keď musíte zablahoželať k narodeninám.

V každom prípade, na zistenie narodenín nepotrebujete rok narodenia. Záleží len na tom, aby sa mesiac a deň zhodovali s dnešným dátumom., takže zabudnite na odčítanie vekov alebo zložitejšie výpočty.

Krok 3: Otestujte pomocou jednoduchého vzorca

Napíšme vzorec na overenie, či má niekto dnes narodeniny. Jeho logika je jednoduchá: porovnajte mes a deň dátumu osoby s mesiacom a dňom DNES()Typická možnosť v španielčine je:

=Y(MES(B2)=MES(HOY());DIA(B2)=DIA(HOY()))

Umiestnite ho napríklad do C2 a potvrďte. Ak vráti hodnotu TRUE, daná osoba má dnes narodeninyAk vráti hodnotu FALSE, dnes nie je váš deň.

Krok 4: Správne porovnajte mesiac a deň

Funkcia HOY() Zobrazí vám aktuálny systémový dátum a MES() y DIA() extrahujete jeho časti. Upozorňujeme, že neporovnávame roky; iba dve čísla: mesiac a deň.Tým sa predíde komplikáciám s rokom narodenia a funguje to pre akýkoľvek deň v kalendári.

Ak chcete, môžete si zvoliť textový šek, napríklad TEXTO(B2;"dd-mm")=TEXTO(HOY();"dd-mm"), ale vzorec s MES() y DIA() Je to čistejšie a priamejšie. Drž sa toho, čo je pre teba najjasnejšie..

Krok 5: Buďte opatrní so zátvorkami

Uistite sa, že každá funkcia má svoj záver a že štruktúra Y() dobre sedí na porovnania. Nevhodná zátvorka je klasická chyba, ktorá naruší vyhodnotenie.Pred vyplnením sa na to pozrite ešte raz.

Krok 6: Dokončite dennú podmienku

Ak ste začali porovnaním iba mesiaca, pridajte aj porovnanie dňa, aby bola podmienka presná. Dátum narodenia sa zobrazí iba vtedy, keď sa mesiac a deň zhodujú v rovnakom čase., presne to, čo robí Y() v uvedenom vzorci.

Krok 7: Použitie vzorca na celý zoznam

Keď bunka C2 funguje správne, pomocou úchytu na vyplnenie (pravý dolný roh bunky) potiahnite vzorec nadol tak, aby pokrýval všetky vaše kontakty. Excel zopakuje porovnanie pre každý riadok bez toho, aby ste museli písať čokoľvek iné.

Krok 8: Automatické zvýrazňovanie s podmieneným formátovaním

Pre rýchle zobrazenie si aktuálne narodeniny vyfarbíme na zeleno. Vyberte rozsah, na ktorý sa má pravidlo vzťahovať (napríklad celý stĺpec B s dátumami narodenia alebo celá tabuľka). Potom prejdite na Podmienený formát a vyberte si vytvorenie jedného Nové pravidlo.

Vyberte možnosť Na určenie buniek použite vzorec formát a vložte už otestovaný vzorec, v prípade potreby upravte relatívne/absolútne odkazy. Nastavte zelenú výplň pre prípad TRUE (ak je splnená podmienka) a uložte. Hneď ako stlačíte OK, dnešné narodeniny sa zvýraznia.

Krok 9: Skontrolujte výsledok

Skontrolujte zoznam a overte, či sa riadky ľudí, ktorí dnes oslavujú, zobrazujú v správnom formáte. Ak nevidíte nič zelené, dnešný deň pravdepodobne nezodpovedá žiadnemu dátumu. alebo je potrebné opraviť nejaký formát/dátumový detail.

Ak sa niečo zobrazuje nesprávne (napríklad sú zvýraznené mená, ktoré by nemali byť), skontrolujte, či Excel správne interpretuje dátumy a či vzorec používa správny stĺpec. Malý nesúlad referencií (B2 vs. B$2 alebo $B2) môže zmeniť správanie pravidla..

Krok 10: Vyriešte pochybnosti a zlepšite tok

Stále niečo nie je úplne v poriadku alebo by ste chceli stránku vylepšiť? Poznačte si to a požiadajte svoj tím alebo komunitu o spätnú väzbu. Spätná väzba od ostatných používateľov pomáha odhaliť skratky a vyhnúť sa hlúpym chybámAk potrebujete, môžete dokonca klásť otázky v špecializovaných technických komunitách zameraných na Excel.

Praktické tipy pre pohodlnejšiu prácu

Ak váš zoznam často rastie, je dobré ho previesť na Excelová tabuľka (Ctrl+T). Tabuľky automaticky rozširujú vzorce a pravidlá do nových riadkov, takže každý nový kontakt vstúpi do obvodu bez toho, aby ste sa museli čohokoľvek dotknúť.

Pri použití podmieneného formátovania označte pravidlo jasným názvom (napríklad Dnešné narodeniny). Takto, ak neskôr vytvoríte ďalšie pravidlá (upozornenia, priority atď.), budete vedieť, ktoré sú ktoré. a vyhnete sa tomu, aby ste na ne stúpili.

Ak uprednostňujete tému „narodeniny zajtra“ alebo „narodeniny tento týždeň“, môžete si tento prístup prispôsobiť. Jednoducho porovnajte dátum narodenia s DNES()±1 alebo obmedzte počtom dníZachovajte logiku ignorovania roka a zamerajte sa na rozsah dní/mesiacov.

Nakoniec zvážte pridanie pomocného stĺpca s mesiacom narodenia (=MES(B2)) alebo iný s daným dňom (=DIA(B2)). Tieto stĺpce umožňujú rýchle filtrovanie a vytváranie grafov, ktorý vám poskytne prehľad o vrcholoch narodenín počas celého roka.

Zoradenie podľa dní, mesiacov a kategórií pomocou vlastných zoznamov

Excel sa dodáva s predpripravenými vlastnými zoznamami pre dni v týždni a mesiace v rokuVďaka nim si môžete zoradiť dáta v prirodzenom poradí (pondelok, utorok, streda... alebo január, február, marec...), namiesto abecedného poradia, ktoré všetko pomieša. Môžete si tiež vytvoriť vlastné zoznamy na zoradenie podľa priority alebo veľkosti., alebo akoukoľvek postupnosťou, ktorá nenasleduje abecedu.

Kedy použiť vstavané vlastné zoznamy

Predstavte si hárok so stĺpcami ako Doručenie (mesačne) y prioritaAk sa pokúsite zoradiť stĺpec s mesiacmi podľa abecedy, apríl sa môže zobraziť pred februárom, čo je zbytočné, ak chcete zobraziť skutočný kalendár. Vstavaný vlastný zoznam zoradí január, február, marec… v správnom poradí., a to isté platí pre pondelok, utorok atď.

Zoradenie pomocou integrovaného zoznamu krok za krokom

1. Vyberte stĺpce, ktoré chcete zoradiť. Pridajte hlavičky, ak ich máte aby ich Excel rozpoznal v dialógovom okne.
2. Na páse s nástrojmi kliknite na Dáta > Filter pripraviť zobrazenie a byť schopný presne zoradiť z príslušného dialógového okna.
3. V rozbaľovacom okne objednávka, na zozname triediť podľa, vyberte stĺpec, ktorý vás zaujíma. Napríklad, ak chcete znova zoradiť podľa dátumu doručenia, vyberte Dodávka.
4. Na zozname Orden, Vyberte si Vlastný zoznam. Takto povieme Excelu, že chceme použiť špeciálnu postupnosť. (dni alebo mesiace) a nie abecedu.
5. V krabici Vlastné zoznamy, vyberte požadovaný zoznam (napríklad január až december) a stlačte akceptovať. Hárok bude usporiadaný podľa tohto prirodzeného poradia..

Vytvorte si vlastný zoznam

Ak kritérium nie je mesiac alebo deň, môžete si vytvoriť vlastný zoznam, napríklad: Vysoká, Stredná, Nízka o S, M, L, XLExcel použije túto postupnosť na zoradenie v mieste, kde ju vyberiete.

1. Do prázdneho stĺpca napíšte hodnoty v presnom poradí, v akom ich chcete zoradiť (zhora nadol). Toto poradie definuje hierarchiu.
2. Vyberte všetky bunky, ktoré ste práve napísali, a prejdite na Súbor > Možnosti > Rozšírené.
3. Prejdite nadol na sekciu všeobecný a kliknite Upraviť vlastné zoznamy…
4. V okne Vlastné zoznamy, stlačte importovať aby sa táto sekvencia získala z vybraných buniek. Po prijatí bude zoznam k dispozícii na zoradenie. na ktorejkoľvek strane knihy.

Prípady použitia, ktoré vám ušetria čas

Ak má tabuľka kontaktov stĺpec priorita Ak chcete vedieť, komu máte zavolať ako prvému, vytvorte si vlastný zoznam Vysoká, Stredná a Nízka a zoraďte ho podľa neho. Nebudete musieť znova vytvárať filtre ani si manuálne pamätať, čo je predtým alebo potom..

V prípade komunikačného kalendára zoraďte údaje podľa mesiaca pomocou vstavaného zoznamu január – december a v rámci každého mesiaca podľa dňa v týždni. Takto si zorganizujete týždenné úlohy bez toho, aby si z vás abeceda robila srandu..

Tipy na objednávanie s vlastnými zoznamami

Skontrolujte, či sú v dialógovom okne Zoradenie správne označené nadpisy. Toto zabráni zmiešaniu prvého záznamu s riadkom názvu..

Ak chcete kritériá použiť vo viacerých knihách, vytvorte si vlastný zoznam raz a uistite sa, že je k dispozícii vo vašom profile. Je to minimálna investícia, ktorá znásobí vašu rýchlosť kedykoľvek to potrebujete.

Pamätajte, že je to tiež možné vytvoriť alebo odstrániť vlastný zoznam kedykoľvek ho potrebujete, a použite ho na triedenie a automatické dopĺňanie sérií v Exceli. Hneď ako postupnosť stratí zmysel, jej vyčistenie udrží vaše prostredie organizované.

Chýba ti niečo alebo potrebuješ podporu?

Ak sa triedenie v ktoromkoľvek bode nespráva podľa očakávaní alebo máte otázky týkajúce sa dialógového okna objednávka, nastolte to vo svojom okolí alebo v komunitách expertov na Excel. Komunita Excel Tech a ďalšie fóra technickej podpory často dokážu konkrétne prípady rýchlo vyriešiť.a vždy si tam môžete pozrieť funkcie svojej verzie.

Začlente všetko do svojho každodenného života

Veľmi dobre fungujúci pracovný postup je: 1) zistiť dnešné narodeniny pomocou vzorca; 2) zvýrazniť pomocou podmieneného formátovania; 3) zoradiť podľa mesiaca alebo priority pomocou vlastných zoznamov; 4) filtrovať, koho kontaktovať a vykonať akciu. Vďaka tomuto obvodu sa váš hárok zmení z obyčajného zoznamu na panel, ktorý vám pomôže pri práci. sústredenie sa na to, čo každý deň prináša.

V prípade zdieľaných hárkov priložte k tabuľke krátku kartu s pokynmi (ktorý stĺpec upraviť, ako pridať nový kontakt atď.). Zabránite niekomu v porušovaní vzorcov alebo pravidiel kvôli nevedomosti.a zachovať konzistentnosť, aj keď dokument upravuje viacero ľudí súčasne; ak pracujete s Outlookom, naučte sa synchronizovať kontakty Outlooku aby všetci videli to isté.