Стратегическое руководство: какое программное обеспечение выбрать для цифровизации вашей компании

Сделайте шаг оцифровать компанию Речь идёт не просто об установке нескольких программ и на этом всё; это включает в себя анализ вашей работы, ценности, которую вы предоставляете клиентам, и планов развития на ближайшие годы. Многие малые и средние предприятия продолжают откладывать это решение из-за боязни перемен, недостатка знаний или потому, что «до сих пор этот способ хорошо работал для нас».

Проблема в том, что такой образ мышления сегодня — ловушка: Рынок стал цифровым, требовательным и быстро развивающимся.Компании, которые не адаптируются, рискуют остаться позади. Хорошая новость в том, что начать работу стало проще и доступнее, чем когда-либо: существуют решения для компаний любого размера, отрасли и бюджета, от бесплатных облачных инструментов до передовых комплексных платформ управления.

Что на самом деле означает цифровизация компании?

Когда мы говорим о цифровизации компании, мы имеем в виду не «переход с Excel на чуть более современную программу», а нечто большее. Переведите процессы, которые в настоящее время выполняются вручную, с использованием бумажных документов или носят разрозненный характер, в интегрированную цифровую среду.Это включает в себя как инструменты, так и иной способ организации работы.

На практике цифровизация — это преобразование физических операций в цифровые потокиЗаказы, счета-фактуры, договоры, регистрации, маркетинговые кампании, обслуживание клиентов, складские запасы… Не все задачи могут быть полностью переведены в цифровой формат, но большая их часть может, и именно они определяют эффективность и масштабируемость.

Кроме того, этот процесс почти всегда требует рассмотрения фундаментальных вопросов, таких как: бизнес-модель, коммерческая стратегия, логистика, каналы коммуникации и управление персоналом.Речь идёт не только о технологиях: речь идёт о переосмыслении того, как вы создаёте и предоставляете ценность.

В Европе эти изменения считаются настолько стратегическими, что существуют такие программы, как... Цифровой комплект и фонды следующего поколенияРазработано для того, чтобы малые и средние предприятия, а также самозанятые могли финансировать свои решения в области цифровизации без необходимости крупных первоначальных инвестиций.

Разница между цифровизацией и цифровой трансформацией.

Легко перепутать термины, но важно различать их: Цифровизация и цифровая трансформация — это не одно и то же.Они взаимосвязаны, но играют в разных лигах.

La оцифровка фокусируется на преобразовывать аналоговые процессы в цифровые без существенного изменения сути процесса. Например: переход от физических картотечных шкафов к облачной системе управления документами, используя электронная подпись Вместо рукописных подписей сканируйте накладные и сохраняйте их в системе управления.

La цифровая трансформация Это идет еще на один (или несколько) шагов дальше: это предполагает Переосмысление компании в цифровом ключе, ориентация стратегии на клиента. и полагаясь на такие технологии, как ИИ, автоматизацияОблачные технологии, большие данные или электронная коммерция для перепроектирования продуктов, услуг и методов работы.

В то время как цифровизация «переводит» то, что вы уже делаете, в цифровой формат, цифровая трансформация изменить правила игры: как вы принимаете решения, как продаете, как взаимодействуете с клиентами и поставщиками, как организуете внутренние ресурсы или как внедряете инновации.

Без цифровизации никакие преобразования невозможны, но оцифровывать просто ради оцифровки (Установка инструментов без стратегии) ​​не даст вам конкурентного преимущества, необходимого сегодня для того, чтобы выделиться на фоне конкурентов.

Текущий обзор цифровизации бизнеса в Испании.

В Испании цифровой прогресс развивается в долгосрочной перспективе: Развитая инфраструктура, щедрая помощь, и все же значительный разрыв между развитыми и отстающими компаниями..

Согласно последним европейским показателям, страна добилась значительных успехов в связь, развертывание оптоволоконных сетей и сетей 5G, а также внедрение технологий компаниямиОптоволоконная связь уже охватывает около 95% домов, а технология 5G доступна почти всему населению, включая многие сельские районы.

Цифровая экономика уже вносит приблизительно 22% ВВП Ожидается, что рост будет продолжаться на несколько процентных пунктов ежегодно, чему способствуют автоматизация, электронная коммерция и цифровые услуги.

Тем не менее, многие малые и микропредприятия продолжают использовать только... Основные инструменты (электронная почта, офисные программы и больше ничего).не переходя сразу к решениям IAБольшие данные или передовые облачные технологии, способные многократно повысить вашу производительность и аналитические возможности.

Ещё одна важная проблема заключается в цифровые навыки Что касается рабочей силы: наблюдается нехватка специалистов с техническими навыками и чрезмерный страх перед технологиями. Отсюда и растущее число государственных и частных инициатив, предлагающих обучение цифровым навыкам, работе с данными, искусственному интеллекту и другим технологиям. кибербезопасность.

Преимущества и риски отказа от цифровизации вашей компании

Причины цифровизации — это не технологическая прихоть: они связаны с производительность, затраты, конкурентоспособность и выживаниеИзменение потребительских привычек, гибридный формат работы, давление на маржу и скорость изменения рыночных условий сделали это уже не просто желательным, а обязательным условием.

Среди основных преимуществ: Совместная работа в режиме реального времени, круглосуточная доступность с любого устройства, а также сокращение использования бумаги и ручных операций.Компания, использующая цифровые рабочие процессы, может продавать, обслуживать, выставлять счета или оказывать поддержку даже в нерабочее время офиса.

Исключение из процесса имеет свою цену: снижение конкурентоспособности, увеличение количества ошибок, связанных с ручным вводом данных, снижение оперативности и ухудшение качества обслуживания клиентов.Неслучайно многие показательные примеры банкротства компаний (Blockbuster, Kodak, Nokia…) объединяет то, что они не успели адаптироваться к цифровой эпохе.

В заключение, хотя некоторые компании используют технологии для достижения большего результата с меньшими затратами и освоения новых рынков, Те, кто не оцифрован, остаются в ловушке жестких, дорогостоящих и медленных структур. которые в конечном итоге оказываются неустойчивыми.

7 ключевых типов программного обеспечения для цифровизации компании

Прежде чем выбирать конкретные инструменты, важно понимать, что они собой представляют. Различные типы программного обеспечения формируют цифровую «основу» организации.Необязательно внедрять их все одновременно, но необходимо четко понимать, что охватывает каждый из них и как они связаны друг с другом.

1. Программное обеспечение ERP или система планирования ресурсов предприятия.

Система ERP (планирование ресурсов предприятия) является основой работы многих компаний: Она централизует финансы, закупки, продажи, складское хранение, производство и, во многих случаях, управление персоналом. в единой базе данных. Это позволяет избежать дублирования, ошибок и противоречивых версий реальности.

Эти системы позволяют рассматривать и управлять компанией как взаимосвязанным целым.Все, что происходит на складе, влияет на закупки, движение денежных средств и прогнозы продаж. Хорошая ERP-система позволяет автоматизировать выставление счетов, сверку банковских счетов, управление бюджетом и составление бухгалтерских отчетов.

На рынке представлены решения для всех уровней: от комплексных пакетов, таких как... SAP, Microsoft Dynamics, Odoo или Gael Cloud — облегченные решения, ориентированные на малые и средние предприятия, объединяющие выставление счетов, базовый бухгалтерский учет и управление запасами.

Важно выбрать ERP-систему, которая адаптируется к размеру и сложности вашего бизнеса и предлагает... облачные версии, интеграции и масштабируемость чтобы через два года у вас не возникло проблем.

2. Программное обеспечение для управления бизнес-процессами (BPM).

Управление бизнес-процессами (BPM) — это не просто инструмент, это практически философия работы: Анализировать, перепроектировать и оптимизировать важнейшие процессы компании на постоянной основе..

Платформы BPM позволяют Составляйте карты рабочих процессов, автоматизируйте повторяющиеся задачи, определяйте обязанности, измеряйте время и выявляйте узкие места.Они часто используют бизнес-правила, автоматизацию и даже искусственный интеллект для предложения улучшений или выявления неэффективности.

Главная ценность BPM заключается в том, что он заставляет вас... Пересмотрите основы того, как вы работаете.Какие шаги являются избыточными, какие задачи можно автоматизировать, какие согласования не требуются, где тратится время впустую.

После внедрения ваша организация получит следующие преимущества: гибкость, отслеживаемость и способность к изменениямКорректировка процесса перестаёт быть многомесячной драмой и превращается в настройку самого программного обеспечения.

3. Цифровые средства коммуникации и совместной работы

Если пандемия и показала что-то ясно, так это то, что без хорошей внутренней коммуникации компания рушится. Сегодня конкурировать без нее немыслимо. платформы, облегчающие обмен сообщениями, видеозвонки, каналы для проектов и совместную работу..

Такие инструменты, как натяжные, Microsoft Команды, Увеличить, Google Чат или даже WhatsApp Хорошо организованные предприятия позволяют уменьшить зависимость от почты, ускорить принятие решений и обеспечить отслеживаемость. разговоров и соглашений.

В идеале следует выбрать решение, которое интегрируется с другими вашими инструментами (ERP, CRM, менеджер проектов и т.д.). хранение в облаке), чтобы команды Обменивайтесь файлами, задачами и обновлениями, не переключаясь постоянно между платформами..

Ключевым моментом здесь является установление четких правил: что управляется через чат, что по электронной почте, что остается в менеджере проекта… и предотвращение превращения инструмента в постоянный информационный шум вместо союзника.

4. Программное обеспечение для автоматизации маркетинга

Современный маркетинг уже нельзя контролировать с помощью электронных таблиц и разрозненных кампаний: Персонализация и отслеживание клиентов на протяжении всей воронки продаж требуют автоматизации..

Платформы автоматизации маркетинга (такие как) HubSpot, ActiveCampaign, Mailchimp, Brevo или другие) разрешать Сегментируйте потенциальных клиентов, поддерживайте с ними связь с помощью автоматизированного контента, запускайте многоканальные кампании и измеряйте результаты в режиме реального времени..

Эти инструменты действуют как виртуальные помощники, которые посылает Писем На основе поведения пользователей система оценивает потенциальных клиентов по вероятности совершения покупки и отправляет напоминания о брошенных корзинах. или повторно активирует неактивных клиентов.

Кроме того, они предлагают мощные аналитические модули, SEOсоциальные сети и репортажикоторые помогут вам понять, какие действия эффективны, где теряется интерес и как оптимизировать ваши маркетинговые инвестиции.

5. Менеджеры проектов и задач

Когда рабочая нагрузка возрастает, а команды расширяются, бумажные списки и переписка по электронной почте становятся неэффективными. Именно здесь и возникает проблема. менеджеры проектов и задачкоторые функционируют как общая панель управления для всего, что необходимо сделать.

Такие инструменты, как Trello, Asana, Monday, Notion, Jira или ClickUp permiten Просматривайте проекты, назначайте задачи, устанавливайте сроки, прикрепляйте документы и отслеживайте прогресс в режиме реального времени.Часто с использованием канбан-представлений, календарей или диаграмм Ганта.

Его преимущество двоякое: с одной стороны, Они предотвращают забывчивость и незавершенность задач.С другой стороны, они обеспечивают руководству прозрачность в отношении рабочей нагрузки, задержек и взаимозависимостей между подразделениями.

Выбор того или иного варианта будет зависеть от того, нужна ли вам простая система для организации повседневных задач или более мощная система, способная управлять портфелями проектов, расширенными интеграциями и сложными шаблонами.

6. CRM или системы управления взаимоотношениями с клиентами

CRM (управление взаимоотношениями с клиентами) — это компонент, который позволяет вам централизовать всю информацию о клиентах и ​​возможностях продаж.контактные данные, взаимодействия, предложения, инциденты, история покупок и т. д.

Такие решения, как Salesforce, HubSpot CRM, Zoho CRM, Pipedrive, Monday CRM, SendPulse или Gael Cloud помочь Структурируйте воронку продаж, автоматизируйте последующие действия и координируйте работу отдела продаж и службы поддержки клиентов..

Хорошая CRM-система становится вашей «корпоративной памятью»: Не теряется ни одного потенциального клиента, возможности отдаются приоритетам, а клиенты получают более персонализированное обслуживание. А менеджеры могут анализировать коэффициенты конверсии, циклы продаж и прогнозы доходов.

Интеграция с системами автоматизации маркетинга и ERP-системами позволяет компании получить всестороннее представление о клиенте: от того, как он с вами познакомился, до того, какие продукты он потребляет и как часто.включая полученную поддержку.

7. Облачное хранилище и управление документами

Облачное хранилище является одним из важнейших факторов, способствующих цифровизации, поскольку оно позволяет Получайте доступ к документам из любого места, сотрудничайте в режиме реального времени и значительно сократите объем бумажной работы..

Платформы, подобные Google Drive, Dropbox, OneDrive или более продвинутые системы управления документами, такие как DocuWare. облегчить Создавайте защищенные репозитории, версионируйте файлы, определяйте права доступа для пользователей или отделов и автоматизируйте процессы утверждения..

В условиях большого объема бумажной работы вступают в силу следующие факторы: Программное обеспечение для оцифровки документов с функцией распознавания текста (OCR). (оптическое распознавание символов), которое позволяет преобразовывать отсканированные изображения в редактируемую и доступную для поиска информацию, а не просто в статичные изображения.

Такие решения, как RICOH Streamline NX или DocuWare Они могут определять тип документа, извлекать ключевые данные (номер счета, поставщик, дата, сумма) и автоматически отправлять их в соответствующую систему или отдел.сокращение ручного труда и ошибок.

Области деятельности компании и рекомендуемые типы программного обеспечения

Чтобы не запутаться в море вариантов, полезно составить карту. Какие инструменты обычно используются в каждой области и какие процессы они охватывают?В общих чертах, фотография выглядит так:

• Финансы и учетВыставление счетов, сверка банковских счетов, составление бюджета, налоги. Обычно они полагаются на... ERP-системы и финансовое программное обеспечение (Gael Cloud, SAP, Sage, Odoo, QuickBooks, Alegra, Zoho Books...).
• Операции, логистика и складское хранениеИм необходимы: контроль запасов, планирование производства, маршруты доставки и контроль качества. ERP-системы, программное обеспечение для логистики и инструменты планирования (Odoo, TMS, решения для управления цепочками поставок).
• Продажи и электронная коммерцияКоммерческий конвейер, физические точки продаж, интернет-магазин. Все это — часть системы. CRM-системы, платформы электронной коммерции и POS-терминалы. (Shopify, WooCommerce, Jumpseller, Salesforce, HubSpot, Bsale, Monday CRM...).
• Маркетинг и социальные сетикампании, о маркетинге по электронной почте,SEO, аналитика, управление социальными сетями. Обычно они используют инструменты автоматизации и анализа (HubSpot, ActiveCampaign, Semrush, Mailchimp, Hootsuite, SocialGest...).
• Человека ресурсовРасчет заработной платы, учет рабочего времени, управление отпусками, подбор персонала и оценка эффективности работы. Они полагаются на... Программное обеспечение для управления персоналом (Factorial, Buk, Talana, Workday, Deel, собственные облачные решения).
• Хранение и документированиеДля работы необходимы функции управления файлами, резервного копирования и управления правами доступа. облачные платформы и системы управления документами (Google Drive, Dropbox, OneDrive, DocuWare).
• Поддержка и послепродажное обслуживаниеЗаявки, чат, служба поддержки, автоматизация поддержки. Все это помещается здесь. инструменты обслуживания клиентов (Zendesk, Intercom, Help Scout, HubSpot Service Hub...).
• Творческие и контентные областидизайн, видео, контент, Генеративный ИИ. Они используют креативные и платформы искусственного интеллекта (Adobe Creative Cloud, Canva, Figma, VEED, ChatGPT(Середина пути, Джаспер, Близнецы…).

Главное не в том, чтобы иметь все, а в том, чтобы Определите, какая область сегодня наиболее "застопорилась", и какой тип программного обеспечения окажет наибольшее влияние в краткосрочной перспективе.а затем постепенно выстраивать целостную архитектуру.

Типы программного обеспечения для управления: специализированное, ERP, разработанное на заказ и платформы для совместной работы.

Как только вы определитесь с тем, какие процессы хотите оцифровать, настанет время выбрать наиболее подходящий программный подход: Специализированные решения по функциям, ERP-системы, разработка на заказ или гибкие платформы для совместной работы..

Специализированное коммерческое программное обеспечение по функциональным задачам

Это инструменты, предназначенные для решения Отлично, конкретная проблема: CRM, бухгалтерский учет, проекты, поддержка, маркетинг и т.д.Обычно их быстро внедряют, и они обладают множеством усовершенствованных функций.

Его сильные стороны - это специализация, простота внедрения и частые обновлениякоторые включают в себя лучшие практики отрасли практически без вашего участия.

И наоборот, они могут вызывать фрагментация данных, накопленные затраты на лицензирование и определенная жесткость при адаптации узкоспециализированных процессов. Кроме того, вы в значительной степени зависите от плана развития поставщика.

Интегрированные коммерческие ERP-системы

Системы ERP призваны стать интегрированной «основой» компании: несколько модулей (финансы, закупки, продажи, логистика, производство, управление персоналом) в рамках одной платформы.

Главное его преимущество – централизация процессов и данных: все работают с одной и той же информацией, избегается разобщенность подразделений и обеспечивается согласованность в отчетах и ​​нормативном контроле.

Цена, которую приходится платить, обычно такова: Более сложная и дорогостоящая реализация, некоторая жесткость и зависимость от поставщиков. для детальной настройки. Именно поэтому крайне важно правильно определить объем работ и начать с критически важных модулей.

Desarrollo a medida

Разработка на заказ вступает в действие, когда Ваш метод работы настолько специфичен, что ни одно стандартное решение не подходит идеально. или когда вы хотите получить прямое конкурентное преимущество с помощью программного обеспечения.

Хорошо спланированное, оно дает вам Полная адаптация к вашим процессам, контроль над развитием и владение системой.возможность корректировать его в зависимости от роста бизнеса.

Но это также подразумевает Высокие первоначальные затраты, необходимость в надежной технической команде и ответственность за техническое обслуживание и развитие.Без четкой стратегии она может устареть или стать узким местом.

Платформы для совместной работы и разработки с минимальным использованием кода

В последние годы облачные платформы, которые позволяют Создавайте собственные решения без необходимости углубленного программирования.на основе шаблонов, блоков и автоматизации.

Они позволяют Повышенная гибкость, снижение затрат на развертывание и большая автономия для бизнес-командчто позволяет процессам развиваться, не завися на 100% от ИТ.

Обычно они идеально подходят для Для растущих компаний, которым необходимы порядок и автоматизация, но которые не хотят внедрять традиционную ERP-систему или дорогостоящую разработку собственных решений.Некоторые из них, как, например, Zinkee, также разработаны для работы в сложных условиях эксплуатации.

Как и во всем, у них есть свои нюансы: Они требуют, чтобы кто-то взял на себя роль «владельца» платформы. Внутри компании необходимо отслеживать затраты при значительном увеличении числа пользователей, и не все системы одинаково надежны для критически важных процессов.

Как выбрать подходящее программное обеспечение для вашего бизнеса

Выбор программного обеспечения — это не покупка «того, чем пользуются все», а Согласуйте технологии, процессы, персонал и бюджет.Практический подход включает в себя три ключевых элемента.

1. Проанализируйте свои реальные потребности.

Прежде чем сравнивать инструменты, уделите немного времени тому, чтобы Разберитесь, что сегодня вам мешает: где тратится время впустую, где совершается больше ошибок, какие повторяющиеся задачи приводят к выгоранию команды. или какие процессы не масштабируются.

Создайте простую карту ключевых процессов (продажи, закупки, проекты, поддержка, финансы…) и определите… Какую часть каждого процесса вы хотели бы улучшить или автоматизировать? в течение следующих 6-12 месяцев.

Также следует учитывать такие факторы, как размер компании, бюджет, уровень цифровых технологий в команде и методы работы. (очное, гибридное, дистанционное) чтобы избежать предложения решений, которые невозможно реализовать.

2. Определите основные функциональные возможности.

Имея эту карту на руках, вот краткий список Функции, которые вам абсолютно необходимы в программном обеспечении: интеграции, представления Kanban, управление документами, отчеты, разрешения, автоматизация и т. д.

Старайтесь избегать соблазна купить «тот, который умеет больше всего», и сосредоточьтесь на что принесет пользу с первого дняБолее лаконичная система, хорошо вписывающаяся в вашу реальность, обычно работает гораздо лучше, чем монстр, напичканный модулями, которые никто не использует.

Оно также ценит такие аспекты, как Простота использования, возможность настройки, безопасность, масштабируемость и качество поддержки.которые зачастую имеют большее значение, чем какая-нибудь впечатляющая функция, которую вы будете использовать всего четыре раза в год.

3. Скорректируйте свой выбор в соответствии с бюджетом и ожидаемой доходностью.

Стоимость включает в себя не только лицензию: она включает в себя внедрение, обучение, потенциальное дальнейшее развитие и техническое обслуживаниеРассчитайте как первоначальные затраты, так и общую ежемесячную или годовую стоимость.

Сравните это с Время, которое вы можете сэкономить, ошибки, которые вы можете уменьшить, или дополнительный доход. Это позволит вам оценить потенциальную окупаемость инвестиций (ROI) при более эффективном управлении.

По возможности выбирайте Начинайте с малого и масштабируйте.: пилотные проекты в одном отделе, базовые версии, которые затем расширяются, этапы по процессам… Это снижает риски и позволяет команде адаптироваться.

Лучшие практики успешного внедрения программного обеспечения для управления

Сами по себе технологии ничего не решат, если их внедрение будет хаотичным. Для того чтобы программное обеспечение действительно... повышение производительности и качества работыЖелательно следовать планом действий в установленном порядке.

Спланируйте проект и согласуйте действия руководства.

Начните с определения Четко определенные цели, масштабы, ответственные лица, сроки и показатели успеха.Чтобы избежать сопротивления в последний момент, необходимо с самого начала привлекать к процессу руководство и заинтересованные стороны.

Разделите реализацию на этапы с конкретными результатами (например: сначала финансы, затем проекты, затем CRM) помогает контролировать последствия, быстро учиться и оперативно вносить корректировки.

Позаботьтесь о миграции данных.

Переход от старых систем (или электронных таблиц) к новой платформе требует Очистка данных, унификация критериев и проверка правильности ввода информации. в новой модели.

Желательно сделать Миграция и тестирование в тестовой среде, анализ результатов с ключевыми пользователями и документирование правил. (номенклатура, обязательные поля, разрешения), чтобы избежать неожиданностей.

Сформируйте команду и управляйте изменениями.

Одной из наиболее распространенных причин неудач в проектах по разработке программного обеспечения является то, что Люди не знают, как пользоваться этим инструментом, или не видят в нем пользы.Обучение не может быть простым "руководством, присланным по почте".

Организовать Практические занятия, ориентированные на реальные повседневные задачи, создание кратких руководств и назначение внутренних рекомендаций. способный отвечать на вопросы и оказывать поддержку другим.

Сообщайте о преимуществах, выслушивайте возражения и совместно с командой корректировать процессы., вместо того, чтобы навязывать изменения сверху без учета контекста.

Отслеживайте, улучшайте и используйте преимущества обновлений.

После начала работ не следует считать проект завершенным: Запрашивайте обратную связь, анализируйте показатели, выявляйте узкие места и корректируйте настройки.Постоянное совершенствование — неотъемлемая часть игры.

Также воспользуйтесь преимуществами Обновления от поставщиков, новые функции или интеграции. это можно интегрировать в ваши рабочие процессы, всегда учитывая влияние и сроки, чтобы не перегрузить команду.

Конечная цель состоит в том, чтобы программное обеспечение перестало восприниматься как «просто еще один инструмент» и начало рассматриваться как нечто более серьезное. Повседневный помощник, позволяющий работать лучше, быстрее и с меньшим стрессом..

Когда компания грамотно выбирает решения, продуманно их внедряет и обучает своих сотрудников, технологии становятся настоящим двигателем перемен: Процессы упорядочиваются, данные становятся пригодными для использования, коммуникация налаживается, и рост перестает быть синонимом хаоса.В конечном счете, в этом и заключается суть хорошего стратегического руководства по выбору программного обеспечения для цифровизации компании: понимание того, что речь идет не просто о программах, а о разработке более эффективного и устойчивого способа работы.