Советы по печати таблиц Excel без ошибок

Освоение печати в Excel — это не просто нажатие кнопки и скрещивание пальцев. Когда лист заполнен данными, любые неверные поля, неправильная ориентация или неправильный масштаб Можно испортить результат. Если вы столкнулись с повреждёнными таблицами, неподходящими страницами или странными переходами, вот пошаговые инструкции по их устранению.

В этом подробном практическом руководстве мы собрали все необходимое для печати из Excel (настольной и веб-версии) и Google Таблиц. Вы узнаете, как подготовить лист, определить области печати, настроить поля и ориентацию, масштабировать по размеру страницы, печатать только выделенный фрагмент или определённую таблицу, печатать несколько листов или книг одновременно и даже какие изменения в Excel для веб-сайта. Кроме того, мы добавляем советы по повышению качества, экономии чернил и созданию чистого PDF-файла.

Базовые настройки перед печатью в Excel

Перед печатью стоит потратить минуту на подготовку. В Excel для ПК самый быстрый способ получить доступ к предварительному просмотру и параметрам — Файл > Печать (или Ctrl+P), где открывается интерфейс с предварительным просмотром справа и настройками слева. Здесь вы можете выбрать принтер, количество копий и посмотреть, как будет выглядеть страница.

Для точной настройки дизайна перейдите в раздел «Разметка страницы» или «Свойства печати». ориентация (книжная/альбомная), размер бумаги и поляВ зависимости от содержимого подойдут поля «Обычные» или «Узкие». Если вам нужна более точная настройка, используйте параметр «Пользовательские поля», чтобы задать миллиметровый размер каждой стороны.

Ориентация имеет решающее значение: если ваша доска широкая, горизонтальная ориентация Это предотвратит обрезку; если высота больше ширины, вертикальный текст будет более разборчивым. Измените параметр в разделе «Разметка страницы» > «Ориентация» и проверьте предварительный просмотр, чтобы убедиться в отсутствии выступающих колонок.

Если вы хотите, чтобы всё уместилось на одном листе, проверьте масштаб. В Excel можно выбрать Подогнать лист под одну страницу», «Разместить все столбцы на одной странице» или «Разместить все строки на одной странице»Каждый вариант сжимает по-разному; контролируйте размер текста, чтобы он не выглядел микроскопическим.

Хорошая привычка — определить точную область печати, если вы не хотите печатать весь лист. Выберите диапазон и перейдите к Макет страницы > Область печати > Установить область печати. Таким образом вы избежите неудобных полей и ненужного белого пространства.

Печатать несколько листов и книг одновременно

Если вам нужно извлечь несколько вкладок из одного файла, вам не нужно делать это по одной. В книге Excel выбрать все листы для печати (Ctrl+клик по вкладкам) и откройте Файл > Печать. Таким образом, все активные листы будут отправлены на принтер одним пакетом.

Что делать, если вам нужно напечатать несколько книг одновременно? Это возможно, если вы помещаете все файлы в одну и ту же папкуВ Excel выберите «Файл» > «Открыть», удерживайте клавишу Ctrl и выберите каждую книгу, которую хотите распечатать, а затем нажмите «Печать». Это идеальный способ для ежемесячных отчётов или серий отчётов.

При печати комбинации листов проверьте предварительный просмотр, чтобы увидеть, не осталось ли чего-нибудь нераспечатанного. разный масштаб или ориентацияВ этих случаях унифицируйте основные параметры (ориентацию, размер бумаги и масштабирование) перед отправкой партии на печать.

Если вы хотите сохранить всё в файл, а не сразу на бумаге, вы можете создать выходной файл. В очереди печати выберите Принтер > Печать в файлНажмите «Печать» и введите имя файла при появлении запроса. Это полезно для внутреннего просмотра или архивирования.

Распечатать весь лист, только его часть или определенную таблицу

Если вам не нужна вся книга целиком, Excel позволяет точно настроить параметры печати. ​​На панели печати вы можете выбрать Выделение, активные листы, вся рабочая книга или таблица. Настройте этот параметр в соответствии с вашими целями, чтобы избежать лишней траты бумаги.

Чтобы распечатать только диапазон, сначала выделите ячейки и в меню Файл > Печать выберите Выбор печатиПроверьте предварительный просмотр: если кадрирование получилось не таким, как вы хотели, закройте предварительный просмотр, отрегулируйте диапазон и повторите. Это самый точный способ сохранить только важные детали.

Работаете ли вы с таблицами Excel (Вставка > Таблица)? Если вы выделите любую ячейку в таблице, её можно будет выделить при печати. «Распечатать выбранную таблицу» в настройках. Таким образом, вы увидите только эту таблицу, аккуратно оформленную и без каких-либо посторонних элементов.

В Excel для Интернета вы также можете распечатать выделенную часть или весь лист Файл > Печать > ПечатьЕсли вы выделили ячейки, а затем передумали, измените параметр на «Вся книга», прежде чем нажимать кнопку «Печать»; предварительный просмотр сразу покажет вам, как все будет выглядеть.

Если ваша таблица или диапазон очень большие, помните об ограничениях: в Excel для Интернета рекомендуется распечатать таблицу. если у вас меньше 10 000 клетокДля более крупных списков лучше всего открыть файл в приложении для ПК и управлять им оттуда.

Предварительный просмотр, области печати и масштабирование до размера страницы

Предварительный просмотр — ваш лучший друг: открыть Файл > Печать или используйте Ctrl+P Чтобы просмотреть документ в том виде, в котором он будет отправлен на принтер. При изменении ориентации, полей или масштаба миниатюра обновляется, поэтому вам не придётся снимать в темноте.

Если вы задали область печати, а затем хотите ее изменить, просто повторно выберите ячейки и повторите. Макет страницы > Область печати > Установить область печатиКаждый новый выбор перезаписывает предыдущий, а предварительный просмотр подтверждает ваш выбор.

Если есть скрытые строки или столбцы, имейте это в виду: в Excel для веб-приложений, оккультизм не печатаетсяЕсли вы хотите включить их, отобразите эти строки/столбцы перед печатью. Вы заметите это по отсутствующим заголовкам или двойным линиям в подписях. Выделите соседние заголовки, щёлкните правой кнопкой мыши и выберите «Показать».

Если в вашей книге есть скрытые листы, они не будут отображаться в результатах, пока вы их не отобразите. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой вкладке и, если вы видите опцию шоу, означает, что есть скрытые вкладки; покажите их, выберите нужные и распечатайте снова.

Чтобы уместить информацию на одном листе, существует несколько приемов: «Уместить лист на одной странице» сжимает все содержимое;Уместить все столбцы на одной странице«Уплотняет ширину и распределяет строки по нескольким вертикальным страницам; «Разместить все строки на одной странице» делает противоположное. Если ни один из вариантов не делает текст разборчивым, настройте масштаб, указав вручную процентное соотношение.

Еще пара настроек, которые имеют значение: правильный размер бумаги (например, А4) и поля. Узкие поля дают больше места для данных, но будьте осторожны, чтобы не размещать верхние и нижние колонтитулы слишком близко к краю; если вам нужна точность, используйте пользовательские поля.

В настройках печати вы также можете выбрать одностороннюю или двустороннюю печать. Режим печати длинный край готовит чтение как книгу (перелистывая страницы вбок), в то время как короткий край Это перевёрнутый календарь. Выберите тот, который лучше всего подходит для вашего документа.

Если вы печатаете несколько копий многостраничного документа, установите для параметра значение интеркаладоПри наличии сортировки принтер печатает полные комплекты 1-2-3, 1-2-3; без сортировки печатает 1-1-1, 2-2-2, 3-3-3, что затрудняет последующую сортировку.

Важная деталь в Excel для Интернета: невозможно вставка, просмотр или печать номеров страниц из браузера. Если вам нужны пронумерованные верхние или нижние колонтитулы, откройте файл в десктопном приложении, добавьте номера в «Разметке страницы» и распечатайте оттуда.

Excel для Интернета и Google Таблицы: различия и как правильно печатать

В Excel для Интернета рекомендуется Используйте команду «Печать» Excel а не браузера. Выберите «Файл» > «Печать» > «Печать» и выберите «Текущий выделенный фрагмент» или «Вся книга». Любые изменения выделенного фрагмента требуют закрытия окна предварительного просмотра, корректировки выделенного фрагмента и повторной печати.

Если вы хотите убедиться, что всё помещается, выберите подходящий масштаб и подтвердите выбор с помощью миниатюры предварительного просмотра. Даже если содержимое помещается, если вы видите, что размер текста становится слишком маленькимВы можете разделить свой отчет на несколько страниц и использовать повторяющиеся заголовки вверху, чтобы сделать его более читабельным.

В Google Таблицах путь аналогичен: «Файл» > «Печать» или значок принтера. Там вы выбираете размер бумаги, ориентацию, поля и масштаб. Если вам нужна только область, выберите «Распечатать выбранную область»Если вы хотите разместить все на одной странице, используйте опцию «По размеру страницы».

Таблицы позволяют выбирать листы для печати, настраивать форматирование и выравнивание, а также просматривать результаты в режиме реального времени. Как и в Excel, Для очень широких таблиц стоит перейти на горизонтальную ориентацию. и экономно сжимайте столбцы, чтобы не потерять читабельность.

Чтобы завершить процесс с профессиональным результатом, привыкните к использованию предварительного просмотра и стандартизируйте настройки: одинаковый размер бумаги, одинаковые поля и масштаб, не влияющий на размер шрифта. Связность между листьями Значительно улучшается чтение, если вы печатаете книгу с несколькими вкладками.

Полезные сочетания клавиш и параметры: предварительный просмотр, быстрый выбор и свойства

Сочетание клавиш Ctrl+P напрямую открывает режим печати. миниатюра справаЭто самый быстрый способ проверить разрывы, заголовки и разрывы, не покидая лист. Если что-то не вписывается, вернитесь на шаг назад, исправьте и проверьте ещё раз.

На панели «Принтеры» вы можете изменить активное устройство в раскрывающемся меню «Принтер». Если у вас несколько принтеров (например, цветных и монохромных), селектор экономит время прихода и ухода. Кроме того, кнопка «Свойства» открывает параметры драйвера принтера (качество, лоток, тип бумаги).

Для таблиц рекомендуется выделить всю структуру перед печатью. Щёлкните по первой ячейке, удерживайте клавишу Shift и выберите последнюю, чтобы закрыть её. все столбцы и строки в таблице Не прокручивая слишком далеко. Так вы сможете быть уверены, что случайно не обрежете столбец.

Если на листе есть несколько представлений или фильтров, обратите внимание на то, что отображается на экране. Excel выведет на печать то, что отображается, в зависимости от выбранного фрагмента и заданной области, поэтому, если есть отфильтрованные или скрытые столбцы, отметьте, действительно ли вы хотите исключить их из статьи или предпочитаете показать их перед печатью.

Качество, экономия и PDF: последние хитрости, которые имеют значение

Если документ предназначен для доставки или архивации, рассмотрите возможность создания PDF-файла. В Excel на компьютере можно использовать Файл > Сохранить как или Экспорт в PDF После настройки задания на печать (ориентации, полей, масштаба и области) вы получите точный файл, которым легко поделиться и который не порвется при открытии.

В Google Таблицах это ещё проще: Файл > Скачать > PDF. Панель настроек очень похожа на панель печати, поэтому вы можете повторно использовать те же настройки чтобы получить чистый PDF-файл с первой попытки.

Если вам нужен промежуточный файл для печати вместо бумаги, выберите опцию Печать в файл В списке принтеров нажмите «Печать» и введите имя принтера при появлении запроса. Таким образом, вы сохраните именно то, что отправляли бы на принтер.

Чтобы улучшить качество без увеличения стоимости, при печати установите режим «Черновик». вам просто нужны быстрые тесты и сохраните высокое качество для финальной версии. Выбор бумаги, подходящей для вашего документа (например, стандартной бумаги для таблиц и более плотной бумаги для презентаций), значительно улучшает восприятие и удобочитаемость.

Если вы часто печатаете, рассмотрите возможность использования надежных совместимых расходных материалов и контролируйте цвет только тогда, когда это повышает ценность. Для чисто числовых отчетов монохромный с хорошим контрастом обычно достаточно и более экономично.

Существуют онлайн-сервисы печати, которые позволяют загрузить PDF-файл, выбрать тип бумаги (цветная или чёрно-белая) и тип печати. ​​Это удобно, когда у вас нет принтера под рукой Или вам нужны средние тиражи со стабильным качеством; правильная подготовка файла (поля, масштаб, ориентация) обеспечит безупречный результат.

При наличии всего вышеперечисленного у вас уже есть все необходимое для печати без проблем: подготовьте лист, определите область, настройте поля и ориентацию, решите, масштабировать ли на одну страницу или разбить на несколько, используйте предварительный просмотр для проверки и, когда придет время, конвертировать в PDF или файл, чтобы сохранить оригинал идеально подходит для распространения или печати.

Печать электронных таблиц становится проще, когда вы привыкаете к этому: предварительный просмотр, очистка параметров и единообразие на всех листах. Настройка выделения, масштабирования и полей. Вы получите чистый, разборчивый и профессиональный результат. как в Excel (настольной и веб-версии), так и в Google Таблицах, без сюрпризов и «кусаемых» страниц.

Теме статьи:

Как печатать в формате PDF в Windows 11: полное руководство с советами и решениями

Исаак

Страстный писатель о мире байтов и технологий в целом. Мне нравится делиться своими знаниями в письменной форме, и именно этим я и займусь в этом блоге: покажу вам все самое интересное о гаджетах, программном обеспечении, оборудовании, технологических тенденциях и многом другом. Моя цель — помочь вам ориентироваться в цифровом мире простым и интересным способом.