Полное руководство по настройке конфиденциальности в Microsoft Office

Цифровая конфиденциальность стала сегодня одной из самых больших проблем, особенно при использовании приложений, которые управляют конфиденциальной личной и профессиональной информацией, как в случае с Microsoft Office. Если вы один из тех, кто хочет держать под контролем свои документы, данные и привычки использования, настроить конфиденциальность в различных инструментах Office и в вашей учетной записи Microsoft это обязательно. Понимание всех возможностей, предлагаемых Microsoft, а также ее ограничений, является ключом к адаптации уровня конфиденциальности к нашим потребностям как на работе, так и дома.

В этой подробной и понятной статье тщательно собрана и организована самая актуальная и актуальная информация о настройке параметров конфиденциальности в Microsoft Office. От конкретных шагов по изменению параметров в каждом приложении до Трюки Менее известные инструменты для удаления истории, отключения персонализированной рекламы и управления доступом приложений к вашим данным. Приготовьтесь открыть для себя все имеющиеся в вашем распоряжении инструменты для укрепления вашей конфиденциальности и контроля над вашей информацией.

Почему так важно настроить параметры конфиденциальности в Microsoft Office?

Когда мы говорим о конфиденциальности в Microsoft Office, мы имеем в виду не только защиту создаваемых нами документов, но и контроль всего потока информации, генерируемой и передаваемой при взаимодействии с пакетом и связанными с ним службами. Microsoft собирает данные для улучшения своих продуктов и предоставления персонализированных функций и онлайн-услуг.. Однако многие пользователи предпочитают более строго контролировать, какими данными и с кем они делятся.

Кроме того, Документы и файлы могут хранить личную информацию — например, имена авторов, компании, скрытые комментарии и местоположения — которые могут быть непреднамеренно переданы при отправке файла. По этой причине настройка конфиденциальности включает в себя ряд действий: от изменения внутренних параметров Office до проверки и изменения конфиденциальности учетной записи Microsoft и разрешений в облаке, например OneDrive.

Параметры конфиденциальности в новых версиях Microsoft Office

Одним из основных способов управления конфиденциальностью в Office является правильная настройка параметров, включенных в саму программу. так Microsoft 365, такие как Office 2021, 2019 и 2016 для Windows, обеспечивают легкий доступ к элементам управления конфиденциальностью через так называемый Центр доверия.

• Paso 1: Откройте любое приложение Office (Word, Excel, PowerPoint и т. д.) и нажмите на Файл > Параметры.
• Paso 2: Нажмите Центр управления безопасностью > Настройки центра управления безопасностью.
• Paso 3: Перейдите к Параметры конфиденциальности и отрегулируйте поля в соответствии с вашими предпочтениями.

В Центре управления безопасностью вы найдете несколько важных настроек, например:

• Разрешить Office отправлять личную информацию в Microsoft чтобы помочь улучшить продукт. Если вы предпочитаете не передавать анонимные данные об использовании, отключите эту опцию.
• Разрешить Office подключаться к онлайн-сервисам для предоставления индивидуальных функций, таких как переводы или ссылки. Вы можете ограничить это подключение, если для вас важна максимальная конфиденциальность.

Каждый раздел Центра управления безопасностью также позволяет вам управлять определенными вопросами, такими как личная информация в файлах, параметры поиска и ссылок и специфическая для документа конфигурация. Например, вы можете решить, хотите ли вы, чтобы личная информация автоматически удалялась из свойств файла при его сохранении, или хотите сделать это вручную с помощью инструмента «Инспектор документов».

Контроль конфиденциальности документов в Office

Когда вы создаете или редактируете документы в Office, они могут содержать метаданные, которыми вы не всегда хотите делиться, особенно если вы отправляете файл за пределы своей организации или кому-то другому. В Word, Excel, PowerPoint и даже Outlook вы можете управлять личной информацией, связанной с документами..

Как редактировать или удалять личную информацию из документов?

• В каждом приложении доступ предпочтения (o опции на винде).
• Перейти в раздел Информация о пользователе o Конфиденциальность, где вы можете редактировать или удалять имя автора, инициалы и другую личную информацию.
• Чтобы удалить его из определенного документа, активируйте опцию Удалить личную информацию из этого файла при сохранении. Таким образом, каждый раз при сохранении файла личные поля будут удаляться.
• Также используйте Инспектор документов во вкладке Файл > Информация > Проверить наличие проблем > Проверить документ для обнаружения и устранения скрытой информации.

Совет: Если вы работаете в общей среде или со старыми версиями Office, помните о настройках наследования разрешений и о возможности сохранения некоторых персональных данных, если файл был ранее создан или отредактирован с другими параметрами конфиденциальности.

Управление конфиденциальностью в OneDrive и общими файлами

Microsoft Office тесно интегрирован с OneDrive и SharePoint, что упрощает совместную работу над документами и обмен ими. По умолчанию ваши библиотеки OneDrive являются конфиденциальными, и доступ к их содержимому можете получить только вы, если только вы не решите поделиться им.. Это необходимо как для личных документов, так и для черновиков или конфиденциальных материалов.

Как безопасно обмениваться документами

• В своей рабочей или школьной библиотеке OneDrive проверьте статус общего доступа в столбце общего доступа или на странице сведений о документе.
• Вы можете быстро изменить права доступа каждого пользователя (просмотр, редактирование, запрет на загрузку, удаление доступа) из того же интерфейса.
• Если вам необходимо изменить разрешения папки, чтобы она не наследовала настройки родительской папки, перейдите по ссылке Управление доступом > Расширенные настройки для урегулирования наследования.

Поделиться со всей организацией или с определенными людьми

Если вы хотите поделиться документами со всей организацией, вы можете сделать это, используя папки с разрешениями. Можно увидеть или персонализированный. Чтобы поделиться документом с определенными людьми, просто добавьте их имена при отправке документа и выберите соответствующий уровень доступа.

Настройка конфиденциальности в каждом инструменте Office

Каждое приложение в пакете Office позволяет вам настраивать определенные параметры конфиденциальности, которые стоит изучить:

В Word, Excel и PowerPoint

• Изменить автора и контактную информацию с предпочтения каждой программы.
• Активируйте опцию удалить личную информацию при сохранении чтобы избежать обмена метаданными в ваших файлах.
• Отключите отслеживание недавно использованных документов (Файл > Настройки > Общие), чтобы скрыть список открытых документов.

В перспективе

• Конфиденциальность электронных писем и других данных также можно повысить, создав отдельные учетные записи пользователей на общих компьютерах и управляя личной информацией, связанной с профилем.
• В разделе «Контакты» вы можете редактировать личную информацию, связанную с сообщениями, и управлять тем, какую информацию вы хотите отображать.

Как максимально эффективно использовать Центр доверия

Центр управления безопасностью — это средоточие всех параметров безопасности и конфиденциальности в Office. Он позволяет не только настраивать общие параметры, но и управлять безопасностью документов, включать или блокировать макросы, выбирать включенные онлайн-сервисы и определять пользовательский интерфейс служб Microsoft.

Основные моменты центра доверия

• Параметры конфиденциальности: Здесь вы можете выбрать, хотите ли вы участвовать в улучшениях, отправляя анонимные данные, разрешить расширенную диагностику или ограничить подключение к онлайн-сервисам.
• безопасность файлов: Решите, хотите ли вы получать оповещения при открытии документов с подозрительными ссылками или контролировать скрытую маркировку файлов.
• Участвуйте в улучшении Office: Вы можете включить или отключить автоматический сбор данных для разработки и улучшения пакета. Microsoft ясно дает понять, что это анонимная информация, которая не используется в рекламных или коммерческих целях, но у вас всегда есть возможность согласиться или отказаться от ее использования.

Управление конфиденциальностью из вашей учетной записи Microsoft

Настройки конфиденциальности вашей учетной записи Microsoft влияют на все используемые вами приложения и службы, включая Office. Из портала конфиденциальности аккаунта ( https://account.microsoft.com/privacy ) Вы можете получить доступ ко всем централизованным элементам управления, просматривать всю свою деятельность и изменять сбор и хранение данных.

Основные возможности учетной записи Microsoft

• История местоположения: Здесь хранится информация о местах, из которых вы получали доступ к услугам или использовали их. Вы можете просмотреть, загрузить или удалить эти данные в любое время. Чтобы предотвратить сбор данных о местоположении, отключите службы определения местоположения на вашем устройстве или отзовите разрешения у мобильных приложений.
• История просмотров и поиска: История посещенных страниц (в основном в Microsoft Edge) и поисковые запросы Bing также сохраняются. Вы можете управлять им и удалять его в разделе «Конфиденциальность», хотя в случае Bing, к сожалению, нет возможности отключить автоматический сбор; Удалять историю вручную можно только периодически.
• История использованных приложений и услуг: Microsoft хранит записи о приложениях и службах, которые вы используете, как на Windows, так и на Mac. Xbox или мобильные телефоны. Вы не можете отключить сбор базовых диагностических данных, но можете очистить историю в настройках.
• Отключите персонализированную рекламу: Microsoft использует собранные данные для показа вам персонализированной рекламы в своих сервисах. Эту функцию можно отключить на панели управления конфиденциальностью в Интернете, что ограничит персонализацию рекламы на всех устройствах и в приложениях.
• Управление приложениями и играми с доступом к вашей учетной записи: Вы можете просмотреть приложения и игры, которые запросили доступ к вашим данным, и легко отозвать разрешения в специальном разделе управления согласием.
• Изменить личную информацию: Обновите или удалите свою личную информацию, такую ​​как имя, адрес электронной почты или номер телефона, из профиля вашей учетной записи Microsoft.
• Двухэтапная проверка: Хотя это скорее вопрос безопасности, чем строгой конфиденциальности, включение двухэтапной проверки добавляет дополнительный уровень защиты ваших данных, затрудняя несанкционированный доступ к вашей информации.

Теме статьи:

Учебник по установке и управлению надстройками в Microsoft Office

Исаак

Страстный писатель о мире байтов и технологий в целом. Мне нравится делиться своими знаниями в письменной форме, и именно этим я и займусь в этом блоге: покажу вам все самое интересное о гаджетах, программном обеспечении, оборудовании, технологических тенденциях и многом другом. Моя цель — помочь вам ориентироваться в цифровом мире простым и интересным способом.