Использование меток и цветов в проводнике Windows 11

Где была та фотография кота или скриншот предмета мебели, который вы хотели купить? Каждый день мы генерируем множество файлов, и без хорошей организации поиск нужной информации становится настоящей проблемой.Да, папки помогают, но их не всегда достаточно или они не всегда быстры, когда объем данных растет.

Windows 11 предлагает несколько способов организации и ускорения поиска: Метки (метаданные) для поддерживаемых файлов, видимые цвета папок/записей с инструментами или значками, а также метки конфиденциальности с Microsoft PurviewИх сочетание позволяет вам быстрее находить то, что вам нужно, фильтровать данные по категориям и, если вы работаете в бизнесе, защищать конфиденциальную информацию без лишних хлопот.

Что такое этикетки и почему их стоит использовать?

Теги — это ключевые слова, которые хранятся в метаданных файла. Проводник файлов может отображать, сортировать и искать их. Таким образом, даже если вы не помните имя файла, вы можете найти его по теме, клиенту, событию или любому другому удобному для вас критерию.

Не все форматы поддерживают традиционные теги метаданных., но в Windows 11 они работают с документами из Microsoft Office, с популярными форматами изображений (такими как .jpg/.jpeg и другими), с PDF и даже с некоторыми файлами, такими как ISO, где Windows отображает поля на вкладке «Подробности». Кроме того, в корпоративной среде Метки конфиденциальности Microsoft Purview добавить классификацию и защиту, которые передаются вместе с файлом.

благодать в том, что Маркировка один раз сэкономит вам время навсегда: Вы сможете быстрее находить все необходимое и сможете группировать данные по тегам или фильтровать их в представлениях проводника, не полагаясь так сильно на глубокие пути к папкам.

Другим направлением организации является цвет. Хотя Explorer изначально не раскрашивает папки, вы можете изменить значки на желтый/синий/серый варианты и с помощью таких инструментов, как Q-Dir, применять полезные цветовые фильтры для быстрого просмотра.

Если вы работаете с конфиденциальными данными, Метки чувствительности Purview Они позволяют вам применять разрешения, сроки действия и шифрование из Explorer, сохраняя контроль даже за пределами вашей организации.

Как добавлять метки к файлам в Windows 11

Вы можете пометить из проводника несколькими способами: с помощью свойств, с помощью панели сведений или даже во время сохранения в приложениях Microsoft 365 в качестве WordЧтобы сэкономить время, вы можете пометить сразу несколько файлов, если формат это поддерживает.

Вариант 1: Свойства файла в Проводнике

1. Откройте проводник из панели задач или меню «Пуск».
2. Выберите один или несколько совместимых файлов которые вы хотите пометить (документы Office, изображения .jpg/.jpeg/.png, PDF, ISO и т. д.).
3. Щелкните правой кнопкой мыши > Свойства и перейдите на вкладку «Подробности».
4. Найдите поле «Метки»., напишите одно или несколько слов, разделенных запятыми, в соответствии с вашими критериями.
5. Применить и принять изменения чтобы теги сохранялись в метаданных.

Когда вы снова увидите эти файлы в Проводнике, вы можете добавить столбец «Метки» в подробном представлении, чтобы сразу увидеть, какое ключевое слово имеется у каждого из них.

Вариант 2: Панель подробностей

1. В проводнике выберите Вид > Показать > Панель сведений. чтобы открыть информационную колонку справа.
2. При выборе совместимого файла вы увидите поле «Теги». можно редактировать непосредственно на этой панели.
3. Добавить или удалить теги и сохраните изменения, чтобы они отразились без открытия окна «Свойства».

Этот маршрут очень удобен, потому что позволяет редактировать метки «на лету» при просмотре папки или результатов поиска.

Вариант 3: При сохранении из Microsoft Office

Если вы работаете с Word, Excel или PowerPoint, Вы можете ввести теги при сохранении файла.В диалоговом окне сохранения, помимо имени, типа и расположения, вы увидите возможность добавить теги. Даже если название документа не содержит определённых слов, Эти метки облегчат поиск в дальнейшем..

Организация, сортировка и поиск файлов по тегам

Как только ваш материал будет промаркирован, Пришло время максимально эффективно использовать режим обозревателя.В параметрах столбцов активируйте Теги, чтобы просмотреть их; оттуда вы можете сортировать по алфавиту и, что самое важное, группировать по тегам, чтобы все было в легко видимых блоках.

В папках с большим количеством записей, Заголовок «Теги» позволит вам фильтровать Быстро сортируйте по определённым значениям или исключайте ненужное. Это способ «создавать категории» без физического перемещения файлов между папками.

Встроенный поиск Explorer также имеет следующие преимущества: результаты показывают дополнительный столбец с метками, чтобы вы могли быстро определить, какие элементы относятся к каждой категории, и решить, как их фильтровать.

Если вам удобнее использовать дополнительный контекст, включает панель сведений чтобы увидеть атрибуты, дату, размеры (на изображениях) и, конечно, теги, примененные к каждому файлу.

В качестве хорошей практики, используйте несколько меток, но они должны быть последовательнымиИногда можно использовать год, регион и клиента: «2025, Маркетинг, КлиентX». Так вы избежите дубликатов, таких как «счет» и «счета-фактуры», которые размывают результаты.

Изменить цвет папок с помощью системных значков

Хотя Windows 11 не имеет стандартной функции «окрашивания» папок, Да, вы можете изменить их значок, чтобы визуально их различать.Система включает в себя желтый, синий и серый варианты, а также вы можете выбрать любой другой значок по своему усмотрению.

1. Щелкните правой кнопкой мыши по папке. (собственный или ярлык; ярлык отмечен маленькой стрелкой).
2. Если это ярлык, перейдите к Вкладка «Ярлык» > Изменить значок. Если это обычная папка, перейдите в Вкладка «Настройка» > Изменить значок.
3. Найдите и вставьте путь c:\\WINDOWS\\system32\\imageres.dll для просмотра галереи системных значков.
4. Выберите синий, серый или любой другой значок, который вам больше нравится., примените и примите. Если обновление не произошло мгновенно, нажмите F5 для обновления.

Этот трюк очень практичен, если вы хотите цветовое кодирование трех уровней или состояний (например, серый «файл», желтый «активный», синий «приоритетный») без установки чего-либо еще.

Применяйте цветовые фильтры с помощью Q-Dir для более быстрой навигации

Если вам нужно сделать еще один шаг, Q-Dir — альтернативный браузер, позволяющий использовать цветовые фильтры. Для визуального выделения папок и файлов. Он не заменяет метки, а дополняет их очень понятными визуальными подсказками.

В Q-Dir найдите опцию Меню > Дополнительно > Вид дерева > Использовать цветовые фильтрыОтсюда вы можете активировать цвета по типу, статусу или определенным вами критериям, а также настраивать палитры в соответствии со своим процессом.

Для чего это используется на практике? Полезные сценарии, в которых используются фильтры:

• Управление проектом: синий — завершено, желтый — в процессе выполнения, красный — срочно.
• Командная работа: Назначьте каждому человеку определенный цвет, чтобы можно было сразу распознавать его обязанности.
• личная организация: счета — красным, личные документы — синим, а работа — зеленым.
• Отчеты по периодам: разных цветов на протяжении недель или месяцев и находить их за считанные секунды.

Хотя проводник Windows не содержит собственных цветовых фильтров, Такие инструменты, как Q-Dir, работают в Windows 7, 8.1, 10 и 11, и они имеют значение, когда вы работаете с тысячами файлов каждый день.

Метки чувствительности и защиты с Microsoft Purview

В профессиональной или образовательной среде, Microsoft Purview Information Protection добавляет классификацию и шифрование прямо из ExplorerВ отличие от «классических» меток, эти метки конфиденциальности могут применять разрешения, контролировать доступ и записывать обоснования для понижения уровня доступа.

Применить метку чувствительности из Explorer

1. Открыть проводник (значок на панели задач, в меню «Пуск» или на клавише с логотипом Windows).
2. Щелкните правой кнопкой мыши по файлу, выберите несколько элементов или папку. которые вы хотите защитить и выбрать Применить метку конфиденциальности с помощью Microsoft Purview.
3. В коробке этикетировщика, выберите метку, определенную вашей организацией (так же, как в Office).
4. Если ваш администратор это разрешит, выберите «Защитить с помощью пользовательских разрешений» для настройки доступа и срока действия.
5. Нажмите Применить и дождитесь сообщения «Задание завершено», затем закройте.

С этого момента, Этикетка и защита путешествуют вместе с файлом; если вы отправите его по почте или скопируете в другое место, правила все равно будут действовать.

Доступные разрешения и опции

• Выберите разрешения: Назначьте уровни, такие как «Читатель», «Рецензент», «Соавтор», «Совладелец» или «Только я». Для типов без поддержки незащищённых тегов применяется следующее: общая защита который аутентифицирует пользователя и соблюдает разрешения на просмотр, редактирование, сохранение как, печать и копирование.
• Выберите пользователей, группы или организации: определить получателей почты (например, [электронная почта защищена]), списки рассылки или целые домены (contoso.com).
• Срок действия доступа истекает: Установите дату, после которой получатели не смогут открыть файл; как владелец зашифрованного файла, вы всегда сможете открыть оригинал.

В некоторых случаях При применении защиты расширение меняется И вы увидите значок замка. Например, «capture.png» может превратиться в «capture.ppng».

Просмотр и изменение метки/защиты

1. Щелкните правой кнопкой мыши > Применить метку конфиденциальности с помощью Microsoft Purview об элементе.
2. Выберите «Просмотр разрешений» для просмотра владельца, примененного тега и активных разрешений.

Если вам нужно отрегулировать уровень, запустите мастер еще раз и выберите другую метку или изменить выбранный вами уровень защиты. При понижении уровня защиты (например, с «Высокая конфиденциальность» до «Конфиденциально») вас могут попросить указать причину.

Удалить этикетку или защиту

1. Выберите файл(ы) или папку, щелкните правой кнопкой мыши и снова войдите в тегер.
2. Удалить ярлык (если была применена защита, она будет автоматически снята) или снимите флажок Защитите с помощью пользовательских разрешений.
3. Применять и все; результат будет отображен, когда работа будет завершена.

Если вы просто хотите изменить метку или разрешения, нет необходимости сначала удалять; напрямую применяет новые настройки.

Поддерживаемые типы файлов для маркировки и защиты

В традиционной части метаданных, Windows отображает поле «Метки» в нескольких форматах (Изображения Office, .jpg/.jpeg/.png, PDF, ISO в определённых контекстах). Microsoft Purview также предлагает расширенную поддержку для маркировки и/или защиты:

• PDF: . Pdf
• Проект Майкрософт: .mpp, .mpt
• Издатель: .паб
• XPS: .xps, .oxps
• Изображения: .jpg, .jpe, .jpeg, .jif, .jfif, .jfi, .png, .tif, .tiff
• Обзор дизайна Autodesk: .dwfx
• Adobe Photoshop: .psd
• Цифровой негатив: .dng
• Microsoft Office (включая 97-2003 и OOXML): .doc, .docm, .docx, .dot, .dotm, .dotx, .potm, .potx, .pps, .ppsm, .ppsx, .ppt, .pptm, .pptx, .vdw, .vsd, .vsdm, .vsdx, .vss, .vssm, .vst, .vstm, .vssx, .vst, .xls, .xlsb, .xlt, .xlsm, .xlsx, .xltm, .xltx

Обратите внимание, что Некоторые метки отображаются только при активации защиты.Например, метку «Общее» (незащищённый) можно применить к файлу «sales.pdf», но не к «sales.txt». Однако метку «Конфиденциально \ Всем сотрудникам» (защищённый) можно применить как к файлу «sales.pdf», так и к файлу «sales.txt».