- Stăpâniți zonele de imprimare, marginile, orientarea și dimensiunea hârtiei pentru a evita tăieturile.
- Folosește scalarea corectă (1x1, coloane sau rânduri) și validează întotdeauna în previzualizare.
- Diferențe cheie între Excel web și Google Foi de calcul: selectarea paginilor, limite și numerotare.
- Opțiuni pentru imprimarea mai multor foi/cărți, tabele specifice și generarea de PDF curatat.
Stăpânirea imprimării în Excel nu înseamnă doar să apeși pe un buton și să-ți încrucișezi degetele; atunci când foaia este plină de date, orice margini plasate greșit, orientare necorespunzătoare sau scară incorectă poate strica rezultatul. Dacă ați întâlnit tabele sparte, pagini care nu se potrivesc sau salturi ciudate, iată cum să le evitați pas cu pas.
În acest ghid cuprinzător și practic, am compilat elementele esențiale pentru imprimarea din Excel (desktop și web) și Foi de calcul Google. Veți învăța cum să pregătiți foaia, definirea zonelor de imprimare, ajustarea marginilor și a orientării, scalați la o pagină, imprimați doar o selecție sau un tabel specific, imprimați mai multe foi sau registre de lucru simultan și chiar ce modificări se produc în Excel pentru web. În plus, adăugăm sfaturi despre calitate, economisirea cernelii și cum să generați un PDF curat.
Setări de bază înainte de imprimare în Excel
Înainte de imprimare, merită să vă acordați un minut de pregătire. În Excel pentru desktop, cea mai rapidă modalitate de a accesa previzualizarea și opțiunile este Fișier > Imprimare (sau Ctrl+P), unde interfața se deschide cu previzualizarea în dreapta și setările în stânga. Acolo puteți alege imprimanta, copiile și puteți verifica cum va arăta pagina.
Pentru a regla fin designul, accesați Aspect pagină sau Proprietăți imprimare: orientare (portret/peisaj), dimensiunea hârtiei și marginileMarginile „Normale” sau „Înguste” funcționează bine în funcție de conținut; dacă trebuie să ajustați fin setările, utilizați Margini personalizate pentru a reduce dimensiunea fiecărei părți la milimetri.
Orientarea este esențială: dacă placa ta este lată, orientare orizontală Acest lucru va preveni tăieturile; dacă este mai înalt decât lățime, verticala va fi mai lizibilă. Schimbați opțiunea din Aspect pagină > Orientare și verificați previzualizarea pentru a vă asigura că nu există coloane suspendate.
Dacă vrei ca totul să încapă pe o singură foaie, verifică scalarea. În Excel poți selecta Fit sheet pe o pagină„, „Potriviți toate coloanele pe o singură pagină” sau „Potriviți toate rândurile pe o singură pagină”Fiecare opțiune se comprimă diferit; controlează dimensiunea textului astfel încât să nu pară microscopic.
Un obicei bun este să definiți exact zona de imprimare atunci când nu doriți să imprimați întreaga foaie. Selectați intervalul și accesați Aspect pagină > Zonă de imprimare > Setare zonă de imprimareÎn acest fel, evitați marginile incomode sau spațiile albe inutile.
Imprimați mai multe coli și cărți simultan
Dacă trebuie să extrageți mai multe file din același fișier, nu trebuie să o faceți pe rând. În registrul de lucru Excel, selectați toate foile de imprimat (Ctrl+clic pe file) și deschideți Fișier > Imprimare. În acest fel, foile active sunt trimise împreună la imprimantă într-un singur lot.
Ce se întâmplă dacă trebuie să imprimați mai multe cărți în același timp? Este posibil dacă ai pus toate fișierele în același folderDin Excel, accesați Fișier > Deschidere, țineți apăsată tasta Ctrl și selectați fiecare registru de lucru pe care doriți să îl imprimați, apoi alegeți Imprimare. Aceasta este o comandă rapidă perfectă pentru rapoartele lunare sau seriile de rapoarte.
Când imprimați o combinație de foi, verificați previzualizarea pentru a vedea dacă a mai rămas vreuna dintre ele. scară sau orientare diferităÎn aceste cazuri, unificați parametrii de bază (orientare, dimensiunea hârtiei și scalare) înainte de a trimite lotul la imprimantă.
Dacă sunteți interesat să salvați totul într-un fișier în loc să îl salvați direct pe hârtie, puteți alege să generați un fișier de ieșire. În coada de imprimare, alegeți Imprimantă > Imprimare în fișier, apăsați Imprimare și introduceți numele fișierului când vi se solicită. Acest lucru este util pentru procesele interne de revizuire sau arhivare.
Imprimați întreaga foaie, doar o parte din ea sau un anumit tabel
Când nu aveți nevoie de întregul registru de lucru, Excel vă permite să reglați exact ce va ajunge la imprimantă. În panoul de imprimare, puteți alege între Selecție, Foi active, Întregul registru de lucru sau TabelAjustați această opțiune în funcție de obiectivul dvs. pentru a evita risipa de hârtie.
Pentru a imprima doar un interval, selectați mai întâi celulele și, în Fișier > Imprimare, alegeți Selectarea tipăririiVerificați previzualizarea: Dacă decuparea nu este așa cum v-ați dorit, închideți previzualizarea, ajustați intervalul și repetați. Este cea mai clară modalitate de a obține doar detaliile importante.
Lucrezi cu tabele Excel (Inserare > Tabel)? Dacă selectezi o celulă din tabel, o poți selecta la imprimare. „Imprimați tabelul selectat” în Setări. În acest fel, vezi doar tabelul respectiv, încadrat cu grijă și fără elemente externe.
În Excel pentru web, puteți imprima și o selecție sau întreaga foaie din Fișier > Imprimare > ImprimareDacă ați marcat celule și apoi v-ați răzgândit, schimbați opțiunile la „Întregul registru de lucru” înainte de a face clic pe butonul Imprimare; previzualizarea vă va arăta instantaneu cum va arăta.
Când tabelul sau intervalul este foarte mare, rețineți limitările: în Excel pentru web, se recomandă imprimarea unui tabel. dacă aveți mai puțin de 10.000 de celulePentru anunțuri mai mari, cel mai bine este să deschideți fișierul în aplicația desktop și să îl gestionați de acolo.
Previzualizare, zone de imprimare și scalare la o pagină
Previzualizarea este cel mai bun prieten al tău: deschide Fișier > Imprimare sau utilizați Ctrl+P pentru a vizualiza documentul așa cum va fi recepționat de imprimantă. Pe măsură ce aplicați modificări la orientare, margini sau scală, miniatura se actualizează, astfel încât să nu fie nevoie să fotografiați în întuneric.
Dacă setați o zonă de imprimare și apoi doriți să o modificați, pur și simplu selectați din nou celulele și repetați procesul. Aspect pagină > Zonă de imprimare > Setare zonă de imprimareFiecare selecție nouă o suprascrie pe cea anterioară, iar previzualizarea va confirma selecția.
Când există rânduri sau coloane ascunse, rețineți acest lucru: în Excel pentru web, ocultismul nu este tipăritDacă doriți să le includeți, afișați rândurile/coloanele respective înainte de imprimare. Veți observa acest lucru prin lipsa anteturilor sau prin liniile duble din etichete; selectați anteturile adiacente, faceți clic dreapta și alegeți Afișare.
Dacă registrul de lucru are foi ascunse, acestea nu vor apărea în rezultat până când nu le reafișați. Faceți clic dreapta pe orice filă și, dacă vedeți opțiunea Arata, înseamnă că există file ascunse; afișați-le, selectați-le pe cele de care aveți nevoie și imprimați din nou.
Pentru a încăpea pe o singură foaie, există mai multe tactici: „Potrivirea foii la o pagină” micșorează tot conținutul;Potriviți toate coloanele pe o singură pagină„compactă lățimea și distribuie rândurile pe mai multe pagini verticale; „Potriviți toate rândurile pe o singură pagină” face invers. Dacă niciuna dintre opțiuni nu face textul lizibil, personalizați scara cu un procent manual.
Alte câteva setări care fac diferența: dimensiunea corectă a hârtiei (de exemplu, A4) și margini. O margine îngustă vă oferă mai mult spațiu pentru date, dar aveți grijă să nu lăsați anteturile sau subsolurile prea aproape de margine; dacă aveți nevoie de precizie, utilizați Margini personalizate.
În setările de imprimare puteți alege, de asemenea, să imprimați pe o singură față sau pe ambele fețe. Modul de imprimare marginea lungă pregătește lectura ca pe o carte (întorcând paginile pe o parte), în timp ce margine scurtă Este în stil calendar (este întors cu susul în jos). Alegeți-l pe cel care se potrivește cel mai bine tipului de document.
Dacă imprimați mai multe copii ale unui document cu mai multe pagini, setați opțiunea la intercalatCu colaționare, imprimanta imprimă seturi complete 1-2-3, 1-2-3; fără colaționare, imprimă 1-1-1, 2-2-2, 3-3-3, ceea ce complică sortarea ulterioară.
Un detaliu important în Excel pentru Web: nu este posibil inserarea, vizualizarea sau imprimarea numerelor de pagină din browser. Dacă aveți nevoie de anteturi sau subsoluri numerotate, deschideți fișierul în aplicația desktop, adăugați numerele în Aspect pagină și imprimați de acolo.
Excel pentru Web și Foi de calcul Google: Diferențe și cum să imprimați corect
În Excel pentru Web, se recomandă Utilizați comanda Print din Excel și nu cel al browserului. Accesați Fișier > Imprimare > Imprimare și alegeți între Selecție curentă sau Întreaga carte. Orice modificare a selecției necesită închiderea previzualizării, ajustarea selecției și imprimarea din nou.
Dacă vrei să te asiguri că totul se potrivește, selectează scara corespunzătoare și confirmă cu miniatura de previzualizare. Chiar dacă conținutul se potrivește, dacă vezi că dimensiunea textului scade prea multPoate doriți să împărțiți raportul în mai multe pagini și să utilizați titluri repetate în partea de sus pentru a-l face mai ușor de citit.
În Foi de calcul Google, calea este similară: Fișier > Imprimare sau pictograma imprimantei. De acolo, alegeți dimensiunea hârtiei, orientarea, marginile și scalarea. Dacă doriți doar o regiune, selectați „Imprimați zona selectată”Dacă ești interesat să încadrezi totul pe o singură pagină, folosește opțiunea „Potrivire la pagină”.
Foliile de calcul vă permit să selectați ce foi să imprimați, să ajustați formatarea și alinierea și să vizualizați rezultatele în timp real. La fel ca în Excel, Pentru mesele foarte late, merită să treceți la orientarea orizontală. și comprimați coloanele cu moderație pentru a evita pierderea lizibilității.
Pentru a finaliza procesul cu un rezultat profesional, obișnuiește-te să folosești previzualizarea și să standardizezi setările: aceeași dimensiune a hârtiei, margini consecvente și o scală care nu sacrifică dimensiunea fontului. Coerența dintre frunze Îmbunătățește considerabil citirea atunci când imprimi o carte cu mai multe file.
Comenzi rapide și opțiuni utile: previzualizare, selecție rapidă și proprietăți
Comandă rapidă de la tastatură Ctrl+P deschide direct vizualizarea de imprimare cu miniatură în dreaptaEste cea mai rapidă metodă de a verifica rupturile, anteturile și întreruperile fără a părăsi foaia. Dacă ceva nu se potrivește, dați un pas înapoi, corectați-l și verificați din nou.
În panoul Imprimante, puteți schimba dispozitivul activ din meniul derulant „Imprimantă”. Dacă gestionați mai multe imprimante (de exemplu, color și monocrome), selectorul te scutește de venind și plecândÎn plus, butonul Proprietăți deschide opțiunile driverului specifice imprimantei (calitate, tavă, tip de hârtie).
Pentru tabele, este o idee bună să selectați întreaga structură înainte de imprimare. Faceți clic pe prima celulă, țineți apăsată tasta Shift și selectați ultima celulă pentru a o acoperi. toate coloanele și rândurile din tabel fără a derula prea mult. În acest fel, vă puteți asigura că nu tăiați accidental o coloană.
Când foaia are mai multe vizualizări sau filtre, acordați atenție la ceea ce este afișat pe ecran. Excel va imprima ceea ce este vizibil pe baza selecției și a zonei setate, deci dacă există coloane filtrate sau ascunse, verificați dacă doriți cu adevărat să le excludeți din lucrare sau dacă preferați să le afișați înainte de imprimare.
Calitate, economii și PDF: ultimele trucuri care fac diferența
Dacă documentul este destinat livrării sau arhivării, luați în considerare crearea unui PDF. În Excel pe desktop, puteți utiliza Fișier > Salvare ca sau Exportați în PDF După configurarea lucrării de imprimare (orientare, margini, scară și suprafață), veți obține un fișier fidel, ușor de partajat, care nu se rupe la deschidere.
În Foi de calcul Google este și mai simplu: Fișier > Descărcare > PDF. Panoul de setări este foarte similar cu panoul de imprimare, așa că puteți reutilizați aceleași setări pentru a obține un PDF curat din prima încercare.
Dacă aveți nevoie de un fișier de imprimare intermediar în loc de hârtie, selectați opțiunea Imprimare în fișier În lista de imprimante, faceți clic pe Imprimare și denumiți-o când vi se solicită. În acest fel, puteți păstra exact ceea ce ați fi trimis la imprimantă.
Pentru a îmbunătăți calitatea fără a crește costul, setați modul de imprimare la „Ciornă” la imprimare. vrei doar teste rapide și rezervați o calitate înaltă pentru versiunea finală. Alegerea unei hârtie potrivite pentru documentul dvs. (de exemplu, hârtie standard pentru tabele și hârtie mai groasă pentru prezentări) îmbunătățește considerabil senzația la atingere și lizibilitatea.
Dacă imprimați frecvent, luați în considerare utilizarea de consumabile fiabile și compatibile și controlați culoarea doar atunci când aceasta adaugă valoare. Pentru rapoarte pur numerice, monocrom cu contrast bun este de obicei suficient și mai economic.
Există servicii de imprimare online care vă permit să încărcați PDF-ul, să alegeți tipul de hârtie (color sau alb-negru) și finisajul. Acestea sunt utile atunci când nu ai o imprimantă la îndemână Sau aveți nevoie de tiraje de dimensiuni medii cu o calitate constantă; pregătirea corectă a fișierului (margini, scară, orientare) va asigura un rezultat impecabil.
Cu toate cele de mai sus, aveți deja ingredientele pentru a imprima fără probleme: pregătiți foaia, definiți zona, ajustați marginile și orientarea, decideți dacă scalați la o pagină sau întindeți-o pe mai multe, utilizați previzualizarea pentru validare și, când este momentul, convertiți în PDF sau fișier pentru a păstra originalul perfect pentru partajare sau imprimare.
Imprimarea foilor de calcul devine mai ușoară odată ce intri în rutină: previzualizare, parametri clari și consecvență între foi. Ajustarea selecției, scalării și marginilor, Veți obține rezultate curate, lizibile și profesionale atât în Excel (desktop și web) cât și în Google Sheets, fără surprize sau pagini „mușcate”.
Scriitor pasionat despre lumea octeților și a tehnologiei în general. Îmi place să îmi împărtășesc cunoștințele prin scriere și asta voi face în acest blog, să vă arăt toate cele mai interesante lucruri despre gadgeturi, software, hardware, tendințe tehnologice și multe altele. Scopul meu este să vă ajut să navigați în lumea digitală într-un mod simplu și distractiv.