Cum să curățați datele duplicate din bazele de date pas cu pas

Când lucrezi cu baze de date, Spreadsheets sau sisteme informatice, Datele duplicate pot deveni o adevărată bătaie de capÎnregistrările repetate, numele scrise în mii de moduri diferite, datele formatate greșit sau spațiile suplimentare fac ca analizele să fie nesigure și vă pierd timpul verificând manual ce v-ar putea ajuta sistemul să curățați în câteva secunde.

Vestea bună este că există Instrumente puternice pentru localizarea, evidențierea și eliminarea datelor duplicate atât în ​​Excel, cât și Google Foi ca în baze de date SQL sau instrumente de gestionare bibliografică. Înțelegerea modului în care funcționează, a diferențelor dintre ele și a riscurilor pe care le prezintă (cum ar fi ștergerea informațiilor pe care le-ați putea rata ulterior) este esențială pentru a vă păstra datele organizate și pentru a le putea analiza cu liniște sufletească.

De ce apar datele duplicate și de ce reprezintă o problemă?

In practica, Duplicatele apar din cauza erorilor umane, a importurilor repetate sau a sistemelor slab coordonate.Formularele trimise de două ori, fișierele combinate fără o curățare prealabilă sau integrările între aplicații care nu validează corect informațiile sunt terenul perfect pentru ca sistemul dumneavoastră să se umple cu înregistrări duplicate.

Pe lângă duplicatele evidente, veți găsi mici variații care reprezintă de fapt aceleași dateNume cu majuscule și minuscule mixte, spații suplimentare, abrevieri diferite sau date cu formate diferite pe care sistemul nu le recunoaște ca fiind identice, chiar dacă este evident pentru o persoană că se referă la același lucru.

Impactul este semnificativ: Statisticile sunt distorsionate; numărul de clienți sau pacienți este umflat.În campaniile de e-mail, e-mailurile sunt repetate, facturile sunt duplicate sau numărul de comenzi este supraestimat. Acest lucru poate duce la decizii greșite, costuri suplimentare și o lipsă semnificativă de încredere în calitatea datelor.

Prin urmare, înainte de a te apuca de crearea de tablouri de bord sau analize avansate, merită să investești timp într-un... Instrument excelent de curățare a datelor pentru detectarea și corectarea inconsecvențelorEliminarea duplicatelor este o parte centrală a acestui proces, dar nu singura: trebuie, de asemenea, să omogenizează textul, eliminați spațiile ciudate și normalizați datele.

Detectarea și evidențierea datelor duplicate în foile de calcul

Instrumente precum Excel oferă funcții foarte convenabile pentru pentru a identifica rapid ce valori se repetă într-un interval de celuleÎnainte de a șterge ceva, este recomandabil să folosești un format vizual care să te ajute să revizuiești și să decizi cu calm ce vrei să păstrezi.

O modalitate foarte comună de a începe este prin... Formatare condiționată pentru evidențierea valorilor care apar de mai multe oriÎn acest fel, nu modifici conținutul celulelor, ci pur și simplu le marchezi pentru a le putea analiza.

Fluxul de lucru tipic implică mai întâi selectarea celulelor care urmează să fie revizuite și apoi aplicarea unui Regulă de formatare condiționată care marchează duplicatele cu o culoare de fundal sau un font diferitAcest lucru vă permite să identificați tipare: de exemplu, să vedeți dacă o persoană apare de mai multe ori într-o listă de clienți sau dacă anumite coduri de produs au fost înregistrate de mai multe ori.

În plus, puteți combina această evidențiere automată cu filtre din foaia de calcul pentru a Vizualizați doar rândurile afectate de duplicate și examinați-le unul câte unul.Acest lucru vă oferă control și reduce riscul de a șterge accidental informații importante.

Eliminați în siguranță valorile duplicate în Excel

După ce ți-ai clarificat care repetiții sunt inutile, Excel include o funcție specifică numită „Eliminați duplicatele” care șterge definitiv rândurile repetateAici trebuie să fii atent, deoarece ceea ce ștergi nu se recuperează ușor dacă nu ai salvat o copie.

Înainte de a rula acest instrument, este foarte recomandat Copiați intervalul de date original într-o altă foaie sau fișier de rezervăÎn acest fel, dacă curățarea produce un rezultat neașteptat, puteți revizui ce ați eliminat și recupera informațiile fără probleme.

Procedura se bazează pe selectarea intervalului de celule pe care doriți să le curățați și apoi indicarea coloanelor în care valorile ar trebui comparate pentru a decide dacă un rând este duplicat. Dacă selectați mai multe coloane, numai rândul a cărui combinație completă corespunde cu un alt rând va fi considerat duplicat.ceea ce este foarte util atunci când se lucrează cu date complexe.

La confirmarea operației, Excel elimină rândurile suplimentare și Vă arată un rezumat al numărului de duplicate șterse și al numărului de înregistrări unice rămase.Acest scurt raport vă ajută să validați dacă rezultatele corespund cu ceea ce vă așteptați când ați început curățarea.

Trebuie avut în vedere că Filtrarea valorilor unice nu este același lucru cu eliminarea duplicatelor.Când filtrați, rândurile duplicate sunt ascunse doar temporar, dar rămân acolo; eliminarea duplicatelor le șterge complet. De aceea, începerea cu un filtru unic sau o formatare condiționată este o strategie mai prudentă.

Criterii pentru a considera o valoare ca fiind duplicată

Când instrumentele de calcul tabelar compară duplicatele, Ei fac acest lucru pe baza a ceea ce se vede efectiv în celulă, nu pe baza valorii interpretate subiacente.Asta are niște consecințe curioase pe care trebuie să le știi ca să nu ai parte de surprize.

De exemplu, două date care reprezintă aceeași zi pot să nu fie considerate duplicate dacă Unul este scris ca „08/03/2006”, iar celălalt ca „8 martie 2006”.deoarece conținutul textului este diferit chiar dacă sensul este identic. Același lucru se poate întâmpla și cu nume și șiruri de caractere cu spații sau majuscule diferite.

În mod similar, un număr stocat ca text și același număr în format numeric Acestea pot fi tratate ca valori diferite. De aceea este atât de important să normalizați formatele înainte de a încerca să ștergeți rândurile duplicate în masă.

Înainte de a efectua o curățare agresivă, merită mai întâi să filtrați pentru valori unice sau să utilizați formatarea condiționată pentru confirmare. că criteriul de comparație funcționează așa cum creziStabilirea acestor reguli ale jocului de la început previne pierderea datelor valide sau lăsarea unor duplicate deghizate.

Funcții text în foile de calcul pentru curățarea datelor murdare

O mare parte a problemelor cu duplicatele nu provine din repetarea exactă a aceleiași valori, ci din faptul că Aceleași informații sunt scrise în moduri ușor diferiteAici intră în joc funcțiile text din Excel sau Google Sheets pentru a standardiza și a pregăti terenul înainte de eliminarea repetițiilor.

Este foarte frecvent să găsești coloane în care unele nume sunt scrise cu majuscule, altele cu minuscule și altele amestecate aleatoriu. Pentru a le unifica, ai funcții care Convertesc totul în litere mici, totul în litere mari sau scriu cu majusculă doar prima literă a fiecărui cuvânt.Aceasta asigură că „ANA PÉREZ”, „ana pérez” și „Ana Pérez” sunt tratate în același mod.

Texte cu spații suplimentare, atât în ​​cadrul lanțului, cât și la începutul sau sfârșitul acestuiaO funcție specializată poate elimina spațiile suplimentare și poate lăsa doar un spațiu normal între cuvinte, eliminând astfel „Juan García” sau expresii similare care întrerup comparațiile.

Pentru datele strâns grupate, cum ar fi codurile combinate sau numele și prenumele din aceeași celulă, este util să se utilizeze funcțiile de extragere și unire. Puteți extrage o porțiune din text indicând din ce poziție și câte caractere doriți să extrageți sau să uniți mai multe șiruri de caractere într-unul singur pentru a reconstrui câmpuri mai coerente.

În cazul datelor, dacă acestea sosesc ca text cu stiluri diferite, este o idee bună să le transformați într-un format standard de dată bazat pe an, lună și ziÎn acest fel, foile de calcul le tratează ca date reale, le puteți sorta corect, iar comparațiile nu mai depind de aspectul vizual al celulei.

Filtrarea valorilor unice și eliminarea duplicatelor din foile de calcul

Pe lângă instrumentele de formatare și funcțiile de text, atât Excel, cât și Google Sheets permit Filtrare rapidă pentru a vedea doar valorile unice dintr-o coloană sau un set de coloaneAceasta este o modalitate foarte eficientă de a revizui rezultatele înainte de a lua decizii ireversibile.

În anumite medii, puteți utiliza opțiuni avansate de filtrare pentru a indica faptul că doriți să afișați doar rândurile cu valori unice într-una sau mai multe coloane specifice. Această filtrare nu șterge datele, ci pur și simplu ascunde temporar duplicatele., ceea ce o face un pas intermediar foarte prudent.

După ce ați confirmat că vizualizarea unică este cea care vă interesează, aveți comenzi specific pentru Eliminați duplicatele direct din meniurile de dateDe obicei, accesezi ceva de genul „Date > Eliminare duplicate”, unde alegi pe ce coloane să bazezi comparația.

O altă opțiune este utilizarea formatării condiționate pentru a evidenția atât duplicatele, cât și valorile unice, în funcție de nevoile dvs. De exemplu, puteți: Evidențiați cu o culoare strălucitoare rândurile care apar o singură dată și să analizeze dacă sunt înregistrări atipice, erori de încărcare sau pur și simplu cazuri rare care trebuie păstrate.

Dacă lucrați cu liste derulante sau cu validarea datelor, este foarte logic să le curățați și pe acestea. Puteți face acest lucru prin intermediul meniurilor de validare. definiți liste închise care împiedică introducerea variațiilor tipografice, reducând astfel apariția duplicatelor false care sunt de fapt doar greșeli de scriere.

Curățarea duplicatelor în bazele de date SQL cu SELECT DISTINCT

Când am trecut de la lumea foilor de calcul la lumea baze de dateAbordarea se schimbă ușor. În SQL, unul dintre primele instrumente pentru gestionarea informațiilor repetate este operatorul DISTINCT, care este utilizată împreună cu comanda SELECT pentru a returna rânduri fără duplicate în rezultatele unei interogări.

Ideea este simplă: atunci când construiți o instrucțiune SELECT, puteți adăuga cuvântul cheie DISTINCT pentru a indica faptul că Doriți o singură apariție a fiecărei combinații de valori în coloanele selectate. În acest fel, dacă același rând logic este repetat de mai multe ori în tabel, interogarea va returna o singură linie.

Este important să înțelegem că SELECT DISTINCT nu șterge nimic din baza de date: Afectează doar rezultatul pe care îl vedeți atunci când rulați interogarea.Informațiile originale rămân neschimbate în tabele, ceea ce este perfect pentru analiza exploratorie în care nu doriți încă să modificați datele.

În ceea ce privește sintaxa, modelul general constă în combinarea comenzii SELECT DISTINCT cu lista de coloane care vă interesează, urmată de clauza FROM pentru a indica tabelul și, opțional, o clauză WHERE pentru filtrarea după anumite condițiiÎn acest fel, puteți solicita, de exemplu, clienți unici dintr-o singură țară sau produse diferite dintr-o anumită categorie.

Această abordare este foarte utilă atunci când doriți să restrângeți rezultatele la intrări neduplicate, fie pentru Obțineți o listă de clienți fără duplicate din cauza comenzilor multiple, afișează o listă de coduri distincte de produs sau generează un număr de articole unice dintr-un set de date.

Diferențe între DISTINCT și alte metode de evitare a duplicatelor în SQL

Deși DISTINCT și UNIC pot suna similar, Nu joacă același rol în cadrul ecosistemului SQLDISTINCT acționează în interogările SELECT, afectând rândurile returnate; UNIQUE este de obicei legat de restricții în definiția tabelelor, indicând faptul că anumite câmpuri nu pot conține valori repetate.

În plus, în contexte cu cantități mari de date, utilizarea comenzii SELECT DISTINCT poate necesita multă performanță, deoarece Motorul bazei de date trebuie să compare toate coloanele selectate. pentru a determina care rânduri sunt identice. În tabelele mari sau în tabelele cu multe coloane, acest lucru poate deveni incomod.

Prin urmare, în unele cazuri merită să luați în considerare alternative. Una dintre cele mai comune este utilizarea GROUP BY pentru a grupa rândurile după una sau mai multe coloane și să aplice funcții de agregare (cum ar fi COUNT, MIN sau MAX) care permit rezumarea eficientă a datelor.

De asemenea, vă puteți baza pe clauze precum EXISTS pentru verifică dacă anumite valori sunt prezente într-un alt tabelAcest lucru evită unirea rândurilor duplicate inutile. Sau, puteți utiliza subinterogări cu clauze SELECT, FROM și WHERE bine definite pentru a specifica mai bine ce înregistrări doriți să recuperați.

Când doriți să numărați câte valori unice există într-o coloană, este obișnuit să combinați COUNT cu DISTINCT, astfel încât Obții direct numărul de elemente diferite. fără a fi nevoie să le verificați manual pe fiecare dintre ele.

Exemple practice: solicitări de la clienți și adrese fără duplicate

Imaginează-ți că lucrezi cu un tabel de comenzi în care fiecare rând reprezintă o achiziție efectuată. Este obișnuit ca Același client va apărea de mai multe ori dacă a plasat mai multe comenzi.Dacă vrei să vezi fiecare client o singură dată, SELECT DISTINCT este un instrument foarte ușor de utilizat.

În acest scenariu, ați construi o interogare care selectează coloanele de identificare a clientului (de exemplu, ID-ul și numele acestuia) și ați aplica DISTINCT la primiți o listă cu fiecare client o singură dată., deși tabelul original are zece ordine diferite.

Ceva similar se întâmplă dacă trebuie să vezi toate adrese unice de livrare la care au fost trimise produseleDacă fiecare comandă include o adresă, tabelul va fi plin de repetiții; totuși, cu DISTINCT în coloanele de adresă puteți genera o listă compactă de puncte de livrare.

Când doriți să vă concentrați pe clienții dintr-o anumită zonă, puteți adăuga o clauză WHERE pentru a indica, de exemplu, că Sunteți interesat doar de înregistrări dintr-o anumită țarăÎn acest fel, SELECT DISTINCT acționează asupra unui subset al tabelului și nu asupra tuturor datelor.

În domeniul sănătății sau al mediului academic, operatorul este, de asemenea, foarte practic pentru date de grup de la pacienți sau autori care apar de mai multe ori în diferite studii sau articole, afișând o singură intrare per entitate în scopuri de analiză.

Gestionarea referințelor duplicate în bazele de date bibliografice

În domeniul documentării științifice, bazele de date bibliografice oferă de obicei instrumente specifice pentru eliminarea referințelor duplicate Când efectuați căutări în diferite surse, acest lucru este esențial pentru a preveni ca recenziile literaturii dvs. să fie pline de articole duplicate.

În aceste sisteme, există de obicei o comandă „Eliminare duplicate” în meniul instrumente, care Analizează setul de rezultate și elimină automat referințele duplicate.Sistemul raportează de obicei câte elemente au fost șterse și câte au rămas în setul curent.

Pe multe platforme puteți configura, dintr-o secțiune de preferințe, acest lucru Eliminarea referințelor duplicate se face automat. de fiecare dată când efectuați o căutare nouă. Acest lucru economisește multă muncă manuală, deși este recomandabil să verificați periodic dacă criteriile duplicate sunt corecte.

Pe lângă ștergerea în bloc, aceste manageri vă permit să selectați manual anumite referințe pentru a decide dacă le păstrați sau le ștergeți. Această revizuire manuală este utilă atunci când sistemul nu este sigur dacă două înregistrări sunt de fapt același articol. sau dacă corespund unor versiuni diferite (de exemplu, preprint-uri și versiuni finale).

După eliminarea duplicatelor, setul de rezultate este actualizat și arată numărul redus de referințeAcest control numeric ajută la validarea faptului că depanarea a avut un efect și la documentarea procesului în rapoarte de căutare sau analize sistematice.