Cum să eviți sfârșiturile de pagină și formatarea neașteptată la lipirea textului în Word

Microsoft Word Este unul dintre cele mai utilizate instrumente din lume pentru scrierea documentelor, dar uneori ne poate juca feste, mai ales atunci când copiem și lipim text din alte surse. Mulți utilizatori sunt frustrați de faptul că, atunci când lipesc text străin, Word inserează text... sfârșituri de pagină neașteptate sau modifică formatul fără notificare prealabilă, generând confuzie și irosind timp în încercările de reorganizare a documentului.

În acest articol vom dezlega De ce Word inserează aceste sfârșituri de pagină sau formatează text în mod neașteptat atunci când lipiți conținut și, mai presus de toate, vă vom arăta toate opțiunile disponibile pentru a-l corecta sau evita din diferite versiuni ale programului. Cu explicații clare, pași detaliați și sfaturi pentru a menține controlul complet asupra documentelor dvs., veți descoperi că Nu este necesar să ne resemnăm cu acele schimbări automate care ne complică atât de des munca de zi cu zi..

De ce introduce Word sfârșituri de pagină când lipesc text?

Una dintre funcționalitățile automate ale Cuvânt este de a controla paginarea documentelor. În mod implicit, programul adaugă sfârșituri de pagină automate în partea de jos a fiecărei pagini pentru a menține textul organizat, dar când lipiți text, în special dintr-o altă sursă cu propriul format, puteți insera și sfârșituri de pagină manuale, sfârșiturile de secțiune sau chiar aspectul general al documentului pot fi modificate.

Principalele cauze ale acestui comportament Acestea sunt de obicei legate de:

• Formatul original al textului copiat (de exemplu, dintr-un alt document Word, pagini web, PDF-uri etc.)
• Existența sfârșituri de secțiune sau de pagină în conținutul lipit
• Preconfigurarea Word-ului în sine, în special în ceea ce privește paginarea și compatibilitatea dintre versiuni
• Prezența notelor de subsol sau a notelor finale în textul original

Cele mai frecvente simptome la lipirea textului în Word

Problema se poate manifesta în moduri diferite. simptomele cele mai frecvente sunet:

• Sfârșituri de pagină care apar în zone neașteptate ale documentului
• Paragrafe separate de contextul lor, pe pagini diferite
• Modificări ale formatării coloanelor, mai ales dacă textul original avea machete diferite
• Apar sfârșituri de secțiune în locul sfârșiturilor de pagină și invers
• Neconcordanțe atunci când există Note de subsol și sunt combinate cu secțiuni sau coloane noi

Acest comportament poate fi și mai confuz deoarece, conform Vizualizare Word În funcție de tipul de vizualizare utilizat (Aspect pagină imprimată, Normal, Vizualizare Web), este posibil să apară sau nu pauze, iar uneori acestea nu se afișează corect până când documentul nu este paginat, vizualizările nu sunt modificate sau nu se adaugă numere de pagină.

Cauze tehnice și modul în care sfârșiturile de pagină și formatarea le afectează

Originea acestor schimbări neașteptate constă în modul în care Word interpretează formatarea textului lipitDe exemplu, dacă inserați o sfârșire de secțiune continuă imediat după o notă de subsol (sau o notă de final) în document, Word poate crea automat o pagină suplimentară între diferitele secțiuni de text pentru a asigura o formatare consistentă a notei de subsol și a secțiunii.

Acest lucru se datorează faptului că Word nu permite ca două secțiuni diferite ale documentului să aibă aceeași pagină când sunt implicate note de subsol. Dacă modificați și numărul de coloane la mijlocul paginii (de exemplu, o coloană în sus și două coloane în jos), Word poate genera automat o pagină nouă pentru a împărți corect textul și notele de subsol.

Las versiuni mai vechi de Word Versiunile (Word 2002, 2003) și mai recente (cum ar fi Word 2007 și următoarele) gestionează această compatibilitate în mod diferit și permit unele ajustări pentru a evita aceste probleme, așa cum vom vedea mai târziu.

Opțiuni de paginare și formatare: Cum să controlați pauzele automate

Cuvântul include diferite opțiuni avansate pentru controlul paginației și formatării de paragrafe și pagini, din meniul de setări pentru paragrafe. Unele dintre aceste opțiuni sunt concepute pentru:

• Împiedicați separarea paragrafelor sau a rândurilor pe pagini diferite
• Prevenirea apariției liniilor de văduve și orfane
• Controlul aspectului cratimelor sau al numerelor de linie
• Forțați apariția unei sfârșituri de pagină înaintea unui anumit paragraf

Mai jos, am detaliat câteva dintre cele mai utile setări, organizate după funcționalitate, astfel încât să le puteți aplica pas cu pas documentului dvs. și să păstrați controlul asupra paginației.

Păstrați rândurile unui paragraf împreună pe aceeași pagină

1. Selectați paragrafele unde doriți ca toate liniile să fie întotdeauna pe aceeași pagină sau coloană.
2. Tab Pagina principala În Word, faceți clic pe pictogramă pentru a deschide caseta de dialog paragraf.
3. Accesați fila Rânduri și întreruperi de pagină.
4. Bifați opțiunea Păstrați liniile împreună în secțiunea de paginare.
5. presa accepta pentru a aplica modificarea.

Această setare va împiedica textul aceluiași paragraf este împărțit între două pagini, lucru esențial atunci când vrei să menții coerența vizuală sau să previi separarea titlurilor de conținut.

Păstrați paragrafele împreună pe o pagină sau coloană

1. Selectați paragrafele pe care doriți să le păstrați împreună (de exemplu, titlul și primul paragraf).
2. Mergeți la Pagina principala și deschide caseta de dialog paragraf.
3. Intrați Rânduri și întreruperi de pagină.
4. Bifați opțiunea Rețineți următoareleÎn acest fel, Word va încerca să păstreze ambele paragrafe pe aceeași pagină.
5. Faceți clic pe accepta.

Această funcție este foarte util pentru a evita izolarea anteturilor la sfârșitul unei pagini, iar conținutul său începe pe următoarea.

Introduceți întotdeauna o întrerupere de pagină înaintea unui paragraf

1. Selectați paragraful că vrei să încep mereu o pagină nouă.
2. Deschideți dialogul paragraf din filă Pagina principala.
3. Intră în filă Rânduri și întreruperi de pagină.
4. Activați opțiunea Sfârșit de pagină înainte.
5. Confirmați setările făcând clic accepta.

În acest fel, vă puteți asigura că anumite secțiuni sau capitole importante încep întotdeauna pe o pagină nouă, așa cum este cazul rapoartelor sau lucrărilor academice.

Controlează văduvele și orfanii în paragrafe

1. Selectați paragrafele unde doriți să evitați izolarea unei singure linii pe o altă pagină sau coloană.
2. Tab Pagina principala, deschide caseta de dialog paragraf.
3. Deschide fila Rânduri și întreruperi de pagină.
4. Activați opțiunea Controlul liniilor văduve și orfane.
5. Faceți clic pe accepta.

acest previne prima sau ultima linie partea unui paragraf se termină singur pe pagina următoare sau anterioară, îmbunătățind lizibilitatea și aspectul profesional al documentului.

Cum se elimină numerele de rând dintr-un paragraf

1. Selectați paragraful sau paragrafe în care nu doriți să apară numerotarea rândurilor.
2. din Pagina principala, deschide caseta de dialog paragraf.
3. Acces la Rânduri și întreruperi de pagină.
4. Activa Suprimați numerele de linie în secțiunea de format.
5. presa accepta.

Această setare este deosebit de util în blocuri de text unde nu doriți ca liniile să fie numerotate, cum ar fi în titluri, tabele sau casete de text.

Evitați cratima în paragrafe

1. Selectați paragrafele la care nu doriți să aplicați cratima.
2. Deschideți dialogul paragraf de la Pagina principala.
3. Intrați Rânduri și întreruperi de pagină.
4. Activați opțiunea Nu folosiți cratime pentru cuvinte.
5. Faceți clic pe accepta.

În acest fel, Cuvântul va evita ruperea cuvintelor la sfârșitul rândului folosind cratime, îmbunătățind estetica textului în anumite documente.

Setări avansate în funcție de versiunea de Word

Setările pentru gestionarea acestor tipuri de probleme variază ușor în funcție de versiunea de Word:

Pentru Word 2003 și versiunile anterioare

1. Deschideți documentul problematic.
2. În meniu Unelte, Alegeți opțiuni.
3. Faceți clic pe fila Compatibilitate.
4. În opțiunibifeaza casuta Aranjați notele de subsol ca în Word 6.x/95/97.
5. presa accepta.

Pentru Word 2007 și versiunile ulterioare

1. Faceți clic pe butonul buton Microsoft Office și intră Opțiuni de cuvinte.
2. În panoul din stânga, alegeți Opțiuni avansate.
3. În panoul din dreapta, căutați Opțiuni de proiectare în secțiunea de compatibilitate.
4. Bifați opțiunea Aranjați notele de subsol ca în Word 6.x/95/97.
5. Faceți clic pe accepta.

Numai aceste modificări va funcționa în secțiuni care au o singură coloană, nu în cele cu mai multe coloane active.

Ajustarea casetelor de text și a altor opțiuni

Dacă utilizați casete de text și observați că textul din jur nu se încadrează corect, puteți modifica opțiunile pentru a face textul să se potrivească mai bine: Aflați mai multe despre menținerea formatării la lipirea conținutului.

1. Faceți clic dreapta în interiorul casetei de text și selectați paragraf.
2. Accesați fila Rânduri și întreruperi de pagină.
3. En Opțiuni pentru caseta de text, căutați lista Slim fit și selectați una dintre aceste opțiuni:
   • Toate
   • Prima și ultima linie
   • Doar prima linie
   • Doar ultima linie
4. presa accepta Pentru a salva setările.

Acest lucru vă va permite să personalizați și mai mult modul în care textul este aranjat în jurul casetelor și să îmbunătățiți aspectul documentului.

Articol asociat:

Cum se curăță formatarea în Word după lipirea textului de pe internet

Isaac

Scriitor pasionat despre lumea octeților și a tehnologiei în general. Îmi place să îmi împărtășesc cunoștințele prin scriere și asta voi face în acest blog, să vă arăt toate cele mai interesante lucruri despre gadgeturi, software, hardware, tendințe tehnologice și multe altele. Scopul meu este să vă ajut să navigați în lumea digitală într-un mod simplu și distractiv.