Imprimarea plicurilor și etichetelor din Word pas cu pas

Imprimarea plicurilor și etichetelor din Word Este una dintre acele funcții despre care mulți oameni știu că există, dar aproape nimeni nu le utilizează pe deplin. Dacă lucrați cu expedieri poștale, fie pentru o companie, un magazin online sau propria afacere, stăpânirea acestor instrumente vă poate economisi mult timp și dureri de cap.

Pe parcursul acestui ghid vom vedea Cum se creează, se configurează și se imprimă plicuri și etichete în WordIndiferent dacă aveți nevoie de o singură etichetă sau doriți să trimiteți un lot de adrese de clienți, vom acoperi elementele de bază, opțiunile avansate, cum să utilizați îmbinarea corespondenței și cum să integrați contactele Outlook acolo unde este cazul pentru a automatiza procesul cât mai mult posibil.

Versiuni Word compatibile și abordare generală

Instrumentele pentru plicuri și etichete sunt disponibile în aproape toate versiunile moderne de Word. Acestea includ Word pentru Microsoft 365, Word pentru Microsoft 365 pentru MacWord pentru Web, Word 2024 (și versiunea sa pentru Mac), Word 2021, Word 2019, Word 2016 și chiar aplicații mobile precum My Office pentru iPhoneDeși unele detalii vizuale se pot schimba, fluxul de lucru este foarte similar în toate.

În esență, Word vă permite face două lucruri importante legate de livrările fizicePe de o parte, proiectați și imprimați plicuri cu adresele destinatarului și expeditorului; pe de altă parte, generați pagini cu etichete care pot fi lipite pe plicuri, cutii, pachete sau orice tip de corespondență fizică pe care o utilizați în activitățile zilnice.

În plus, aceste instrumente se integrează cu Funcții de îmbinare a corespondenței și surse de date (cum ar fi liste în Excel sau agenda proprie a Outlook), astfel încât să puteți crea corespondență personalizată în loturi fără a introduce fiecare adresă individual.

Este important să înțelegeți că opțiunile Word sunt împărțite între Crearea rapidă a unui singur plic sau a unei etichete și cele mai avansate procese concepute pentru crearea în masă. Cel mai bun lucru este că totul este controlat din aceeași filă: Mailinguri.

Configurați adresa expeditorului în Word

Înainte să începi să imprimi plicuri ca și cum nu ar exista ziua de mâine, merită... definiți o adresă de retur implicită în Word. În acest fel, aplicația va completa automat acel câmp de fiecare dată când creați un plic nou și va trebui să îl modificați doar dacă doriți să utilizați o adresă diferită.

Pentru a stabili această adresă, trebuie să faceți configurați-l din opțiunile generale ale WordAccesați fila Fișier, apoi Opțiuni, iar în opțiunile avansate veți găsi o secțiune de setări generale cu o casetă numită Adresă poștală. Acolo puteți introduce adresa de retur exact așa cum doriți să apară pe formularul tipărit.

Această adresă va rămâne salvat și disponibil pentru plicuri viitoarePrin urmare, nu va trebui să o repetați încontinuu. Și dacă, în orice moment, trebuie să schimbați adresa de retur (de exemplu, dacă trimiteți de la o altă sucursală sau adresă), puteți oricând să modificați temporar textul respectiv sau să scrieți o adresă alternativă direct pe plic atunci când îl imprimați.

Un avantaj suplimentar este că, chiar dacă decideți Nu afișați adresa de retur pe un anumit plicWord va continua să utilizeze această adresă ca adresă implicită în setări, astfel încât să nu o veți pierde pentru viitoarele trimiteri.

Verificați opțiunile de imprimare înainte de a imprima plicuri

Una dintre cele mai frecvente greșeli atunci când se lucrează cu plicuri este nu se verifică cum le așteaptă imprimantaFiecare aparat are propriul mod de alimentare cu hârtie: unele necesită plicul cu fața în sus, altele cu fața în jos, unele necesită introducerea acestuia de latura scurtă, altele de latura lungă, iar poziția se schimbă și ea (dreapta, centrul sau stânga tăvii).

Din fila Mailings, în cadrul grupului Create, puteți deschide opțiunea plicuri și accesați caseta de dialog corespunzătoare. Acolo veți găsi un buton Opțiuni care va deschide o fereastră cu două file cheie: una pentru opțiunile plicului (dimensiune, poziția textului etc.) și alta pentru opțiuni specifice de imprimare pentru plicuri.

În secțiunea de dimensiune, Word vă permite alegeți dintre diferite formate standard de plicuriDacă niciuna dintre opțiuni nu se potrivește cu cea utilizată, puteți selecta o dimensiune personalizată și introduce manual lățimea și înălțimea plicului. Acest lucru este util mai ales atunci când lucrați cu formate speciale, plicuri căptușite sau dimensiuni mai puțin obișnuite.

În fila opțiuni de imprimare, Word utilizează informațiile din driver de imprimantă Pentru a vă arăta o diagramă despre cum să încărcați corect plicul. Acolo veți vedea dacă trebuie plasat în dreapta, în centru sau în stânga tăvii, dacă intră prin marginea scurtă sau lungă și dacă trebuie să fie cu partea imprimată în sus sau în jos.

Dacă plicul este introdus prin latura scurtăPoate fi necesar să îl rotiți pentru a împiedica apariția textului cu susul în jos. Cel mai bine este să faceți o imprimare de test: introduceți o adresă de test în caseta Adresă de livrare, încărcați un singur plic urmând diagrama din fereastra opțiunilor de imprimare și trimiteți-l la imprimare. În acest fel, puteți verifica dacă se imprimă corect sau dacă trebuie să ajustați ceva.

Dacă rezultatul nu este cel așteptat, aveți mai multe alternative practice: Consultați manualul imprimantei sau secțiunea de ajutor. În ceea ce privește problema încărcării plicurilor, actualizați driverul imprimantei în cazul în care există o versiune mai nouă și, bineînțeles, reveniți la opțiunile de imprimare din Word pentru a încerca diferite setări până când găsiți configurația care funcționează bine cu modelul dvs. specific.

Crearea, imprimarea și salvarea plicurilor în Word

După ce ați stabilit clar preferințele de imprimare și adresa expeditorului, este timpul să creați plicul în sineTotul începe, încă o dată, din fila Mailings și grupul Create, unde veți găsi butonul Envelopes.

Când deschideți această casetă de dialog, veți vedea două casete text principale: una pentru adresa de livrare (destinatar) și un altul pentru adresa de retur. În primul câmp, puteți introduce manual adresa la care veți trimite scrisoarea sau coletul. Dacă aveți instalată pe computer o agendă electronică compatibilă, puteți introduce o adresă direct de acolo, fără a fi nevoie să o tastați manual.

Dacă vrei să ai grijă de aspectul tău, poți format textul din ambele direcții Este simplu. Pur și simplu selectați textul, faceți clic dreapta și alegeți opțiuni precum Font pentru a ajusta fontul, dimensiunea, stilul (aldin, italic etc.) și alți parametri de formatare. În acest fel, puteți aplica un stil mai corporativ sau pur și simplu puteți îmbunătăți lizibilitatea.

În caseta adresă de retur, puteți introduce o adresă nouă sau puteți lăsa Word să o utilizeze pe cea introdusă deja. Dacă preferați ca adresa de retur să nu apară pe un anumit plic, puteți bifa caseta care vă permite acest lucru. omiteți adresa de returnare din expedierea respectivă, păstrând setările implicite intacte pentru plicurile viitoare.

În anumite medii, Word oferă și posibilitatea de a adăugați poșta electronică pe plic. Pentru a face acest lucru, trebuie să aveți instalat un program de expediere compatibil, care este de obicei disponibil doar în anumite țări și prin intermediul anumitor servicii. În caseta de dialog, puteți activa opțiunea de adăugare a expedierilor, iar dacă nu aveți niciun program instalat, Word vă poate sugera să vă conectați la servicii online pentru mai multe informații.

După ce ați completat informațiile, aveți două căi principale. Dacă pur și simplu doriți imprimă plicul chiar atunci și acolo Fără a salva nimic, introduceți un plic în imprimantă urmând diagrama afișată în fila Opțiuni de imprimare din caseta de dialog Opțiuni plic și faceți clic pe Imprimare. Word va trimite lucrarea direct la imprimantă.

Dacă ceea ce căutați este Salvați designul plicului pentru reutilizare sau pentru a-l atașa la un documentPuteți selecta opțiunea Adăugare la document. Word va insera plicul ca primă pagină a fișierului curent, lăsând paginile rămase libere pentru a scrie scrisoarea sau conținutul însoțitor. Apoi, pur și simplu accesați Fișier > Salvare ca și denumiți fișierul pentru a-l salva.

Creați și imprimați pagini cu etichete identice

Pe lângă plicuri, Word face sarcina de a Imprimați coli întregi cu etichete identiceAcest lucru este ideal, de exemplu, pentru etichete cu adrese (expeditor) repetate, autocolante de identificare a produselor, coduri interne sau orice informații care vor fi repetate pe întreaga foaie.

Pentru a face acest lucru, trebuie să accesați fila Corespondență și să faceți clic pe Tag-uriSe va deschide o casetă de dialog unde puteți introduce informațiile pe care doriți să apară pe etichetă, de obicei în câmpul Adresă. Aceste informații sunt de obicei text, dar le puteți combina cu elemente grafice sau formatare specială, dacă este necesar.

Înainte de imprimare, este important să apăsați butonul opțiuni Pentru a selecta furnizorul de etichete și produsul specific pe care îl veți utiliza, Word include o listă destul de extinsă de mărci și referințe de etichete. Așadar, dacă foaia dvs. de etichete are o dimensiune standard, aproape sigur o veți găsi pe listă. Când alegeți produsul corect, Word va ajusta automat dimensiunile fiecărei etichete și numărul de etichete pe foaie.

Dacă, din orice motiv, referința dvs. nu apare în listă, puteți utiliza butonul Etichetă nouă Pentru a crea un design personalizat, veți introduce dimensiunile exacte pentru fiecare etichetă, marginile, spațierea verticală și orizontală, precum și numărul de rânduri și coloane. După salvare, puteți reutiliza acest design în viitor.

După ce ați scris textul etichetei în caseta corespunzătoare, aveți opțiunea de a Modificați formatul folosind instrumentele pentru fonturi și paragrafeLa fel ca în cazul plicurilor. Pur și simplu selectați textul, faceți clic dreapta și aplicați modificările de formatare dorite (font, aliniere, spațiere între rânduri etc.).

În partea de jos a casetei de dialog etichete, puteți alege între imprimarea unei pagină întreagă cu aceeași etichetă Sau doar o singură etichetă într-o poziție specifică pe foaie. Dacă trebuie să umpleți întreaga foaie cu același conținut, selectați opțiunea pagină întreagă și imprimați sau creați un document nou pentru a le revizui mai întâi.

Dacă, pe de altă parte, aveți nevoie o singură etichetă Pe o foaie utilizată parțial, puteți selecta rândul și coloana exacte în caseta „Doar etichetă”. În acest fel, nu irosiți foi cu etichete: Word va imprima doar în poziția specificată și va lăsa spațiile rămase neatinse pentru utilizare ulterioară.

În orice caz, este recomandabil, mai ales atunci când se utilizează modele personalizate sau coli de etichete scumpe, Încercați mai întâi să imprimați pe hârtie simplă pentru a verifica alinierea. Acest lucru asigură că se încadrează exact în limitele fiecărei etichete.

Plicuri și etichete pentru îmbinarea corespondenței

Când trebuie să trimiteți număr mare de scrisori sau pachete personalizateÎn mod ideal, ar trebui să utilizați instrumentul de îmbinare a corespondenței din Word. Această funcție vă permite să conectați documentul la o sursă de date (de exemplu, o foaie de calcul Excel cu nume și adrese) și să generați un plic sau o etichetă pentru fiecare înregistrare din lista respectivă.

În fila Corespondență aveți opțiunea de a Începeți îmbinarea prin e-mailDe acolo puteți alege dacă veți lucra cu litere, plicuri sau etichete. Când alegeți Plicuri sau Etichete, Word deschide casetele de dialog de configurare specifice fiecărui caz, unde puteți ajusta dimensiunile, marginile și formatarea, așa cum am văzut anterior.

Pentru plicuri, aveți opțiuni specifice în fila Opțiuni plic: dimensiunea plicului, fontul și poziția textului Pentru expeditor și destinatar. Word vă afișează o previzualizare a rezultatului, astfel încât să puteți vedea cum vor arăta adresele la imprimare. În plus, fila Opțiuni de imprimare vă permite să specificați modul în care plicul va fi alimentat în imprimantă, asigurându-vă că îmbinarea corespondenței funcționează fără erori de poziționare.

În cazul etichetelor, procesul începe prin alegerea marca și referința pentru hârtia pentru etichete Din meniul derulant corespunzător. Prin selectarea șablonului exact, Word știe deja câte etichete există pe foaie, dimensiunea lor și cum să distribuie textul pentru o potrivire perfectă. Și dacă etichetele dvs. nu sunt listate, puteți crea propriul design folosind opțiunea Etichetă nouă.

Odată ce formatul plicului sau al colii de etichete a fost definit, următorul pas este Selectați destinatariiAici puteți conecta un fișier Excel, o bază de date, o listă de contacte sau chiar puteți crea manual o nouă sursă de date. Fiecare rând din lista dvs. va reprezenta o expediere diferită, cu câmpurile sale pentru nume, adresă, cod poștal etc.

Apoi, tot ce mai rămâne este să introduceți îmbinarea câmpurilor pe plic sau pe prima etichetăDe exemplu, puteți plasa Prenumele, Numele, Adresa, Orașul și Codul poștal exact în pozițiile în care ar trebui să fie imprimate. Când executați îmbinarea, Word va genera tot atâtea plicuri sau etichete câte înregistrări există în sursa de date, fiecare cu informațiile personalizate ale destinatarului.

În etichete, după acceptarea setărilor, documentul devine un tabel care marchează limitele fiecărei eticheteMarginile tabelului s-ar putea să nu fie foarte clare la început, dar sunt acolo: puteți activa sau modifica afișarea marginilor pentru o lucru mai ușor. Cu toate acestea, este recomandat să dezactivați marginile sau să eliminați linia vizibilă înainte de imprimare pentru a evita desenarea de linii inutile pe etichete.

Cu totul configurat, tot ce mai rămâne este să introduceți combinația: puteți Vedeți rezultatele anterioareFiltrați destinatarii dacă nu doriți să utilizați întreaga listă și, când sunteți mulțumit, trimiteți imprimarea în bloc știind că fiecare plic sau etichetă va conține informațiile corecte.

Utilizarea listei de contacte Outlook și a opțiunilor suplimentare

Pe lângă sursele de date, cum ar fi foile de calcul sau baze de date, Cuvânt Se integrează foarte bine cu Outlook.Clientul de e-mail de la Microsoft. Această integrare este utilă în special dacă aveți deja contactele organizate cu nume, adrese poștale și alte date pe care doriți să le reutilizați pentru corespondența fizică.

Din opțiunile Plicuri și Etichete, există de obicei un buton mic în formă de agendă sau caiet care vă permite să Importați direct contactele OutlookDând clic, puteți selecta contactul pe care doriți să îl utilizați și puteți completa automat câmpuri precum adresa de livrare, fără a fi nevoie să copiați și să lipiți.

Această integrare simplifică foarte mult crearea plicuri sau etichete pentru contact unicDar puteți utiliza acest lucru și în cadrul unei îmbinări de corespondență dacă utilizați agenda ca sursă de date. În acest fel, fiecare contact devine o înregistrare de destinatar în corespondența în masă.

În caseta de dialog pentru plicuri și etichete, veți vedea și alte informații practice: de exemplu, orientarea hârtiei în tava imprimantei și o previzualizare a rezultatului final. Puteți ajusta toate acestea din butonul Opțiuni, asigurându-vă că ceea ce vedeți pe ecran corespunde cu modul în care va fi imprimat fizic.

O altă caracteristică care ar putea fi de interes este adăugați poșta electronicăCând este disponibil în țara dvs., va trebui să descărcați un software poștal electronic compatibil pentru a-l utiliza. Acesta se obține de obicei prin intermediul unor servicii terțe sau al linkurilor furnizate de Microsoft. Este recomandabil să verificați la oficiul poștal local pentru a vedea dacă această opțiune este disponibilă și cum să o integrați în fluxul dvs. de lucru.

După ce ai totul pregătit (formatare, contacte, opțiuni de imprimare), procesul se reduce la ceva simplu precum apăsarea butonului imprimareÎnsă cheia pentru a evita irosirea plicurilor sau etichetelor constă în a investi câteva minute în pregătirea corectă a dimensiunilor, marginilor, orientării hârtiei și sursei de date. Acest lucru asigură că fiecare corespondență arată profesional și că imprimanta dvs. nu face nimic neobișnuit cu hârtia.

Stăpânirea imprimării plicurilor și etichetelor în Word Înseamnă să treci de la chinuirea cu imprimanta la fiecare livrare la a avea un sistem fiabil, rapid, complet adaptat modului tău de lucru, indiferent dacă faci câteva livrări pe lună sau pregătești campanii masive cu sute de destinatari.