- Cuvânt Vă permite să creați și să imprimați etichete identice sau diferite, atât cu date manuale, cât și prin îmbinare de corespondență.
- Opțiunile pentru etichete includ selectarea furnizorului, numărul produsului și crearea de dimensiuni personalizate.
- În medii cu SharePointEtichetele informative sunt inserate conform directivelor administratorului pentru gestionarea metadatelor.
- Word pentru Web nu creează etichete de la zero, dar vă permite să lucrați cu șabloane de etichete online.
Dacă lucrezi zilnic cu documente, mai devreme sau mai târziu vei avea nevoie Crearea și inserarea etichetelor în WordFie că este vorba de plicuri, pachete, documente interne sau chiar de crearea propriilor autocolante, Word este mai mult decât un simplu procesor de text: este un instrument extrem de flexibil care vă permite să proiectați coli întregi de etichete gata de imprimare.
În plus, în multe medii de lucru SharePoint și politici de gestionare a informațiilor, este obligatoriu inserați etichete de metadate în fișierul în sine înainte de a-l salva sau imprima. Pe de altă parte, dacă sunteți în căutarea a ceva mai creativ, puteți utiliza și Word pentru a proiecta. Autocolante personalizate cu adresa, sigla sau mesajele talecu condiția să folosiți apoi hârtie adezivă adecvată în imprimantă.
Ce este o etichetă în Word și la ce se folosește?
În Word putem vorbi despre două tipuri diferite de etichete: pe de o parte, există etichete fizice imprimate pe foi adezive (cele tipice pentru adresele de plicuri, etichetele de fișiere etc.), iar pe de altă parte există etichete de informații (metadate) legate la SharePoint care sunt încorporate în document ca parte a unei directive.
Etichetele imprimate sunt gestionate din fila Corespondență și instrumentul Plicuri și eticheteAceastă funcție vă permite să configurați dimensiunea, numărul de etichete pe pagină și conținutul care va fi repetat sau variat pe fiecare pagină. Această funcție a fost inițial concepută pentru adrese poștale și corespondență în masădar poate fi ușor adaptat pentru alte utilizări.
În cazul etichetelor de metadate, acestea fac parte dintr-un Politica de gestionare a informațiilor în bibliotecile SharePointScopul său este de a afișa proprietăți cheie în cadrul documentului, cum ar fi categoria, nivelul de confidențialitate sau orice alte date definite de administrator.
Crearea și imprimarea unei pagini cu etichete identice în Word
Dacă aveți nevoie de o foaie întreagă cu aceeași etichetă repetată în toate pozițiile (de exemplu, adresa companiei dvs. sau un text standard), Word include un expert foarte simplu în fila Corespondență.
Pentru început, deschideți un document gol și accesați fila Corespondență > EticheteÎn unele versiuni, opțiunea se află în secțiunea Creare, în timp ce în altele apare direct ca buton Etichete, dar funcționalitatea este aceeași.
În fereastra care se deschide (Plicuri și etichete), veți vedea o zonă numită Adresă Aici puteți scrie textul pe care doriți să apară pe fiecare etichetă: o adresă poștală, numele expeditorului, un mesaj scurt sau orice alte informații de care aveți nevoie. Acceptă doar conținut text, deși puteți aplica ulterior formatarea din documentul generat.
Înainte de a începe să scrii, este recomandabil să apeși butonul opțiuniAici alegeți furnizorul și modelul colilor de etichete: de exemplu, Avery sau alți producători, iar numărul produsului imprimat pe eticheta ambalajuluiÎn acest fel, Word ajustează automat dimensiunea fiecărei etichete, marginile și câte încap pe pagină.
Dacă referința dvs. nu este listată sau lucrați cu foi nemarcate, puteți selecta Etichetă nouă și definirea unei etichete personalizateAcolo puteți ajusta manual lățimea, înălțimea, marginile, spațierea dintre rânduri și coloane etc., astfel încât designul să se potrivească hârtiei.
După ce ați configurat tipul de etichetă, reveniți la fereastra principală Plicuri și etichete și introduceți adresa sau textul în câmpul Adresă. Dacă doriți să modificați aspectul, puteți face acest lucru ulterior în documentul rezultat. Selectați textul, faceți clic dreapta și modificați fontul, dimensiunea sau alinierea. cu opțiunile Font și Paragraf.
În partea de jos a ferestrei veți vedea opțiunea de a Pagina completă a aceleiași eticheteActivați această opțiune pentru ca Word să genereze o foaie în care toate celulele sunt identice. Apoi puteți alege între imprimarea directă sau clic pe Document nou Aceasta va crea o pagină Word cu grila completă de etichete, pe care o puteți revizui, salva și edita după bunul plac înainte de imprimare.
Proiectați etichete și autocolante personalizate în Word
Deși funcția de etichetare a Word a fost concepută în principal pentru imprimați adresele pe plicuriAdevărul este că poți obține mult mai mult de la ele. Poți folosi aceleași șabloane pentru a crea autocolante personalizateEtichete de produse, autocolante cu sigla mărcii dvs. sau orice design simplu la care vă puteți gândi.
Primul lucru este să decideți ce tip de hârtie veți folosi. Dacă doriți ca etichetele să fie adezive, va trebui să cumpărați Hârtie autocolantă specială compatibilă cu imprimanta dumneavoastră (cerneală sau laser) și că are un format de etichetă cunoscut sau măsurabil. Dacă doriți doar etichete decupate, hârtia obișnuită va fi suficientă, apoi puteți folosi lipici sau bandă adezivă.
După ce v-ați clarificat formatul, repetați același proces: deschideți Word și accesați fila Butonul Corespondență, Creare secțiune și EticheteDe acolo, accesați Opțiuni pentru a selecta marca și numărul produsului sau pentru a defini o nouă etichetă personalizată cu dimensiunile exacte ale foii dvs.
Este important să configurați mai întâi formatul, deoarece marginile câmpului Adresă și spațiul utilizabil din cadrul fiecărei etichete Acestea depind de acești parametri. Dacă alegeți un șablon cu multe etichete pe pagină (de exemplu, 30 pe foaie), zona de text va fi mai îngustă și va trebui să adaptați designul astfel încât să nu se aglomereze.
După ce ați ajustat opțiunile, reveniți la Plicuri și etichete și introduceți conținutul dorit. Puteți adăuga un nume de firmă, un slogan, o adresă, un număr de telefon sau chiar puteți combina mai multe rânduri de informații. Apoi, atingeți Document nou astfel încât Word să genereze pagina cu toate etichetele plasate în pozițiile lor corecte.
În acest document nou puteți personaliza fiecare celulă ca și cum ar fi o mică casetă de aspect: aplicați Aldin, schimbați fontul, modificați dimensiunea fontului sau ajustați alinierea (centrat, stânga, dreapta). Deși instrumentul de etichetare nu este destinat designurilor grafice complexe, se comportă foarte bine cu text simplu și câteva elemente de bază suplimentare.
Introducerea unei singure etichete sau a mai multor etichete pe o foaie
Nu veți dori întotdeauna să imprimați o pagină întreagă de etichete identice. Uneori, pur și simplu trebuie o singură etichetă într-o anumită poziție dintr-o foaie pe care ați utilizat-o deja parțial sau generați mai multe etichete diferite pe aceeași pagină (de exemplu, o listă de nume).
Dacă aveți nevoie doar de o etichetă, în fereastra Plicuri și etichete Alegeți opțiunea pentru o singură etichetă și specificați poziția exactă unde doriți să apară, indicând rândul și coloana din foaia de etichete. În acest fel, puteți reutiliza foile utilizate parțial fără a irosi spațiu.
Pentru a crea o pagină cu etichete diferite (cum ar fi acreditări, etichete cu nume sau diverse adrese)Cel mai practic lucru de făcut este să folosești funcția Combinație de corespondență împreună cu o listă de date în Excel sau într-o bază de date. Dar dacă volumul este mic, puteți completa și eticheta cu eticheta foii generate de Word, editând manual fiecare celulă.
După ce Word a creat documentul cu etichete, puteți trata fiecare element ca pe un mic paragraf independentDacă ești interesat, poți chiar experimenta cu diferite dimensiuni de font în cadrul aceleiași etichete. evidențiați numele vizavi de adresă sau de alte date de contact.
Crearea de etichete folosind îmbinarea corespondenței în Word
Când trebuie să imprimați multe etichete diferite dintr-o listă de date (clienți, furnizori, parteneri, studenți etc.), ceea ce vă economisește cu adevărat timp este îmbinarea corespondenței. Word se conectează la o sursă de date și populează automat fiecare etichetă cu informațiile din fiecare înregistrare.
Începeți prin a crea sau a deschide un document gol și accesați fila CorespondenţăDe acolo, în grupul de instrumente pentru îmbinarea corespondenței, selectați opțiunea Tag-uriSe va deschide o fereastră specifică (Expert pentru îmbinarea corespondenței: Etichete) care vă va ghida prin proces.
În primul rând, trebuie configurați dimensiunea etichetelorÎn fila Etichete din acea fereastră, puteți alege tipul de produs din Etichete de produs (de exemplu, Avery US Letter sau alți producători) și apoi selectați numărul specific al produsului din meniul derulant. Acesta definește câte etichete sunt imprimate pe pagină și dimensiunile fiecărei etichete.
După ce șablonul este configurat, trebuie să specificați de unde Word va obține datele. În fila Îmbinare corespondență, faceți clic pe Selectați lista de destinatariAici poți alege unul foaie de calcul Excelo listă de contacte Word sau o altă sursă compatibilă. Este important ca lista dvs. să fie bine structurată, cu titluri de coloană clare (Nume, Prenume, Adresă, Oraș, Cod poștal etc.).
După ce ați legat lista, plasați cursorul pe prima etichetă din documentul Word (care va servi drept bază pentru restul) și utilizați opțiunea Introduceți câmpul de îmbinareVa apărea o listă cu toate câmpurile disponibile, corespunzătoare coloanelor din sursa de date. Adăugați câmpuri precum Nume, Nume de familie, Adresă, Oraș sau orice altele pe care doriți să le afișați, în orice ordine doriți.
După plasarea câmpurilor de îmbinare și formatarea lor după dorință (font, dimensiune, sfârșituri de linie etc.), puteți utiliza instrumentele din fila Corespondență pentru a previzualizați rezultatele înregistrare cu înregistrareÎn acest fel, veți verifica dacă datele se potrivesc corect și nu sunt tăiate la sfârșitul etichetei.
Când totul este gata, apăsați pe Finalizați și combinațiAveți opțiunea de a genera un document nou cu toate etichetele deja completate (Editați documente individuale) sau de a-l trimite direct la imprimare. Cel mai bine este să creați mai întâi documentul pentru a examina rezultatul și, dacă este necesar, a ajusta detaliile de formatare din etichetele specifice.
Inserarea etichetelor legate de politicile SharePoint
În mediile profesionale în care SharePoint este utilizat pentru gestionarea documentelor, poate exista o politică de gestionare a informațiilor care impune Inserarea etichetelor de metadate în fișierele OfficeAceste etichete nu sunt adezive sau imprimate pe hârtie de etichete, ci sunt câmpuri vizibile în cadrul documentului (cum ar fi un antet sau o zonă specifică).
O etichetă de acest tip ajută organizația afișarea proprietăților interne ale documentului (metadatelor) în conținutul propriu-zisDe exemplu, o firmă de avocatură ar putea solicita ca notițele de la întâlnirile cu clienții să poarte o etichetă care să indice „privilegiul avocat-client” sau o companie ar putea marca documentele ca fiind „Confidențiale”, „Schiță” sau „Uz intern”.
Nu veți putea insera aceste etichete până când administratorul site-ului sau al listei nu a configurat directiva corespunzătoare din biblioteca de documenteCând politica respectivă este activă, apare o comandă Etichetă în Word (sau alte aplicații Office) în fila Inserare, de obicei în grupul Cod de bare, care vă va permite să o adăugați în document.
Există un detaliu important: documentele care se aflau deja în bibliotecă înainte de activarea politicii nu primesc automat acea etichetă. Pentru ca aceasta să fie generată, fișierul trebuie să fie... deprotejați și protejați din nousau că este reîncărcat cu politica deja activă. Cu toate acestea, documentele noi încărcate într-o bibliotecă cu o politică activă au eticheta atribuită de la început.
Cum se inserează manual o etichetă SharePoint în Word
Când lucrați cu o bibliotecă SharePoint care necesită utilizarea etichetelor, este posibil să fie nevoie să introduceți manual eticheta în documentîn funcție de modul în care politica a fost configurată de către administrator.
Pentru a face acest lucru, asigurați-vă mai întâi că biblioteca este deschisă pe site-ul SharePoint. Dacă se află pe pagina principală, pur și simplu faceți clic pe numele acesteia în meniu. Pornire rapidăDacă nu apare acolo, puteți apăsa pe Vizualizați tot conținutul site-ului și apoi selectați numele bibliotecii în care este salvat fișierul.
După ce l-ați localizat, selectați documentul cu care doriți să lucrați, faceți clic pe săgeata de lângă nume și alegeți opțiunea Editați numele programului Microsoft Office (De exemplu, Editare în Microsoft Office Word). Aceasta va deschide fișierul în Word, astfel încât să îl puteți modifica.
În Word, plasați cursorul în poziția exactă din document unde doriți să apară eticheta. Apoi accesați fila Introducețiși, în cadrul grupului Cod de bare, faceți clic pe etichetăWord va insera eticheta definită de politica SharePoint în locația respectivă. În cele din urmă, nu uitați să faceți clic pe Salva astfel încât modificările să fie înregistrate în bibliotecă.
Inserarea unei etichete SharePoint la salvare sau imprimare
În unele configurații mai stricte, biblioteca de site-uri SharePoint poate impune acest lucru O etichetă este inserată automat atunci când salvați sau imprimați. un document. Dacă ajungeți în acel punct fără ca fișierul să aibă încă eticheta sa, va apărea un avertisment care vă va solicita să îl introduceți.
Când Word vă întreabă dacă doriți să inserați eticheta și faceți clic pe DaProgramul va adăuga eticheta într-o locație predefinită. Poziția exactă depinde de modul de citire sau editare al fișierului și de tipul de aplicație Office pe care o utilizați.
Dacă documentul este doar pentru citire, eticheta este plasată pe poziția curentă a cursoruluiAdică, oriunde ați fost poziționat(ă) când ați salvat sau ați imprimat. Totuși, dacă editați fișierul, Word, Excel sau PowerPoint utilizează o poziție standard concepută pentru a face eticheta clar vizibilă.
În cazul specific al Word, eticheta este inserată în antetul primei pagini a documentuluiÎn Excel, apare în prima celulă a primei foi de lucru din registrul de lucru. Iar în PowerPoint, se află în centrul primului diapozitiv al prezentării. Acest lucru asigură că informațiile cheie despre politică sunt întotdeauna vizibile.
Stăpânirea tuturor acestor funcții Word legate de etichete, atât cele imprimate pe hârtie, cât și cele legate de SharePoint, vă permite să să lucreze într-un mod mult mai profesionist și organizatVei economisi timp la pregătirea unor foi întregi de autocolante sau adrese, vei profita la maximum de fiecare foaie de etichete și, dacă lucrezi în medii de afaceri cu politici informaționale, vei îndeplini fără efort cerințele de metadate și clasificare a documentelor.
Scriitor pasionat despre lumea octeților și a tehnologiei în general. Îmi place să îmi împărtășesc cunoștințele prin scriere și asta voi face în acest blog, să vă arăt toate cele mai interesante lucruri despre gadgeturi, software, hardware, tendințe tehnologice și multe altele. Scopul meu este să vă ajut să navigați în lumea digitală într-un mod simplu și distractiv.