Como separar nomes e sobrenomes no Excel de forma fácil e sem erros

Trabalhar com planilhas pode parecer simples até você se deparar com tarefas aparentemente simples que exigem técnicas específicas. Uma das perguntas mais comuns entre os usuários do Excel é como dividir uma célula que contém um nome completo em duas colunas: uma para o nome e outra para o sobrenome. Embora possa parecer uma tarefa menor, fazê-la incorretamente pode levar a erros de bases de dados, relatórios ou análises de informações.

Felizmente, o Excel inclui vários métodos para fazer isso: funções básicas até ferramentas automáticas como 'Texto em colunas' o 'Preenchimento rápido' (Preenchimento rápido). Neste artigo explicamos detalhadamente cada técnica, sua vantagem, desvantagens e algumas dicas adicionais que ajudarão você a trabalhar com dados pessoais de forma mais eficiente.

Separe nomes e sobrenomes no Excel usando "Texto para Colunas"

Uma das maneiras mais comuns de dividir nomes completos em colunas diferentes é usando a ferramenta Texto colunar, um recurso muito útil encontrado na guia Dados do Excel.

Como se faz?

1. Seleção da coluna contendo os nomes completos que você deseja dividir.
2. Clique na aba "Dados" na faixa superior.
3. Clique em “Texto em colunas”.
4. No assistente que se abre, selecione a opção “Delimitado” e clique "Segue".
5. escolher delimitador adequado, que normalmente será um espaço se os nomes forem escritos como "Carlos Pérez".
6. Clique em "Segue" e então selecione as colunas onde você quer que os dados apareçam separados.
7. Finalize clicando "Finalizar".

Vantagens

• É muito fácil de usar, mesmo para aqueles sem experiência com Excel.
• Você não precisa escrever fórmulas, tudo é feito graficamente.
• Permite separar vários elementos se houver mais nomes ou sobrenomes usando delimitadores diferentes.

Desvantagens

• Não é ideal se houver formatos irregulares, como nomes compostos ou sobrenomes múltiplos.
• Aumentar o número de colunas, o que pode dificultar a organização.
• Se você atualizar os dados originais, você terá que repetir o processo manualmente.

Dividir nomes com fórmulas do Excel

Para aqueles que precisam de mais controle sobre seus dados, fórmulas personalizadas são uma ótima opção. Embora exijam um pouco mais de experiência, são muito versáteis e se adaptam a diversas situações.

Fórmulas básicas para nome e sobrenome

• Para extrair o nome (assumindo que esteja antes do primeiro espaço):
  =IZQUIERDA(A2, ENCONTRAR(" ", A2, 1) - 1)
• Para extrair o sobrenome:
  =DERECHA(A2, LARGO(A2) - ENCONTRAR(" ", A2, 1))

Essas funções funcionam bem quando há apenas um nome e sobrenome. Para nomes com mais espaços, como "María del Carmen Rodríguez Pérez", seriam necessárias fórmulas mais complexas.

Vantagens

• Maior precisão em casos de formatos complexos.
• Eles atualizam automaticamente se os dados originais forem alterados.
• Flexibilidade para ajustar com base nos padrões dos seus dados.

Desvantagens

• Requer conhecimento básico de funções como ESQUERDA, DIREITA, CURVA e LOCALIZAR.
• Eles podem ser difíceis de manter e expandir arquivos com muitos dados ou estruturas variadas.
• Erros na lógica da fórmula pode dar resultados incorretos.

Separação automática com Flash Fill

Uma função muito útil e pouco conhecida é Flash Fill o preenchimento rápido. Esta ferramenta detecta padrões no que você digita e carro completa o resto a partir dos dados com base no que ele “aprende”.

Como usá-lo?

1. Criar uma nova coluna ao lado dos nomes completos.
2. Insira manualmente o primeiro nome separadamente (por exemplo, apenas o primeiro nome).
3. Comece a digitar o segundo e você verá que o Excel sugere que você complete automaticamente.
4. imprensa Entrar e o restante dos valores serão preenchidos.

Vantagens

• Muito rápido e visual, ideal para tarefas específicas.
• Nenhuma fórmula necessária nem conhecimento prévio.
• Pode se adaptar a nomes com vários formatos se os exemplos estiverem bem escritos.

Desvantagens

• Funciona bem somente se os dados seguirem um padrão. Claro.
• Você pode cometer erros se os nomes forem muito variados ou mal estruturados.
• Não atualiza automaticamente se os dados originais forem alterados.

E se você não usar o Microsoft Excel? Alternativas como o WPS Office

Para quem não usa Microsoft Office, uma alternativa completamente válida é Escritório WPS. Este pacote gratuito é compatível com formatos do Excel e tem todas as ferramentas necessárias para dividir nomes e sobrenomes.

Planilha WPS permite que você use ambos Texto colunar como fórmulas y Flash Fill com nomes intuitivos e uma interface semelhante ao MS Excel.

Separar com texto em colunas

Assim como no Excel, você pode selecionar células com nomes, vá para a guia "Dados", Clique em “Texto em colunas”, defina os delimitadores e separe os valores em duas colunas diferentes.

Usando fórmulas no WPS

As fórmulas são praticamente as mesmas:
=IZQUIERDA(A2, ENCONTRAR(" ", A2, 1) - 1) pelo nome e
=DERECHA(A2, LARGO(A2) - ENCONTRAR(" ", A2, 1)) para o sobrenome.

O Flash Fill também está disponível

Basta escrever o padrão em uma célula, selecionar a próxima e usar a opção preenchimento rápido da aba Dados. O WPS reconhecerá o padrão e completará o resto automaticamente.

A WPS também oferece modelos gratuitos, ferramentas baseadas em IA como escritores automáticos, assistentes de PDF, compatibilidade com o Microsoft Office e uma interface que não requer curva de aprendizado.

E quanto aos nomes com vários espaços ou caracteres?

Quando os dados não estão bem formatados, por exemplo, se contiverem mais espaços ou sinais de pontuação, como vírgulas ou pontos, funções básicas podem falhar. Nestes casos:

• use a função =SUSTITUIR para eliminar espaços duplos ou caracteres estranhos antes de aplicar suas fórmulas.
• Use fórmulas como =EXTRAE juntamente com BUSCAR o HALLAR capturar com Maior precisão os componentes do nome.

E se os nomes estiverem todos em uma célula separados por vírgulas?

Às vezes, você pode encontrar uma célula que agrupa vários nomes separados por vírgulas ou outros caracteres. Nesse caso, aplique a ferramenta Texto colunar selecionando coma como um delimitador. Isso fará com que cada nome seja colocado em uma coluna diferente.

Para listas mais complexas, você pode combinar funções como =EXTRAE, =HALLAR y =LARGO para extrair cada bloco separadamente.

O que fazer com nomes do meio ou nomes compostos?

Se você precisar separar nomes que contenham nomes do meio ou sobrenomes duplos, será necessário usar fórmulas mais avançadas. Por exemplo, você pode usar uma combinação de =EXTRAE y =HALLAR para obter o segundo nome identificando o segundo espaço dentro do texto.

Exemplo para o nome do meio:
=EXTRAE(A2, BUSCAR(" ", A2) + 1, BUSCAR(" ", A2, BUSCAR(" ", A2) + 1) - BUSCAR(" ", A2) - 1)

Ou você também pode contar com Suplementos do Excel como o Ablebits, que permitem separar nomes completos em componentes como Nome, Nome do meio, Sobrenome, Sufixo, etc.

Há muitas maneiras de separar nomes e sobrenomes no Excel, e a melhor delas dependerá da estrutura dos seus dados e do seu objetivo final. De métodos automatizados como o Preenchimento Rápido a fórmulas elaboradas para casos complexos, cada ferramenta tem seu lugar. Com um pouco de prática, você conseguirá gerenciar seus bancos de dados de forma mais organizada, minimizando erros e ganhando tempo em suas tarefas diárias.