Como gerenciar pastas no Outlook: dicas e truques

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Pastas e subpastas permitem que você categorize e-mails, otimizando seu trabalho diário no Outlook.
É essencial conhecer as opções para criar, renomear, mover e excluir pastas.
O Outlook integra funções para automatizar a organização por meio de regras e comandos rápido.
Uma estrutura bem pensada e revisada regularmente torna mais fácil encontrar e controlar seu e-mail.

perspectiva

Gerenciar corretamente as pastas de e-mail no Outlook é uma verdadeira salvação para aqueles que lidam com centenas de mensagens todos os dias. Isso não só ajuda a manter sua caixa de entrada limpa, como também facilita encontrar mensagens importantes, melhora a produtividade e evita a temida desordem digital. Gastar alguns minutos organizando suas pastas pode mudar radicalmente sua experiência no Outlook, permitindo que você trabalhe com mais conforto e eficiência. No seu dia a dia.

Neste artigo vamos rever, com a maior clareza e detalhe, Todas as possibilidades que o Outlook oferece - seja em sua versão desktop, web ou mobile - para criar, organizar, modificar e automatizar o gerenciamento de pastas. Discutiremos como criar pastas e subpastas, como mover, renomear ou excluir pastas, como usar regras para automatizar a organização e algumas dicas práticas para manter seu e-mail sob controle. Tudo é explicado em uma linguagem simples e acessível, para que você possa colocar em prática assim que terminar de ler.

Por que organizar seu e-mail em pastas?

Gerenciar e-mails sem estrutura pode fazer com que você perca mensagens relevantes ou gaste muito tempo procurando informações.. O Outlook fornece um sistema de pastas e subpastas que permite categorizar mensagens por projeto, cliente, prioridade ou qualquer outro critério que você escolher. A organização adequada das pastas economiza tempo e dores de cabeça, especialmente se você recebe grandes volumes de correspondência diariamente.

Pastas padrão do Outlook

Ao começar a usar o Outlook, você encontrará diversas pastas padrões que desempenham funções específicas. Nem todos eles podem ser removidos ou modificados, mas é útil saber para que serve cada um:

Caixa de entrada: Todas as novas mensagens chegam aqui, a menos que você defina regras para realocá-las automaticamente.
E-mails indesejados: Filtre mensagens suspeitas de spam para que elas não encham sua caixa de entrada.
Borrachas: Esta pasta armazena mensagens que você está preparando, mas ainda não enviou.
Itens enviados: Guarde uma cópia dos e-mails que você enviou da sua conta.
Elementos excluídos: Ele coleta todas as mensagens e pastas que você descartou, funcionando como uma lixeira de reciclagem.
Arquivo: Perfeito para armazenar mensagens que você não precisa mais ter em mãos, mas quer guardar para referência futura.

Essas pastas formam a base da sua organização, mas o controle real vem quando você começa a personalizar o sistema com suas próprias pastas e subpastas..

Como criar pastas e subpastas no Outlook

Quer você use o aplicativo de desktop, a versão web ou acesse-o de um dispositivo móvel, Criar pastas e subpastas no Outlook é fácil. Vamos ver como fazer isso em cada plataforma:

No novo Outlook para Windows e Outlook Web

Vá para o painel de pastas no lado esquerdo.
Clique com o botão direito no seu endereço de e-mail (ou sobre “Pastas”). Um menu de contexto aparecerá.
Selecione “Criar nova pasta” para adicionar uma pasta ao nível principal.
Digite o nome desejado e pressione Enter. A nova pasta aparecerá na lista.

Para criar uma subpasta, repita o processo, mas clique com o botão direito do mouse na pasta em que deseja colocar a subpasta e escolha a opção “Criar nova subpasta”.

No Outlook.com

Na barra lateral da pasta, clique com o botão direito em “Pastas”.
Selecione “Criar nova pasta” e digite o nome.
Para subpastas, clique com o botão direito na pasta base e selecione “Criar nova subpasta”. Dê um nome e pressione Enter.

Nas versões clássicas do Outlook (2016, 2019, 2021, Microsoft 365)

Clique com o botão direito do mouse no nome da sua caixa de correio no painel de pastas.
Selecione “Nova pasta” no menu suspenso.
Digite o nome da pasta e confirme pressionando Enter.

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Essa lógica vale tanto para pastas pai quanto para subpastas. O segredo é escolher onde você quer colocá-lo antes de iniciar o processo. —Você pode criar quantos níveis precisar para adaptar sua organização.

Personalize e gerencie pastas

Depois de criar suas pastas, o Outlook oferece diversas opções para gerenciá-las conforme suas necessidades mudam. Vejamos as operações mais comuns e como realizá-las:

Renomear uma pasta

Navegue até a pasta que você deseja renomear no painel lateral.
Clique com o botão direito e escolha “Renomear”.
Digite o novo nome e confirme com Enter.

Observe que pastas padrão (como Caixa de entrada, Itens enviados, Spam) não podem ser renomeadas. nem ser eliminado.

Mover pastas e reorganizar o painel

O Outlook permite que você realocar as pastas que você criou. Você pode reorganizar o painel de pastas arrastando e soltando cada pasta na posição desejada. O que ter em mente?

Pastas padrão (como itens enviados ou excluídos) têm posições fixas e não podem ser reordenadas ou movidas.
As pastas que você cria podem ser movidas livremente, até mesmo criando estruturas hierárquicas (subpastas dentro de pastas pai).
Na visualização “Favoritos”, você pode adicionar suas pastas mais usadas simplesmente clicando com o botão direito do mouse na pasta e selecionando “Adicionar aos Favoritos”. Isso os coloca no topo para acesso rápido.

Classificar pastas em ordem alfabética

Se você reordenou o painel de pastas, mas deseja retorná-las à ordem alfabética, o Outlook permite que você faça isso automaticamente:

No menu superior, vá até a aba “Exibir”.
Selecione “Classificar pastas” e depois “Classificar pastas de A a Z”.

Isso pode ajudar quando o painel de pastas cresce e você quer encontrar tudo facilmente..

Excluir pastas e subpastas

Clique com o botão direito do mouse na pasta (ou subpasta) que deseja excluir.
Selecione “Excluir pasta”.
Confirme a exclusão. O conteúdo da pasta também será movido para Itens Excluídos.

Insistimos: pastas padrão não podem ser excluídas.. Se precisar liberar espaço, exclua o conteúdo dessas pastas, mas não a pasta em si.

O que devo fazer se não vir uma pasta?

Às vezes, o painel de pastas do Outlook pode não exibir todas as suas pastas, seja devido a um problema de exibição ou a uma configuração ativada acidentalmente. Algumas maneiras simples de resolver isso:

Saia do Outlook.com ou do Outlook Web, limpe o cache do navegador e entre novamente.
Feche todas as abas e janelas do navegador para garantir que não haja conflitos de sessão aberta.
Certifique-se de que o painel de pastas esteja expandido. Vá em “Exibir” > “Painel de Pastas” > “Normal” e verifique se ele não está minimizado.
Na própria janela do Outlook, pressione a seta lateral para expandir o painel de pastas, se estiver oculto.

Como mover e-mails entre pastas

perspectiva

Quando se trata de manter suas pastas organizadas, criá-las é tão importante quanto mover as mensagens corretamente. Existem várias maneiras de mover e-mails entre pastas no Outlook:

Arrastar e soltar: Selecione a mensagem, arraste-a para a pasta desejada e solte-a lá.
Menu contextual: Selecione um ou mais e-mails, clique com o botão direito e use a opção “Mover para pasta”, escolha a pasta de destino.
Comandos da barra superior: Com a mensagem selecionada, clique em “Mover para” e escolha a pasta ou pesquise o destino usando o mecanismo de busca integrado.

O processo é exatamente o mesmo para mensagens individuais ou grupos de mensagens.. Use o método mais conveniente para você, dependendo do dispositivo ou versão do Outlook que você estiver usando.

Adicionar e gerenciar pastas em Favoritos

Se você tem pastas que consulta constantemente ou que são essenciais no seu dia a dia, Adicioná-los aos favoritos economiza muito tempo. Esta seção aparece na parte superior do painel de pastas:

Clique com o botão direito do mouse na pasta e escolha “Adicionar aos Favoritos”.
Para removê-lo dos Favoritos, clique com o botão direito e selecione “Remover dos Favoritos”.
Em Favoritos, você pode reordenar as pastas como quiser, para que as mais importantes estejam sempre à mão.

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Apagar mensagens e esvaziar a lixeira

Quando você exclui uma mensagem ou pasta, ela é automaticamente movida para “Itens Excluídos”. Você pode excluí-los manualmente ou configurar o Outlook para esvaziar a lixeira quando você sair.:

Acesse as opções de configuração (“Configurações” > “Gerenciamento de mensagens” > “Correio”).
Marque a caixa “Esvaziar pasta de itens excluídos quando eu sair”.
Não se esqueça de clicar em “Salvar” para aplicar a alteração.

Você precisa restaurar alguma mensagem? O Outlook oferece opções para recuperar itens excluídos da lixeira, a menos que você os tenha excluído permanentemente.

Automatize sua organização com regras e comandos

Um dos pontos fortes do Outlook em comparação com outros gerenciadores de e-mail é a capacidade de automatizar a classificação de mensagens de acordo com os critérios que você define. Isso é alcançado por meio de regras e comandos rápidos:

Crie regras para mover mensagens automaticamente

Na sua caixa de entrada, selecione uma mensagem do remetente ou com as características que você deseja automatizar.
Clique no menu de opções (geralmente “…” ou na barra de comandos superior) e selecione “Criar regra”.
Aparecerá uma caixa de diálogo onde você poderá definir as condições: remetente, assunto, destinatário, etc.
Selecione a pasta para onde você deseja que essas mensagens sejam movidas automaticamente.
Você pode configurar ações mais avançadas selecionando “Mais opções”.
Salve a regra e o Outlook fará a classificação para você a partir de então.

Comandos rápidos para limpar e mover mensagens

Limpar: Permite que você exclua rapidamente todos os e-mails de um remetente, mantenha apenas as mensagens mais recentes ou exclua automaticamente as mais antigas.
Mover para: Ele ajuda você a transferir mensagens selecionadas para a pasta que preferir sem precisar arrastá-las uma por uma.

Esses comandos aparecem na barra superior do Outlook.com quando você seleciona qualquer mensagem. Com eles você pode economizar muito tempo limpando e organizando sua caixa de entrada.

Dicas para uma organização eficiente de pastas

A funcionalidade do Outlook é extensa, mas o segredo é encontrar um sistema que realmente ajude você na sua vida diária. Aqui estão algumas dicas práticas:

Coloque as pastas principais no topo para acesso mais rápido, adicione-os aos Favoritos.
Agrupar pastas por tópico ou tipo de conteúdo: projetos, clientes, assuntos pessoais, etc. Isso facilita buscas rápidas.
Revise e atualize a estrutura de pastas de tempos em tempos. O trabalho e a vida mudam, e seu e-mail deve refletir essa evolução.
Não use subpastas em excesso:Muitos níveis podem acabar complicando a gestão em vez de simplificá-la.

Lembrar O objetivo é ter uma visão clara e recuperar informações sem perder tempo. Não hesite em experimentar até encontrar o sistema que melhor se adapta a você.

Soluções rápidas para problemas comuns

Se você alguma vez se encontrar com isso As pastas estão faltando, você não consegue alterar a ordem ou não consegue encontrar as mensagens, aqui estão algumas recomendações:

Verifique se o painel de pastas não está minimizado ou recolhido.
Saia, limpe o cache do navegador e faça login novamente.
Para o Outlook clássico, verifique as configurações na aba “Exibir”.
Se uma pasta desapareceu, verifique se ela não foi movida acidentalmente para outra pasta.