- Domine as áreas de impressão, margens, orientação e tamanho do papel para evitar cortes.
- Use a escala correta (1x1, colunas ou linhas) e sempre valide na visualização.
- Principais diferenças no Excel Web e Google Folhas: seleção de páginas, limites e numeração.
- Opções para imprimir várias folhas/livros, tabelas específicas e gerar PDF limpo.
Dominar a impressão no Excel não é apenas clicar em um botão e cruzar os dedos; quando a planilha está cheia de dados, quaisquer margens mal posicionadas, orientação inadequada ou escala incorreta pode arruinar o resultado. Se você se deparou com tabelas quebradas, páginas que não cabem ou saltos estranhos, veja como evitá-los passo a passo.
Neste guia prático e abrangente, compilamos os fundamentos para impressão a partir do Excel (desktop e web) e do Planilhas Google. Você aprenderá a preparar a planilha, definir áreas de impressão, ajustar margens e orientação, dimensionar para uma página, imprimir apenas uma seleção ou uma tabela específica, imprimir várias planilhas ou pastas de trabalho de uma só vez e até mesmo o que muda no Excel para a Web. Além disso, adicionamos dicas de qualidade, economia de tinta e como gerar um PDF limpo.
Configurações básicas antes de imprimir no Excel
Antes de imprimir, vale a pena reservar um minuto para se preparar. No Excel para desktop, a maneira mais rápida de acessar a visualização e as opções é Arquivo > Imprimir (ou Ctrl+P), onde a interface é aberta com a pré-visualização à direita e as configurações à esquerda. Lá, você pode escolher a impressora, as cópias e verificar a aparência da página.
Para ajustar o design, vá para Layout da página ou Propriedades de impressão: orientação (retrato/paisagem), tamanho do papel e margensMargens “Normal” ou “Estreita” funcionam bem dependendo do conteúdo; se você precisar ajustar as configurações, use Margens Personalizadas para ajustar cada lado em milímetros.
A orientação é fundamental: se a sua prancha for larga, orientação horizontal Isso evitará cortes; se a altura for maior do que a largura, a vertical ficará mais legível. Altere a opção em Layout da Página > Orientação e verifique a pré-visualização para garantir que não haja colunas suspensas.
Se você quer que tudo caiba em uma única planilha, verifique a escala. No Excel, você pode selecionar "Ajustar a folha a uma página”, “Ajustar todas as colunas em uma página” ou “Ajustar todas as linhas em uma página”Cada opção é compactada de forma diferente; controle o tamanho do texto para que ele não pareça microscópico.
Um bom hábito é definir a área exata a ser impressa quando não se deseja imprimir a planilha inteira. Selecione o intervalo e vá para Layout da página > Área de impressão > Definir área de impressão. Dessa forma, você evita margens estranhas ou espaços em branco desnecessários.
Imprima várias folhas e livros de uma só vez
Se você precisar extrair várias abas do mesmo arquivo, não precisa fazer isso uma por uma. Na pasta de trabalho do Excel, selecione todas as folhas para imprimir (Ctrl+clique nas abas) e abra Arquivo > Imprimir. Dessa forma, as folhas ativas são enviadas para a impressora juntas em um único lote.
E se você precisar imprimir vários livros ao mesmo tempo? É possível se você coloca todos os arquivos na mesma pastaNo Excel, acesse Arquivo > Abrir, mantenha pressionada a tecla Ctrl, selecione cada pasta de trabalho que deseja imprimir e escolha Imprimir. Este é um atalho perfeito para relatórios mensais ou séries de relatórios.
Ao imprimir uma combinação de folhas, verifique a pré-visualização para ver se alguma delas foi deixada para trás. escala ou orientação diferenteNesses casos, unifique os parâmetros básicos (orientação, tamanho do papel e escala) antes de enviar o lote para a impressora.
Se você quiser salvar tudo em um arquivo em vez de diretamente no papel, pode optar por gerar um arquivo de saída. Na fila de impressão, escolha Impressora > Imprimir para arquivo, pressione Imprimir e digite o nome do arquivo quando solicitado. Isso é útil para processos internos de revisão ou arquivamento.
Imprimir a planilha inteira, apenas uma parte dela ou uma tabela específica
Quando você não precisa da pasta de trabalho inteira, o Excel permite que você ajuste exatamente o que vai para a impressora. No painel de impressão, você pode escolher entre Seleção, Planilhas Ativas, Pasta de Trabalho Inteira ou Tabela. Ajuste esta opção de acordo com seu objetivo para evitar desperdício de papel.
Para imprimir apenas um intervalo, primeiro selecione as células e, em Arquivo > Imprimir, escolha Seleção de impressãoVerifique a pré-visualização: se o corte não estiver como você queria, feche a pré-visualização, ajuste o intervalo e repita. É a maneira mais limpa de obter apenas os detalhes importantes.
Você trabalha com tabelas do Excel (Inserir > Tabela)? Se você selecionar qualquer célula da tabela, poderá selecioná-la ao imprimir. “Imprimir tabela selecionada” em Configurações. Dessa forma, você só vê a tabela, bem enquadrada e sem elementos externos.
No Excel para a Web, você também pode imprimir uma seleção ou a planilha inteira de Arquivo > Imprimir > ImprimirSe você marcou células e depois mudou de ideia, altere as opções para "Pasta de trabalho inteira" antes de clicar no botão Imprimir; a pré-visualização mostrará instantaneamente como ela ficará.
Quando sua tabela ou intervalo for muito grande, lembre-se das limitações: no Excel para a Web, é recomendável imprimir uma tabela. se você tiver menos de 10.000 célulasPara listagens maiores, é melhor abrir o arquivo no aplicativo de desktop e gerenciá-lo a partir daí.
Visualização, áreas de impressão e dimensionamento para uma página
A pré-visualização é sua melhor amiga: aberta Arquivo > Imprimir ou use Ctrl+P para visualizar o documento como ele será recebido pela impressora. À medida que você aplica alterações na orientação, margens ou escala, a miniatura é atualizada para que você não precise fotografar no escuro.
Se você definir uma área de impressão e quiser alterá-la, basta selecionar novamente as células e repetir. Layout da página > Área de impressão > Definir área de impressãoCada nova seleção substitui a anterior, e a pré-visualização confirmará sua seleção.
Quando houver linhas ou colunas ocultas, lembre-se disto: no Excel para a Web, o oculto não é impressoSe quiser incluí-los, exiba essas linhas/colunas antes de imprimir. Você notará isso pela ausência de cabeçalhos ou linhas duplas nos rótulos; selecione os cabeçalhos adjacentes, clique com o botão direito e escolha "Exibir".
Se a sua pasta de trabalho tiver planilhas ocultas, elas não aparecerão na saída até que você as exiba novamente. Clique com o botão direito do mouse em qualquer guia e, se vir a opção mostra, significa que há guias ocultas; mostre-as, selecione as que você precisa e imprima novamente.
Para caber em uma única folha, existem várias táticas: “Ajustar folha a uma página” reduz todo o conteúdo;Ajustar todas as colunas em uma página"compacta a largura e distribui as linhas em várias páginas verticais; "Ajustar todas as linhas em uma página" faz o oposto. Se nenhuma das opções tornar seu texto legível, personalize a escala com uma porcentagem manual.
Mais algumas configurações que fazem a diferença: o tamanho de papel correto (por exemplo, A4) e margens. Uma margem estreita oferece mais espaço para dados, mas tome cuidado para não deixar cabeçalhos ou rodapés muito próximos da borda; se precisar de precisão, use Margens Personalizadas.
Nas configurações de impressão, você também pode escolher imprimir em um lado ou nos dois lados. O modo de impressão borda longa prepara a leitura como um livro (virando as páginas de lado), enquanto o borda curta É um calendário (está virado de cabeça para baixo). Escolha o que melhor se adapta ao tipo de documento.
Se você estiver imprimindo várias cópias de um documento de várias páginas, defina a opção como intercaladoCom a ordenação, a impressora imprime conjuntos completos 1-2-3, 1-2-3; sem ordenação, ela imprime 1-1-1, 2-2-2, 3-3-3, o que complica a classificação subsequente.
Um detalhe importante no Excel para a Web: não é possível inserir, visualizar ou imprimir números de página do navegador. Se precisar de cabeçalhos ou rodapés numerados, abra o arquivo no aplicativo para desktop, adicione os números no Layout de Página e imprima a partir daí.
Excel para a Web e Planilhas Google: diferenças e como imprimir bem
No Excel para a Web, é recomendado Use o comando Imprimir do Excel e não do navegador. Vá em Arquivo > Imprimir > Imprimir e escolha entre Seleção Atual ou Livro Inteiro. Qualquer alteração na seleção exigirá o fechamento da pré-visualização, o ajuste da seleção e a impressão novamente.
Se quiser ter certeza de que tudo se encaixa, selecione a escala apropriada e confirme com a miniatura de visualização. Mesmo que o conteúdo se encaixe, se você perceber que o tamanho do texto fica muito baixoTalvez você queira dividir seu relatório em várias páginas e usar títulos repetidos no topo para torná-lo mais legível.
No Planilhas Google, o caminho é semelhante: Arquivo > Imprimir ou o ícone da impressora. A partir daí, você escolhe o tamanho do papel, a orientação, as margens e a escala. Se quiser apenas uma região, selecione “Imprimir área selecionada”Se você quiser encaixar tudo em uma página, use a opção "Ajustar à página".
O Planilhas permite selecionar quais planilhas imprimir, ajustar a formatação e o alinhamento e visualizar os resultados em tempo real. Assim como no Excel, Para mesas muito largas, vale a pena mudar para a orientação horizontal. e comprima as colunas com moderação para evitar perda de legibilidade.
Para concluir o processo com um resultado profissional, acostume-se a usar a visualização e padronizar suas configurações: mesmo tamanho de papel, margens consistentes e uma escala que não sacrifique o tamanho da fonte. Coerência entre folhas Melhora muito a leitura quando você imprime um livro com várias abas.
Atalhos e opções úteis: visualização, seleção rápida e propriedades
O atalho de teclado Ctrl+P abre diretamente a visualização de impressão com o miniatura à direitaÉ a maneira mais rápida de verificar quebras, cabeçalhos e quebras sem sair da planilha. Se algo não se encaixar, volte um passo, corrija e verifique novamente.
No painel Impressoras, você pode alterar o dispositivo ativo no menu suspenso "Impressora". Se você gerencia várias impressoras (por exemplo, coloridas e monocromáticas), o seletor evita que você vá e venha. Além disso, o botão Propriedades abre opções de driver específicas da impressora (qualidade, bandeja, tipo de papel).
Para tabelas, é uma boa ideia selecionar toda a estrutura antes de imprimir. Clique na primeira célula, segure Shift e selecione a última para cobri-la. todas as colunas e linhas da tabela sem rolar muito a página. Dessa forma, você garante que não cortará uma coluna acidentalmente.
Quando a planilha tiver múltiplas visualizações ou filtros, preste atenção ao que está sendo exibido na tela. O Excel imprimirá o que está visível com base na seleção e na área definida, portanto, se houver colunas filtradas ou ocultas, marque se você realmente deseja excluí-los do artigo ou prefere mostrá-los antes de imprimir.
Qualidade, economia e PDF: dicas finais que fazem a diferença
Se o documento for para entrega ou arquivamento, considere criar um PDF. No Excel para desktop, você pode usar Arquivo > Salvar como ou Exportar para PDF Depois de configurar o trabalho de impressão (orientação, margens, escala e área), você obterá um arquivo fiel, fácil de compartilhar e que não quebra quando aberto.
No Planilhas Google é ainda mais simples: Arquivo > Download > PDF. O painel de configurações é muito semelhante ao painel de impressão, então você pode reutilizar as mesmas configurações para obter um PDF limpo na primeira tentativa.
Se você precisar de um arquivo de impressão intermediário em vez de papel, selecione a opção Imprimir em arquivo Na lista de impressoras, clique em Imprimir e nomeie-a quando solicitado. Dessa forma, você pode manter exatamente o que teria enviado para a impressora.
Para melhorar a qualidade sem aumentar o custo, defina o modo de impressão como “Rascunho” ao imprimir. você só quer testes rápidos e reserve alta qualidade para a versão final. Escolher um papel apropriado para o seu documento (por exemplo, papel padrão para tabelas e papel mais grosso para apresentações) melhora muito a sensação e a legibilidade.
Se você imprime com frequência, considere usar suprimentos confiáveis e compatíveis e controle as cores apenas quando elas agregam valor. Para relatórios puramente numéricos, monocromático com bom contraste geralmente é suficiente e mais econômico.
Existem serviços de impressão online que permitem carregar o PDF, escolher o tipo de papel (colorido ou preto e branco) e o acabamento. São úteis quando você não tem uma impressora disponível Ou você precisa de tiragens médias com qualidade consistente; preparar seu arquivo corretamente (margens, escala, orientação) garantirá um resultado perfeito.
Com tudo isso, você já tem os ingredientes para imprimir sem problemas: prepare a folha, defina a área, ajuste as margens e a orientação, decida se quer redimensionar para uma página ou distribuir em várias, use a pré-visualização para validar e, na hora, converter para PDF ou arquivo para preservar um original perfeito para compartilhar ou imprimir.
Imprimir planilhas se torna menos trabalhoso quando você adota a rotina: pré-visualização, parâmetros claros e consistência entre as planilhas. Ajuste de seleção, escala e margens, Você obterá resultados limpos, legíveis e profissionais tanto no Excel (desktop e web) quanto no Planilhas Google, sem surpresas ou páginas “mordidas”.
Escritor apaixonado pelo mundo dos bytes e da tecnologia em geral. Adoro compartilhar meu conhecimento por meio da escrita, e é isso que farei neste blog, mostrar a vocês tudo o que há de mais interessante sobre gadgets, software, hardware, tendências tecnológicas e muito mais. Meu objetivo é ajudá-lo a navegar no mundo digital de uma forma simples e divertida.