Como converter um arquivo do Word para Indesign

Você gostaria de saber como converter um arquivo do Word para o InDesign ? Converter um documento do Word para um documento do InDesign não é uma tarefa simples.

Na verdade, como algumas operações são sempre necessárias quando você importa um documento Word para o seu arquivo InDesign, eu diria que não podemos nem falar em conversão. Além disso, se o arquivo Word que você deseja converter for complexo, você provavelmente acabará criando-o completamente do zero no InDesign.

Infelizmente, não existe nenhum software que possa converter um arquivo do Word em InDesign, mas você pode aprender como configurar corretamente o documento do Word e o arquivo do InDesign para que a conversão manual seja menos dolorosa e demorada.

Como observação, se você precisar usar o Word para criar um arquivo de troca para tradução, recomendo usar uma ferramenta específica (como o Redokun). Sua agência de tradução ficará muito mais feliz em receber um arquivo XLIFF em vez de um documento Word, e seus tradutores internos vão adorar a simplicidade da ferramenta de tradução integrada.

Aqui você pode aprender sobre: ​​Como criar um sumário no InDesign

Neste tutorial veremos:

• Como importar um documento do Word para o InDesign
• Como vincular um arquivo do Word ao InDesign
• [Dica profissional] Use páginas mestras para fluir automaticamente um documento do Word (atualizar)

Converter um arquivo Word para InDesign (importar o documento)

Quando você tiver que lidar com um colega de trabalho ou cliente que precisa ou deseja editar o texto do seu documento do InDesign, a melhor solução é preparar seu arquivo do InDesign com antecedência. Você também pode vincular e converter um arquivo do Word para o InDesign.

Vincular documentos do Word a um arquivo do InDesign é ótimo porque permite que você trabalhe no seu projeto dentro do InDesign enquanto seu colega de trabalho, cliente ou quem quer que precise escrever o conteúdo trabalha em um software muito mais simples (e mais barato), como o Microsoft Word.

Este método requer um pouco de trabalho para começar, mas acredite, para a maioria dos trabalhos é um salva-vidas.

Se você definir estilos de parágrafo e estilos de caracteres corretamente, não terá nada a fazer a não ser observar o layout automático do conteúdo do InDesign.

Configurando o arquivo de origem

Ao importar um documento do Word para um arquivo do InDesign, a configuração padrão é importar também os estilos aplicados ao texto no Word.

Isso cria os mesmos estilos de parágrafo usados ​​no documento do Word no documento do InDesign. Você pode aproveitar esse recurso para substituir a aparência do texto importado e importar para o InDesign e fazer o layout do texto muito rapidamente.

No entanto, lembre-se de que a conversão do Word para o InDesign pode apresentar o texto de maneira diferente do que seria feito manualmente.

• Por exemplo, se você criasse uma lista com marcadores no InDesign, eu usaria um estilo de parágrafo. Em vez disso, a conversão aplica os recursos de texto com marcadores como uma propriedade embutida.

Temos um documento simples de uma página no Word que queremos importar para um documento no InDesign.

Observe que os estilos no Word foram usados ​​para estilizar o texto (sim, você também pode criar seus próprios estilos no Word; semelhante ao que faria no InDesign com estilos de caracteres). Assim como no InDesign, tome cuidado para não definir propriedades embutidas para texto no Word.

Em outras palavras, se você tiver que alterar as características do texto, você não faz isso diretamente no texto, você altera as propriedades do estilo porque essas propriedades embutidas também serão mantidas no texto no InDesign, e se você quiser aplicar um estilo diferente em seu documento do InDesign, você terá que substituir manualmente cada parte pelos estilos embutidos aplicados. Isso é muito importante se você deseja ter controle sobre seu documento e projetar o texto rapidamente.

Veja aqui o que acontece se você aplicar estilos embutidos ao texto no Word (esquerda) e o que acontece se não o fizer (direita).

Como você pode ver na captura de tela à esquerda, há um sinal de "+" próximo ao nome do Estilo de Parágrafo, que não está presente na captura de tela à direita. Além disso, as duas strings claramente possuem estilos diferentes.

O símbolo '+' aparece próximo ao nome do estilo de parágrafo sempre que o estilo aplicado ao texto é substituído. Isso significa que o texto na captura de tela à esquerda não está seguindo o estilo de parágrafo. Em contraste, a captura de tela à direita mostra o texto com o estilo de parágrafo correto que eu criei.

Importe o documento ao converter um arquivo Word para InDesing

• Passo 1: No InDesign, clique em Arquivo na barra de menu principal e depois Lugar (caso contrário você pode pressionar cmd D + en Mac Os ou Ctrl + D en Windows).

NOTA : Conforme mencionado acima, certifique-se de que os estilos no documento do Word estejam configurados corretamente no texto.

• Passo 2: Clique Opções e marca Mostrar opções de importação janela de importação (se ainda não estiver marcada), selecione o arquivo e clique em Abra para importar o arquivo do Word para o InDesign.

NOTA : Nesta janela, você pode personalizar algumas configurações. Geralmente, as configurações padrão estão corretas. No entanto, você deve prestar atenção especial a estas configurações:

• Preservar estilos e formatação de texto e tabelas
• Quebras de página manuais
• Importar estilos automaticamente

• Passo 3: Se você selecionar «Remova estilos e formatação de textos e tabelas«, você importará apenas o texto simples do seu arquivo Word (sem os estilos).

Vamos importar o arquivo do Word com a opção "Preservar estilos e formatação de texto e tabelas" ativada . Isso importará o texto e replicará os estilos do arquivo do Word no InDesign.

• Passo 4: Por fim, alteraremos os estilos criados pela importação e veremos o que acontece quando importamos o mesmo documento novamente.
• Passo 5: Clique Aceitar e desenhe um quadro de texto no InDesign para colocar o conteúdo do seu arquivo Word.

Veja, o texto no InDesign (à direita) tem os mesmos estilos e aparência do texto no Word (à esquerda).

Iremos substituir as configurações de estilos de parágrafo ao converter um arquivo Word para InDesing.

Como você pode ver, próximo aos estilos de parágrafo importados há um ícone mostrando que o estilo foi importado e que nenhuma das propriedades foi substituída.

• Passo 1: Clique duas vezes em «Título 1".
• Passo 2: Em Formatos básicos de caracteres, defina a opção Montserrat como, ousado como Estilo da Fonte, 19 pt para tamanho e alterações Casos a Todas em maiúsculas
• Passo 3: Então Cor do caractere, estabelece C = 100 M = 90 Y = 10 K = 0(é uma cor fornecida por padrão com o InDesign; se você não conseguir encontrá-la, crie-a ou simplesmente pule esta configuração)

• Passo 4: Observe que o ícone próximo aos estilos de parágrafo «Título 1» não está mais presente.

• Passo 5: Vamos também alterar os estilos do Cabeçalho 3 e do Corpo do Texto com as seguintes propriedades.
  • Título 3: Font Sans Pro, negrito, 12 pt, cor: C = 100 M = 90 Y = 10 K = 0
  • Corpo do texto: Source Sans Pro, normal, 12 pt, cor: preto, tonalidade: 75%
• Passo 6: Agora o texto que você importou do documento do Word para o InDesign se parece com isto.

• Passo 7: vamos importar o mesmo documento do Word para o InDesign e ver como fica o texto desta vez.

Conflito de estilos

O InDesign nos informa que existem conflitos de nomes de estilos. Em Conflitos de estilo de parágrafo e Conflitos de estilo de caractere, você pode decidir:

• Usando definições de estilo do InDesign- Isso substitui os estilos do texto importado do arquivo Word para o documento do InDesign.
• Redefinir estilos do InDesign- Isso remove a configuração do InDesign que substitui o texto importado do Word para o InDesign.
• Renomear automaticamente- Isso importa texto com estilos para o Word e cria novos estilos em seu documento do InDesign.

Selecionamos Definições de Estilos do InDesign e importamos o texto do documento do Word para o InDesign, como fizemos anteriormente. Você verá que o InDesign define automaticamente as novas características de formatação para o texto importado do documento do Word.

Como vincular um documento ao converter um arquivo Word para InDesign

Agora que vimos como funciona a migração de documentos ao converter um arquivo Word para InDesign, podemos ver como vincular um arquivo Word a um documento InDesign e como esse excelente recurso pode nos ajudar.

Defina preferências ao converter um arquivo Word para InDesign

• Passo 1: Clique InDesign (no MacOS) ou Edit (no Windows)Na barra de menu principal, vá para Preferencias no menu que se abre e clique em no tratamento de arquivos...

• Passo 2: Verificar Crie links ao colocar arquivos de texto e planilhas na janela Gerenciamento de arquivos e clique

Coloque o documento ao converter um arquivo Word para InDesign

Conforme mencionado acima, você precisa ter certeza de que os estilos do documento Word estão definidos corretamente para o texto e importar o texto como vimos antes.

• Passo 1: se você já criou estilos de parágrafo com os mesmos nomes de estilo no Word, o InDesign substituirá as configurações do texto importado do Word. Observe que agora no menu Link, o link para o arquivo Word apareceu.

• Passo 2: adicione algum texto ao documento do Word e veja o que acontece no InDesign.

• Passo 3: No menu Link, ao lado do nome do arquivo do Word, o InDesign exibe um triângulo de advertência indicando que o arquivo vinculado foi modificado. Se clicarmos duas vezes no triângulo, o InDesign nos pedirá para atualizar o conteúdo.

Observe que se você atualizar o conteúdo vinculado, perderá todas as alterações feitas no mesmo texto importado anteriormente para o InDesign (sejam gráficos ou textuais).

Aqui está o resultado da atualização.

Exclua o link com um documento do Word importado

Caso queira remover o link para o arquivo Word no InDesign, você deve fazer o seguinte:

• Passo 1: clique duas vezes no link do arquivo e selecione

Importar após converter um arquivo Word para InDesign

Você pode importar um arquivo do Word que contenha uma ou mais tabelas para o InDesign. No entanto, o InDesign não define um estilo de tabela para tabelas importadas, como faz para texto normal, mesmo quando as tabelas do arquivo Word têm um estilo de tabela aplicado. Em vez disso, o estilo embutido aplicado às tabelas do Word é mantido.

Algumas ressalvas

• Notas de rodapé:Eles funcionam, mas você não pode controlar o estilo dentro do InDesign, então tenha muito cuidado ao usá-los e defina o estilo desejado no arquivo do Word, para que permaneça assim quando você importar o documento do Word para o InDesign. .
• Imagens:Se você colocar imagens dentro de um documento do Word, o InDesign as importará como imagens incorporadas. Eu recomendo fortemente que você não faça isso porque, uma vez incorporada uma imagem, você não poderá editá-la. Vincular imagens é sempre a melhor solução porque mantém o tamanho do arquivo baixo e torna o trabalho mais eficiente (permitindo atualizar a imagem).
• Formas: Quem precisa importar formas e converter um arquivo Word para InDesign? É isso que o InDesign pensa. Se você usar formas em seu arquivo do Word, o InDesign não as importará nem converterá.

Use páginas mestras para converter um arquivo Word em InDesing (atualização)

As páginas mestras do InDesing são muito úteis e poderosas, mas surpreendentemente muitos usuários não conhecem todo o seu potencial.

No InDesign você pode carregar uma história inteira de um documento do Word automaticamente, criando páginas e encadeando quadros de texto. Isso, combinado com o que acabamos de ver juntos, pode economizar muito tempo e automatizar quase completamente o processo.

Seja mais eficiente com plug-ins ao converter um arquivo Word para InDesing

Agora, vamos ver como ser mais eficiente com plug-ins ao converter um arquivo Word para InDesing.

Vincule documentos na nuvem ao converter um arquivo Word para InDesing

WordsFlow é um plugin que permite vincular o Word ao InDesign. Ele permite que você edite o histórico do InDesign e documentos no Word ou Excel de forma independente, sem perder trabalho em nenhum dos lados.

O WordsFlow mantém um link dinâmico para que possa mesclar de forma inteligente as alterações de documentos externos no conteúdo da história do InDesign em cada atualização do link, em vez de simplesmente substituir a história.

• Você pode encontrar o WordsFlow e experimentá-lo gratuitamente aqui.

Importe o arquivo Word usando estruturação semântica automática

Existe outra extensão que vale a pena conferir se você deseja importar seu texto do arquivo Word de forma limpa e semanticamente estruturada e depois aplicar seus estilos no InDesign.

O plugin utiliza os serviços web da Bookalope , que trabalham com IA para remover todos os estilos visuais e limpar o documento automaticamente, exportando em seguida um documento semanticamente estruturado para o InDesign.

Você também pode aprender sobre: ​​Como criar um sumário no InDesign

Obviamente, o documento do InDesign terá todos os estilos que você pode editar e estilizar rapidamente no documento. Melhor ainda, todos os estilos já estão mapeados para tags HTML para exportação do seu e-book.

Conclusão

Como você pode ver, esta é a maneira de converter um arquivo Word para InDesing. Recomendamos que você siga os passos ao pé da letra, pratique e implemente os plugins mencionados. Esperamos ter ajudado você com essas informações.