Assinatura digital de documentos no Windows: um guia completo e prático

Hoje em dia, assinamos documentos sem sair do computador e, no Windows, há diversas maneiras de fazer isso com segurança. Das assinaturas digitais certificadas às assinaturas visíveis em PDF, passando pelo Linhas de assinatura do escritório ou soluções oficiais como a AutoFirma, tudo coexiste em um único ambiente. Entender o que cada opção faz, quando usá-la e como configurá-la corretamente é fundamental para evitar perda de tempo ou erros.

Nas linhas seguintes reunimos, em palavras simples, todas as informações essenciais das fontes mais confiáveis: funções de Word, Excel e PowerPoint, o que exatamente é uma assinatura digital e sua relação com certificados, como instalar seu certificado no Windows, como usar o AutoFirma para PDFs e alternativas como Adobe Acrobat Leitor, ferramentas da web ou até mesmo ele mesmo Microsoft Edge y Google Documentação. A ideia é que você saia daqui sabendo como escolher a ferramenta certa e aplicá-la passo a passo, sem complicar a sua vida.

O que é uma assinatura digital e por que ela é importante?

Uma assinatura digital é, em essência, um selo eletrônico criptografado que autentica o conteúdo Digital (documentos, mensagens, macros). Sua função é dupla: vincular o documento à pessoa que o assina e garantir que o conteúdo não tenha sido modificado desde a assinatura.

Para que essa assinatura digital exista, ela depende de um certificado digital vinculado ao signatário. Ao compartilhar um documento assinado, Seu certificado e chave pública viajam com ele, permitindo que os destinatários verificar a validade da assinatura perante uma entidade emissora confiável.

Quando uma assinatura digital é válida, ela fornece quatro garantias fundamentais: autenticidade do signatário, integridade do documento, não repúdio (o signatário não pode negar a autoria) e, em certos contextos, certificação se existir um registro de data e hora seguro.

Para que tudo isso aconteça, várias condições devem ser atendidas: A assinatura deve ser válida, o certificado não pode estar expirado, o editor ou signatário deve ser considerado confiável e o certificado deve vir de uma Autoridade de Certificação credenciado.

Certificados digitais e autoridades certificadoras (AC)

O certificado digital atua como seu identidade eletrônica e é usado para criar assinaturas digitais. É emitido por uma autoridade certificadora (AC), que atua como um notário: emite certificados, valida sua validade e mantém listas de revogação e expiração. Os certificados normalmente têm um período de validade limitado (por exemplo, um ano), após o qual são renovados ou substituídos.

É possível obter um certificado através entidades ou organizações emissoras comerciais que os fornecem. Existem também ambientes (empresas, administrações) que emitem seus próprios certificados, sempre com o objetivo de tornar as assinaturas digitais verificáveis ​​por terceiros.

Do ponto de vista técnico, o certificado fornece a chave pública necessária para validar a chave privada com o qual você assina. Graças a esse par de chaves, as assinaturas digitais podem ser usadas como um método confiável de autenticação de informações digitais.

Se você vai compartilhar documentos assinados com outras pessoas e quer que elas possam validar sua assinatura sem atrito, o ideal é obter um certificado de uma CA reconhecida. Existe ainda a possibilidade de criar um certificado para assinar imediatamente; neste caso, poderá consultá-lo no loja de certificados pessoais do Windows (por exemplo, do Internet Explorer: Ferramentas > Opções da Internet > Conteúdo > Certificados > Pessoal).

Assinaturas no Microsoft Office: Assinatura e Linhas Invisíveis

Microsoft Office permite que você trabalhe com dois conceitos-chave: Linhas de assinatura visíveis e inserção de assinaturas digitais invisíveisCada opção atende a necessidades diferentes, mas ambas podem fornecer autenticidade e proteção ao documento.

Uma linha de assinatura funciona como uma marcador visual dentro do documento (Word ou Excel) onde alguém deve assinar. O autor pode definir quem deve assinar e adicionar instruções; quando o destinatário abre o arquivo, veja a linha e uma notificação solicitando a assinatura.

Crie uma linha de assinatura no Word ou Excel

Para inserir uma linha de assinatura, coloque o cursor no ponto desejado, acesse a aba Inserir e escolha Linha de assinatura no grupo Texto. Ao abrir as configurações, você poderá preencher vários detalhes que aparecerão abaixo da linha.

• Signatário sugerido: Nome completo da pessoa que deve assinar.
• Título do signatário: cargo ou função do signatário.
• E-mail do signatário: endereço de e-mail de referência.
• Instruções: por exemplo, “revise o conteúdo antes de assinar”.

Além disso, você pode ativar estas opções: permitir comentários ao assinar (para indicar a finalidade da assinatura) e mostrar a data da assinatura ao lado da assinatura. Se precisar de várias linhas, repita o processo quantas vezes quiser.

Assine uma linha de assinatura no Word ou Excel

Assinar uma linha combina dois efeitos: adiciona uma representação visível da sua assinatura e, ao mesmo tempo, incorpora a assinatura digital. Basta clicar com o botão direito do mouse na linha e escolher Assinar; se você estiver no Modo de Exibição Protegido e o arquivo for confiável, pressione Editar de todos os modos.

Na caixa de assinatura, você pode escolher três opções: anote seu número ao lado do X, assinar com a mão com a função de entrada de escrita manual ou selecione uma imagem com sua assinatura digitalizadaApós escolher o método, confirme com Assinar e você verá o botão Assinaturas aparecer na parte inferior do documento.

Remover assinaturas digitais no Word ou Excel

Se você precisar remover uma assinatura visível, abra o arquivo, clique com o botão direito na linha da assinatura e escolha Remover assinatura. Confirme com “Sim” e o documento ficará sem aquela assinatura específica.

Assinaturas digitais invisíveis (Word, Excel e PowerPoint)

A assinatura digital invisível também garante autenticidade, integridade e origem do documento, mas sem mostrar o traço da assinatura. Em arquivos assinados, você verá o botão Assinaturas na parte inferior e os detalhes da assinatura em Arquivo> Informações.

Para adicioná-lo, abra Arquivo > Informações, escolha a opção correspondente para adicionar uma assinatura digital, leia a mensagem do programa, confirme e, na caixa Assinar, indique a finalidade da assinatura. Em seguida, clique em Assinar; o arquivo se tornará somente leitura para evitar mais mudanças.

Caso precise removê-lo posteriormente, vá em Arquivo > Informações, acesse o painel Assinaturas, arraste a seta ao lado do nome da assinatura e escolha Remover Assinatura; confirme com “Sim” e a assinatura invisível será removida do documento.

Aplicativos de assinatura no Windows: o que usar e quando

Existem duas famílias principais de ferramentas: aquelas que você já usa todos os dias (como Adobe Acrobat ou Microsoft Word) e as aplicações específicas de assinatura eletrônicaOs primeiros são convenientes se o próprio programa puder assinar o mesmo tipo de documento que ele gera.

No entanto, esta abordagem tem limites claros: Nem todos os aplicativos que criam documentos podem assiná-los E em muitos casos, o destinatário precisará do mesmo aplicativo para verificar a assinatura. É por isso que ferramentas específicas de assinatura entram em cena, capazes de assinar qualquer tipo de arquivo e, além disso, disponível gratuitamente.

Na Espanha, o aplicativo mais popular é o AutoFirma, fornecido pela Administração Pública. AutoFirma facilita assinatura de documentos locais em janelas da área de trabalho (Windows, Linux e macOS) com uma interface gráfica e integra-se ao armazenamento de certificados do Windows.

AutoFirma: download e instalação seguros

Para baixar o AutoFirma, é aconselhável sempre ir para portal oficial do Ministério de Assuntos Econômicos e Transformação Digital, especificamente para a seção de Download. Lá você encontrará instaladores para Windows (32 e 64 bits), Linux e Mac.

Em um computador Windows 10 de 64 bits, por exemplo, você baixaria o pacote AutoFirma64.zip, você deve descompactá-lo e executar o instalador AutoFirma_64_v1_6_5_installer.exe. O assistente é muito simples: siga os passos e feche quando terminar; com isso, O AutoFirma será instalado e pronto.

Instale um certificado digital no Windows

Para assinar digitalmente você precisa de um certificado válido (não expirado). Se você tiver em arquivo .p12 ou .pfx, importar para o Windows é simples: clique duas vezes no arquivo ou clique com o botão direito e “Instalar PFX”.

Durante o assistente de importação, você pode escolher o depósito: Usuário atual (somente para seu usuário) ou Time local (disponível para todos os usuários do computador). Em seguida, verifique se o arquivo de certificado está correto e continue.

Quando o assistente perguntar, digite o senha do certificado e verifique as opções de segurança: habilitar a proteção de chave privada e permitir exportação se desejar. É comum deixar o Windows selecionar o armazenamento automaticamente, geralmente aquele em Pessoal.

Uma janela de confirmação do sistema poderá aparecer; aceitá-la instalará o certificado. A partir desse momento, o Internet Explorer, borda y Google Chrome poderá usá-lo; se você usa o Firefox, é aconselhável instalá-lo também em seu próprio armazenamento.

O AutoFirma detectará o certificado do sistema, para que você possa assinar arquivos sem etapas extras além de escolher qual certificado usar para cada assinatura.

Assine um PDF com AutoFirma

Abra o AutoFirma e clique em "Selecionar arquivos para assinar" para adicionar o PDF. Como é um PDF, a ferramenta oferecerá duas opções: tornar a assinatura visível dentro do documento e/ou inserir uma marca visível (por exemplo, um logotipo).

Se optar pela assinatura visível, escolha a página, coordenadas, largura e altura da caixa de assinatura. Você pode até especificar que uma página seja adicionada no final para colocar sua assinatura, se preferir.

É possível anexar uma imagem com sua assinatura digitalizada e um texto descritivo abaixo da assinatura. Observe que esta imagem é apenas valor estético; a validade oficial é garantida pela própria assinatura digital. Você pode visualizar o resultado e salvar a configuração para reutilização.

Se você também selecionar “Inserir uma marca visível”, a AutoFirma lhe oferecerá escolha uma imagem como marca d'água (por exemplo, um logotipo), bem como sua posição e em quais páginas aplicá-lo. Essa marca pode coexistir com a assinatura visível.

Ao assinar, selecione o certificado. O AutoFirma exibirá os certificados da loja do Windows, embora permita que você pesquise em Firefox ou outros arquivos .p12/.pfxDependendo do nível de segurança configurado, poderá ser solicitada uma confirmação adicional ou a chave do certificado.

Escolha onde salvar o PDF final; por padrão, o AutoFirma sugere o mesmo diretório e adiciona o Sufixo “_signed” ao nome. Após a conclusão, você verá uma mensagem de sucesso e a opção de abrir o documento resultante com seu leitor de PDF habitual.

No leitor (por exemplo, Adobe Acrobat Reader), você verá a assinatura visível e a marcação, caso a tenha inserido. Além disso, o visualizador exibirá uma mensagem indicando que o documento está assinado e as assinaturas são válidasNo painel de assinatura, você pode visualizar os detalhes da assinatura e do certificado usado.

Assine PDFs com o Adobe Acrobat Reader DC

A versão gratuita do Adobe Acrobat Reader inclui a ferramenta Preencher e assinar, acessível na aba Ferramentas. Abra-o com o PDF carregado para iniciar o processo.

Se esta for sua primeira assinatura, crie uma nova no botão Assinar > Adicionar Assinatura. Você pode escreva seu nome, desenhe-o com um mouse ou tablet, ou carregue uma imagem com sua assinatura. Quando estiver satisfeito com o resultado, clique em "Aplicar".

O cursor mudará para o bloco de assinatura e você poderá coloque-o no local exato do documento onde ele deve ser colocado. Para bloqueá-lo, clique. A partir daí, salve o arquivo assinado (Arquivo > Salvar) e, se quiser manter o original intacto, use "Salvar como" com um nome diferente.

Assine PDFs da web com Smallpdf

Se preferir um serviço online, acesse Smallpdf e carregue seu documento com Escolha o arquivoCriar sua assinatura é flexível: você pode desenhá-la, carregar uma imagem ou usar sua câmera para capturá-la.

Desenhe sua assinatura na caixa e quando estiver satisfeito, pressione Economize. Em seguida, retorne ao documento e escolha Inserir Assinatura para selecionar sua assinatura na lista (você pode ter várias prontas, se precisar).

Coloque a assinatura no local desejado e ajuste sua tamanho e escala com os controles disponíveis. Para finalizar, clique em APLICAR; o sistema gerará o PDF assinado em alguns segundos, e você poderá baixá-lo clicando em "Baixar arquivo agora".

Abra o resultado com seu leitor de PDF ou mesmo com Google Chrome ou Microsoft Edge para verificar se a assinatura está no lugar e exibida corretamente.

Entre sem instalar nada: Microsoft Edge

Se não quiser instalar software adicional, o Windows oferece uma solução rápida com o Microsoft Edge. Abra o PDF no Edge (clique duas vezes se for o seu visualizador padrão, ou Abra com> Microsoft Edge) e vá até o ícone Desenhar na barra superior.

Ative o lápis ou caneta, ajuste a espessura e a cor e assine no local correspondente. Ao terminar, desative o modo de desenho e salvar o PDF com o ícone "Salvar" ou "Salvar como". Esta é uma assinatura desenhada no documento, útil para necessidades simples onde a validação criptográfica não é necessária.

Outra alternativa online: Google Docs

Se você não se importar em enviar o documento para a nuvem, você pode enviar o PDF para Google drive, clique com o botão direito e abra-o com o Google Docs. O sistema converterá o PDF em um documento editável, embora o layout possa variar dependendo das suas necessidades. tabelas ou imagens complexas.

Para assinar, insira uma imagem da sua assinatura (Inserir > Imagem > Carregar do computador) ou crie uma em Inserir > Desenho > Novo com a opção Linha à mão livre. Desenhe, ajuste a espessura e a cor e clique em “Salvar e Fechar”.

Depois de ter a assinatura no documento, posicione-a e redimensione-a, se necessário, para que pareça natural. Por fim, baixe o resultado como documento PDF em Arquivo > Download > Documento PDF.

Mais informações e recursos úteis

Se você estiver interessado em mais detalhes sobre como as assinaturas funcionam no Office, como proteger mensagens no Outlook com uma ID digital ou onde encontrar serviços de identificação digital, existem recursos oficiais e guias complementares. Em alguns casos, você também encontrará Documentação em PDF sobre processos de assinatura no Adobe Acrobat Reader DC ou guias para uso de ferramentas de administração pública.

Lembre-se de que as assinaturas no Word, Excel e PowerPoint podem ser visível através de linhas de assinatura ou invisível, e em ambos os casos, o botão Assinaturas e a seção Informações da guia Arquivo fornecem o status e os detalhes. O AutoFirma, por outro lado, permite que você assine qualquer tipo de arquivo e funciona nativamente com o armazenamento de certificados do Windows, simplificando o processo.

Quanto às assinaturas visíveis em PDFs, você pode combinar uma caixa de assinatura com imagem e texto e, se necessário, uma marca visível na forma de um logotipo ou selo. Não se esqueça de que a força jurídica é fornecida pela assinatura digital respaldada pelo certificado, enquanto a imagem da assinatura serve a um propósito mais estética e localização.

Com tudo isso você cobriu o panorama da assinatura digital de documentos no Windows: entender o que é uma assinatura digital e suas garantias, conhecer a relação com certificados e CAs, dominar as opções do Office (linhas de assinatura e invisíveis), escolher bem entre programas do dia a dia e ferramentas específicas como o AutoFirma e, por fim, gerenciar alternativas como Adobe Acrobat Reader, serviços da web, Edge ou Google Docs dependendo do que for melhor para você em qualquer momento.