Como usar PROCV e PROCVX no Excel: guia completo e exemplos práticos

Você já se viu perdido entre as milhares de linhas e colunas de uma planilha ao procurar por dados específicos? Se você trabalha regularmente com o Excel, provavelmente já ouviu falar de PROCV e PROCVX, duas funções que fazem a diferença quando se trata de automatizar pesquisas e otimizar tarefas. Dominar essas funções representa um salto de qualidade no dia a dia de qualquer usuário, desde quem gerencia simples listas de contatos até quem analisa grandes bases de dados nas empresas.

Este artigo é o seu guia definitivo para entender e usar PROCV e PROCVX no Excel como um profissional. Aqui detalhamos todos os segredos, vantagens, limitações e Truques prático, partindo do básico e aprofundando-se em exemplos, sintaxe e maneiras de aproveitá-los ao máximo, para que uma pesquisa no Excel nunca mais o impeça.

O que são PROCV e PROCVX no Excel?

PROCV e PROCVX pertencem à família de funções de pesquisa e referência do Excel. São ferramentas que facilitam a localização de dados específicos em grandes listas ou tabelas, retornando informações relacionadas de forma rápida e sem erros. Suas utilizações são tão diversas quanto necessárias: faturamento, inventários, relatórios, recursos humanos, CRM, contabilidade... Se você precisa encontrar algo em um mar de dados, esses recursos são seus melhores amigos.

PROCV é a fórmula clássica para pesquisar dados verticalmente., ou seja, dentro de uma coluna. É um recurso essencial do Excel há anos. Entretanto, com as novas versões vem o XLOOKUP, uma função ainda mais poderosa e flexível que resolve muitas das limitações do VLOOKUP.

Por que é tão importante aprender as duas coisas? Porque muitas empresas ainda trabalham com versões mais antigas do Excel, onde o XLOOKUP não existe, e porque o VLOOKUP ainda é útil e altamente compatível. Agora, se você tiver a versão correta, o SEARCHX abre um mundo de novas possibilidades para você.

Para que serve cada um? Usos básicos e situações da vida real

A função PROCV é usada para encontrar dados referindo-se a um valor na coluna mais à esquerda de uma tabela., retornando algo relacionado que está em outra coluna na mesma linha. Por exemplo: você tem uma lista de produtos com códigos, descrições e preços e deseja que a descrição e o preço sejam exibidos automaticamente quando você inserir o código. O VLOOKUP facilita tudo para você.

SEARCHX leva esse conceito para o próximo nível: permite que você pesquise verticalmente e horizontalmente, em qualquer coluna ou linha, e retorne um ou mais dados sem restrições de PROCV. Além disso, você pode personalizar o comportamento da pesquisa, pesquisar resultados em caso de erros, pesquisar com curingas e outros recursos avançados.

Vejamos isso com um exemplo prático muito comum: gestão de faturas. Imagine que você é uma PME que vende suprimentos médicos. Você não tem um sistema de faturamento avançado e precisa extrair dados de uma lista de mais de 3.000 itens toda vez que um pedido chega. Preencher os dados manualmente seria eterno e sujeito a erros. Com VLOOKUP ou XLOOKUP você pode automatizar o processo para que, apenas com o código do produto, sejam preenchidos automaticamente a descrição, a apresentação e o preço.

Principais diferenças: O que limita o VLOOKUP e por que o XLOOKUP é a evolução?

PROCV é uma ótima função, mas tem algumas limitações. que são desconfortáveis ​​em lençóis complexos:

• Pesquise apenas da esquerda para a direita. Os dados de referência devem estar sempre na primeira coluna do intervalo indicado. Se os dados que você procura não estiverem lá, você terá que reorganizar a tabela ou fazer combinações extras.
• Retorna um único valor. Se você precisar extrair vários dados relacionados (por exemplo, nome, sobrenome e departamento), precisará usar várias fórmulas.
• Você deve indicar o número da coluna a ser retornada. Se as colunas forem reorganizadas posteriormente na tabela, a fórmula poderá quebrar ou retornar resultados incorretos.
• O resultado padrão para dados não encontrados é o erro #N/D.. Deve ser combinado com SIM.ERRO para exibir uma mensagem personalizada.
• Não suporta curingas ou pesquisa reversa (de baixo para cima), nem pesquisa binária avançada.

XLOOKUP remove virtualmente todas essas restrições e acrescenta melhorias decisivas:

• Permite pesquisar em qualquer coluna ou linha, independentemente da posição. Você pode pesquisar na coluna do meio e retornar algo da primeira, por exemplo.
• Retornar valores múltiplos ao usar intervalos de várias colunas, facilitando buscas em bases de dados mais complexas.
• Você não precisa contar colunas. Você seleciona diretamente o intervalo de resultados.
• Você pode personalizar a mensagem não encontrada sem fórmulas adicionais.
• Pesquisa exata, aproximada e curinga disponíveis para encontrar parte ou exatamente o que você está procurando.
• Possibilidade de busca reversa (bottom-up) e binária (ideal para dados ordenados).
• Pesquisando várias tabelas simultaneamente e usando XLOOKUP aninhado, o que amplia as possibilidades de automação.

Quais versões do Excel permitem cada função?

A função PROCV está disponível em todas as versões modernas do Excel., do mais antigo ao mais recente. Você encontrará isso em ambos Microsoft 365 como nas versões perpétuas do Excel para desktop.

XLOOKUP, por outro lado, só está disponível a partir da versão 1910 do Excel.. Se você tem o Excel 2016 ou uma das primeiras versões de 2019, provavelmente não o tem. Para descobrir se você pode usar XLOOKUP, basta digitar =XLOOKUP na barra de fórmulas e ver se ele aparece na lista de sugestões.

Se a sua versão ainda não for compatível, não se desespere. Domine o PROCV enquanto pode e, quando chegar a hora, use o PROCVX para aproveitar suas melhorias.

Sintaxe VLOOKUP: Analisando cada argumento

Vamos analisar a fórmula PROCV para descobrir exatamente como ela funciona.:

=PROCV(valor_procurado; matriz_de_tabela; indicador_de_coluna; )

• valor_pesquisa: Os dados que você deseja encontrar (podem ser escritos diretamente ou em uma célula de referência).
• matriz_tabela: O intervalo completo para pesquisar, incluindo a coluna onde os dados de referência estão localizados e as colunas de informações a serem recuperadas.
• indicador_coluna: O número (começando com 1) da coluna da qual você deseja extrair o resultado dentro do intervalo selecionado. Se você quiser os dados da segunda coluna do intervalo, coloque 2 aqui.
• : Opcional. Se VERDADEIRO ou omitido, encontra uma correspondência aproximada; Se FALSE, retorna apenas correspondências exatas.

Exemplo típico:Você tem uma tabela de clientes no intervalo A1:D16. Você quer encontrar o número de telefone (que está na coluna 4, ou coluna D) do cliente com ID 8. A fórmula seria:

=PROCV(8;A1:D16;4;FALSO)

Se os dados não existirem e você solicitar uma correspondência exata, o erro #N/D aparecerá. Se você permitir a correspondência aproximada, ele retornará o resultado mais próximo abaixo.

Truques e variantes avançadas do VLOOKUP

PROCV não se limita a pesquisar pela primeira coluna: você pode redefinir o intervalo para pesquisar por qualquer coluna. Por exemplo, se você tiver nomes na coluna B e precisar pesquisar por nome em vez de ID, basta definir o intervalo da coluna B em diante e definir o indicador de coluna:

=PROCV("Miguel Perea Ramos";B1:D16;3;FALSO)

Isso pesquisará por nome e retornará, por exemplo, o número de telefone correspondente.

Outra combinação útil é PROCV com listas suspensas: Você pode permitir que o usuário selecione um valor de uma lista e automaticamente fazer com que outra célula exiba informações relevantes usando PROCV. É ideal para arquivos, relatórios automáticos, catálogos, etc.

E se você quiser evitar erros feios, combine PROCV com SIM.ERRO para exibir mensagens personalizadas se os dados não existirem:

=SE(PROCV(8;A1:D16;4;FALSO);»Cliente não encontrado»)

Sintaxe XLOOKUP: Argumentos e seu poder

A fórmula XLOOKUP é estruturada assim:

=XLOOKUP(valor_procurado; matriz_procurada; matriz_retornada; ; ; )

• valor_pesquisa: Os dados que você deseja localizar (célula ou valor direto).
• matriz_de_pesquisa: Intervalo onde o Excel deve procurar esses dados.
• matriz_retornada: Intervalo do qual extrair o resultado. Pode ser uma coluna ou várias se você quiser vários dados de uma só vez, diferente de PROCV.
• : Opcional. Se o valor não for encontrado, você pode especificar a mensagem ou os dados que deseja que apareçam (por exemplo, "Não encontrado").
• : Opcional. Define como o valor é pesquisado: 0 para exato, -1 para exato ou imediatamente inferior, 1 para exato ou imediatamente superior, 2 para correspondência curinga.
• : Opcional. Permite que você escolha como percorrer os dados: 1 de cima para baixo, -1 de baixo para cima, 2 busca binária crescente, -2 busca binária decrescente.

Exemplo típico de uso com XLOOKUP: Você deseja pesquisar um produto em uma lista (códigos na coluna A e preços na coluna E), exibir o preço e personalizar a mensagem se o produto não existir. A fórmula seria:

=XLOOKUP(B2;Preços!$A$1:$A$7000;Preços!$E$1:$E$7000; "Não encontrado"; 0)

Aqui, se o elemento não existir, ele mostrará diretamente “Não encontrado” sem a necessidade de SIM.ERRO.

Análise de todos os argumentos XLOOKUP opcionais

Uma das grandes vantagens do XLOOKUP é a flexibilidade de seus argumentos opcionais. Vamos vê-los um por um:

• : Você pode retornar um texto, um número ou até mesmo uma célula vazia digitando “”. Esqueça o erro visual #N/A e personalize a experiência.
• :
  • 0: Correspondência exata (padrão).
  • -1: Correspondência exata ou próximo valor mais baixo.
  • 1: Correspondência exata ou próximo valor mais alto.
  • 2: Correspondência de curinga (* para vários caracteres, ? para um único caractere, ~ para ignorar o caractere especial).
• :
  • 1: Da primeira à última linha (padrão).
  • -1: Do último ao primeiro (busca reversa).
  • 2: Pesquisa binária crescente (requer dados classificados do menor para o maior).
  • -2: Pesquisa binária decrescente (requer dados classificados do maior para o menor).

Exemplos práticos de XLOOKUP em ação

Mostramos como o LOOKUPX ganha vantagem em vários cenários da vida real:

• Pesquisar um único item de dados: Pesquisa o nome de um país e retorna seu código de país.
• Pesquisar por vários dados: Ao contrário do PROCV, você pode retornar uma linha inteira de informações (nome, departamento, etc.) com uma única fórmula.
• Personalização sem erros: Se você quiser evitar o típico #N/A quando os dados não existem, basta usar o argumento .
• Pesquisa combinada (vertical e horizontal): Você pode aninhar XLOOKUP para cruzar valores em uma tabela em ambas as dimensões, semelhante à combinação de INDEX e MATCH.
• Faixas dinâmicas:Se você tiver dois intervalos de dados (várias tabelas), poderá concatená-los na fórmula e o XLOOKUP pesquisará ambos simultaneamente.
• Pesquisa curinga parcial: Encontre dados por correspondência parcial usando *, ? ou ~ no seu valor de pesquisa.

Comparação rápida de argumentos: PROCV vs. PROCVX

PROCV sempre requer o número da coluna onde estão os dados a serem retornados e permite a pesquisa somente na primeira coluna do intervalo. Em vez de, XLOOKUP não depende da ordem das colunas ou de sua posição, basta especificar os intervalos precisos para pesquisar e retornar.

Além disso, XLOOKUP suporta matrizes dinâmicas.:Quando o returned_array agrupa várias colunas, você pode retornar uma série de dados contíguos em várias células de uma só vez, sem precisar repetir a fórmula.

Exemplos de argumentos e casos resolvidos

Imagine uma tabela de países com dados sobre população, expectativa de vida e códigos. Se você quiser apenas a população, defina a returned_matrix como a coluna da população. Se você quiser vários dados, defina o returned_array como várias colunas. Ao colocar a fórmula na célula G6, os dados nas colunas H6 e I6 também serão preenchidos dinamicamente.

O que acontece se você pesquisar por dados que não existem? Com o VLOOKUP, se você pesquisar por Uruguai (e ele não estiver na lista) e não usar SIM.ERRO, você verá o erro #N/A. Com XLOOKUP, você decide qual mensagem aparece, o número ou o resultado que você quer.

Além da busca exata: modo de correspondência e seus usos

• Para encontrar o próximo menor valor, use -1. Por exemplo: pesquisar por 46.520 em uma tabela de descontos, se não existir, retornará o desconto do próximo menor valor.
• Para o próximo valor mais alto, use 1. Útil se você estiver procurando por intervalos progressivos.
• Para usar curingas, use 2. Por exemplo, pesquise por “*sul*” e você obterá “Sul”, “Sudeste”, “Norte-sul”…

Como os curingas funcionam no XLOOKUP?

O asterisco (*) substitui qualquer número de caracteres. Se você pesquisar por “*leste”, verá “Leste”, “Sudeste”, “Nordeste”…

O ponto de interrogação (?) substitui apenas um caractere. Você tem dúvidas sobre "María" ou "Mario"? Experimente "María" e ambos serão encontrados.

O til (~) substitui o valor curinga. Se você pesquisar por "Como~?" não encontrará "Como", mas apenas "Como?".

O que é a pesquisa binária que o XLOOKUP oferece?

Quando você tem grandes listas ordenadas, a pesquisa binária permite que você localize dados rapidamente.. Imagine um livro de 100 páginas: com binário, você o divide ao meio, escolhe o bloco em que ele pode ficar e reduz o número de verificações. Claro, você precisa que o intervalo esteja bem ordenado (crescente ou decrescente dependendo do modo escolhido), caso contrário os resultados não terão confiança.

Posso pesquisar em várias tabelas ou por mais de um critério ao mesmo tempo?

XLOOKUP permite que você pesquise vários intervalos concatenados de uma só vez usando a sintaxe apropriada. Por exemplo, se você tiver duas tabelas de países, o lookup_array pode ter ambas as áreas separadas por dois pontos, assim como o return_array. Tudo na mesma fórmula e sem esforço extra.

E se eu quiser fazer referência cruzada de vários critérios? É aqui que entra o XLOOKUP aninhado: você pode usar uma pesquisa inicial para determinar o intervalo da coluna e outra para a linha, retornando os dados exatos na interseção, como uma versão avançada de INDEX + MATCH.

Até que ponto posso personalizar os resultados do XLOOKUP?

Uma vantagem pouco conhecida do XLOOKUP é que você pode retornar vários tipos de resultados em caso de erro.. Você pode exibir um texto personalizado, um número ou deixar a célula em branco, dependendo de suas necessidades. Além disso, quando retornamos várias colunas, o resultado ocupa células adjacentes, que não podem ser editadas individualmente no Excel, mas que podem ser modificadas excluindo a fórmula principal.