Como salvar e compartilhar pastas de trabalho no Excel

Compartilhar uma pasta de trabalho do Excel não se trata apenas de enviar um arquivo por e-mail: hoje existem diferentes maneiras de convidar outras pessoas, co-editar ao mesmo tempo e controlar o que cada colaborador pode fazer. Neste guia, detalhamos como salvar, compartilhar e gerenciar pastas de trabalho no Excel, tanto usando as opções modernas quanto o método clássico de pasta de trabalho compartilhada, juntamente com seus limites e Truques para que nada lhe escape.

Se você trabalha com equipes ou clientes, vai querer saber quando usar o Excel para a Web e quando usar o antigo sistema de pastas de trabalho compartilhadas. Ao longo deste artigo, você verá quais aplicativos permitem coautoria, como convidar pessoas por e-mail com um link, como definir somente leitura e, mais importante, quais recursos estão bloqueados em livros compartilhados tradicionais para que você não tenha surpresas.

Maneiras de compartilhar uma pasta de trabalho do Excel

Ao compartilhar a partir do Excel para a Web, os destinatários recebem um e-mail de convite com um link para o arquivo; basta clicar para abri-lo no navegador, onde será exibido no Excel para a Web. A partir daí, eles podem escolher entre: Editar livro e as opções Editar no navegador ou Editar no Excel, dependendo se você prefere trabalhar no navegador ou no aplicativo de desktop.

A coautoria em tempo real permite que várias pessoas editem a mesma pasta de trabalho simultaneamente. Para que isso funcione, todos os participantes devem ter uma versão compatível com coautoria: excel para Android, Excel para iOS, Excel Mobile e assinatura de Microsoft 365Se alguém não atender a esses requisitos, ainda poderá editar no navegador escolhendo Editar no navegador, para que todos possam contribuir sem serem bloqueados.

No método clássico (mais antigo) de pasta de trabalho compartilhada, após habilitar a opção para permitir que vários usuários editem, você verá o Excel marcar o arquivo como compartilhado, exibindo o texto na barra de título. No entanto, para que outros possam acessá-lo e editá-lo, a pasta de trabalho deve ser salva em um local acessível, como um unidade de rede compartilhada deixe todo mundo ver.

Um detalhe útil: se você acabou de compartilhar com o sistema clássico, o Excel pedirá confirmação com um botão OK; quando você fizer isso, o status compartilhado é salvo e ativado. Mantenha um caminho comum para todos os usuários, pois isso é essencial para que o livro funcione como um espaço de trabalho central.

Coautoria e visibilidade das seleções

Quando você e sua equipe trabalham juntos, o Excel pode exibir o intervalo selecionado por cada pessoa em cores diferentes. Isso acontece se você usa o Excel para Microsoft 365 com uma assinatura, o Excel para a Web, Excel para Android ou Excel para iOS. Além disso, para o Microsoft 365, o Salvamento Automático deve estar habilitado para que essas seleções coloridas apareçam em tempo real.

Se você não vir as outras seleções, aguarde alguns segundos; às vezes, a atualização demora um pouco para chegar. Se ainda assim não aparecerem, verifique se você está usando o Excel para Microsoft 365, o Excel para a Web, o Android ou o iOS. Com o Excel Mobile As seleções não são exibidas, embora as alterações de outras pessoas sejam refletidas quase instantaneamente. Em versões anteriores do Excel, essas edições simultâneas não estão disponíveis, e você também não poderá ver as seleções delas.

Em ambientes mistos, é melhor recomendar que todos os colaboradores usem uma versão coautorada compatível. Dessa forma, você não verá apenas as seleções de cores, mas também você evitará bloqueios e conflitos desnecessários ao salvar.

Compartilhar como somente leitura no Excel para a Web

Há momentos em que você deseja que outras pessoas possam abrir a pasta de trabalho sem tocar nos dados. No Excel para a Web, você pode definir o acesso somente leitura para garantir que ninguém a edite acidentalmente. Essa configuração é simples e permite controlar as permissões de dentro da pasta de trabalho. painel de compartilhamento.

1. No seu livro, vá em Arquivo > Compartilhar > Compartilhar com outras pessoas (ou use o botão Compartilhar no canto superior direito).
2. Na caixa "Digite um nome ou endereço de e-mail", insira os endereços de e-mail dos destinatários; se você já os usou antes, eles podem aparecer como sugestões. Após digitar cada endereço, pressione Enter para adicioná-lo.
3. Para restringir permissões, acesse as configurações do link e desmarque a opção de edição; você verá que agora diz que qualquer pessoa com o link pode visualizá-lo. Confirme com Aplicar para definir o modo somente leitura.
4. Por fim, selecione Enviar para enviar o link por e-mail. O Excel para a Web gerará o e-mail com acesso somente leitura para os destinatários selecionados.

Com essa abordagem, você pode fornecer acesso imediato a várias pessoas, mantendo seus dados protegidos contra alterações; é ideal para relatórios que você deseja visualizar, mas não modificar. sem duplicar arquivos nem perder o controle da versão principal.

Método clássico de livro compartilhado: ativação e fluxo de trabalho

Embora seja um sistema mais antigo, ainda é possível usar a pasta de trabalho compartilhada tradicional. Você pode habilitá-la na aba Revisão usando o comando correspondente e marcando a caixa que permite que vários usuários a editem simultaneamente. Após aceitar, o Excel solicitará que você salve o arquivo e o marque como compartilhado.

Neste método, é recomendável salvar a pasta de trabalho em uma pasta de rede compartilhada, não em um servidor web, para que todos os usuários tenham acesso consistente. Quando a pasta de trabalho compartilhada é criada, o Excel começa a registrar um histórico de alterações com detalhes como o nome do usuário editor, a data e hora e os dados exatos que foram modificados. Esse registro facilita a auditoria do que aconteceu e a tomada de decisões.

O autor pode definir o intervalo durante o qual as alterações serão retidas no histórico. Por padrão, 30 dias são retidos, mas o período pode ser ajustado para armazenar mais ou menos tempo, dependendo das necessidades. Isso ajuda a evitar que o tamanho do arquivo aumente exponencialmente e torna o monitoramento gerenciável a médio prazo. sem comprometer o desempenho.

Outro recurso do sistema clássico é a capacidade de atualizar as alterações ao salvar: ao salvar a pasta de trabalho, todas as alterações feitas por outros usuários desde a última vez são incorporadas. Se preferir, você pode habilitar Atualizações automáticas em intervalos fixos para ver o progresso sem depender do seu próprio salvamento.

Gerencie quem está presente e acompanhe as alterações

Na aba Revisão, você pode ver a lista de pessoas que estão com a pasta de trabalho aberta no momento. A seção "Os seguintes usuários têm esta pasta de trabalho aberta" mostra quem está editando o tempo todo, ajudando você a coordenar o trabalho. Se alguém precisar sair para aplicar uma alteração crítica, você pode verificar rapidamente. sem suposições.

Para auditar revisões, o clássico Controle de mudanças Esta é a ferramenta central. O Excel registra os detalhes sempre que você salva. Você pode escolher como visualizá-los: destacados na própria planilha para revisão visual ou em uma planilha de Histórico com todas as entradas organizadas, útil para relatórios e decisões formais.

Se quiser refinar a visualização do seu histórico, as opções permitem filtrar por data (por exemplo, começando por uma data específica), por um autor específico ou por um intervalo específico de células. Dessa forma, você pode se concentrar apenas no que é relevante, independentemente de estar validando um bloco de dados. ou para revisar o trabalho de um usuário em particular.

Lembre-se de que, para que o histórico exista, o rastreamento de alterações deve estar habilitado durante a edição. Caso contrário, nenhum registro de edições anteriores estará disponível. Ative esta configuração antes de iniciar um período de intensa colaboração para garantir a rastreabilidade.

Histórico e período de retenção

O histórico de alterações é mantido apenas pelo período especificado. Por padrão, é de 30 dias. Você pode aumentar ou diminuir esse intervalo na área "Controle de Alterações", que indica quantos dias deseja manter. É importante definir um número apropriado, pois o Excel exclui permanentemente do log as alterações anteriores a esse limite. sem possibilidade de recuperá-los.

Se você for alterar o período, faça isso quando a equipe estiver ciente, especialmente se houver auditorias ou requisitos internos que exigem a manutenção de rastros por um determinado período. Um valor muito baixo pode deixar de fora eventos que você precisará consultar posteriormente; um valor muito alto pode sobrecarregar o arquivo, afetando o desempenho.

Resolução de conflitos ao salvar

Quando duas pessoas editam a mesma célula e a salvam, podem surgir conflitos. Nesse caso, o Excel exibe uma caixa de diálogo de Resolução de Conflitos para que um dos usuários decida qual versão manter. Todos que editam têm igual autoridade para escolher, e a última pessoa a salvar geralmente é aquela que recebe a notificação para resolver. comparando as mudanças.

Nessa janela, você pode manter sua modificação atual (Aceitar a minha) ou manter a de outra pessoa (Aceitar os outros) e revisar conflito por conflito. Se preferir, há opções globais para Aceite tudo o que é meu ou Aceitar todos os outros, muito útil quando você precisa fechar rapidamente um lote de discrepâncias.

Se você quiser evitar a exibição da caixa de conflitos e sempre desejar que as alterações salvas prevaleçam, pode desativar esse aviso ativando a preferência correspondente nas configurações avançadas da pasta de trabalho compartilhada. Além disso, as decisões tomadas são refletidas na planilha Histórico com colunas como Tipo de Ação e Ação Perdida, onde você verá quais entradas foram mantidas e quais não foram. junto com suas referências.

Limitações do método de livro compartilhado

O sistema tradicional de livros compartilhados é uma solução legada e, portanto, tem muitas restrições. Ao usá-lo, alguns recursos ficam indisponíveis. Para evitar surpresas, aqui está uma lista completa de elementos e ações não suportados que são bloqueados enquanto a pasta de trabalho é compartilhada.

Itens não suportados em pastas de trabalho compartilhadas clássicas (não pode ser criado ou alterado enquanto ativo):

• Não é possível criar ou inserir tabelas.
• Formatos condicionais não podem ser adicionados ou alterados.
• A validação de dados não pode ser adicionada ou alterada.
• Gráficos e relatórios de gráfico dinâmico não podem ser criados ou modificados.
• Você não pode inserir ou modificar imagens ou outros objetos incorporados.
• Hiperlinks não podem ser inseridos ou editados.
• Cenários não podem ser criados, alterados ou visualizados.
• Subtotais automáticos não podem ser inseridos.
• Não é possível criar tabelas de dados.
• Relatórios de tabela dinâmica não podem ser criados ou modificados.
• A segmentação de dados não pode ser criada ou aplicada.
• Sparklines não podem ser criados ou modificados.
• Você não pode adicionar ou alterar folhas de diálogo. Microsoft Excel 4.
• Comentários encadeados não podem ser adicionados.

Ações não admitidas enquanto o livro é compartilhado:

• Blocos de células não podem ser inseridos ou excluídos.
• Planilhas não podem ser excluídas.
• Não é possível mesclar células ou dividir células mescladas.
• Não é possível classificar ou filtrar por formato.
• Ferramentas de desenho não podem ser usadas.
• Senhas não podem ser atribuídas, alteradas ou removidas.
• Você não pode proteger ou desproteger folhas ou o livro.
• Os dados não podem ser agrupados ou esquematizados.
• Macros não podem ser escritas, gravadas, alteradas, visualizadas ou atribuídas.
• Fórmulas de matriz não podem ser alteradas ou excluídas.
• Mapeamentos XML não podem ser adicionados, renomeados ou removidos.
• Células não podem ser atribuídas a elementos XML.
• Você não pode usar o painel Fonte XML, a barra de ferramentas XML ou o comandos Menu de dados XML.
• Você não pode usar um formulário de dados para adicionar novos registros.
• Comentários encadeados não podem ser editados ou excluídos.

Como você pode ver, essas restrições afetam elementos-chave como tabelas, gráficos, validação e proteção. Portanto, se você precisar trabalhar com esses recursos, é uma boa ideia prepará-los antes de compartilhar ou considerar métodos modernos de coautoria onde essas restrições não se aplicam. dependendo do cenário.

Pare de compartilhar um livro

Se precisar retornar a uma pasta de trabalho normal, você pode desativar o status compartilhado. Observe que, ao interromper o compartilhamento, o histórico de alterações associado será excluído. Se desejar mantê-lo, imprima a planilha de Histórico ou copie-a para outra pasta de trabalho antes de continuar. para não perder a rastreabilidade.

Notificar colaboradores para salvar e fechar o arquivo; caso contrário, eles perderão qualquer trabalho não salvo. Certifique-se de que somente você apareça na lista de usuários com a pasta de trabalho aberta. Em seguida, na aba Revisão, abra a opção Compartilhar Pasta de Trabalho, desmarque Permitir que vários usuários editem ao mesmo tempo e aceite. Se o controle aparecer esmaecido, você precisará desproteger a planilha ou pasta de trabalho para fazer a alteração.

Em algumas implementações, você verá uma sequência bem simples: na aba Revisão, selecione o botão Compartilhar Pasta de Trabalho, desmarque a caixa Permitir edição simultânea, clique em OK e confirme com Sim quando o Excel perguntar. Isso retornará a pasta de trabalho ao modo exclusivo e o rótulo da barra de título desaparecerá.

Visualizações personalizadas e preferências abertas

Quando uma pasta de trabalho é compartilhada usando o método clássico, o Excel salva uma exibição personalizada para cada usuário. Essa exibição pode incluir qual planilha será exibida ao ser aberta, o nível de zoom, os filtros aplicados e as configurações de impressão. Por padrão, os filtros e a impressão são preservados, embora você também possa indicar que prefere usar as configurações originais. de acordo com suas necessidades.

Esse detalhe melhora a experiência de trabalho em equipe, pois cada pessoa pode ter sua própria visão sem afetar os demais. Se você precisar ampliar ou selecionar uma planilha específica sempre que abrir o arquivo, o Excel se lembrará. sua preferencia desde que permaneça compartilhado com este sistema.

Locais e economia acessível

Independentemente do método, é essencial salvar a pasta de trabalho em um local acessível a todos os colaboradores. Para o método clássico, a recomendação é uma pasta de rede compartilhada. Em cenários modernos de coautoria, abri-la no navegador e escolher Editar no Explorer ou Editar no Excel reduz o atrito e facilita o trabalho para todos. entrar sem problemas.

Ao convidá-los por e-mail, os destinatários verão uma mensagem com o link e poderão abri-lo em um navegador da web, exibindo o arquivo no Excel para a Web. Se preferirem a área de trabalho, escolham Editar Pasta de Trabalho e, em seguida, Editar no Excel; se permanecerem no navegador, escolham Editar no Navegador. flexibilidade permite que você adapte o fluxo a cada usuário e dispositivo sem sacrificar a colaboração.

Por fim, lembre-se de habilitar o salvamento automático nas versões de assinatura para que a coautoria seja fluida e as seleções sejam atualizadas em cores quando apropriado. E se, em algum momento, você notar que as seleções não estão visíveis, confirme se todos estão trabalhando com uma das versões compatíveis e aguarde alguns segundos. porque a sincronização pode levar tempo um momento.

A chave para gerenciar bem a colaboração no Excel é escolher o modo certo para cada projeto e entender as limitações do método tradicional. Entre convites para links com permissões controladas, coautoria em versões compatíveis e ferramentas de rastreamento e resolução de conflitos, você tem todas as ferramentas para um compartilhamento seguro. sem perder o controle e garantir que seu livro esteja exatamente como você precisa.

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Isaac

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