Como mesclar várias planilhas do Excel em uma só: todas as opções

Se você trabalha frequentemente com várias planilhas, provavelmente já se viu copiando e colando sem parar para reunir informações espalhadas por diversas abas. Unir várias planilhas do Excel em uma só não só economiza tempo, como também reduz erros, simplifica a geração de relatórios e permite analisar os dados com muito mais facilidade.

A boa notícia é que você não está limitado ao típico copiar e colar. O Excel e algumas ferramentas externas oferecem diversos métodos para combinar planilhas do mesmo arquivo, de pastas de trabalho diferentes, com ou sem duplicatas, e até mesmo com base em colunas comuns, como um identificador de produto. Vamos analisar, passo a passo, todas as alternativas práticas e qual é a melhor opção em cada caso.

Quais opções você tem para combinar várias planilhas do Excel?

Antes de detalhar os passos, é útil ter uma visão geral clara. Existem muitas abordagens diferentes para consolidar planilhas : desde funções integradas do Excel (Consolidar, Power Query) até macros VBA ou serviços web externos e soluções de automação como Coupler.io ou ASPOSE.

O melhor método dependerá se suas tabelas têm a mesma estrutura, se estão no mesmo arquivo ou em pastas diferentes e do seu nível de proficiência em Excel. Compilar totais numéricos para um relatório gerencial não é a mesma coisa que vincular tabelas de vendas e finanças usando uma coluna em comum para uma análise detalhada.

Combine dados de várias planilhas usando a função Consolidar do Excel.

Uma das maneiras mais clássicas e menos conhecidas de consolidar informações é usar o comando Consolidar do Excel. Consolidar permite resumir dados numéricos dispersos em várias planilhas ou pastas de trabalho e agrupá-los em uma planilha "mestre" com totais, médias, contagens e assim por diante.

Imagine que você está controlando as despesas por filial: uma planilha por escritório, todas com uma tabela de despesas semelhante. Com a consolidação, você pode criar uma planilha corporativa em apenas alguns cliques , reunindo dados de todas as localidades e calculando totais, médias, níveis de estoque ou qualquer outra métrica que você precise.

O Excel oferece dois métodos de consolidação: por posição e por categoria . A escolha depende de como seus intervalos estão organizados em diferentes planilhas: se as células estão alinhadas nas mesmas coordenadas ou se você usa rótulos de linha e coluna.

Consolidar por posição: quando todas as folhas estão "dispostas" da mesma maneira.

A consolidação posicional funciona muito bem quando todas as planilhas têm o mesmo formato de tabela : mesmas colunas na mesma ordem, mesmas linhas na mesma sequência e sem espaços em branco na lista de dados.

Para que esse sistema funcione corretamente, revise cada planilha de origem e certifique-se de que os intervalos de dados ocupem exatamente as mesmas células em todas elas, sem linhas ou colunas vazias entre eles. É como sobrepor várias transparências: o Excel somará ou processará os dados que se enquadram na mesma "célula".

O processo geral é o seguinte:

• Abra todas as folhas ou livros de referência. Insira os dados que deseja adicionar ou resumir e verifique se a tabela está alinhada em cada um deles.
• Na pasta de trabalho onde deseja exibir o total, acesse a planilha de destino e selecione a célula superior esquerda Onde você quer que eu vá? Bota a tabela consolidada.
• Na aba de dados, insira a ferramenta apropriada (nas versões em espanhol geralmente é Dados > Consolidar).
• Na janela Consolidar, selecione na caixa Função Se você quiser somar, calcular a média, contar, etc.
• Para cada planilha de origem, selecione o intervalo que contém os dados a serem consolidados; O Excel adicionará cada referência à lista. de intervalos que compõem a consolidação.
• Depois de incluir todas as áreas, clique em OK para que o Excel crie a tabela combinada com os resultados.

É um método muito conveniente se você precisar, por exemplo, obter um resumo numérico de várias planilhas periódicas (meses, delegações, projetos) que compartilham uma estrutura idêntica.

Consolidar por categoria: quando as tags são importantes, não a posição.

O outro método de consolidação funciona melhor quando nem todas as planilhas têm linhas e colunas na mesma ordem , mas compartilham os mesmos rótulos. Nesse caso, o Excel usa os cabeçalhos de linha e coluna para determinar o que somar com o quê.

Essa abordagem é ideal se suas tabelas forem listas de dados sem lacunas, mas com pequenas diferenças na ordem, desde que os nomes das categorias sejam escritos de forma consistente . Se você usar "Média" em uma planilha e "Promedio" em outra, o Excel os tratará como campos separados e não os combinará.

Para usar a consolidação por categoria :

• Abra todas as folhas de origem que contêm os dados a serem agrupados.
• Na planilha onde você deseja visualizar o resumo, selecione novamente a opção. célula superior esquerda da faixa de saída.
• Acesse novamente Dados > Consolidar e escolha a função desejada (soma, média, etc.).
• Marque as caixas que indicam onde estão as etiquetas: Linha superior, Coluna esquerda ou ambos, dependendo dos seus títulos.
• Para cada planilha de origem, selecione o intervalo de dados, incluindo as linhas ou colunas onde os rótulos estão localizados, de forma que O Excel consegue reconhecer as categorias..
• Após adicionar todos os intervalos, confirme com OK para gerar a tabela consolidada.

Dessa forma, você pode mesclar dados numéricos que compartilham categorias, mesmo que não estejam perfeitamente alinhados em todas as planilhas, desde que os nomes das colunas e linhas sejam consistentes.

Combine várias planilhas do Excel manualmente, diretamente no programa.

Se o que você deseja não é tanto consolidar valores, mas sim ter várias planilhas que estão atualmente em arquivos separados em uma única pasta de trabalho , o Excel também facilita bastante esse processo com as opções de mover ou copiar planilhas.

O método mais básico consiste em abrir os arquivos em questão e, na planilha que você deseja duplicar, usar a opção de formatação para movê-la ou copiá-la . É uma abordagem simples que não requer fórmulas ou automação, perfeita quando se trabalha com apenas algumas planilhas.

Em linhas gerais, os passos são:

• Abra todas as planilhas do Excel que você deseja combinar em uma única pasta de trabalho.
• Posicione o cursor na aba da planilha que deseja copiar. em direção a outro livro.
• Acesse a guia Página Inicial e, no grupo Células, insira a opção Formato, onde o comando aparece para mover ou copiar folha.
• Na caixa que aparecerá, você poderá escolher Para qual livro a folha deve ser enviada? (um livro já aberto ou um novo que será criado) e em que posição colocá-lo.
• Certifique-se de marcar a caixa Crie uma cópia Se você deseja que a planilha original permaneça em seu arquivo de origem.

Quando as planilhas que você deseja combinar estiverem todas na mesma pasta de trabalho, você também pode selecionar várias guias de uma só vez usando Ctrl (para selecionar planilhas individuais) ou Shift (para intervalos consecutivos) e repetir o processo de mover ou copiar. Dessa forma, você pode compilar diferentes planilhas de várias pastas de trabalho em um único arquivo sem perder os originais.

Mesclar várias planilhas de arquivos diferentes usando código VBA

Quando seus dados estão espalhados por vários arquivos e você deseja automatizar o processo, o VBA (Visual Basic for Applications) é uma ferramenta poderosa e versátil . Com uma macro, você pode abrir uma pasta cheia de planilhas do Excel e copiar todas as suas abas para um arquivo principal em questão de segundos.

Sejamos honestos: usar macros exige um certo nível de familiaridade com código . Você não precisa ser um programador profissional, mas precisa saber como abrir o editor do Visual Basic, colar uma macro e executá-la sem medo.

Um exemplo típico de macro para mesclar planilhas de vários arquivos faz o seguinte: abre uma caixa de seleção de arquivos, permite escolher várias pastas de trabalho, abre cada arquivo, percorre todas as suas planilhas e as copia para o final da pasta de trabalho principal e, ao terminar, fecha as pastas de trabalho de origem.

O fluxo de trabalho é semelhante ao seguinte:

• Crie um novo livro que servirá como arquivo "mestre".
• imprensa ALT + F11 para abrir o Editor do Visual Basic.
• Insira um módulo Crie e cole o código da macro que irá percorrer os livros e copiar as folhas.
• Salve o arquivo como uma pasta de trabalho habilitada para macros e Execute a macro (F5) do editor.
• Quando o explorador de arquivos aparecer, selecione os arquivos do Excel que contêm as planilhas a serem mescladas e confirme.

Após alguns instantes, você verá que todas as planilhas dos arquivos selecionados apareceram na sua pasta de trabalho principal , organizadas uma após a outra. A partir daí, você pode reorganizá-las, renomeá-las ou limpá-las conforme necessário.

Outra opção bastante utilizada é um script VBA que percorre automaticamente todos os arquivos .xlsx em uma determinada pasta , abre-os um por um e copia suas planilhas para a sua pasta de trabalho principal. Essa é uma abordagem fantástica quando você precisa repetir a operação com frequência e sempre salva os relatórios na mesma pasta.

Exiba dados de várias planilhas em uma planilha mestre usando a ferramenta Consolidar.

Além de copiar planilhas inteiras, muitas vezes você deseja uma única planilha principal com dados resumidos de várias planilhas , sem precisar manipular manualmente cada guia. É aí que entra novamente a função de consolidação do Excel.

A ideia é ter planilhas detalhadas separadas (por exemplo, uma por mês ou uma por área de negócios) e criar uma tabela na planilha principal que reflita a soma, a média ou a contagem de todas elas . Essa planilha principal pode servir de base para gráficos, painéis ou relatórios periódicos.

Dependendo de como seus dados estão organizados, você pode escolher a consolidação por posição ou por categoria , como vimos anteriormente. O importante é que os intervalos de origem sejam definidos como listas limpas (sem linhas ou colunas vazias entre eles) e que os rótulos e as estruturas sejam consistentes em todas as planilhas.

Essa abordagem é especialmente útil ao lidar com grandes volumes de informações, quando você precisa apenas de um resumo na planilha principal, e não de todos os detalhes linha por linha . Mesmo assim, você sempre pode manter as planilhas originais com os detalhes, caso precise analisá-las mais a fundo posteriormente.

Mesclar várias planilhas sem duplicatas: combinar e limpar

Outra situação muito comum ocorre quando você mescla várias planilhas com registros semelhantes (por exemplo, listas de clientes, produtos ou transações) e acaba com linhas duplicadas após combinar tudo. O Excel não possui um botão mágico que combine planilhas e remova duplicatas ao mesmo tempo, mas você pode combinar duas ferramentas para conseguir isso.

A ideia é clara: primeiro, você combina as planilhas (com Copiar e Colar, com o Power Query, com o Coupler.io ou com o método de sua preferência) para ter todos os dados juntos em uma única tabela; depois disso, você limpa a tabela usando a opção Remover Duplicados do próprio Excel.

Para fazer isso a partir da faixa de opções :

• Selecione a tabela onde você tem os dados mesclados.
• Vá para a guia Dados e, dentro do grupo Ferramentas de Dados, clique em remover duplicatas.
• Na janela que aparecer, marque ou desmarque a opção. Meus dados têm cabeçalhos conforme necessário, para que o Excel possa distinguir corretamente os cabeçalhos.
• Escolha quais colunas você deseja usar para detectar registros duplicados; se você selecionar todas as colunasSomente as linhas que corresponderem em todos os campos serão excluídas.
• Ao aceitar, o Excel mostrará quantos duplicados foram removidos e quantos valores únicos permaneceram.

Com essa combinação de mesclagem e limpeza, você obtém uma única tabela limpa, sem duplicatas , perfeita para relatórios, tabelas dinâmicas ou exportações para outros sistemas.

Mesclar planilhas do Excel com base em uma coluna em comum.

Em muitos cenários reais, você não quer apenas empilhar registros, mas também vincular informações complementares espalhadas por diferentes tabelas . Por exemplo, uma tabela financeira com valores associados a um ID de produto e uma tabela de vendas com detalhes do mesmo produto; logicamente, você gostaria de combiná-las usando essa chave comum.

Existem duas maneiras principais de fazer isso em um ambiente de usuário: usando uma ferramenta externa como o Coupler.io , que automatiza a junção, ou usando o Power Query , que vem integrado ao Excel moderno e também permite junções entre tabelas semelhantes a bancos de dados.

Método que utiliza o Coupler.io para unir planilhas por coluna.

Coupler.io é uma solução baseada na nuvem, projetada para automatizar relatórios e transferir dados entre diferentes fontes . Entre seus recursos, permite importar várias planilhas do Excel, combiná-las e carregar o resultado em outra planilha ou até mesmo em ferramentas de análise como BigQuery ou Looker Studio.

Se você quiser mesclar, por exemplo, uma planilha chamada “Tabela Financeira” e outra chamada “Tabela de Vendas” com base na coluna ID do Produto , o fluxo típico seria este:

• Na Coupler.io você escolhe tanto o origem e destino Microsoft Excel na forma inicial e continue.
• Você conecta sua conta Microsoft, seleciona o arquivo do Excel e escolhe a planilha como a primeira fonte. Tabela de Finanças.
• Você usa a opção de conectar outra fonte para adicionar a segunda folha, neste caso Tabela de Vendas, do mesmo arquivo ou de outro.
• Na etapa de configuração da combinação, você escolhe o tipo de operação: Acrescentar (para empilhar tabelas com a mesma estrutura) ou Junte-se (para corresponder dados usando uma coluna de identificador único).
• Você seleciona Junte-se e você define “ID do Produto” como a coluna chave em ambas as planilhas.
• Você revisa a pré-visualização dos dados combinados e ajusta as colunas que deseja manter.

Em seguida, na seção de destino, você escolhe o arquivo e a planilha do Excel onde a tabela mesclada será salva. Você pode agendar atualizações automáticas para que o Coupler.io atualize os dados periodicamente, sem que você precise repetir todo o processo manualmente.

Unir planilhas com o Power Query com base em uma coluna em comum.

Se você prefere permanecer dentro do ecossistema do Excel, o Power Query é a ferramenta perfeita para combinar tabelas com base em colunas correspondentes. É um suplemento gratuito no Excel 2010 e 2013 e um recurso integrado a partir do Excel 2016.

Vamos supor novamente que você tenha duas tabelas: uma na planilha "Tabela Financeira" e outra na planilha "Tabela de Vendas", ambas com a coluna "ID do Produto". O objetivo é criar uma única tabela que combine os dados de ambas com base nesse identificador.

O processo pode ser dividido em várias etapas:

Etapa 1: Crie as conexões do Power Query

• Na sua planilha do Excel, localize a primeira tabela (por exemplo, em uma célula da aba "Tabela de Vendas").
• Na guia Dados, na seção Obtenha e transforme, escolha a opção Da tabela ou intervalo para carregar essa tabela no Power Query.
• Na caixa que se abre, marque ou desmarque. Minha tabela possui cabeçalhos. Conforme apropriado; na maioria dos casos, você deixará esta caixa marcada.
• O Editor do Power Query será aberto. Se você ainda não quiser carregar a tabela na pasta de trabalho, selecione Feche e carregue… e marque a opção Basta criar uma conexão.
• Repita o processo com a outra planilha (por exemplo, “Tabela de Finanças”) para criar a conexão correspondente. No painel de consulta do livro, você agora verá ambas as conexões..

Etapa 2: Mesclar consultas com uma coluna em comum

• No Excel, selecione qualquer uma das consultas e acesse Dados > Nova consulta (ou diretamente do painel de consultas) > Combinar consultas > combinador.
• Na janela de mesclagem, escolha “Tabela Financeira” como a primeira tabela e “Tabela de Vendas” como a segunda.
• Em cada tabela, Clique na coluna “ID do produto”. Para marcá-lo como um campo correspondente, você verá que ele será destacado quando a seleção for bem-sucedida.
• Deixe o tipo de junção como padrão ou ajuste-o de acordo com suas necessidades (por exemplo, junção interna, junção à esquerda, etc.).
• Aceite para que o Power Query gere uma nova consulta com uma coluna adicional que contenha, para cada linha, a "Tabela de Vendas" relacionada.

Etapa 3: Expanda as colunas da tabela combinada.

• No Editor do Power Query, você verá uma coluna com o nome da segunda tabela, que contém a palavra "Tabela" em cada linha.
• Clique no ícone com as duas flechas Ao lado do nome dessa coluna, você poderá expandi-la.
• Na janela pop-up, selecione quais colunas da “Tabela de Vendas” você deseja adicionar à combinação (por exemplo, “Itens” e “Valor ($)”).
• Se você não quiser que o nome original da tabela apareça como prefixo nos campos, Desmarque a caixa para usar o nome original da coluna como prefixo. e aceitar.

Etapa 4: Carregue a tabela mesclada no Excel.

• Com a tabela agora combinada e limpa no Editor do Power Query, vá para Feche e carregue….
• Escolha se deseja carregar os dados como tabela em uma nova planilha ou em uma folha já existente, dependendo de como você deseja organizar seu livro.

Ao concluir, você terá uma tabela no Excel com os dados de ambas as planilhas vinculados pela coluna em comum , contendo todos os campos selecionados na etapa de expansão.

Use consultas e conexões para unir planilhas do mesmo arquivo.

Muitos usuários descobrem quase por acaso que o recurso Consultas e Conexões do Excel permite combinar facilmente várias planilhas dentro do mesmo arquivo, desde que elas compartilhem uma estrutura comum. Essa função utiliza o Power Query, mas a interface é bastante intuitiva.

Se, por exemplo, você tiver três planilhas com as mesmas colunas (Data – Item – Valor) e quiser listar todos os registros em uma única tabela, classificados por data , essa abordagem é muito prática e flexível.

Os passos típicos seriam:

• Na guia Dados, escolha Nova consulta (ou “Obter dados”, dependendo da sua versão) > Do arquivo > Do livro.
• Selecione o arquivo Excel que contém as planilhas que você deseja combinar; Pode até ser o livro em que você está trabalhando..
• No navegador, marque a caixa para Selecione vários itens e marque todas as folhas que deseja incluir.
• Clique em Transformar dados Para abrir as tabelas no Editor do Power Query.
• Em cada consulta, remova as colunas que você não precisa e Certifique-se de que todas as tabelas tenham exatamente a mesma estrutura. (mesmas colunas, mesmo tipo de dados).
• Use as opções do menu Início no Power Query para anexe as consultaspara que, no final, você tenha uma única consulta que contenha as linhas de todas as planilhas.
• Quando a consulta final estiver pronta, pressione Feche e carregue para que seja adicionada ao livro como uma tabela em uma nova folha.

A partir daí, você pode classificar por data, aplicar cores de acordo com a fonte de dados ou até mesmo adicionar uma coluna que identifique de qual planilha cada registro provém , o que é muito útil para análises mais avançadas.